איך לכתוב מכתב תודה מקצועי?
כתיבת פתק תודה מקצועי יכולה להיות דרך מתחשבת לקדם את הקריירה. בנה את פתק התודה כמו מכתב רשמי, על ידי הצבת התאריך בראש העמוד, ואחריו המידע שלך, פרטי הנמען והצדעה רשמית. לאחר מכן, כתוב את גוף פתק התודה, וציין את הסיבה לאות במשפט הראשון. הדגיש את החשיבות שהייתה לעזרתו של המקבל. סיים בסגירה רשמית ובחתימתך. המשך לקרוא כדי ללמוד אם לשלוח מכתב או אם הערה פשוטה מתאימה יותר!
כיצד אוכל לכתוב מייל תודה מקצועי לעובד?
בהשוואה לרוב סוגי מכתבי התודה האחרים, התכתבות מקצועית יכולה להוכיח מורטת עצבים לכתיבה. מכתבים מקצועיים צפויים להיות רשמיים, ובחירה בשילוב נכון של מילים יכולה לפעמים אפילו להיות ההבדל בין קבלת קידום חדש בקריירה או לא. גילוי תודה הוא חלק חשוב בהקדמה במקום העבודה. בין אם אתה כותב מכתב כדי להשיג יתרון או פשוט רוצה להראות לך שאתה מעריך את זה, יש הרבה דברים שאתה יכול לעשות כדי להפוך את תודה המקצועית שלך לטוב ביותר שיכול להיות.
שיטה 1 מתוך 3: כתיבת מכתב מקצועי
- 1השתמש בנייר באיכות גבוהה. אפילו להערות תודה קצרות, סוג הנייר ואיכותו יכולים לומר הרבה מעצמו. יש להדפיס אותיות מקצועיות על נייר חזק אשר לא ייקרע בטעות. מצד שני יש לזכור כי הערה או תזכיר פשוטים יותר אינם צפויים להיות רשמיים, ולכן אינכם צריכים לדאוג לחרוג מכם לקנות את הטוב ביותר אם זה לא זמין.
- במקרה של הערה פשוטה וקצרה, עליכם לוודא שגם הנייר קטן. כמה משפטים שרוטטים על דף נייר גדול ייראו לא מעורבים. פתקי פוסט-איט בדרך כלל קטנים ומושלמים להערות תודה מהירות.
- 2הקפידו על פורמט מכתב עסקי. בניגוד להערה מהירה, מכתב מקצועי נוטה להיות ליגות רשמיות ורציניות יותר. זה כרוך בעמידה בהנחיות שהוגדרו מראש לכתיבת מכתבים.
- כלול את שמך, התאריך והמוען בראש האות.
- הקלד בעזרת גופן סטנדרטי (כגון Times New Roman) וגודל (12).
- כלול את החתימה שלך בתחתית. זה ייתן אפילו לאות שהוקלדה מגע אישי.
- 3ציין את הסיבות לתודה במשפט הראשון. למרות שתהיה לך יותר הזדמנות במכתב ארוך יותר לפרט, כמו ההערה הקצרה, עדיין תרצה לחסוך בדברים שאתה אומר. במשפט או שניים הראשונים, ציין בבירור שאתה אסיר תודה ולמה אתה אסיר תודה. בשל המאמץ הכרוך בכתיבת מכתב, יש להבין כי העזרה תהיה משמעותית גם כן. אם אתה חושב שהאדם המעורב התכוון להבדל בין ההצלחה שלך לכישלון, מומלץ לכתוב מכתב.
- בהשוואה להערה פשוטה, תוכלו לפרט יותר על מה אתם אסירי תודה במכתב מקצועי, ולהסביר כיצד חלקם הועיל לכם. לדוגמה, אם הוא התחייב עבורך בפגישה, תוכל להרחיב את הכרת התודה שלך על ידי ציון כל דלתות הקריירה שתמיכתם פתחה עבורך.
- לדוגמא: "אני כותב להודות לך על העזרה שהצעת בישיבת הדירקטוריון היום. העצות שהיו מציעות לי מראש הוכיחו ערך רב, והמקצועיות, מוסר העבודה והיושר שאתה מפגין מדי יום הם דוגמה אמיתית לשאר החברה לעקוב. ""
- 4הדגיש את החשיבות שהייתה לעזרתו של המקבל. למרות שמכתבך עדיין אמור להיות בן כמה פסקאות לכל היותר, עליך להקפיד לחזור על נקודות עניין, בעיקר תודתך וחשיבותך. הענקת הנמען לתחושת חשיבות אישית תגרום לו להיות הרבה יותר סביר לעזור לך שוב בעתיד.
