כיצד לארגן תיקי משרד?
כדי לארגן קבצי משרד, התחל בפיתוח קטגוריות ותתי קטגוריות שתכסה את כל המסמכים שעליך להגיש. לאחר מכן, הפוך את הקבצים לקלים לאיתור באמצעות צבע אחר של תיקיה עבור כל קטגוריה שיצרת, ותייג כל תיקיה. בנוסף, הימנע מהתפחות מהתיקיות על ידי אחסון כל המסמכים שנפרשו. לבסוף, השאירו כמה סנטימטרים של שטח נוסף בכל מגירת תיוק כדי שהתיקיות יוכלו לגדול עם הזמן. המשך לקרוא לקבלת טיפים לעבודה עם אחרים כדי לשמור עליהם מאורגנים.
כדי לארגן קבצי משרד, התחל בפיתוח קטגוריות ותתי קטגוריות שתכסה את כל המסמכים שעליך להגיש.
ארגון קבצי משרד יכול להיות משימה קשה, במיוחד אם יש לך כמויות גדולות של קבצים ומסמכים, אך זה לא צריך להיות תהליך כואב. תכנון מראש והחלטה על מערכת קבצים יכולה לעזור לך לארגן את הקבצים שלך כך שיתאימו לעסק שלך ולהבטיח שתמצא מסמכים חשובים בצורה יעילה יותר. ברגע שיש לך סדר בקבצים שלך, עליך לדבוק במערכת עקבית כדי לשמור על הקבצים שלך בצורה כזו.
שיטה 1 מתוך 3: פיתוח מערכת
- 1צור קטגוריות קבצים. הדבר הראשון שיש לעשות אם ברצונך לארגן את הקבצים שלך הוא להחליט באילו קטגוריות עיקריות תשמש למיון. סוגים שונים של משרדים יהיו מסוגים שונים של קטגוריות, אך המערכת הכללית זהה. עליכם להבין מערכת שממיינת את הקבצים שלכם בצורה משמעותית.
- לדוגמה, אם אתה עובד במשרד עורכי דין וזקוק לארגן תיקי לקוח, אתה יכול למיין לפי סוגי תיקים כלליים: התדיינות משפטית, צוואות, תאגידים, מנהלים ואחרים.
- 2הגדר קטגוריות משנה. בתוך כל קטגוריה אחת, תוכל לקבל יותר ספציפי על ידי פיתוח רשימה של קטגוריות משנה. כל פיסת נייר בודדת שיש להגיש יכולה להיות מוגדרת על ידי שני מונחים - הקטגוריה הכללית ואז תת הקטגוריה.
- לדוגמה, אם אתה מגדיר מערכת תיוק לעניינים פיננסיים, ייתכן שתקבל קטגוריה כללית של "תשלומים יוצאים" ואז תגדיר קטגוריות משנה של ספקים, ספקים, שירותים, אנשי מקצוע ועלויות ניהול.
- 3השתמש במערכת קידוד צבע. זה נשמע פשוט, אך זו יכולה להיות דרך יעילה מאוד לארגן את הקבצים שלך לגישה מהירה. החליט כמה קטגוריות שונות יהיו לך במערכת התיוק שלך, ואז השתמש בתיקיות הצבעוניות הרבות.
- במקום להשתמש בתיקיות בצבעים מלאים, תוכלו להשתמש בתיקיות מנילה רגילות ולקבל מדבקות צבעוניות. לאחר מכן תוכל להדביק את המדבקות בכרטיסייה העליונה, בקצה התיקיה, או בשתיהן כדי לראות יותר.
ברגע שיש לך סדר בקבצים שלך, עליך לדבוק במערכת עקבית כדי לשמור על הקבצים שלך בצורה כזו. - 4תייג את הקבצים. לכל תיק במשרד שלך יש מקום ברור להיות בו. עליך לכתוב את התווית בכרטיסייה של כל תיקייה בצורה ברורה ומסודרת כדי שתדע לאן היא שייכת. התווית בכל תיקיה נפרדת צריכה להתחיל בקטגוריה הכללית ואז לאחריה תת-הקטגוריה הספציפית. לדוגמא, לתיקייה המכילה רשומות של תשלומים לספקים שלך תהיה התווית "תשלומים / ספקים יוצאים".
