כיצד לתכנן נסיגת עובד?
מנחה יכול גם לעזור לך לתכנן את הנסיגה ולהחליט על יעד ולוח זמנים לנסיגה.
נסיגה של עובד יכולה להיות הפסקה נהדרת מהיום יום במקום העבודה שלך, ולתת לך הזדמנות לחקור אסטרטגיות חדשות ולבנות זו את זו כצוות. כדי להפוך אותו ליעיל ככל האפשר, עליך לתכנן את נסיגתך מבעוד מועד. התחל בתכנון הלוגיסטיקה, ואז המשך ללוח הזמנים.
חלק 1 מתוך 3: תכנון הלוגיסטיקה
- 1זהה מטרה. לפני שתחליט כיצד ברצונך לנהל את הנסיגה שלך, עליך לזכור מטרה. אולי אתה רוצה נסיגה שתבנה אחדות בקרב הצוות שלך. לחלופין, אולי אתה רוצה נסיגה שבה אתה סיעור מוחות רעיונות חדשים עבור החברה שלך. אפשרות נוספת היא נסיגה שנועדה להכשיר את העובדים שלך במיומנויות חדשות. לא משנה מה תבחר, זה יקבע כיצד אתה מתכנן את נסיגתך.
- למטרות אחרות יכול לכלול הבאת אנשים בבית מרחקים ארוכים ביחד או עידוד לכל העובדים יש אינטרס תכנון מה קדימה עבור החברה.
- יתכן שתגלה שאתה זקוק לסוגים שונים של נסיגות בזמנים שונים. לדוגמא, יתכן שתזדקק לנסיגות בניית צוות כאשר אתה פותח חברה לראשונה או כשיש לך מחזור גדול, ואילו בהמשך, ייתכן שתצטרך נסיגה המתמקדת בהתמודדות עם השינויים בחברה שלך.
- 2הכן את התקציב שלך. לפני שתוכלו באמת לתכנן את נסיגתכם, עליכם להחליט בדיוק כמה תוכלו להוציא על כך. זה כולל הוצאות על לוח ועלויות נסיעה. עליכם לחשוב גם כמה זמן אתם רוצים שהמשרד ייסגר (אם בכלל), כמו גם כמה זמן יקדישו העובדים להכנה לקראת הנסיגה. שקול את כל הגורמים הללו בעת עריכת התקציב שלך.
- 3וודא שאנשים אחרים יש לומר דבר בנסיגה. אם אתה רוצה שאנשים יקבלו משהו מהנסיגה שלך, הם צריכים להיות מושקעים. קח הצעות מהעובדים איזה סוג של נסיגה יעבוד הכי טוב ועל מה צריך לדבר בנסיגה. אם יש להם אמירה מה קורה, יש סיכוי גבוה יותר שהם ישתתפו.
- נסה לשלוח דוא"ל ובקש הצעות. אתה יכול גם לקבל תיבת הצעות אנונימיות לגבי הנסיגה.
- אפשרות נוספת היא לשלוח שאלה לכלל העובדים. שלחו את התשובות למנחה. למשל, תוכלו לשאול: "מה יגרום לנסיגה זו להצליח?"
טיפ מומחהחשוב לבחור איפשהו שבו אנשים מוסמכים להיות הם עצמם. ככה לכולם יש יותר כיף.
- 4בחר מיקום הרחק מהמשרד. זה עשוי להיות מפתה פשוט לסגת במשרד שלך כדי לעזור לחסוך כסף. עם זאת, זה בדרך כלל לא מספיק הפסקה מהיום להיום כדי להיות יעיל באמת. הוצאת אנשים מהשגרה שלהם יכולה לעזור ביצירת רעיונות חדשים ומערכות יחסים חדשות.
- גם אם לחברה שלך אין סכום גדול של כסף להוציא על נסיגה, אתה עדיין יכול לעזור להעביר את העובדים שלך מהמשרד. לדוגמה, תוכל לשכור חדר בספרייה מקומית או אפילו לקבל אותו בביתן הפארק הסמוך אם מזג האוויר נאה. אפשרות נוספת היא לבקש מלקוחות להשתמש במרחבים שיש להם.