- לדוגמא, אם הנמען עזר לך לערוך בגלוי רעיון לפרויקט שלך, תוכל להסביר באופן ספציפי כיצד זה יעזור לך בטווח הארוך: "בזכותך שאתה מתחייב לי, תהיה לי ההזדמנות להראות מה יכול ועובד חדשני אני. אני סמוך ובטוח שהפרויקט המהורהר הזה יזכה להצלחה גדולה, ואני בטוח שהם ירצו לראות אותי הרבה יותר ברגע שהוא יסתיים! "
- 5ציין פתיחות לסיוע עתידי ותקשורת לקראת סוף מכתבך. במכתב חשוב להשאיר את הדלת פתוחה להתכתבויות עתידיות. הדגשה שברצונך להמשיך ולפתח איתם מערכת יחסים מקצועית תוסיף חומר לתודה שלך, ותגרום למקבל להרגיש כאילו עזרתו נלקחה ללב.
- 6לסיים בחזרה של תודה. הדבר הראשון והאחרון שהנמען קורא יהיו החלקים הזכורים ביותר בהודעה, לכן חשוב לסיים את ההודעה בתודה נוספת לפני שמך. שמור על התודה רשמית, אך אל תפחד להלביש מעט את התודה. לדוגמא, כתיבת "אלף תודה כנה!" נשמע נלהב יותר מ"תודה "בסיסית.
- 7הוסף Ps בסוף אם אתה נמצא בתנאים אישיים. אם אתה והמקבל חברים או מחוברים בדרך כלשהי מעבר ליכולת מקצועית גרידא, הוספת PS בסוף עם ברכה פחות רשמית היא דרך נהדרת להוסיף חום להתכתבויות מחמירות אחרת. אם האדם מכיר אותך מספיק טוב, תרצה לתת לאישיות שלך לזרוח.
- לדוגמא: "נ.ב: אם הראיון הזה יעבור, אני אקנה לנו סיבוב בפאב בסוף השבוע!
- לחלופין, אם אתה והמקבל עומדים על בסיס שווה בהיררכיית הקריירה: "נ.ב: אני אדאג לעשות את אותו הדבר עבורך בפעם הבאה! יחד נלך היישר למעלה!"
- 8השלם טיוטה ראשונה, ואז ערוך ועשה מחדש. מכתב מקצועי טוב ייקח הרבה יותר זמן תוכנית מאשר לכתוב. כתיבת גרסה שנייה תיקח חלק קטן מהזמן כמקור, ובפעם השנייה שלך סביבך תוכל לעשות את זה טוב כמו שאתה רוצה שיהיה. החליטו אילו חלקים במכתב שלכם אתם הכי אוהבים, ועשו בלי האלמנטים החלשים יותר, והחליפו אותם במקום זאת במשפטים ורעיונות שלדעתכם יעבירו בצורה הטובה ביותר את מה שאתם מנסים לומר.
- אם אתה מתבלבל באשר למכתב שלך עובד או לא, נסה לקרוא אותו בקול רם. תמצא שקריאת המכתב (או כל מסמך כתוב, לצורך העניין) תביא תשומת לב לנושאים ולאזורים לשיפור שבדרך כלל לא היית קולט מקריאה לבד.
- 9הדפיסו על נייר טוב וחתמו על שמכם. לאחר שתסיים את הטיוטה, עליך להדפיס אותה בהקדם האפשרי ולתת לה את חתימתך בעט. אפילו עם מסמך שהוקלד, אתה עדיין רוצה לתת לו מגע אישי. דרך טובה להסיר מכתב מקצועי היא להקליד את שמך המלא ואז לבצע את החתימה שלך מתוצרת עט ממש מתחתיה.
כיצד אוכל לכתוב תודת תודה לאחר ראיון?
שיטה 2 מתוך 3: כתיבת הערה פשוטה
- 1שמור על כתיבתך קצרה. שלא כמו מכתב מקצועי מלא, הערה פשוטה לא צפויה להיות באורך של יותר מכמה משפטים. פירוש הדבר שעליך לחסוך כל מה שיש לך לומר. התחל ישר לנקודה עם המסר שלך. אינך צריך להיות כאן כה רשמי, כך שתוכל לוותר על הרבה מהעיצוב המסורתי, כל עוד תזכור לציין את שמך ולמי אתה כותב.
- עדיף להשתמש בעט עם כתב יד קריא במקרה זה.
- 2ציין מדוע אתה מודה וכיצד עזרת הנמען הועילה לך. במכתב תודה קצר, תצטרכו לחסוך בכמות הדברים שאתם רוצים לומר. תוך שהוא מוודא להגיד תודה היא הכי הדבר חשוב, זה רק חיוני לך מדינה ספציפית למה אתה מודה אדם, וכיצד תוכל לשים את העזרה או העצה של הנמען למטרה טובה.