- יש להדפיס את התוויות בכל קובץ בצורה מסודרת ועקבית ככל האפשר. אתה יכול בקלות לקנות חבילות תוכנה שיאפשרו לך לעצב תוויות, כך שתוכל להקליד ולהדפיס אותן באמצעות המחשב שלך.
- אם אתה מדפיס את התוויות במחשב שלך, עליך להשתמש בגודל וסגנון עקביים. אם אתה מדפיס ביד, עליך לנסות להיות עקבי ומסודר ככל האפשר.
- 5מיין את הקבצים לפי אלפבית. כאשר מערכת התיוק שלך הוקמה ויצרת את כל התיקיות שלך, אז סדר אותן. עליכם למיין את התיקיות הכלליות אלפביתיות. בתוך כל תיקייה כללית, יש למיין את קטגוריות המשנה גם בסדר אלפביתי.
- אתה יכול לבחור למיין מידע לפי תאריך ולא לפי תווית נושא. אם כן, תצטרך להחליט בעצמך אם זה הגיוני יותר למיין את הקבצים שלך עם הפריטים החדשים ביותר מלפנים ולעבור לגדול ביותר, או להיפך.
- 6השאירו כמה סנטימטרים של מקום בכל מגירת תיוק. כאשר אתה מקים את מערכת התיוק שלך, עליך להשאיר מקום לצמיחת הקבצים. ככל שהזמן עובר, ללא ספק תקבלו עוד ניירות להוסיף לכל תיקיה. השאר מקום להרחבת הקבצים שלך. אחרת, תהיה לך המשימה הקשה בהמשך להזיז קטעים שלמים או מגירות קבצים כדי לפנות מקום.
שיטה 2 מתוך 3: מיון קבצים לא מסודרים
- 1אסוף את כל החומרים הזקוקים להגשה. אם אתה מתחיל באוסף של מאמרים שלא סודרו ונמצאים באי סדר, יהיה עליך להתחיל על ידי משיכת העיתונים. מצא מקום עבודה ואסוף הכל בערימה אחת. לאחר מכן תוכל לעבוד על ארגון.
- 2הפרד את הניירות לשתי קבוצות ל"פעולה "ו"הגשה". כצעד ראשון, עליך ליצור תיקיה או ערימה לכל מה שצריך פעולה מיידית. לא צריך להגיש ניירות אלה, או שלא תזכרו לעשות את העבודה שצריכה להיעשות. הגדר את תיקיית "הפעולה" בצד כדי שתתמודד בקרוב. לאחר מכן המשך בהגשת העיתונים הנותרים.
- ארגן את קובץ "הפעולה". את הניירות שיש לטפל בהם באופן מיידי יש למיין לקבוצות קטנות יותר על סמך העבודה שעליך לעשות. לדוגמה, הגדר קטגוריות משנה כגון שיחה, כתיבה, מסירה ותשלום.
טיפ מומחההמומחה שלנו מסכים: ממיין את המאמרים שלך לפי מה שצריך לפעול מיד, כמו חשבונות או טפסים למילוי, ומה לא דורש פעולה אך עשוי להיות בעתיד, כמו טפסי מס ומסמכים משפטיים אחרים. הקטגוריה האמצעית של ניירות היא אלה שאתה שולף לפי הצורך, כמו מדריכים וספריות. ממיין את הקבצים למגירה על סמך סוג הפעולה שהם זקוקים להם, ומניחים את ניירות התגובה המיידיים לפניהם.
ארגון קבצי משרד יכול להיות משימה קשה, במיוחד אם יש לך כמויות גדולות של קבצים ומסמכים, אך זה לא צריך להיות תהליך כואב. - 3הרם כל נייר פעם אחת. כשאתה ממיין את הניירות הרופפים שאתה מגיש, קבל החלטות לגבי כל אחד ואחת כשאתה סוקר אותו. הרימו את הנייר, קראו אותו, החליטו לאיזו קטגוריה ותת קטגוריה הוא שייך במערכת התיוק שלכם, ואז הניחו אותו. עבודה בדרך זו תעזור לך להתמקד בהגשתך ותעזור לך לחסוך זמן על ידי התמודדות עם כל פריט פעם אחת בלבד.