- אם יש לך יותר כסף, השמיים הם הגבול. אתה יכול לבודד את עצמך באיזה מיקום עץ או ללכת למשהו מרגש יותר, כגון לאס וגאס.
כדי להפוך אותו ליעיל ככל האפשר, עליך לתכנן את נסיגתך מבעוד מועד. - 5ודא שבמיקום שלך יש את כל מה שאתה צריך. כשאתה מסתכל על מיקום, הקפד לבדוק את הפרטים. זה צריך להיות מקום שבו כולכם יכולים לעבוד יחד. זה צריך שיהיה לך אינטרנט מהיר אם אתה מתכנן לעבוד על המחשבים שלך, יחד עם מקומות להתחבר אליו. תזדקק גם לגישה לאוכל טוב, גם אם זה רק להזמין. בנוסף, לא כואב שיש לך רקע נחמד, כך שזה באמת מרגיש כמו נסיגה, ולא רק יותר עבודה.
- 6החליטו אם אתם רוצים מנחה. אתה עשוי לחשוב שאתה יכול לנהל את הנסיגה בעצמך, ואולי אתה צודק. עם זאת, עזרה מבחוץ יכולה להיות שימושית. מנחים יכולים להגיע מתוך החברה שלך, אם החברה שלך גדולה, למשל ממחלקת משאבי אנוש או מחלקה אחרת שיש לה מעט אינטראקציה עם עצמך. לחלופין, הם יכולים להגיע מחברת ייעוץ חיצונית.
- המנחה צריך להיות מומחה לדינמיקה קבוצתית, ולא בתחום שלך. המנחה יעזור בהנחיית דיונים, יקל על החלטות ויעודד עבודת צוות. מנחה יכול גם לעזור לך לתכנן את הנסיגה ולהחליט על יעד ולוח זמנים לנסיגה. בנוסף, המנחה משמש כמקליט רשמי של האירוע, כך שתדעו מה נאמר.
- קיום מנחה מאפשר לך להשתתף בפועל בנסיגה, ולא פשוט להפעיל אותה. זה יכול לעזור גם אם יש לך לחימה במשרד ואתה משתמש בנסיגה כדי לפתור בעיות אלה. מנחה עשוי להיות מצויד טוב יותר לטיפול בקבוצה גדולה, במיוחד אם בנסיגתך יהיו יותר מ -20 אנשים.
- בנוסף, מנחה יכול לעזור לייצר רעיונות חדשים בדרכים שאולי לא תוכלו. כלומר, אתה עובד עם העובדים שלך באופן קבוע, כך שהם יגיבו בדרכים צפויות עבורך. מישהו חדש יכול לעזור ליצור אווירה אחרת עם העובדים שלך, ולפתוח אותם להשתתפות רבה יותר.
- 7החליטו איך תעשו אוכל. במהלך נסיגה, תוכלו לקבל אוכל על ידי המלון או קייטרינג חיצוני. אתה יכול לאפשר לאנשים לקבל אוכל בעצמם עם קצבה יומית, או שאתה יכול אפילו לעודד את בניית הצוות על ידי קיום בישול לילי. לא משנה מה הדרך, עליכם לתכנן מבעוד מועד.
- דאגו לענות על הצרכים התזונתיים של העובדים שלכם. יש אפשרויות בריא וגם אפשרויות לא כל כך בריאות, כמו גם אפשרויות צמחוניות ונטולות גלוטן, אם זה מתאים.
- אם אתם מגישים אלכוהול ושכרתם ברמנים, וודאו שיש לכם מספיק צוות שיגיש משקאות. כמו כן, וודא שלכולם תהיה דרך בטוחה הביתה אם מדובר בנהיגה.
- 8תן לעובדים שלך מידע מבעוד מועד. אחת הדרכים לעזור להקל על דיון טוב יותר בנסיגה היא לספק להם סרטוני מידע או מצגות מבעוד מועד. בדרך זו הם יכולים לקרוא את המידע על המטוס או בעבודה ולהיות מוכנים לרדת לדיון בנסיגה.
חלק 2 מתוך 3: קביעת לוח זמנים
- 1החליטו על משך הנסיגה. כמה זמן הנסיגה שלך תתבסס על מספר גורמים. אחד, כמובן, יהיה כמה כסף יש לך כדי לממן נסיגה. עם זאת, כמה ימי עבודה שאתה רוצה לוותר יגביל גם את משך הזמן שתרצה הנסיגה. נסיגה יכולה להיות קצרה ביום אחד או למשך שבוע, תלוי מה אתה רוצה להשיג בנסיגה.
