איך לגרום לדברים לקרות?

רשימות יעזרו לך לזהות, לארגן ולהתחיל להתקרב לדברים שאתה צריך להשיג על מנת לגרום לדברים לקרות.

ישנם מספר צעדים שאתה יכול לנקוט כדי לזהות דברים ספציפיים שיש לטפל בהם, לארגן את מחשבותיך ולתעדף את המשימות שלך. צעדים אלה יכולים לעזור בהגברת הפרודוקטיביות שלך בעצמך ובסביבות שיתופיות. התחל בצעדים פעילים לשיפור ניהול הזמן, אך אל תשכח לשמור על חשיבה יצרנית ולתקשר בצורה ברורה גם עם כל מי שאיתך אתה עובד.

שיטה 1 מתוך 3: הגדלת התפוקה שלך

1
הכינו רשימות "מטלות". רשימות יעזרו לך לזהות, לארגן ולהתחיל להתקרב לדברים שאתה צריך להשיג על מנת לגרום לדברים לקרות. הערך מחדש את החשיבות של כל מה שברשימה שלך כל הזמן. האחריות שלך, כמו גם רמת העדיפות של אחריות מסוימת בחייך, משתנים כל הזמן. שמור על רשימות שלך מסודרות על פי הזמן שבו כל משימה צריכה להתבצע, כמו גם רמת העדיפות של כל משימה.
- תן לרשימות שלך כותרות ברורות. למשל, ייתכן שיש לך רשימה של הדברים שאתה צריך לבצע היום, ורשימה נוספת של משימות בנוגע לכל מה שצריך לעשות בנוגע לפרויקט מסוים שאתה עובד עליו.
- השתמש בגיליונות אלקטרוניים של גוגל או ביישום מקוון אחר כדי לעקוב אחר כל הרשימות שאתה שומר, מכיוון שתוכל לבדוק ולערוך רשימות אלה מכל מכשיר המחובר לאינטרנט.
- עיין במאמר המדריך כיצד ליצור רשימות לקבלת הנחיות ספציפיות יותר בנוגע לשימוש ברשימות להגברת הפרודוקטיביות שלך.
2
קבעו בלוק זמן ספציפי לענות על מיילים. אמנם סביר להניח שאתה צריך להשקיע זמן במענה למיילים בכל יום, אך סביר להניח שאתה מבלה יותר זמן בתיבת הדואר הנכנס שלך מהנדרש, שלא לדבר על פרודוקטיבי. בכל יום, הקדיש חסום לזמן לענות על מיילים, ונסה לא לעשות זאת מחוץ לאותו זמן. לדוגמה, הקדיש את 30 הדקות הראשונות של היום לענות על מיילים. ואז הקדיש את 15 הדקות האחרונות של יום העבודה לעשות את אותו הדבר.
- שקול להגדיר בטלפון שלך הודעות "דחיפה" שתודיע לך בכל פעם שתקבל דוא"ל ותציג לך רק את שורת הנושא. בדרך זו תוכלו לתפוס מיילים חשובים במהירות, תוך דחיית תגובה למיילים פחות חשובים עד למועד מוגדר. עם זאת, השבת הודעות אלה אם תגלה שהן מסיחות את דעתך.
3
בטל הסחות דעת. פחות או יותר כל מי שעובד במחשב מבזבז זמן באתרי מדיה חברתית - בין אם זה פייסבוק, יוטיוב, טאמבלר, רדיט ו / או צ'אט בגוגל. באופן דומה, קל מאוד להסיח את הדעת ממאמר בוויקיפדיה קישורים מלאים או מעניינים, מקור חדשות הבידור המועדף עליכם או ציוץ של הספורטאי המועדף עליכם. אם מישהו מאלה מצלצל בפעמון, שוקל להסיר את ההתקנה של האפליקציות מהאשמים הרווחים ביותר מהטלפון שלך. בהחלט מחק את כל הסימניות ממחשב העבודה שלך שמובילות לבזבוז זמן.
- צמצמו גם את הבידור על המסך בבית. לא רק שצפייה בטלוויזיה מונעת ממך לעשות משהו יותר פרודוקטיבי, אלא מקטינה את כמות הפעילות שהיית מקבל אחרת. במקום לצנוח על הספה כשאתה חוזר מהעבודה, בדוק אם מישהו מחבריך רוצה לתלות בפארק או להכות בחדר הכושר.
לטיפים נוספים, כולל כיצד לגרום לדברים לקרות בעבודה משותפת, גלול מטה!
4
תעד את המחשבות והרעיונות שלך. כשם שסדרי העדיפויות והאחריות שלכם ישתנו, כך גם הרעיונות והתוכניות שלכם בנוגע לאופן הגישה למשימות הספציפיות שעליכם לבצע. על מנת לעקוב אחר המחשבות והרעיונות שיש לך בנוגע לפרויקטים או למשימות שאתה עובד בהן, הקליט כל דבר שעולה בראשך באופן מיידי.
- ערוך הקלטה קולית, כתוב הערה או שלח אימייל שנשלח לעצמך; הדבר החשוב הוא לאמן את עצמך שלא להסתמך על זיכרונך בלבד, במיוחד תוך איזון בין תחומי אחריות מרובים!
5

