איך מגישים?
כדי להגיש מסמכים, נסה ליצור תיקיה לכל חודש ותיקיה לכל יום בחודש אם יש לך הרבה משימות לעבוד עליהן. לאחר מכן, תוכל להגיש את המסמכים שלך בתיקיה הנכונה, תלוי מתי אתה צריך לעבוד עליהם. לחלופין, אם אתה מגיש מסמכים על אנשים פרטיים, עסקים או נושאים ספציפיים, צור תיקיה עבור כל אות של האלף-בית והגש את המסמכים באופן אלפביתי. בכל שיטה שתבחר, שקול קידוד צבעים של הקבצים שלך כך שיהיה קל יותר למצוא אותם. לטיפים נוספים, כמו לארגן ניירות בתוך קובץ, גלול מטה!
לאחר שהניירות שלך מוכנים להגשה ומערכת התיוק שלך מוגדרת, תוכל להתחיל בהנחת פריטים לקבצים.
תיוק הוא לעיתים משימה הכרחית לעבודה ובבית. אם תדלג על הגשת זמן רב מדי, תוכל לצבור ערימת נייר גדולה שתעבור שעות ואפילו ימים למיין אותה. כדי לשמור על עומס חופשי של תיבת הדואר הנכנס שלך, מיין את כל הניירות שאתה מקבל מדי יום. לאחר מכן, צור מערכת תיוק שמתאימה לך. השתמש במערכת שלך כדי למיין ניירות כך שתוכל לגשת למסמכים חשובים בקלות בכל עת שתצטרך!
שיטה 1 מתוך 3: טיפול בזרם הנייר היומי שלך
- 1צור תיבה מרכזית לאחסון ניירות עד שתוכל למיין אותם. תיבה מרכזית היא המקום בו אתה שם את כל הניירות שנתקלים בשולחן שלך או דרך תיבת הדואר שלך מדי יום. זה עשוי לעזור לך להישאר מסודר עד שיהיה לך זמן למיין ולטפל בכל פריט.
- אתה יכול להשתמש בקופסת קרטון קטנה בתיבה המרכזית שלך בתיבה, או להשיג קופסה מיוחדת, סלסילה או מגש למטרה זו.
- הנח את הקופסה בפינת שולחן העבודה שלך, על שולחן ליד דלת הכניסה שלך, או במקום אחר גלוי כדי שלא תשכח מזה.
- 2עברו על תיבת המשלוח מדי יום והניחו פריטים חשובים. בדוק כל אחד מהפריטים בתיבת הדואר הנכנס שלך פעם ביום כדי לחפש פריטים הדורשים התייחסות מיידית שלך. אלה עשויים לכלול חשבונות המגיעים בקרוב, הזמנות למסיבות או טפסים הרגישים לזמן. שים את הפריטים האלה בצד כדי שתוכל לטפל בהם באופן מיידי.
- ייתכן שתרצה להשיג קופסה שנייה בצבע שונה מהקופסה הראשונה שתכניס לתוכה פריטים דחופים. לדוגמה, אתה יכול לקבל תיבה אדומה המציינת שמדובר בפריטים דחופים.
- 3הצב פריטים שברצונך להגיש בתיבת תיוק. שמור תיבה שלישית ליד התיבה המרכזית בתיבה הדחופה. השתמש בזה כנקודת האיסוף שלך עבור פריטים שברצונך להגיש. זה יעזור לך לשמור עליהם מסודרים עד שתהיה מוכן להגיש אותם.
- וודא שהתיבה הזו צבע שונה משאר התיבות. אחרת, ייתכן שתערבב בין הקופסאות.
הצב פריטים שברצונך להגיש בתיבת תיוק. - 4זרוק פריטים לא נחוצים לפח מיחזור לנייר. כל דואר זבל או פריטים אחרים שאינם חיוניים בסופו של דבר בתיבת הדואר הנכנס שלך יכולים להיכנס ישר לפח המיחזור. זהה פריטים אלה בזמן שאתה מנפה בין המסמכים והעבר אותם לפח מיד בכדי לעזור לך לשמור על העומס בתיבה.
