כיצד לארגן קבצים?
שמור כמה תיקיות קבצים נוספות ותיקים קבועים בהישג יד, מכיוון שאלה יספגו הרבה בליה לאורך זמן.
מסמכי נייר עשויים להיות מכריעים, וקשה להיות קשה לדעת אילו מבין אלה אולי תצטרכו לשמור ואילו תרצו לזרוק. על ידי מיון הניירת שלך, הכנת תוכנית התקפה ושימוש במערכת עקבית, תוכל לכבוש את ההר של מסמכי הנייר הישנים בפחות זמן ממה שחשבת!
חלק 1 מתוך 4: הכנת תוכנית ההתקפה שלך
- 1מיין ונתן את הקבצים שלך. יהיה עליך לקבוע בדיוק איזה סוג של מידע אתה עוסק כדי שתוכל לעשות סדר בקבצים שלך. קח את העט והנייר ביד ובעוד שאתה מעיין בקבצים שלך, היכנס לנושא של כל קובץ וכתוב את המידע.
- לדוגמה, אתה יכול לרשום קבלות מצרכים על הנייר שלך ואז להגדיר את הנושא עבור רשומות אלה כ"הוצאות מחיה "או" הוצאות ".
- אם קבצים מכילים מידע סותר, מגוון רחב של מסמכים או מלאים במיוחד, השאירו תזכיר קצר לעצמכם ליד כל נושא הקובץ.
- 2בנה קטגוריות אב כך שיתאימו לנושאים ביומן שלך. כעת, כשיש לך רשימה של הנושאים הכלולים בקבצים שלך, עליך לאסוף אותם לקבוצות רחבות. נסה לאסוף את נושאי התיקים שלך לכמה שפחות קטגוריות עיקריות. אתה רוצה לבוא עם קטגוריות רחבות עד שכל הנושאים שלך ישתלבו בקטגוריית מאסטר מתאימה. אתה אף פעם לא יודע אילו קבצים עתידיים עשויים להיכנס לספרייה שלך, ואתה רוצה שהמערכת שלך תהיה גמישה מספיק כדי להתאים אותה. כמה דוגמאות לקטגוריות עיקריות הן:
- כסף
- בית
- בריאות
- עבודה / עסק
- חינוך
- 3קוד את הצבעים שלך. אתה במצב די טוב עכשיו, לאחר שמסווגים את הקבצים שלך ומערכתך מסווגת, אך תוכל לקפוץ לקבצים שלך בקצרה אם תכלול קוד צבע. זה מאפשר גמישות רבה יותר בקבצים שלך, מכיוון שתוכל לקבץ את הקבצים שלך לפי קטגוריות, ועדיין תוכל להחיל אלפביתיות. אתה יכול לשקול קידוד הקבצים שלך עם:
- ירוק למימון
- אדום למסמכים אישיים
- כחול למסמכים רפואיים
- 4דחף את הקבצים שלך. התבונן ביומן הקבצים שלך. כל מקום שציינת בו עומס, מלאות או פערים ראוי למבט שני. האם יש משהו שנראה כאילו זה מיותר? זו הנקודה בה אתה צריך לזרוק את כל הזבל שאינך זקוק לו ישירות אל האשפה.
- כדי לעזור להחליט אם יש לשמור מסמך או לא, שאל את עצמך, "מתי הייתי זקוק למסמך זה? האם אצטרך אותו בעתיד?"
- הקבלות הן התורמות העיקריות לעומס, אלא אם כן אתה מחזיק אותו להחזרת המוצר העתידית האפשרית, ניתן להשליך כמעט מיד.
- 5בחר את המיכל הנכון. זה ישתנה במידה ניכרת בהתאם לצורך האישי, אך התבוננות בצורת הקבצים שלך אמורה לתת לך אינדיקציה לאיזה מיכל תצטרך. משרדים ואוספי קבצים אישיים גדולים עשויים להזדקק לארון תיוק. לפעמים ניתן לאחסן ארכיונים קטנים יותר בתיבת קבצים קטנה.
- הקפידו לרכוש מיכל קבצים איכותי. המאמצים הקשים שלך בארגון עלולים להיהרס בגלל דליפה אם המכולה שלך נסדקת או הידית נקרעת.
כעת, כשיש לך רשימה של הנושאים הכלולים בקבצים שלך, עליך לאסוף אותם לקבוצות רחבות.
חלק 2 מתוך 4: הערכת תוכן הקבצים שלך
- 1דע את מגבלות הזמן שלך. כמה מסמכי נייר נראים חשובים, אך לא באמת צריך להחזיק אותם, בעוד שניירת אחרת אתה צריך לשמור על כל חייך! כל כמה שבועות עליכם לחשוב על מסמכים רגישים לזמן, כמו רשומות בנק, ולתת את הקבצים פעם אחר פעם כדי לראות אם מגבלות הזמן הסתיימו.
