כיצד לארגן קבצי נייר בעבודה?
אם כל מערכת התיוק שלך מבוססת על נייר, סרוק והעלה את הקבצים שלך כדי ליצור גיבוי דיגיטלי.
קבצי נייר עלולים להוות כאב, במיוחד כאשר הם נערמים על שולחן העבודה שלך. כדי להתמודד טוב יותר עם הניירות והקבלות המשוטטים שלך, נסה למיין את כל המסמכים הלא מסודרים שלך. בשלב הבא, השתמש בארון תיוק או במגירה כדי למיין את הקבצים שלך למגוון תיקיות. אם תרצה לבטל את העומס המשרדי שלך לחלוטין, תוכל להעלות את המסמכים שלך למחשב, לוויקי או למערכת מבוססת ענן אחרת. עם תוכנית בסיסית במקום, תוכלו לנהל טוב יותר סוגים רבים של קבצים בשטח המשרד שלכם!
שיטה 1 מתוך 3: סינון במסמכים שלך
- 1מסמכים נפרדים שיש להגיש מאלה שאתה עדיין משתמש בהם. כשתתחיל לארגן את הניירות שלך, הכין ערימה לאלו שמוכנים להניח וערימה נפרדת לאלו שצריכים להישאר על שולחן העבודה שלך. קבל מארגן נייר בעל 2 חריצים לשולחן העבודה שלך, כך שהמסמכים שלך יישארו מסודרים גם לאחר תהליך המיון וההגשה הראשוני. שמרו את המסמכים בהם תשתמשו במשבצת אחת ואלה שמוכנים להגשה באחרת.
- 2בחר יום אחד בשבוע כדי להגיש את הניירת. אל תתנו לסלי המסמכים החדשים שלכם לצאת משליטה; במקום זאת, הקדיש יום או יומיים למיין וארגן את הקבצים שלך. אם אינך מתמודד עם הרבה קבלות ומסמכים בסביבת העבודה שלך, ייתכן שתצטרך יום אחד בלבד כדי לבצע את העבודה. עם זאת, אם העבודה שלך כוללת הרבה ניירת, כדאי שתקדיש 2-3 ימים למיון המסמכים הלא מאורגנים שלך.
- מיון הקבצים שלך בכל שבוע הופך את תהליך הארגון לניהול הרבה יותר.
- 3תייג את כל הקבצים שלך בתאריכי השלכה כדי למנוע עומס. לפני הגשת מסמכים חדשים, בדוק היטב את התאריך והתוכן של כל קובץ. אם המסמך נוגע לפרויקט מתמשך או לבעיה אחרת, כתוב "בתהליך" בראש הקובץ. אם המאמר דן בפרויקט שהושלם, תייג את הקובץ כ"הושלם ". בנוסף, סמן זמן שבו הקובץ כבר לא נחוץ, וניתן לגרוס או למחזר את המסמך.
- אם אתה סורק במהירות קבצים, סימנים אלה יכולים לעזור לך למצוא את הקובץ הנכון בצורה יעילה יותר.
אם תרצה ליצור מערכת תיוק ספציפית יותר, נסה להוסיף תיקיות משנה למערכת התיוק הגדולה והכללית שלך יותר. - 4מחזר כל מסמך לא רלוונטי במקום להגישם. אל תניח שכל תיק ראוי למקום בארון התיקים או במגירה שלך. במקום זאת, השאירו כל מסמך מיותר לפח המיחזור שלכם. אם הקבצים שלך מכילים מידע אישי כלשהו, גרוס את המסמכים במקום למחזר אותם.
- גרוס קבצים עם מידע פיננסי וחשבון, מספר הביטוח הלאומי שלך או פרטים רגישים אחרים.
שיטה 2 מתוך 3: בחירת מערכת מיון
- 1בחר שטח אחסון פיזי עבור הקבצים שלך. בחן את הפריסה של סביבת העבודה שלך וחשוב על איזו מערכת תיוק תעבוד הכי טוב. אם יש לך משרד, ארון תיוק גדול עשוי להיות אופציה טובה. עם זאת, אם יש לך סביבת עבודה קטנה יותר, מגירת תיוק או פח עשויים להיות הגיוניים יותר מבחינה לוגיסטית.
- ברכישת מערכת אחסון חדשה, נסה לתעדף את האיכות על פני המחיר.
- ללא קשר למערכת התיוק שלך, הקפד למקם מסמכים רגישים בתיקיה מאובטחת.