- לדוגמא, ניתן לבצע נסיגה לבניית צוות ביום אחד, אך נסיגות מעורבות יותר, כמו אלו המעוניינות לשנות את כיוון החברה, יצטרכו זמן רב יותר.
- 2החליטו באילו נושאים תעסקו בדיוק. החלטתם על מטרה עיקרית, חלקו זאת לבעיות קטנות יותר. זכור כי אינך רוצה לתזמן יתר. תנו לעובדים שלכם את הזמן הדרוש להם לעבוד על כל בעיה במקום לקצר כל משימה, ולהשאיר אתכם עם פתרונות חצי מוגמרים.
- 3הכינו לוח זמנים יומיומי. אתה אמור לקבוע את היום כדי שהעובדים שלך יידעו למה לצפות. נסו לא להתחיל את זה מוקדם מדי, מכיוון שמדובר בנסיגה. קבעו זמן לפגישות דיון ומגישים, כמו גם זמן שנקבע לארוחות ולהפסקות.
- היה מציאותי לגבי זמני הארוחות. אם אתם מספקים את כל האוכל, שעה בצהריים עשויה להיות סבירה. אם אינך נמצא בעיר חדשה, כדאי שתאפשר לעובדים שלך זמן רב יותר למצוא ארוחת צהריים ולחזור.
- זכור לתזמן את זמן ההפסקה. לא לכולם יש את האנרגיה הנפשית להיות "על" עם עמיתים לעבודה כל היום, כל יום, אפילו לתוך הלילה. יש אנשים שצריכים זמן לבד להיטען.
לפני שתוכלו באמת לתכנן את הנסיגה שלכם, עליכם להחליט בדיוק כמה תוכלו להוציא על כך. - 4בחר מגישים. אם אתה רוצה לכסות נושאים מסוימים, עליך לדעת מבעוד מועד מי יציג את המצגות האלה. אתה יכול לגרום ליועצים חיצוניים להגיש מצגות או ללמד מיומנויות חדשות, אך אתה יכול גם לעובדים להציג מידע על המחלקות שלהם או על הפרויקטים הנוכחיים. קבעו את המגישים לתכנית, תוך התחשבות במה שהכי חשוב שיהיה לכם מראש.
- 5הפוך את העובדים למידע טוב יותר. כאשר אתם מתכננים את נסיגתכם, יש ליידע את עובדיכם על כל פרטי הנסיעה מבעוד מועד. חודש הוא המינימום, אך זמן רב יותר הוא אידיאלי. אתה צריך גם להחליט איך העובדים יגיעו לאן שאתה הולך, וכיצד יוחזר להם. לדוגמה, אם אתה טס, אתה יכול לאפשר לעובדים לתזמן טיסות משלהם ולספק להם כרטיס אשראי של החברה או החזר לאחר מעשה.
- שלח את הפרטים במספר פורמטים, כולל דוא"ל וחבילה פיזית. יש גם לפרסם מידע ברחבי המשרד.
חלק 3 מתוך 3: בעקבות כמה הנחיות בסיסיות
- 1להתנתק מהיום יום. נסיגה עובדת היא הזדמנות להתרחק מכל הבנאליות של חיי היום יום בעבודה. זו הזדמנות לסגת אחורה ולהסתכל על התמונה הגדולה יותר. אל תבזבז את הזמן בהתמקדות בפרטים הקטנים. נסוג לאחור והתמקד בהקדמת החברה שלך.
- אחת הדרכים להתמקד בתמונה הגדולה יותר היא לדבר על 3 Ws. כלומר, התמקדו במי שאתם כארגון, במה אתם עושים כארגון ולמה אתם עושים זאת.
- 2החליטו כיצד יתקבלו החלטות. אם מטרת הנסיגה שלך היא לקבל החלטות חשובות לגבי החברה, כיצד להחליט החלטות אלו יש להחליט מראש. על המשתתפים לדעת, למשל, אם ההחלטות יתקבלו ברוב קולות.