- 2גרוס רשומות בנק ישנות. עליך לשמור את ההפקדות ואת תלושי הכספומט עד שתיישב אותם עם דוח הבנק החודשי שלך. ניתן לשמור את דוחות החשבון והצ'ק החודשי שלך עד לעונת המס. לאחר שתשלים את המסים שלך, תוכל להגיש את דוחות הבנק שאתה צריך כדי להוכיח ניכויים ברשומות המס שלך. את השאר אפשר לגרוס.
- 3נקה את הקבצים שלך מחשבונות כרטיס אשראי ישנים. לאחר שבדקת ושילמת את החשבון, לא תצטרך אותו אלא אם כן הוא מאשר ניכוי מיסים שלך. עליכם להחזיק בחשבונות גם עבור פריטים ששולמו באשראי שנמצאים באחריות עד לאחר פקיעת האחריות.
- מומלץ לשמור את מסמכי האחריות ואת מסמכי הקבלה המתאימים שנאספו יחד על ידי הידוק קבלת האשראי לאחריות.
- 4תעבור לפוליסות הביטוח שלך. יש לשמור מסמכים אלה עד לפקיעתם או להחלפתם, ואז להשמיד אותם. הרבה מהמידע האישי שלך כלול במסמכים מסוג זה, כך שתוכל לשקול לגרוס אותם לסילוק.
- 5דלל מסמכים הקשורים למס שלך מדי שנה. עליך לשמור את כל המסמכים הקשורים למס במשך השנה בה אתה מגיש אותם בקובץ יחיד. אם קובץ זה גדול מדי, ייתכן שקובץ אקורדיון יתאים יותר לניירות. לאחר שתגיש את ההחזרה שלך, אל תהסס לאשפה של המסמך.
- 6שמור על החזרי המס הממלכתיים או הפדרליים שלך לטווח ארוך. מומלץ לשמור את כל החזרי המס הממלכתיים והפדרליים למשך שבע שנים לפחות, אם כי אם אתה מגיש לרואה חשבון, עליך לברר איתו האם ישנם קבצים משויכים שאתה עשוי להסיר שאינם נחוצים עוד.
- 7אחסן תעודות לידה ופטירה, צוואות ורישיונות נישואין. יש לשמור מסמכים חשובים אלה כל עוד אתה בחיים. כדאי לך לשקול להשתמש בשרוול פלסטיק כדי להגן על אלה, שכן בלאי רגיל יכול להפוך את הנייר לעדין.
- 8שמור את פרטי פוליסת ביטוח החיים שלך. אינך רוצה לזרוק מסמכים אלה אלא אם כן קיימת לך מדיניות חיים מונחית, ובמקרה זה תוכל לזרוק את הניירת לאחר סיום הקדנציה.
אתה אף פעם לא יודע אילו קבצים עתידיים עשויים להיכנס לספרייה שלך, ואתה רוצה שהמערכת שלך תהיה גמישה מספיק כדי להתאים אותה.
חלק 3 מתוך 4: הרכבת הקבצים שלך
- 1אספו או רכשו את החומרים שלכם. ציוד התיוק הנכון יבטיח שקבציכם יהיו מסודרים ומאורגנים בבטחה. תלוי כמה נרחבת מערכת התיוק שאתה מייצר, ייתכן שיהיה עליך להוסיף כמה פריטים לרשימה זו, אך יסודות מערכת התיוק האישי שלך כוללים:
- שארפי שחור
- תיקיות סיווג
- סמנים צבעוניים
- תיבת תיק / ארון
- תיקיות (עם לשונית לתווית)
- תליית קבצים
- אגרוף עם שני חורים
- 2תייגו במידת הצורך. השפיץ והיומן שלך יהיו החברים הכי טובים שלך בזמן שאתה כותב כל כותרת תיקייה על התווית של התיקיות החדשות שלך. כתוב בבירור, והשאיר מעט מקום על התווית לנקודת צבע לקידוד צבע.
- הקריאות היא המפתח עבור התוויות שלך, אז שקול להשתמש בכל הכובעים, אך מה שאתה עושה, שמור על סגנון שבו אתה כותב עקבי.
- 3בנה מערכת של אלפביתיות, אם תרצה בכך. המערכת האלפביתית שלך היא עניין של העדפה אישית. יש אנשים שהכי קל לעשות אותיות אלפביתיות על כל הקבצים לפי האות הראשונה, יש קטגוריות בסיס של אלפביתיות, ואז תיקיות משנה ולבסוף מסמכים בודדים בתיקיות משנה. החל את כל המערכת שתמצא הכי טבעי באופן עקבי על הקבצים שלך.
- יש אנשים שמעדיפים להשתמש בחוק הסופרפוזיציה כדי לארגן מסמכים בודדים בקטגוריות משנה. משמעות הדבר היא שכל מסמך חדש שתוסיף לתיקיית משנה מוגש תחילה, אשר ימקם מסמכים ישנים בחלק האחורי של התיקיה ומסמכים חדשים יותר בחלק הקדמי.
