איך לתת משוב למנהל שלך?
במערכת יחסים הפכפכה, תרצה להתאים את המשוב שלך כך שתתמקד תחילה במשוב חיובי ותדגיש שיש לך כבוד למנהל שלך.
מתן משוב לאדם החותם על המשכורת שלך או מפקח על עבודתך יכול להיות מאיים. בין אם בגלל שהתבקשתם ובין אם בגלל שיש לכם בעיה בפרקטיקה ניהולית מסוימת, לתת משוב למנהל שלכם - המכונה גם "משוב כלפי מעלה" - עליכם לשים לב היטב לטון ולבחירת המלים שלכם.
שיטה 1 מתוך 3: הערכת המצב
- 1שקול את היתרונות והחסרונות של מתן משוב. בין אם הבוס שלך ביקש ממך משוב ובין אם התנדבת, חשוב כיצד מתן משוב עשוי להועיל לך או למקום העבודה שלך. שקול אם אתה נתקל בסיכונים כלשהם במתן משוב למנהל שלך.
- נסה לראות דברים מנקודת מבטו של המנהל שלך. אם יש לך בעיה בדרך שהם עושים משהו, בדוק מדוע בחרו להשתמש בשיטה זו וכיצד היא מועילה להם. וודאו שמדובר ביותר מסתם חיית מחמד אישית שלכם.
- בדוק אלטרנטיבות שלדעתך יעבדו טוב יותר, ונסה לעבור דרכן בראשך. החליטו האם האלטרנטיבה היא שיפור משמעותי לעומת המצב הקיים.
- 2בדוק את כוונותיך. רוב המנהלים מקדמים בברכה כל משוב, כי הוא נועד כדי להגביר את היעילות במקום העבודה או פרודוקטיביות או לחסוך את הכסף לחברה. הכוונות שלך צריכות להיות ממוקדות בתועלת כלשהי לעסק, ולא בעצמך.
- היזהר במיוחד ממניעים אישיים אם אתה והמנהל שלך מנהלים מערכת יחסים תחרותית, או אם אתה גם רץ לתפקיד ניהולי. במצב זה, המנהל שלך עשוי לחשוד שיש לך כוונות אישיות גם אם אין לך.
- 3הערך עד כמה המנהל שלך פתוח למשוב. ייתכן שהמנהל שלך אינו קולט למשוב שלך, תלוי ביחסים שלך איתם וכמה זמן אתה עובד יחד. זה יקבע כיצד אתה ניגש למנהל שלך. לדוגמא, אם אתה והמנהל שלך מפנים תדירות לעיתים קרובות, יתכן שהם לא יהיו פתוחים למשוב כלשהו ממך. במערכת יחסים הפכפכה, תרצה להתאים את המשוב שלך כך שתתמקד תחילה במשוב חיובי ותדגיש שיש לך כבוד למנהל שלך.
- אם יש לך ספק, פנה למנהל שלך ופשוט שאל אם הוא יהיה פתוח למשוב בנושא מסוים.
- אלא אם כן יש לך קשר הדוק עם המנהל שלך שחוזר שנה או יותר, הם כנראה לא יהיו פתוחים למשוב כללי לגבי סגנון הניהול שלהם.
לדוגמא, אם אתה והמנהל שלך מפנים לעיתים קרובות ראש, יתכן שהם לא יהיו פתוחים למשוב כלשהו ממך. - 4שאל שאלות כאשר המנהל שלך מבקש משוב. בדרך כלל כאשר מנהל מבקש משוב, הם באמת מחפשים תשובות לשאלה אחת או שתיים ספציפיות שיש להם. אם אתה מדבר על משהו אחר, אתה מסתכן בחריגה מגבולותיך.
- אם ישנם אזורים אחרים פרט לאלה שמנהלך רשום עליהם ברצונך לתת משוב, העלה אותם באופן ספציפי. לדוגמה, אתה יכול לומר "אני יודע שאתה מחפש משוב על פרויקט Lumbergh, אבל יש לי גם מחשבות על הטיפול בדוחות TPS. האם אוכל לדבר איתך גם על זה?"
- 5הימנע ממתן משוב למנהלים לא מקבלים. גם אם המנהל שלך מבקש ספציפית משוב, אתה שם הרבה על הקו אם הם לא הולכים להיות פתוחים אליו. אם אינך חושב שמשובך ישמש לתועלת כלשהי, שמור אותו לעצמך.