- לדוגמא, אם הנמען נתן לך עצות לגבי ראיון עבודה הקרוב, אתה יכול לומר: "אני רוצה להודות לך על כל העצות שהענקת בנוגע לראיון. אני הולך לזכור זאת בזמן שאני מתכונן לזה; אני בטוח שזה יעזור לי לקבל את העבודה! "
- 3כלול את שמך ותאריך איפשהו בהערה. גם אם פתק תודה לאחר הפוסט הוא לא רשמי יחסית, לא כדאי לך ללכת בלי למסור את השם והתאריך. במיוחד אם האדם עסוק מאוד, יתכן שלא יהיה ברור מי שלח את ההודעה ללא שם. הוספת תאריך מסייעת גם להענקת ההקשר והמקצועיות יותר לפתק.
- אם שטח בעמוד הוא נושא, אתה יכול פשוט ללכת בדרך הפורמלית ולכתוב את התאריך בקיצור (למשל 04,575).
איך אוכל לכתוב תודה ליועצים פיננסיים?
שיטה 3 מתוך 3: מסירת הפתק
- 1החליטו עד כמה המכתב חשוב ורשמי, והעבירו אותו בהתאם. זה יהיה טיפשי לאטום תזכורת תודה בת שני משפטים במעטפה ולהגיש אותה באופן רשמי למקבל. מצד שני, אתה עלול לצאת ממהר או אפילו עצלן אם תעביר מכתב רשמי ברשלנות.
- 2פרסם אותו במקום גלוי. הדרך הטובה ביותר לתת פתק תודה קטן יותר היא לשים אותו במקום שהוא בדרך כלל ילך אליו. מסירה אישית של מישהו לפתק תודה תעבור מיותרת, ולכן עדיף שהנמען יראה אותה כשאתה לא נמצא בסביבה. לדוגמה, אם מדובר בעמית לעבודה לעבודה, אתה יכול לצרף אותו לתא שלו ברגע שתגיע לעבודה. הזדמנות אחרת תהיה להיות להדביק אותו לדלת המקבל.
- למרות שזה לא סיכון סביר בהערה מקצועית, מומלץ להפעיל שיקול דעת עם פתק. נניח שכל אחד יכול לקרוא אותו, במיוחד אם אתה משאיר אותו באזור עם עומסי תנועה גדולים כמו שטח המשרד. אם יש ספק, עדיף לאטום את המכתב במעטפה.
- 3חותמים את המכתב במעטפה. בניגוד להערה פשוטה, שהיא בלתי פורמלית וספונטנית יותר, מתן מכתב יכול להיות כרוך באדיבות פולחנית ורשמית. אתם מוזמנים לאטום אותה במעטפה ולהניח אותה בתיבת הדואר הנכנס שלהם, או אפילו למסור להם אותה באופן אישי. אם אתה נותן אותו באופן אישי, דאג לחזק את המכתב בחיוך ולחיצת יד איתנה.
- 4צרף מתנה מינורית אם מתאים. במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה מתאים לצרף לפתק משהו לא יקר (> 7,50 €) כדרך לבטא טוב יותר את הכרת התודה. הקפד רק לעשות זאת כאשר זה מתאים עם זאת; אתה לא רוצה לגרום לזה להיראות כאילו אתה מנסה לשחד מישהו.
- אם מצרפים מתנה, עדיף למסור את המכתב והמתנה באופן אישי.
- 5המתן עד לשעה מתאימה ושקטה אם תבחר למסור את המכתב באופן אישי. לא מומלץ לתת באופן אישי פתק קצר למישהו באופן אישי, אך מכתב גדול יותר (במיוחד כאשר מגיעים עם מתנה) עשוי להיות מתאים בהתאם לנסיבות. אם תחליט שעדיף למסור אותו ישירות למקבל, עליך לזכור את הנסיבות הסובבות אותו. אם הנמען שקוע בעבודה, הוא עלול להיות מוטרד מכל הסחות דעת חדשות. לחכות להפסקת צהריים או לרגיעה בעומק היום זה זמן טוב למסור אותה.
- 6היה מנומס ואדיב בעת מסירת מכתבך. היית מעביר מסרים מעורבים מאוד אם אינך מגלה באופן אישי את אותה הכרת תודה שכתבת במכתבך. זה נכון במיוחד אם כתבת את המכתב אך ורק כמחווה מקצועית. אם וכאשר אתה מעביר את המכתב, עליך לוודא שהתנהגותך האישית תואמת את משמעות המכתב. היו בטוחים, וזכרו לחייך.