- 4קוד צבע הקבצים שלך. צבעים מודגשים שניתן לראות במהירות וברור שהם האפשרויות הטובות ביותר עבור מערכת קידוד הצבעים שלך. נסה להתאים צבעים לקטגוריות הנפוצות. לדוגמה, אם יש לך קטגוריה "כסף", כדאי לך להשתמש בצבע ירוק כדי לצבוע את התיקייה הזו.
- כל תיקיה אמורה לקבל נקודה מודגשת מימין לתווית הכתובה של כל תיקיה. כך תוכלו לדעת במבט חטוף את הקטגוריה שכל קובץ נכנס אליה, גם אם הנחתם כמה על שולחן העבודה שלכם.
- זה עשוי להיות מועיל להשתמש בקבצים בצבעים שונים גם עבור כל קטגוריה (או עבור קטגוריה חשובה אחת).
- 5הסר קבצים פעילים. ככל הנראה יהיו כמה קבצים שבהם אתה משתמש או מפנה לעתים קרובות. קבצים "פעילים" אלה עשויים להיות מעט יותר נוחים עבורך אם היו לך אותם על שולחן העבודה שלך או במקום אחר זמין.
- הסר קבצים פעילים לאחר שתווית וקודד צבע. בדרך זו תוכל להעביר קבצים פעילים בצורה חלקה בין שולחן העבודה שלך למיכל הקבצים.
- 6הכנס את הקבצים שלך. הכנס את הקבצים התלויים שלך למיכל הקבצים שלך. אלה יהוו את החלוקות העיקריות במערכת התיוק שלך וימנעו מקבוצות הקבצים שלך להיות מכוערות או מסורבלות מדי. בכל קובץ תלוי עליך להכניס 2 עד 3 תיקיות קבצים רגילות, אם כי ייתכן שתוכל להתאים פחות או יותר בהתאם לגודל התיקיות.
זה מאפשר גמישות רבה יותר בקבצים שלך, מכיוון שתוכל לקבץ את הקבצים שלך לפי קטגוריות תוך עדיין אפשרות להחיל אלפביתיות.
חלק 4 מתוך 4: שמירה על קבצי הנייר שלך
- 1החלף בלאי בתיקים שלך. הזמן יגבה את מחירו על הקבצים שלך, שלא לדבר על דברים שונים שיכולים לקרות לאורך השנים כדי לעייף את מערכת התיוק שלך. שמור כמה תיקיות קבצים נוספות ותיקים קבועים בהישג יד, מכיוון שאלה יספגו הרבה בליה לאורך זמן.
- עקוב אחר מיכל הקבצים שלך גם כן. ידית שבורה או סוגר על מיכל הקבצים שלך יכול לחסוך לך שעות עבודה בהמשך הדרך.
- 2בקר מחדש ביומן ובמערכת שלך. כשאתה עובד קשה בניסיון להשיג הכל במקום הנכון, זה יכול להיות קשה לראות את כל התמונה בצורה ברורה. חזרה למערכת התיוק שלך לאחר מספר ימים או שבועות יכולה לשפר את יעילות המערכת שלך מאוד. בשלב זה עליכם להכיר את כל חולשות המערכת, וכמה שינויים קטנים יכולים לחולל שינוי.
- 3חלק חלוקת קבצים מלאים בתיקיות. כאשר קובץ תלייה מסוים הופך להיות מלא מדי או לא ניתן לניהול עם יותר מדי מסמכים, אתה יכול להוסיף אליו תיקיית משנה קטנה יותר כך שהיא לא תהיה כל כך רע או לפצל אותה לשני קבצים תלויים נפרדים. לדוגמה, אם יש לך הרבה הוצאות עסקיות בקטגוריית "פיננסים", אתה יכול לאסוף את המסמכים האלה לתיקייה אחת של "הוצאות עסקיות" ולקנן את זה תחת "פיננסים".
- 4הוסף כרטיסיות לתערובת, במידת הצורך. כרטיסיות הן דרך נהדרת שתוכל לחלק עוד יותר את מערכת התיוק שלך כדי להקל על השימוש. כרטיסיות הן סמנים מצוינים בקטגוריה, אך ניתן להשתמש בהן גם כדי לעזור לך לאתר תיקיות קבצים דקות, אך חיוניות.
- אתה יכול גם להשתמש בכרטיסיות הניתנות להכנסה כדי לייעד את הקבצים הפעילים שלך. ייתכן שתרצה לתייג את הכרטיסיות הבאות: בצע כעת, בצע מאוחר יותר ובהמתנה (עם מסמכים ממתינים שעליהם אתה ממתין לתגובה)
קרא גם: איך לחסוך 10 דולר ליום?
שאלות ותשובות
שאלות ללא מענה
- מהם החסרונות של שימוש בסופרפוזיציה במערכות מילוי?