- שמור את סל המיחזור שלך על הרצפה, כך שלא תבלבל אותו עם הקופסאות האחרות שלך.
- אם אחד מהפריטים שאינם נחוצים מכיל מידע אישי, גרוס אותם לפני השלכתם.
טיפ מומחהבסוף השנה, עיין בעיתונים שלך ובדוק מה אתה צריך לשמור. מחזר כל דבר שאינך זקוק לו יותר והגש את המסמכים החיוניים לעיון עתידי. בדרך זו, אין לך ניירת בשווי שנים. אתה יכול גם למזער את הניירות שלך על ידי מעבר ללא נייר ולעשות הכל באינטרנט.
שיטה 2 מתוך 3: בחירת מערכת תיוק
- 1קבעו קובץ חודשי ויומי אם יש לכם הרבה משימות לניהול. זו ידועה בשם מערכת התיוק של Tickler וזו דרך נהדרת לעקוב אחר מה שאתה צריך לעשות כל יום. ייעוד תיקיית קבצים לכל חודש ותיקיה לכל יום בחודש. לאחר מכן, הכנס פריטים לקבצים. הגש את הפריטים על פי התאריכים הדרושים לך לעבוד עליהם.
- לדוגמה, אם אתה צריך לשלם חשבון ב -23 בספטמבר, ואז הכנס את החשבון לתיקיה עבור תאריך זה.
- 2הקבץ תיקיות אלפביתיות כדי לשמור על מסמכים חשובים. תיוק אלפביתי שימושי למציאת קבצים עבור אנשים בודדים, עסקים או נושאים. זה עשוי להיות אידיאלי אם יש לך הרבה לקוחות ואתה רוצה לשמור קובץ על כל אחד מהם, או אם אתה רוצה דרך פשוטה לנהל את התיוק הביתי שלך.
- הקפד למקם את שם המשפחה של אנשים ראשונים על תוויות הקבצים, כגון "ג'ונס, סוזן" או "ווטסון, דיוויד".
- התעלם ממילים כמו "The", "A" ו- "An" כשאתם מגישים לפי שם העסק. לדוגמא, אם יש לך לקוח שעסק שלו נקרא "אלת העוגות", אז הגש לפי "C" ב"עוגה ", והתעלם מה-" T "ב"ה" בעת ההגשה.
- 3בחר מערכת תיוק מספרית לצרכי הגשה לטווח קצר. אם יש לך פרויקט לטווח קצר שעבורו תרצה לנהל רישומים, מערכת הגשת מספרי עשויה לעבוד בצורה הטובה ביותר. זה כאשר אתה מקצה מספר לכל מסמך ומגיש אותו לפי המספר. עם זאת, זכור כי יהיה עליך גם לעקוב אחר המסמך המתאים לאיזה מספר, כגון באמצעות גיליון אלקטרוני.
- לדוגמה, תוכל להקצות את כל הפריטים שקיבלת במהלך השבוע של ה- 14 במרץ לתיקיית קבצים שכותרתה 1, ואז כל הפריטים של השבוע של ה- 21 במרץ בקובץ שכותרתו 2 וכן הלאה.
- אפשרות נוספת היא לתייג את הקבצים לפי תאריך ולארגן אותם כרונולוגית. לדוגמא, ניתן לשמור פריטים שהתקבלו ב- 2 במאי 2018 בקובץ שכותרתו 2,5 / 2018.
לאחר מכן, תוכל להגיש את המסמכים שלך בתיקיה הנכונה, תלוי מתי אתה צריך לעבוד עליהם. - 4צבע קוד את הקבצים שלך כדי לאתר פריטים מהירים וקלים. בחר צבע לכל קטגוריה של הקבצים שלך. זה יעזור לך לאתר קטגוריית קבצים במבט אחד.
