כיצד לארגן מחדש ארון תיקים?

חשוב כיצד אתה מעוניין במגירות הקבצים שלך. אם מערכת מגיעה לחשבונות במגירה אחת, פרטי מיסוי במערכת אחרת, וכדומה, רשמו הערות על כרית נייר.

עברו בכל מגירה אחת בכל פעם והכינו רשימה קצרה של התוכן. אם כבר מוגדרים קבצים, רשמו את שמות הקבצים ותוכנם.

מצא מקום עבודה נקי כגון שולחן או שולחן והסתכל ראשוני דרך כל הניירת הרופפת. התחל למיין את הניירות בערימות לפי האופן שבו תרצה שיסדרו: חשבונות כרטיסי אשראי בערימה אחת, דוחות הוצאות באחרת וכן הלאה. זה זמן טוב להפריש פריטים לא עדכניים לאחסון או לגריסה.

לאחר הפרדת כל הפריטים הלא ממוינים, הוסף קטגוריות חדשות לרשימה שלך.

בדוק היטב את הרשימה שלך והחליט על שיטת הארגון המתאימה ביותר עבורך, עבור משרדך או ביתך. עבור קבצי עבודה, ייתכן שתרצה קובץ עבור כל פרויקט או מחלקה; עבור קבצים אישיים, ייתכן שתפריד ביניהם לפי סוג החיוב. זכור שאולי תרצה לארגן פריטים משנה לפי חודש או שנה.

הכינו רשימה חדשה ונקייה של קבצים שתצטרכו לתייג. שים כל מגירה בעמוד נפרד. בצד שמאל של הדף, רשום קבצי "קטגוריה"; אלה בדרך כלל תיקיות תלויות. בצד ימין של הדף, רשום את הקבצים האישיים שאתה רוצה בכל קטגוריה; אלה בדרך כלל תיקיות מנילה. לדוגמה, קובץ תלוי שכותרתו "חשבונות כרטיסי אשראי" עשוי להכיל תיקיות שכותרתו "מאסטרקארד", "ויזה" ו"כרטיס גז ", או שיהיו לך קבצים שכותרתם" הצעות חוק 2005"," הצעות חוק 2004" וכן הלאה.

ודא שיש לך את כל האספקה הדרושה לך. סדרה של קבצים תלויים בשילוב קבצי מנילה, כולם מסומנים בבירור, היא דרך נהדרת לארגן כל מערכת קבצים. עבור לחנות ציוד משרדי ואסוף את קבצי הגודל המתאימים יחד עם בחירת תוויות תיקיות הקבצים.

הקלד ו / או הדפס את תוויות הקבצים שלך. החל את התוויות על התיקיות התלויות ותיקיות הקבצים של מנילה.

עברו במגירות הקבצים שלכם אחת אחת והכניסו את הקבצים הריקים החדשים לפי סדר האלף-בית. כעת רוקן את כל הקבצים הישנים שלך והניח את הניירת במקומות המתאימים. בצע את אותו הדבר בכל ניירת רופפת.