- אם אתה מרגיש חרדה, הקדש רגע לזכור את העובדה שמעט מאוד אנשים חשו דבר מלבד תודה וסיפוק על כך שהם מודים להם על משהו!
מאמר זה יכול לעזור לך בכך: כיצד לכתוב ראיון הערת תודה.
- אם אינך בטוח איזה פורמט (הערות פשוטות או אותיות מקצועיות) מתאים למצבך, נסה להחליט עד כמה האדם האחר יצא מגדרו וכמה הוא עזר לך. תמיד אפשר להודות במשהו לא מעורב אך בעל משמעות טובה (כגון תמיכה ברעיון שלך בפגישת עבודה). אם עם זאת, למקבל לקח זמן רב לעזור (למשל, לדבר איתך במשך שעה לקראת הראיון הקרוב שלך), מכתב רשמי יהיה מתאים יותר.
- כתוב תמיד בעט אם אתה עושה כתב יד.
- תודה כנה תהיה הרבה יותר קלה לכתוב הערת תודה שמבוססת על קסם כוזב!
- וודא כי הודעת התודה שלך מתאימה. אתה לא רוצה לשלוח יותר מדי מכתבי תודה, שמא יאבדו את השפעתם. אתה גם לא רוצה לכתוב מכתב למשהו זעום וטריוויאלי. אם האדם האחר עשה את זה במידה ניכרת כדי לעזור לך, הכרה והכרת תודה אף פעם לא פוגעות.
קרא גם: איך לפגוש אנשים מעניינים?
שאלות ותשובות
- מה אני כותב כשמישהו מקבל את הפגישה העסקית שלי?אין צורך לכתוב שום דבר ברגע זה בתהליך. יש לך צורך להיפגש, אתה שולח את ההזמנות, הם מקבלים. השלב הבא הוא להיפגש בפועל. תהיה לכם הזדמנות לומר משהו בתחילת הפגישה: "תודה שהקדשתם זמן להשתתף בפגישה זו." רוב אנשי המקצוע מקבלים עשרות (אם לא מאות) מיילים ביום. הודעת הדואר האלקטרוני שלך, תודה-על-קבלת-בקשתי, לא מוסיפה שום ערך, היא רק מעצבנת, כי אין לה תוכן ובכך היא בזבוז זמן.
- כיצד אוכל לכתוב תודת תודה לאחר ראיון?מאמר זה יכול לעזור לך בכך: כיצד לכתוב ראיון הערת תודה.
- האם עלי לכתוב תגובה להודעת דוא"ל שנשלחה אלי ובה נאמר כי הם קיבלו בפנייה ויעקבו אחרי בעתיד הפחד? אם כן, כיצד עלי להגיב?לא, אין צורך בתגובה. המכתב עצמו הוא מכתב סופני, ובו כתוב "תודה [וכאן מסתיימת השיחה הזו]". הם כבר אמרו שהם ייצרו איתך קשר. זה אומר שהם שומרים את הכדור במגרש שלהם, והם שמרו על הזכות להיות הראשונים ליזום את השלב הבא של השיחה שלך. לכל היותר, קבע תזכורת למספר שבועות ואז בטובך עקוב אחר עצמך.
- קיבלתי אימייל מלקוח שפנה אלינו כדי לומר שהוא מתכנן להשתמש בשירותים שלנו שוב בעתיד. איך אני מודה להם?אמור משהו בנוסח: "לקוח יקר, אנו מודים לך על המחמאה שלך, ואנו מתכבדים לחזור ולהשתמש בשירותים שלנו שוב. בכבוד רב, [שמך] מצוות [שם העסק].
- כיצד אודה למטופל לאחר ביקור באתר האינטרנט שלנו?זה לא הכרחי. אתה יכול לכתוב שלט "תודה שביקרת" בדף הבית שלך, אבל גם זה לא הכרחי. אם אתה חושב לשלוח אותם בדואר אלקטרוני, אל תעשה זאת. זה מעצבן, כי אם הם מבקרים באתר שלך כל יום ומקבלים דוא"ל כל יום, זה לא מניב. כנ"ל לגבי חלון קופץ כשהם עוזבים, וקופץ מעל העכבר כאשר הם עומדים ללחוץ על ה- x, זה פשוט מעצבן. בנוסף, אינך צריך להודות להם בהזדמנות זו. הם באו, קראו, עזבו, שום דבר מיוחד בזה.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לכתוב מייל תודה מקצועי לעובד?
- איך אוכל לכתוב תודה ליועצים פיננסיים?
- כשאומר תודה לצוות צירים, מה הייתי אומר את זה?