- לדוגמה, השתמש באדום לחשבונות רפואיים, כחול למיסים וירוק לביטוח.
- לקידוד צבעים של קבצים מספריים או אלפביתיים, הקצה צבע לטווח מספרי או אלפביתי, כגון הפיכת קבצים 1-25 או AG לירוק, 25-50 או HM סגול, ו- 50-75 או NR צהוב.
- 5כלול מידע רלוונטי נוסף בתיקיית הקבצים. הוספת מידע נוסף לתיאור תוכן הקובץ או כל פעולה נדרשת תעזור גם היא להפוך את מערכת התיוק ליעילה יותר. לשם כך, ייתכן שתרצה להוסיף אחד או יותר מהפריטים הבאים:
- מספר קובץ או שם
- כותרת הקובץ
- תאריך פתיחת וסגירת התיק
- שם המחלקה או הצוות
- מספר שיא מחשב
- תאריך פינוי ושיטת סילוק
שיטה 3 מתוך 3: ארגון ניירות בקבצים
- 1הצב את המסמך האחרון על גבי הקובץ. השתמש בתאריך המופיע במסמך כדי לעזור לך לעשות זאת. לאחר שהניירות שלך מוכנים להגשה ומערכת התיוק שלך מוגדרת, תוכל להתחיל בהנחת פריטים לקבצים. הקפד תמיד לשמור את המסמכים העדכניים ביותר עבור כל קובץ למעלה, כך שיהיה להם קל לגישה.
- לדוגמה, אם ברשותך קובץ לביטוח בעל הבית שלך, תרצה למקם את התיק האחרון של ביטוח בעל הבית שלך בתשלום בראש התיק.
- 2שמור קבצים מצורפים עם המסמכים שהם מתייחסים אליהם. אם יש לך קבלות רלוונטיות או מסמכים אחרים שיש לשמור יחד עם מסמך אחר, דאג לשמור אותם יחד באותו קובץ. ייתכן שתרצה להדק או להדק קבצים מצורפים בחלק האחורי של המסמך.
- לדוגמא, אם ברשותך קבלה לתשלום החשבון החשמלי שלך, הידוק אותו מאחורי החשבון במקרה שתצטרך להפנות אליו.
לדוגמה, אם ברשותך קובץ לביטוח בעל הבית שלך, תרצה למקם את התיק האחרון של ביטוח בעל הבית שלך בתשלום בראש התיק. - 3הנח מסמכים גדולים במעטפות נפרדות. אתה יכול להגיש את המעטפות האלה מאחורי הקבצים שהם קשורים אליהם. דאגו לכלול תיאור של התוכן בקדמת המעטפה. זה יעזור לסלק את העומס בקבצים ולשפר את היעילות של מערכת התיוק שלך.
- לדוגמא, אם יש לך שרטוטים לפרויקט שאתה עובד עליו, תוכל למקם אותם במעטפה גדולה.
- 4הגש את המסמך המקורי ונפטר מכל העותק. אי הגשת כפילויות תסייע במניעת בלבול כאשר אתה מחפש פריט בקבצים שלך. אם אתה נתקל בשכפולים כלשהם, השלך אותם והגיש את המסמך המקורי בלבד.
- אם אינך בטוח איזה מסמך הוא המקור, ייתכן שיהיה עליך להגיש את שני הפריטים כדי להיות בטוח שיש לך את המקור. עם זאת, נסה לא לעשות זאת לעיתים קרובות מדי או שהקבצים שלך יגדלו במהירות!
- אם אינך בטוח אם להגיש פריט או למחזר אותו, שמור אותו למשך 30 יום ואז בדוק אותו מחדש.
- סריקת מסמכים שאינם חיוניים היא דרך טובה נוספת לפינוי עומס נייר תוך שמירה על המידע במסמך למקרה שתזדקק לו.
קרא גם: איך לשכנע מישהו לחסוך כסף?
