כיצד להקים מערכת הגשת משרד?
כיצד אוכל להקים מערכת תיוק קיימא כאשר יותר מאדם אחד יכול לבוא להסיר קבצים?
מעטים הדברים חשובים יותר למשרד הפועל בצורה חלקה מאשר מערכת תיוק שעובדת. בין אם אתה היחיד שניגש לקבצים ובין אם אתה משתף עם צוות, על מערכת התיוק שתבחר להיות מסודרת כך שכולם יוכלו למצוא את מבוקשם. אם קשה להשתמש במערכת התיוק, תיתקע בניירות מחשש שתאבד אותם בתיקים, ובקרוב יהיו לך ערימות נייר המכסות את שולחן העבודה שלך.
- 1החלט על מערכת תיוק. לא משנה מה זה, זה חייב להיות הגיוני, כך שתדעו בדיוק היכן כל פיסת נייר נמצאת. האפשרויות שלך הן:
- אלף ביתי. מערכת זו היא הטובה ביותר כאשר רוב הקבצים שלך יהיו שמות של לקוחות, חולים או לקוחות.
- נושא או קטגוריה: מרבית מערכות הקבצים מסודרות לפי נושא או קטגוריה, מה שעובד היטב כשהוא מוגדר כהלכה, אך יכול גם להיות המבלבל ביותר כשלא.
- מספרי / כרונולוגי. הדבר הטוב ביותר כאשר הקבצים שלך מורכבים בעיקר מחומר ממוספר או מתוארך, כמו הזמנות רכש או קבלות.
- 2מלא את מגירות התיקים שלך בתיקיות תלויות. התיקיות התלויות לעולם לא יוסרו, וישמשו כמחזיקי מקום למעטפות המנילה שתסירו מהמגירה.
- 3ממיין את הניירות שלך בערימות לפי קטגוריות. אם ערימה גובהה יותר מסנטימטר או שניים, חלק אותה לקטגוריות משנה. אם ערימה דקה מדי, שלבו אותה עם ערימה אחרת ושמו אותה. שמות הערימות אמורים להקל על קביעת הערימה אליה נכנסת כל פיסת נייר.
- 4הנח כל ערימה בתיקיית מנילה ותייג אותה בצורה ברורה. עדיף להשתמש בתיקיות עם כרטיסיות שנמצאות במרכז ולא במעומעם מכיוון שזה גורם לקבצים להראות מסודרים יותר.
- 5מניחים את תיקיות המנילה בתיקיות התלויות. ברוב הקבצים, תיקיות תלויות רגילות יעבדו, אך עבור קבצים עבים או קבצים שהיית צריך לחלק לקטגוריות משנה, השתמש בתיקיות תחתונות בתיבה. אתה יכול להזמין את התיקיות איך שאתה רוצה, אך רוב האנשים משתמשים בשלב זה במערכת אלפביתית.
- 6תייג את התיקיות התלויות באותם שמות כמו תיקיות המנילה. מקם את כל לשוניות הפלסטיק משמאל לתיקייה אלא אם כן אתה משתמש בארון קבצים רוחבי. עבור קבצים רוחביים, שרצים משמאל לימין כשאתה פותח את המגירה ולא מלפנים לאחור, הנח את הלשוניות בצד ימין.
- 7הצב אספקת תיקיות תלויות ומנילה ליד הקבצים, כך שתוכל להוסיף בקלות תיקיה אם אתה מוצא את עצמך עם פיסת נייר שאינה שייכת לתיקיה קיימת. הימנע מתיקיות עבות או דקות מדי. ייתכן שתרצה גם לתייג מחדש תיקיות ולהפיץ מחדש ניירות אם תחליט שאתה צריך לסווג מחדש.
- 8בסוף השנה הסר את כל התיקיות, תייג תיקיות מנילה טריות באותן שמות קטגוריות והצב אותן בקבצים. עבור בתיקיות הישנות כדי לראות אם יש צורך להעביר משהו לקבצים הנוכחיים, ושם את השאר בארכיון שלך.
לאחר שהקמת מערכת תיוק, עליך לעמוד בקצב הגשתך.
- אתה עלול להתפתות לצבוע את הקבצים שלך בצבע, להשתמש במחשב שלך כדי להדפיס תוויות קבצים או להפוך את הקבצים שלך למושכים יותר. עם זאת, כאשר תצטרך לבצע שינוי, כגון הוספת תיקיה אחת, אתה תהיה אומלל אם תגלה שאתה נמצא מחוץ לתיקיות הצבע הנכונות או שתצטרך לכתוב ידנית תווית קובץ. עדיף לשמור על דברים פשוטים.
- לעולם אל תיצור ערימה אחרת למה שאתה לא יכול לקטלג, כי הכל בסופו של דבר שם.
- לאחר שהקמת מערכת תיוק, עליך לעמוד בקצב הגשתך. הקדישו זמן בכל יום להוצאת ניירות מהשולחן והגשתם. לעמוד בפיתוי להציב סל תיוק עמוק על גבי הקבצים שלך, כי פשוט תמלא אותו, והוא יהפוך לקובץ אחר.