- בחלק מהמקרים, המנהלים גם אומרים שהם מחפשים משוב, אבל הם באמת רק מחפשים אישור להחלטות שלהם ולא משוב אמיתי.
- שוחח עם עמיתים לעבודה אחרים אם אינך בטוח כיצד להגיב כאשר המנהל שלך מבקש משוב.
שיטה 2 מתוך 3: הגדרת הטון הנכון
- 1פגוש את הבוס שלך אחד על אחד. במיוחד אם ברצונך להעביר משוב קריטי או שלילי, זה צריך להיעשות באופן פרטי. כשאתה קובע פגישה פרטית, הודיע למנהל שלך על מה אתה רוצה לדבר.
- לדוגמה, אתה יכול לומר "האם אוכל לתזמן זמן להיפגש איתך באופן פרטי? אני רק רוצה לדון בכמה חוסר יעילות ששמתי לב אליהם בטיפול בדוחות TPS."
- להודיע למנהל שלך על מה אתה רוצה לדבר נותן להם הזדמנות להתכונן לדיון ולקרוא את הנושא, במידת הצורך. קביעת פגישה מראה להם גם שאתה מכבד את זמנם.
- 2התכונן לשיחה. מתווה ישמור אותך על המסלול במהלך הדיון ויעזור להבטיח שאמרת את כל מה שאתה מרגיש שאתה צריך לומר. זה יכול לעזור לך לשמור על פוקוס אם אתה נהיה עצבני לדבר עם הבוס שלך.
- רשמו את עובדות המצב עליו אתם רוצים לדבר, כולל תיאור קצר. תלוי בסוג המשוב שאתה מציע, ייתכן שתרצה לתאר את המשימות הקשורות שלך.
- לדוגמא, אם ברצונך להעביר למנהל שלך שהם אינם מוסרים את אחריותך היטב, תוכל לכתוב "זו הייתה הבנתי שתפקידי היה להעביר את הדוחות לדו"ח הישיר שלי ביום שני. עכשיו אומרים לי שאני אמור להגיש אותם גם למשרד אחר, ביום שישי הקודם. "
- 3להפגין מניע בונה. המנהל שלך יהיה פחות קולט למשוב שלך אם הוא קולט שאתה סתם מנסה לתקוע אותם או להוריד אותם ברמה. גם אם הביקורת שלך היא אישית, הישאר ממוקד כיצד הצעתך תשפר את מקום העבודה או את העסק.
- האיזון יכול להיות מסובך אם התלונה שלך נוגעת להרגל אישי או לסגנון של המנהל שלך. כאן, התמקדו בחלופות שיהיו קלות לאימוץ ויעשו הבדל משמעותי.
אם יש לך ספק, פנה למנהל שלך ופשוט שאל אם הוא יהיה פתוח למשוב בנושא מסוים. - 4כלול משוב חיובי כדי לאזן את השלילי. רוב האנשים מגיבים טוב יותר למשובים שליליים כאשר אומרים להם גם מה הם עושים נכון. אחרת, הם עלולים לקבל הגנה. משוב חיובי יכול גם לעזור להרגיע את המנהל שלך ולהפוך אותו לקולט יותר.
- משוב חיובי חשוב במיוחד אם בדרך כלל יש לך מערכת יחסים מתוחה עם המנהל שלך. זה יכול להיות בעל השפעה משמעותית אם מעולם לא החמיאת למנהל שלך בעבר.
- וודא שהמשוב החיובי שלך הוא כנה - נסה להפוך אותו לספציפי ככל האפשר, מכיוון שלפרטים יש משקל רב יותר מכלליות. לדוגמה, "התרשמתי שלך הטיפול של חשבון האבן האפורה - כולם שכתב אותו," הוא טוב יותר מאשר "אתה בטוח יודע איך לשמור על הלקוחות."
- 5דבר מנקודת מבטך. במקום לבטא הצהרות כלליות או האשמות, הגדר את המשוב שלך במונחים של התצפיות האישיות שלך. זה מאפשר מקום לדיון תוך שימת דגש על מגבלות נקודת המבט שלך.
- סביר להניח שהמנהל שלך ייסגר ויתגונן אם תתחיל לדבר על, למשל, מה היית עושה אם היית בנעליהם. זכור כי ייתכן שהמנהל שלך מתמודד עם גורמים אחרים שאינך יודע עליהם דבר.
- הימנע מהזכרת עמיתים אחרים אלא אם כן נשאל במפורש אם מישהו אחר מסכים עם המשוב שלך. אתה לא רוצה שזה ייראה כאילו כולם דיברו על המנהל שלך מאחורי הגב.