אל תיקח על עצמך יותר מדי בבת אחת. ניסיון לעשות יותר מדי יכול למעשה להפחית את היכולת שלך לגרום לדברים לקרות. אחת הדרכים לעשות זאת היא פשוט על ידי סירוב לקחת על עצמך עבודה נוספת כאשר תתבקש לבצע משימה שאתה יודע שאין לך זמן לה. אמנם זה עלול להרגיש כאילו אתה עושה משהו לא בסדר באמירת לא, אך למעשה זה מעיד על בגרות ואחריות כאשר אתה יכול להעריך בנוחות ובדייקנות מה מתאים לך לקחת או לדחות. בנוסף, ריבוי משימות גם מצמצם את התפוקה. לוקח זמן לכל אחד מבטיח שהוא מקבל את מלוא תשומת הלב שהוא זקוק לו.

שיטה 2 מתוך 3: שמירה על חשיבה יצרנית

1
העריך את שעות העבודה שלך מאוד. במובנים רבים, אופן השימוש בזמנך הוא הגורם המשמעותי ביותר המשפיע על הפרודוקטיביות שלך. לפיכך, היכנס לתרגול לראות את זמנך כמצרך יקר ערך שעליך להשקיע רק במאמצים כדאיים. כדי לעזור להיכנס לחשיבה מתאימה, התחל לשאול את עצמך, "האם זה פרודוקטיבי?" במשך היום. זה יעזור לזהות דברים שאתה עשוי לעשות - כולל שיחות סביב מקרר המים - שעשויות לאכול זמן יקר.
- תפסיק ללכת לפגישות שאתה לא צריך להשתתף בהן. במידת האפשר, הגדירו מספר ימים משבוע העבודה שלכם לימים "מפגשים חינם" בהם תוכלו להתמקד במשימות בעדיפות גבוהה.
2
קבל החלטות בביטחון. גם בנסיבות של חוסר וודאות, אל תאפשר חוסר יכולת לקבל החלטה למנוע ממך להתקדם. כשאתם עומדים בפני החלטת X או Y שאינכם בטוחים בה, לכו עם כל האופציה אליה אתם נשענים ופעלו על פי החלטתכם באופן שלדעתכם יעזור לכם להשיג את מה שהתכוונתם לעשות.
- קבלת החלטה לא בהכרח מחייבת אותך לדרך פעולה אחת; זה פשוט גורם לך לעבוד לקראת המטרה שלך. תמיד תוכלו להעריך מחדש מצב ולפעול בהתאם בכל נקודה.
- הכירו בכך שעשיית דבר אינה החלטה בפני עצמה. הזכר לעצמך עובדה זו כדי להניע את עצמך לבוא עם אפשרות טובה יותר.
3
אחראי על עצמך. קל יותר להקל על ביצוע משימות שרק משפיעות עליך. עם זאת, שביעות הרצון האישית שלך מושפעת מאוד מהמידה בה אתה מקיים את ההתחייבויות שאתה מתחייב כלפי עצמך. בהתאם, חיזק את תחושת הביטחון העצמי שלך על ידי שמירה על משמעת והימנע מלשחרר את עצמך.
- באופן ישיר יותר, אם אתה אומר לעצמך שאתה עומד להשיג X ביום או בשעה מסוימת, הקפד לעשות זאת.