שאלות ותשובות
- מה אם קובץ יכול להיכנס ליותר מקטגוריה אחת? לדוגמה, ביטוח רכב יכול להיכנס לתיקיית 'רכב' או 'ביטוח'. כיצד אוכל לפשט מערכת זו?הגש את התיקיה בפועל בביטוח והכניס גיליון נייר לתיקיית "רכב" שאומרת "ראה קובץ 'ביטוח' למידע על ביטוח רכב."
- במה אוכל להשתמש בעת משיכת קובץ?שקול להחזיק כרטיס "יציאה" (כרטיס אינדקס גדול) בכל תיקייה לצורך כניסה של קבצים. על מי שלוקח את התיק לכתוב את ראשי התיבות שלו או את התאריך בכרטיס. זה יאפשר לך לאתר קבצים שאבדו או חסרים.
- אם נכתב צ'ק בתשלום "העיירה אדיס", האם עליו להגיש אותו בתיק ה- T או A השונה?תחת "T", אז בסדר אלפביתי בשם העיר: עיירה אדיס, עיירה אהוסקי, וכן הלאה.
- האם אוכל לסווג את הקבצים לפי אזור הנושא?כן! מטרת סיווג הקבצים היא כך שתוכלו למצוא אותם בקלות. אם סיווג קבצים לפי נושא קל יותר עבורך, עליך לעשות זאת!
- מדוע יש צורך במערכת תיוק?מערכת תיוק מאפשרת לעסק לעקוב אחר מסמכים חשובים ולמצוא אותם במהירות ובקלות בעת הצורך. זה מבטיח שהעסק יתפקד בצורה חלקה ויעילה.
- כיצד אוכל להקים מערכת תיוק קיימא כאשר יותר מאדם אחד יכול לבוא להסיר קבצים?ניתן להתאים את המערכת בכך שכל אדם יכניס כרטיס מקום או מציין מיקום עם שמו. אם הם לוקחים קובץ, הם יכולים לכתוב את שם הקובץ על מציין המיקום ולהשאיר אותו במקום הקובץ שהוסר. בדרך זו, אם וכאשר אדם אחר זקוק לקובץ זה, הם יכולים לראות שהוא נלקח על ידי "ג'ון סמית" ולהמשיך משם. כרטיסי מקום אלה הם פריט משרדי נפוץ וניתן לרכוש אותם בחנויות ציוד משרדי.
- האם בעת הגשת ניירת ללקוח, האם עלי להשתמש בשם הפרטי או שם המשפחה שלהם?עליך להגיש לפי שם המשפחה של הלקוח.
- מהם היתרונות של מערכות תיוק?מערכת תיוק מאפשרת לעסק לעקוב אחר מסמכים חשובים ולמצוא אותם במהירות. זה גם עוזר לעסק לתפקד בצורה חלקה ויעילה.
- האם אני מגיש מהחודש הראשון או האחרון?אני שם את החודש האחרון הראשון כשאני מגיש, מה שמאפשר לי לראות קודם את העסקאות האחרונות. אתה יכול להגדיר את מערכת התיוק שלך בצורה הכי נוחה לך.
- אם אני צריך להגיש משהו ל- William John Associates, האם עלי להגיש אותו תחת W או J?ראשית, עליך להחליט על סדר המיון. אם אתה מגיש בשם פרטי, השתמש ב- W. אם אתה מגיש בשם משפחה, השתמש ב- J. לחלופין, הגש או תחת W או J וציין התייחסות מקושרת למיקום התיוק האחר.
שאלות ללא מענה
- האם אני מגיש מאחורי אותיות אינדקס או לפניהם?
תגובות (12)
- הרעיון לשים את כרטיסיות הקובץ ההשעיה ב- LHS נראה ברור כשאתה מציין זאת, אך אם אתה ימני, אתה עדיין יכול לראות את הכרטיסיות בזמן שאתה תוחב את היד שלך בקבצים. דברים טובים!
- זהו מאמר מועיל מאוד ושימושי, המשיכו כך, תודה!
- עכשיו אני יודע למי לעשות את מערכת התיוק. תודה על ההערות.
- מעריכים מאוד.
- הייעוץ היה הגיוני מאוד וגמיש. אהבתי במיוחד את העצה לא לעשות שונות. תיקייה, שתמיד הייתה לי. כמו שאתה אומר, שלי. התיקיה תמיד התמלאה במהירות עם פריטים שאינם קשורים שקשה היה למצוא.
- אני צריך להשתמש בזה למשרד שלנו.
- אהבתי איך הגדרת את הנושא. זה היה קל לעקוב, והתמונות עזרו.
- הצבת הלשוניות בצד אחד בלבד הועילה מאוד! הגיוני היה לתייג תיקיית מנילה כמו לתיקיית הקבצים התלויים. זה מקל כאשר תסיר את תיקיית מנילה, עכשיו תדע לאן היא הולכת במהירות.
- רק התחיל משרד ביתי. זה נתן לי רעיונות מעשיים טובים להגשת הניירת.
- זה עזר לי במצגת כיתות כיצד לנהל קבצים בצורה יעילה ויעילה במשרד.
- זה עזר לנו לאמת מערכת קלה להגדרת מערכת הרשומות הביתיות שלנו. השתמשנו בזה כבלמים ויתרות כדי להיות בטוחים שאנחנו לא עוזבים או מפספסים משהו.
- פשוט! אם אתה לא יודע את זה, הדברים לא כל כך פשוטים.