- כשאתה סוקר כל פריט, עליך לקבוע אם אתה בכלל צריך לשמור אותו. אם הנייר הוא משהו שכבר טופל בו ואינו משהו שאתה צריך לשמור כתיעוד, שקול להשליך אותו במקום להגיש אותו.
- 4קפלו כל פריט. רוב הניירות שברשותך הגיעו ככל הנראה בהתכתבויות וסביר להניח שהם יהיו במעטפות ומקופלות. הסר את הניירות ממעטפותיהם, פתח אותם שטוחים ואז הגש. הגשת כל נייר בצורה זו מסייעת לתיקיות שלכם להשתלב בצורה אחידה במגירת הקבצים, מבלי לבלוט במקום בו הניירות המקופלים נערמים.
- החליטו אם עליכם לשמור מעטפות כלשהן. ברוב המקרים המעטפות מיותרות וניתן להשליך אותן. עם זאת, אם אתה סבור כי ייתכן שתצטרך הוכחת מסירה או הוכחת חותמת דואר, עליך להדק את המעטפה לניירות ולשמור אותם יחד.
- יש להדביק יחד כמה ניירות. זה ימנע מהדברים להיפרד או לאבד. סיכות עדיפות על פני נייר כי (א) הם משתלבים בצורה אחידה יותר בקבצים ו- (ב) אין להם את הבעיה להחליק.
שיטה 3 מתוך 3: שמירה על הקבצים שלך
- 1השתמש בסל "לתיק". כאשר תכתובות חדשות נכנסות למשרדך או כאשר נוצרות ניירת חדשה, ייתכן שלא תוכל להגיש אותה מייד. אתה צריך למקם את כל מה שצריך להגיש במקום אחד שיוגש כאשר אתה מסוגל. סל על שולחן העבודה שלך, שכותרתו "To File", הוא דרך טובה להניח את הניירות בצד עד שתהיה מוכן.
- 2קבעו זמן עקבי לעבודה בתיק. אם אתה יכול, קבע זמן קבוע בכל יום או שבוע בו תוכל לעבוד על הגשת ניירות חדשים. אם אתה הופך את התיוק לחלק קבוע מהשגרה שלך, סביר יותר שתמשיך עם זה.
- לדוגמה, ייתכן שתקדיש את חצי השעה האחרונה של כל יום להגשת העיתונים של היום. אם זה לא מספיק זמן, אתה יכול לנסות לבצע את הגשתך פעמיים בכל יום, רגע לפני שאתה הולך לארוחת צהריים ואז רגע לפני שאתה עוזב ליום.
- המפתחות להצלחה הם עקביות וחזרה.
- 3ודא שאחרים עם גישה לקבצים מבינים את המערכת. אם אתה האדם היחיד שמשתמש בקבצים שלך, אתה אמור להיות מסוגל לשמור על הסדר שיצרת בקלות. עם זאת, אם אנשים אחרים צריכים להשתמש בניירות בקבצים שלך, עליך לוודא שהם מבינים - ולעקוב אחרי - המערכת שיצרת. קיום מערכת תיוק אינו מועיל אם הניירות מתקבלים שגויים ומכניסים לתיקיות שגויות.
- אם יכול להיות יעיל ויעיל יותר אם אתה מציע להשיג כל דבר שמישהו אחר במשרד שלך עשוי להזדקק לו, ואז תבקש ממנו להחזיר הכל ישירות אליך. אז אתה יכול להיות בטוח שהכל יתמלא מחדש כהלכה.
לדוגמא, אם אתה עובד במשרד עורכי דין וזקוק לארגן תיקי לקוח, אתה יכול למיין לפי סוגי תיקים כלליים: התדיינות משפטית, צוואה, תאגיד, מנהלי ואחרים. - 4שמור מסמכים חיוניים במקום בטוח. ייתכן שיהיה צורך להחזיק כמה חומרים מיוחדים במקומות נפרדים ומיוחדים. לדוגמא, ייתכן שיהיה צורך לשמור כמה ניירות בכספת או בארגז נעילה חסין אש. ייתכן אפילו שתצטרך לשמור כמה חומרים מחוץ לאתר, בכספת בנק או במשרד עורך הדין של החברה שלך.