- המשמעות של עמידה בציפיות האישיות שלך היא הקרבת קורבנות אישיים. דע כי הקורבנות האלה שווים את זה, מכיוון שהם יתורגמו ליותר ביטחון ויותר פרודוקטיביות.
אם יש סיבה מבוססת רגש, כולל פחד, שמונעת ממך לגרום לדברים לקרות בחייך, התייחס ישירות לבריאות הרגשית שלך.
4
זיהוי חסמים נפשיים לפריון. חשוב על בעיה ספציפית שתרצה לטפל בה. כתוב את זה, גם אם זה מאוד כללי. למשל, הבעיה שלך עשויה להיות: "אני מתקשה לגרום לדברים לקרות." קשה לטפל בסוגיה זו כאשר היא ממוסגרת בצורה כה רחבה, וסביר להניח שאתה מניח הנחות שמונעות ממך לזהות מה מפחית את התפוקה שלך. שאל את עצמך "מדוע אני מתקשה לגרום לדברים לקרות?"
- בשורה הבאה, ממש למטה תשובה ספציפית ככל שתוכל למצוא.
- תסתכל על מה שכתבת. אתה יכול לפעול על פי תשובתך?
- אם לא עולה בראש צעדים מעשיים, כמו עצמך "מדוע?" שוב, ועד שתזהה משימה ספציפית שתוכל לפעול בה באופן מיידי.
5
התעקש על חיוביות. לא ניתן להפריז בכוחה של גישה חיובית. והכי חשוב, הגישה שאתה משדר משפיעה על מצב הרוח והתפוקה של הסובבים אותך. בהתאם לכך, דחף כל מחשבה שלילית ברגע שהם מתעוררים. לדוגמה, החלף מחשבות שנמצאו בספק או בתסכול על ידי מסגור מחדש את מחשבותיך על תרחיש או מערכת יחסים בצורה חיובית.
- כדוגמה: עמית לעבודה ממשיך להרפות משהו, מה שמוביל אותך לחשוב משהו בנוסח "הנה נלך שוב." הכיר את השליליות במחשבה שלך, וחשוב על ספין חיובי בתרחיש. האם הם עבדו קצת יותר בחריצות בזמן האחרון, למרות החלקה האחרונה?
- תבטא מחשבות חיוביות שעולות. תגיד לעמיתך לעבודה, "היי, שמתי לב שאתה משקיע מאמצים נוספים בזמן האחרון, ואני מעריך את זה!" זה יניע אותם להישאר על אחריותם.
- יתר על כן, בחר לבלות סביב אנשים חיוביים. כשמישהו גורר עקבי אחר מוסר הפרודוקטיביות, שקול להגדיל את המרחק שלך ממנו, לפחות באופן מקצועי. שליליות יכולה להיות רעילה, לא רק למצב הרוח שלך, אלא ליכולת שלך לעשות דברים.
6

ביססו החלטות ופעולות על פרודוקטיביות, ולא על רגשות. אם יש סיבה מבוססת רגש, כולל פחד, שמונעת ממך לגרום לדברים לקרות בחייך, התייחס ישירות לבריאות הרגשית שלך. שקול לפנות לאיש מקצוע בתחום בריאות הנפש כדי לדבר על כל מה שמטריד אותך, או כל נושא שאתה עלול להתרכז או לתקשר.