- 2סדר את המאמרים לפי תאריך אם הקבצים שלך רגישים לזמן. בחר מערכת ארגונית שהכי הגיונית עבור שטח העסק או המשרד שלך. אם העבודה שלך מרוכזת סביב מועדים, נסה להזמין את התיקיות שלך עם התאריך האחרון שלפני. ככל שיעברו הימים, המשך בהוספת תיקיות וקבצים חדשים בחזית ארון התיוק או המגירה.
- אתה יכול לקבל קבצים נפרדים לימים, שבועות או חודשים, למשל.
- למשל, אם אתה עובד כיועץ מס, יהיה זה הגיוני להגיש את מסמכי הלקוחות שלך לפי תאריך.
- מערכת זו עובדת היטב עבור אנשים העובדים עם חומרים הרגישים לזמן.
- 3תכנן מערכת מיון מבוססת לוח שנה אם אתה מתמודד עם קבצים כרונולוגיים. אם אתה מתמודד עם נפח גדול של קבצים בשטח המשרד שלך, נסה להוסיף מערכת תיוק "מדגדג" לארונות ולמגירות שלך. בדומה ליומן, מערכת "הדגדוג" משתמשת ב 12 תיקיות גדולות כדי לייצג בכל חודש, כאשר 28-31 תיקיות משנה מלוות לכל תיקיה גדולה לכל יום בחודש. נסה להשתמש בשיטה זו אם יש לך עבודה מוכוונת תאריך.
- לדוגמה, אם אתה עובד בחברת ייצוא, ייתכן שיהיה קל יותר למיין את הקבצים לפי חודש ותאריך במקום קטגוריה כללית.
- מערכת זו טובה יותר עבור אנשים המעדיפים ארגון קונקרטי ומספרי, בניגוד לקידוד צבעים.
- 4מיין את הקבצים שלך לפי נושאים אם אתה מעדיף לסווג את המאמרים שלך. בחר קטגוריות שונות עבור התיקיות שלך, ואז סדר אותן לפי רלוונטיות. כשאתם מסדרים את ארון התיוק או המגירה, הניחו את התיקיות עם הרלוונטיות והחשיבות הרבה ביותר בחזית. המשך במיון הקבצים שלך מתוך מחשבה על כך, כך תהיה לך גישה נוחה למסמכים חשובים.
- לדוגמא, אם אתה יועץ פיננסי של חברה, יהיה זה הגיוני יותר למיין את המסמכים שלך לפי חשיבות ורלוונטיות, כמו "השקעות", "שכר" ו"מיסים ".
כדי לשמור את הקבצים במקום אחד, השתמש בשירות זה כדי להעלות תמונות של הקבצים שלך, כך שאפשר לאחסן אותם בתוכנה מבוססת ענן. - 5בחר שמות קטגוריות רחבים עבור הקבצים שלך. אל תשתמש בתוויות ארוכות וספציפיות מדי עבור התיקיות שלך. במקום זאת, נסה לבחור תוויות כלליות וכוללות, כך שלא תתקשה למיין קבצים חדשים בהמשך. אם תרצה ליצור מערכת תיוק ספציפית יותר, נסה להוסיף תיקיות משנה למערכת התיוק הגדולה והכללית שלך יותר.
- לדוגמא, "דוחות הוצאות ל -3 באפריל" לא תהיה קטגוריה טובה עבור תיקייה כללית, מכיוון שהיא ספציפית מדי. במקום זאת, תייג את התיקייה כ"דוחות הוצאות ", שהיא הרבה יותר פתוחה.
טיפ: יצרני תוויות הם דרך קלה ויעילה לסווג את הקבצים שלך.
- 6צבע את המסמכים שלך בצבע כדי ליצור מערכת מושכת ויזואלית. השקיעו במגוון תיקיות ותוויות קבצים רב צבעוניות. לאחר מכן, הקצה קטגוריות קבצים שונות לצבעים שונים של תיקיות ותוויות, כך שתוכל לשמור על מערכת התיוק עקבית. נסה להשתמש באותם צבעים וקטגוריות בכל ארונות התיקים והמגירות שלך, כך שתוכל לגשת לקבצים שונים במהירות וביעילות.
- לדוגמה, תייג את התיקיות הצהובות שלך לצורך התכתבות בדוא"ל, תיקיות אדומות לטפסים הקשורים למס ותיקיות ירוקות לשכר עבודה.
- נסו להשתמש בערכות צבעים ותוויות שקל לזכור. לדוגמה, ירוק יכול להיות תווית צבע נהדרת לצורות פיננסיות, מכיוון שצבע ירוק קשור לרוב לכסף.