- 5בדוק את הקבצים שלך באופן קבוע. לפחות פעם בשנה, או בתדירות גבוהה יותר במידת הצורך, עליך להקדיש זמן לבדיקת הקבצים שלך. מטרת הסקירה הזו היא להחליט האם יש ניירות או תיקיות שלמות שניתן להשליך או אולי להעביר למתקן אחסון מחוץ לאתר. אם לעולם לא יהיה צורך שוב במשהו, עליך להשליך אותו. אם זה משהו שאתה לא מצפה להשתמש בו באופן קבוע, אך ייתכן שיהיה עליך לשמור כתיעוד, עליך לשלוח אותו לאחסון.
- זה כתוב מאמר בארגון לבין הגשת עותקי נייר פיסיים של התכתבות, שטרות וחומרים אחרים. המנהלים המתוארים כאן עובדים באותה מידה לארגון קבצי מחשב. ניתן לפתח תיקיות ותיקיות משנה ולאחסן קבצים אלקטרוניים כמו ניירות פיזיים.
- ארון מסמכים
- תליית קבצים
- תיקיות
- תוויות
- סמנים
שאלות ותשובות
- האם בחדר קבצים עסקיים (תיקיות פיזיות) עם מערכת קירות סלולרית, רשומות מוגשות מלפנים לאחור (כמו בתוך ארון) או מצד לצד (מימין לשמאל כמו בסדר הקריאה)?מצד לצד (משמאל לימין, אלא אם כן אתה משתמש בשפה שקוראת מימין לשמאל, למשל, ערבית).
- אם שם החברה הוא "The Mug Co.", האם אני מגיש אותו תחת "M"?כל חברה שמתחילה ב"ה "צריכה להיות מוגשת תחת המילה הבאה, אז" The Mug Co. " צריך להיות מוגש תחת "M."
- תיקיות קבצים: האם זה צריך להיות סמית ', ג'ון ואנדרסון, ג'ולי או סמית', ג'ון וג'ולי אנדרסון?בשתי הדוגמאות שמסרת, השם הפרטי הוא "סמית", כך שהפריט יוגש באותו מקום. השאלה החשובה יותר היא האם עליכם לתייג את הפריט הזה כ"סמית 'ואנדרסון "או" אנדרסון וסמית ", מכיוון שהדבר ישפיע על מיקום התיוק. באמת אין תשובה "נכונה" לשאלות אלה, כל עוד אתה עקבי.
- מהם 3 סוגי מערכות התיוק בהן ניתן להשתמש?שלושת הסוגים העיקריים הם אלפביתיים, מספריים ואלפאנומריים. ניתן ליצור קבוצות משנה כגון כגון אלפביתיות אקטואליות, אנציקלופדיה אלפביתית, גאוגרפית אלפביתית, נומרית דופלקסית וכרונולוגית.
- כיצד אוכל לשנות את קבצי Word של מיקרוסופט לקטגוריות ושמות קבצים חדשים כעת כשהם ישנים ושינויים?זו נשמעת כמו משימה מרתיעה, ואולי גוזלת זמן, אך המערכת זהה לארגון מחדש של קבצי נייר. קבעו את הקטגוריות החדשות בהן תשתמשו ושמות הקבצים השייכים לכל אחת מהן. אז אתה יכול בקלות להשתמש בלחצן העכבר הימני על העכבר כדי לגרור קבצים למיקומים החדשים שלהם. במקום ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני, תוכלו להדגיש את שם הקובץ ולבחור באפשרות "גזור". לאחר מכן העבר את הסמן למיקום החדש הרצוי ולחץ על "הדבק".
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לגרום לתיקיות לוח העיתונות לעמוד במגירת קבצים?
- כיצד אוכל לגרום לתיקיות לוח העיתונות לעמוד בקובץ?
תגובות (6)
- מאמר זה עזר לי מאוד בכך שנתן לי מושג כיצד להתחיל לארגן את משרד הבוס שלי, החל מפרישה של זמן מיון וכלה בעריכת קבצים חודשיים. זה היה מאוד מועיל.
- עזרה גדולה, הרעיונות האלה. תודה.
- אני נרגש לעזור לבעלי (הבוס) לארגן את משרדו. זה ממש פישט את זה בשבילי.
- עזרתי כשרק התחלתי עם חברה חדשה והמערכת היא פשוט אי סדר.
- קיבלתי כמה טיפים שימושיים.
- רעיון מצוין. פשוט ומסודר.