שיטה 3 מתוך 3: עבודה בשיתוף פעולה

1
דבר בגלוי עם עמיתייך. כשאתה עובד יחד על משהו, הקפד לדבר עם אלה שיהיו מעורבים בהבאתו לקרות. תקשורת פתוחה לגבי מי שאחראי על מה יסייע בשיפור הקלות והאפקטיביות שבה כל המעורבים מסוגלים להשלים את המשימות הספציפיות שלהם.
- אתה רוצה למקסם את התפוקה של הזמן שכולם משקיעים בעבודה על משהו, וזה דורש תקשורת ישירה ותכופה. אל תהססו לומר דברים כמו: "כיצד ניתן להקצות משימות מחדש כדי לשפר את התפוקה הכוללת שלנו? אולי אוכל לעזור עם ___?"
- ציין מה דעתך לגבי המשימות שהוטלו עליך ובקש כל סיוע שיגדיל את התפוקה הכוללת. למשל, "אני חושב שנוכל להגיע למטרות אלה בצורה יעילה יותר אם האחריות הזו תחולק."
2
לתקשר ישירות. ניסחו את הדרכים בהן מישהו עשוי לעשות משהו שמפחית את התפוקה שלכם. אם מישהו עושה משהו שהופך את מה שאתה עושה לקשה יותר, דבר איתו על כך בהקדם האפשרי. באופן כללי יותר, אל תלבש את התנגדותך או תסכולך אם יש מכשול מתמשך לבצע משהו. במקום זאת, היו כנים וישרים.
- היו מנומסים, כמובן, אך גם וודאו כי כולם מדברים בבירור ובאופן ספציפי את דעתם כשיש נקודות מבט מנוגדות כיצד להמשיך. זה יפחית טינה פוטנציאלית בהמשך.
- נסה לומר משהו בסגנון "אני חושב שאנחנו עשויים להיות יעילים יותר כצוות אם ____."
- צפו מאחרים לעשות את אותו הדבר, וקבלו את הדיונים הללו בכבוד.
הבחין בין "תהליך קבלת ההחלטות" לבין "תהליך הגורם לדברים שקורים" על מנת לשמור על כולם עובדים לקראת האחריות המשותפת שלך.
3
כבד את תהליך קבלת ההחלטות. הבחין בין "תהליך קבלת ההחלטות" לבין "תהליך הגורם לדברים שקורים " על מנת לשמור על כולם עובדים לקראת האחריות המשותפת שלך. בין אם אתה מוביל צוות, חבר צוות בפרויקט שיתופי, או עוקב אחר ההובלה של אחר, אתה צריך לפעול על פי החלטות קונקרטיות. אם אינך מסכים עם החלטה מסוימת, השמיע את נקודת המבט שלך כדי להבטיח נקודת מבטך, אך הבן כי החלטה אשר תהיה, עליך לפעול בהתאם.
- יותר לעניין: דע וקבל את תפקידך בצוות. גם אם אינך חלק מתהליך קבלת החלטות רשמי, תרומתך עשויה להיות חיונית לתהליך "גורם לכך שזה יקרה בפועל".
- יתר על כן, אם אתה מעוניין לקבל תפקיד בקבלת החלטות, הוכיח שאתה מסוגל לעשות דברים והפרודוקטיביות שלך תוכר בהתאם.
4
הקצה משימות ביעילות. היבט חשוב נוסף בתקשורת פתוחה הוא המידה בה זה יעזור לכולם לדעת מי צריך להיות מעורב, ומה דרוש מכל אדם בפרט. אם אתה מוביל צוות, הקצה כל משימה ספציפית שצריך לבצע למי שיהיה אחראי להבטיח שהיא תושלם.
- הקצה משימות על סמך תחומי עניין ותפיסות מבט המועברות בפגישות קבוצתיות.
- ודא שכולם יודעים על מה אחראים כולם, מכיוון שזה יגביר את המוטיבציה של כולם להתמודד עם המשימות האישיות שלהם.

קרא גם: איך להיות עצלן?