- 6שמור על הנושא פרטי. אלא אם העניין שאתה רוצה לדון עם המנהל שלך הוא רציני, כגון בעיה של הטרדה מינית, הימנע מלדון בפגישה שלך או במשוב שלך עם אחד מהעמיתים לעבודה שלך.
- אל תשלח את ההערות שלך לפגישה בדוא"ל לעצמך או לאף אחד אחר. אתה לא רוצה שהם יהיו קיימים בשרתי החברה שבהם מישהו יכול לקרוא אותם.
- לאחר סיום הפגישה, גרוס את כל ההערות שיש לך או תן אותן למנהל שלך ואפשר לו להיפטר מהן כראות עיניו. זה מתקשר שאתה שומר את העניין בין שניכם ומכבד את פרטיות המנהל שלך.
שיטה 3 מתוך 3: שמירה על פרודוקטיביות השיחה
- 1הימנע מלהיות אישי. אם המנהל שלך מתעצבן, או שנראה שאינו מקבל את המשוב שלך, זה יכול להיות מפתה לקרוא לתקלות נתפסות באישיות המנהל שלך. היצמד לפעולות במקום להעלות תכונות אישיות שאינן משפיעות מעט על העניין העומד על הפרק.
- תחשוב על המצב כמו כל ויכוח. כל סיכוי לדיון יצרני הולך לאיבוד ברגע שמתחילים להעליב זה את זה.
- 2הישאר בנושא. כשאתה מדבר עם המנהל שלך, אתה עשוי להיזכר בנושאים אחרים שיש לך בסגנון הניהול שלהם. יתכן שתזכר בעניינים אחרים הגורמים לחוסר יעילות או בעיות במקום העבודה. השאר אותם לפעם אחרת.
- אם משהו נראה חשוב, רשמו הערה נפשית לבחון אותו והעלו אותו בהזדמנות נפרדת במועד מאוחר יותר.
- להישאר ממוקד בנושא עומד בפני המנהל שלך שאתה מכבד את זמנם ורוצה לראות את החברה מצליחה.
בין אם הבוס שלך ביקש ממך משוב ובין אם התנדבת, חשוב כיצד מתן משוב עשוי להועיל לך או למקום העבודה שלך. - 3היו פתוחים לדיון. למנהל שלך יכולות להיות סיבות לגיטימיות לעשות דברים בדרך מסוימת, או שהם מתמודדים עם גורמים שלא ידעת לך. דבר בגלוי על חששותיך ואז תן להם הזדמנות להסביר.
- כשהמנהל שלך מדבר, הקשיב. אל תפריע או תסתור את דבריהם. לאחר שסיימו, חזור על הדברים שאמרו כדי שידעו מה אתה מבין. אפשר להם לתקן כל אי הבנה.
- כאשר אתה והמנהל שלך מגיעים להסכמה על משהו, חזור על ההבנה וקבל את הסכמת המנהל שלך שאתה מסכים לכך. ואז קדימה משם.
- 4שאל את המנהל שלך לגבי העדפות המשוב שלהם. אם המנהל שלך מסתגר לחלוטין ואינו מוכן להקשיב או לקבל משוב כלשהו, תן להם את היתרון של הספק. גלה כיצד התקרבת למצב לא נכון ומה תוכל לעשות בעתיד.
- התייחס לתהליך כולו כחוויה לימודית. אם המנהל שלך מנתק אותך או מציין שהוא לא רוצה להקשיב לך, אתה יכול לומר: "אני מבין שאתה לא רוצה משוב ממני על דוחות ה- TPS. האם יש תחומים אחרים בהם אתה מברך עליי קלט? אני רוצה לתרום יותר לחברה. "
- 5עקוב אחר הדיון. ללא קשר לתוצאות הפגישה שלך, המנהל שלך יעריך פתק בכתב ממך המודה להם על ההזדמנות לספק להם משוב.
- אם שניכם הסכמתם לשינויים כלשהם, תוכלו להזכיר אותם ולדון בכל מה שעשיתם כדי להקל על השינויים הללו.
- אם לא הצלחת להגיע להסכמה כלשהי, או שהמנהל שלך לא קיבל את המשוב שלך, אתה עדיין צריך לשלוח להם פתק קצר המודה להם על זמנם.
- סגור את ההערה שלך על ידי אמירת המנהל שלך כמה אתה מתרגש או נלהב לתרום להצלחת החברה. הזמן אותם לבקש את המשוב שלך בעתיד.