- מערכת זו היא הטובה ביותר עבור לומדים חזותיים.
שיטה 3 מתוך 3: נקיטת גישה דיגיטלית
- 1סרוק את קבצי הנייר שלך כדי לאחסן אותם דיגיטלית. בכל פעם שאתה מוסיף קובץ חדש לארון או למגירה שלך, השתמש בסורק להעלאת גרסה דיגיטלית של הקובץ למחשב שלך. אם אתה צריך לגשת לקובץ במהירות, יהיה לך הרבה יותר קל לחפש במחשב השולחני שלך מאשר לגלוש בין כמה תיקיות. אם כל מערכת התיוק שלך מבוססת על נייר, סרוק והעלה את הקבצים שלך כדי ליצור גיבוי דיגיטלי.
- אל תילחץ אם אין לך מערכת תיוק דיגיטלית! פשוט סרוק והעלה קבצים שלך תיקיה אחת בכל פעם.
- ניתן גם לסרוק קבצים באמצעות אפליקציות טלפון מסוימות.
- 2בחר שמות עקביים לכל הקבצים שלך. בחר תוויות למסמכים הדיגיטליים שלך שקל לחפש ולגשת אליהם. באופן אידיאלי, נסה שהקבצים האלה יעקבו אחריהם, כמו תאריך או שם משפחה, שכן זה יקל עליהם את המיון. במידת הצורך, כלול את כל המיקומים, מערכי הנתונים או מספרי הגרסאות הרלוונטיים בכותרות הקבצים שלך.
- אל תשתמש בשום תווים מיוחדים בכותרות הקבצים שלך, מכיוון שמחשבים אינם יכולים לעבד אותם כראוי.
- לדוגמה, תייג את המסמך שלך כ- 20031124 כשאתה מתייחס לתאריך מסוים כמו 24 בנובמבר 2003.
- 3מיין את הקבצים הדיגיטליים שלך באמצעות תיקיות ותיקיות משנה. בדומה לארון תיוק, השתמש במגוון תיקיות דיגיטליות כדי לאחסן ולסדר את המסמכים הסרוקים שלך. על שולחן העבודה שלך, צור ותייג תיקיות מרובות הנוגעות לקבצים שהעלית. אם ברצונך להשתמש בקטגוריות ספציפיות יותר, צור מספר תיקיות משנה בכל תיקיה גדולה יותר. המשך להתעסק בתיקיות הדיגיטליות שלך עד שתמצא מערכת שמתאימה לך!
- לדוגמה, אם יש לך תיקייה בשם "מיסים", תוכל ליצור מספר תיקיות משנה לשנים שונות.
אל תתנו לסלי המסמכים החדשים שלכם לצאת משליטה; במקום זאת, הקדיש יום או יומיים למיין וארגן את הקבצים שלך. - 4העלה את המסמכים שלך לויקי כדי שאנשים רבים יוכלו לגשת אליהם. אם סביבת העבודה שלך משתפת פעולה יותר, צור וויקי מקוון שאליו חבריך והממונים יכולים לגשת. לאחר הכניסה לוויקי, השתמש בקטע "ארגז כלים" כדי לגשת לכפתור "העלאת קובץ". בעזרת תכונה זו תוכלו לקשר את המסמך החדש שהועלה למגוון אנשים שיכולים כעת להציג ולגשת לקובץ.
- יש לזכור שכל אחד יכול לערוך קבצים בוויקי.
- 5השתמש בתוכנה מבוססת ענן כדי להגיש מסמכים תוך כדי תנועה. הורד אפליקציה או שירות דיגיטלי אחר שעובד גם במחשבים וגם במכשירים ניידים. כדי לשמור את הקבצים במקום אחד, השתמש בשירות זה כדי להעלות תמונות של הקבצים שלך, כך שאפשר לאחסן אותם בתוכנה מבוססת ענן. בעוד שתוכנות מסוימות אינן בחינם, ייתכן שתצטרך לשלם בכדי לקבל יותר נפח אחסון.
- IDrive, Dropbox, SugarSync, Box ו- Microsoft One Drive הם כולם דוגמאות למערכות אחסון מבוססות ענן.
סינון דרך המסמכים שלך
- עט או עיפרון
- תיקיות קבצים
בחירת מערכת מיון
- תיקיות
- ארון תיוק
- יוצר תוויות
קרא גם: איך לפתוח עסק בגרוטאות?