- כמו כן, על המשתתפים לדעת האם הם ממליצים להנהגה או שהם מקבלים החלטות שההנהגה תעמוד בה. זה יכול לערער את העבודה שאתה עושה בנסיגה אם המשתתפים חושבים שהמנהיגות תעמוד בהחלטותיהם, ואז ההנהגה בוחרת ליישם רק חלקים מסוימים.
- 3שיהיה לכולם לומר. הדיון צריך להיות פתוח לכל מי שנמצא בנסיגה, ולא רק למנהיגים. אם אתה רק רוצה שאנשים מסוימים יגידו, זה מי שאתה צריך להביא לנסיגה. אל תביא אנשים רק כדי להשתיק את דעתם.
- אחת הדרכים בהן תוכלו להפוך את זה ליותר פתוח לכולם היא לחלק נייר וסמנים דומים. ואז אנשים יכולים לרשום רעיונות על הנייר שיעזרו ליצור דיון.
- אתה יכול גם להנחות את המנחה אנשים לדבר שעדיין לא אמרו הרבה בנסיגה.
- 4תבין שאתה יכול לקבל יותר ממטרה אחת. כלומר, אולי תרצו להתמקד ביצירת רעיונות חדשים עבור החברה, אך למרות זאת תוכלו להקדיש זמן לבניית הצוות שלכם. זרוק כמה תרגילי בניית צוות בצד שיעזרו לעודד אנשים לעבוד יחד ולהכיר אחד את השני.
- בניית צוותים יכולה להיות חלק מהעבודה. כלומר, כאשר עובדים על בעיה, עודדו אנשים לעבוד יחד כדי לפתור אותה.
- 5אל תתמקד בעבודה בלבד. לא משנה מה מטרת הנסיגה שלך, זה הזמן שאנשים יכירו זה את זה. הקפידו לבנות בזמן הרחק מהמחשבים, כשאנשים יכולים לאכול יחד או לתפוס הופעה ביחד. אם אתם יוצאים לדרך ביער, הזמינו את זמני הארוחות לכולם להתכנס ולבשל.
קח הצעות מהעובדים איזה סוג של נסיגה יעבוד הכי טוב ועל מה צריך לדבר בנסיגה. - 6הישאר בנושא. בריטריטים, בדיוק כמו בכל פגישה, זה יכול להיות מפתה לצאת למשיקים. עם זאת, חשוב להישאר בנושא ככל האפשר. אחת הדרכים לעזור לקבוצה להישאר בנושא היא לשמור רעיונות אחרים להמשך. אם מישהו מתחיל לנגוע, רשום אותו וחזור לרעיונות השמורים האלה בהמשך היום.
- 7אל תפחד להיכנס לקבוצות קטנות יותר. קבוצות קטנות יותר יכולות לפעמים לתקוף בעיות בצורה יעילה יותר. אם אתה עובד על בעיה גדולה או פרויקט, פרוש לנתחים הניתנים לניהול יותר, והתן לצוותים בודדים לעבוד על כל חלק. בדרך זו, לאנשים רבים יותר יש לומר את התוצאה הסופית.
- 8הכינו תוכנית לפעולה. אם מטרת הנסיגה שלך היא ליישם אסטרטגיות חדשות או לפתור בעיה, אתה לא יכול פשוט להעלות רעיונות. אתה זקוק לצעדים הניתנים לביצוע כיצד זה יושם כשתחזור למשרד שלך. הקצה משימות ליחידים או לצוותים, ותן להם להעלות תוכנית כיצד זה יעבוד במשרד. עליך גם ליצור מועדים, יחד עם האדם או הצוות, לתוכניות אלה.
- 9צפו לתחקיר מהמנחה. חלק מתפקידו של המנחה יהיה לסכם ולהעריך את המתרחש בנסיגה. בתוך שבוע אתה אמור לקבל את ההערכה הזו, ואתה אמור להיות מסוגל להעביר כל ניתוח מתאים לעובדים שלך. הדו"ח צריך להתמקד במה שהלך טוב, אך גם במה שניתן לשפר בעתיד.
- וודא שאתה מנצל את זמנך בחוכמה ושמור על המטרות המוצהרות. וודאו שלכל אחד מהצוות שלכם יש לומר את הדברים החשובים וכולם משתפים פעולה זה עם זה.
