איך לחסום זמן?
כדי לחסום זמן, ערוך רשימה של המשימות האופייניות שלך ליום העבודה וכמה זמן בדרך כלל לוקח לך להשלים. אתה גם רוצה להכין רשימה של פעילויות שאינך עובד וכל פרויקטים גדולים של הפסקות שעומדות לרשותך. לאחר שהרשימות שלך הושלמו, חסום זמן למשימות הקשות ביותר שלך כשאתה פרודוקטיבי ביותר, שלעתים קרובות הוא נמצא בתחילת יום העבודה. השקיעו לפחות שעה אחת במשימה העדיפה עליכם. לאחר מכן, השתמש בחסימת הזמן הבאה שלך בפריט העדיפות הגבוה ביותר הבא שלך, ועבר את היום בצורה זו. כדי ללמוד כיצד להשתמש ביומן דיגיטלי כדי לעקוב אחר חסימות זמן, המשך לקרוא!
כדי לחסום זמן, ערוך רשימה של המשימות האופייניות שלך ליום העבודה וכמה זמן בדרך כלל לוקח לך להשלים.
חסימת זמן היא סוג של תזמון שיכול לעזור לך לנהל את הזמן שלך טוב יותר. במקום לעבוד לפי השעון, תוכלו להתמקד בגימור משימות גדולות וקטנות אחת אחת. זה יעזור לך להגביל את הסחות הדעת, לבצע דברים מהר יותר ולהשאיר אותך פחות המומים מרשימות מטלות ארוכות. כדי לחסום זמן בצורה יעילה, תצטרך להבין אילו דברים אתה צריך לעשות בכל יום, חודש ושנה. לאחר מכן תוכל לשים לוח זמנים ולעמוד בו.
חלק 1 מתוך 3: פירוק עומס העבודה
- 1זהה את סדר העדיפויות הגדול ביותר שלך. חשוב על מה הכי חשוב לך לעבוד כל יום. זה יכול להיות לאט לאט השלמת פרויקט ארוך טווח, או סיום משימות שיעורים לשיעור סופר קשוח. ערוך רשימה של שלושת סדרי העדיפויות המובילים שלך בעבודה.
- 2ערכו רשימה של המשימות האופייניות ליום העבודה שלכם. מעבר לדברים הגדולים יותר, כנראה שיש לך טונות של דברים אחרים שמתרחשים כל יום. כתוב את המשימות הקטנות יותר, וציין כמה זמן לוקח לך בדרך כלל לבצע.
- זה יכול להיות מענה למיילים או לשיחות טלפון, קידום החברה שלך ברשתות החברתיות או פרסום תגובה מקוונת על ספר שקראת לשיעור האנגלית שלך.
- 3ערכו רשימה של פעילויות שאינכם עובדים. חשוב מה חשוב לך שאינו קשור לעבודה. זה יכול להיות בילוי עם המשפחה שלך, לצאת לדייט עם מישהו מיוחד שלך או לתפוס סרט כל כמה זמן. אל תשכח לציין גם חופשות גדולות!
קבעו את שאר היום בבלוקים קצרים יותר המוקדשים למשימה אחת לכל בלוק.
חלק 2 מתוך 3: קביעת לוח הזמנים
- 1תכנן לסיים משימות, לא לעבוד לפי השעון. אל תחשוב על יום העבודה שלך כמסובב סביב שעון. במקום זאת, יהיו לך מספר משימות שתקבע להן חסימות זמן לסיום. לאחר שתסיים את המשימות, סיימת עם העבודה.
- אז במקום שיהיה לכם רשימת מטלות אקראית שעליכם לסיים לפני השעה חמש, יהיו לכם כמה גושי זמן המוקדשים להשלמת פרויקטים בודדים אחד בכל פעם.
- זה לא אומר שאתה עדיין לא תהיה בשגרה. חסימות הזמן שלך צריכות להיות עקביות מיום ליום.
- 2חסום זמן למשימות הקשות ביותר שלך כשאתה פרודוקטיבי ביותר. עבור רוב האנשים זה יהיה ממש בתחילת יום העבודה. הקדישו לפחות שעה אחת למשימה העדיפה עליכם. התחל שם ואז עבר לחסימת הזמן הבאה לפי סדר העדיפויות.
- לדוגמה, אם אתה יודע שאתה עובד הכי טוב לפני הצהריים, תכנן להעביר את החסימה לפני הפסקת הצהריים שלך למשימה הכי קשה שלך - אולי הצעת תקציב שתגיע בעוד חצי שנה.
- בדרך כלל חסימות זמן אינן יעילות אם הן נמשכות יותר מכמה שעות.
- 3חסום את שאר היום לפי משימות. קבעו את שאר היום בבלוקים קצרים יותר המוקדשים למשימה אחת לכל בלוק. חסימות אלה צריכות לעבור לפי סדר עדיפות, מכיוון שרמת האנרגיה שלך ככל הנראה תרד במהלך היום. אתה תרגיש טוב יותר אם אתה יודע שהדברים הקשים נעשים מוקדם ככל האפשר.
- אם אתה טיפוס האדם שהאנרגיה שלו גדלה ככל שעובר היום, אל תהסס להפוך את סדר המשימות שאתה מתמודד איתן. הפוך את לוח הזמנים לעבודה עבורך!
- כך, למשל, אם טיפלתם במשימה הקשה ביותר בבוקר, חלקו את אחר הצהריים לשניים, שלושה או ארבעה בלוקים של זמן (כל אחד מהם נמשך שעה-שעתיים). הראשונה יכולה להיות למיפוי אסטרטגיות מכירה עתידיות, הבאה לפגישות עם הצוות שלך וכן הלאה.
- לוח הזמנים של כולם יהיה שונה. יהיה עליך להחליט מה הכי חשוב לעבודה שלך בכל יום נתון.
- 4התמודד עם פריטי העדיפות הנמוכה ביותר בסוף היום. התייחס לבעיות פחות מסובכות בשעות מאוחרות של היום, כשאתה עייף וכנראה לא מרגיש פרודוקטיבי או יצירתי במיוחד. אלה צריכות להיות משימות חסרות נפש או מונוטוניות יחסית, ואינן דורשות חשיבה ביקורתית רבה.
- משימות בעדיפות נמוכה יותר יכולות לכלול מענה לדוא"ל ושיחות. עליכם לתכנן לעשות זאת באותה שעה בכל יום. הודיעו לעמיתיכם שאלה "שעות המשרד" שלכם, ותמיד תגיבו להודעות דוא"ל ושיחות במהלך חסימת הזמן הזו.
- 5הוסף בלוקים לתכנון. מכיוון שחסימת זמן קשורה לתזמון ותכנון מתקדם, עליכם לפנות זמן גם לכך! הקצה יום אחד לתכנון שנתי (לפרויקטים ארוכי טווח) בכל שנה, שעה בכל חודש לתכנון חודשי, ושעה בכל שבוע לתכנון שבועי.
- המשמעות היא שכל התזמון והכתיבה של רשימות המטלות צריכים להתרחש רק בבלוקים שהקציתם לתכנון.
לאחר מכן, השתמש בחסימת הזמן הבאה שלך בפריט העדיפות הגבוה ביותר הבא שלך, ועבר את היום בצורה זו. - 6אל תשכח לשריין חופש. קבעו זמן לבילוי עם המשפחה והחברים בכל שבוע. הזן חסם זמן גדול לחופשה גדולה פעם או פעמיים בשנה. זכרו להוסיף גם בלוקים לעבודה על הבית או לניקיון.
- 7קבעו גוש זמן ריק בכל יום לגמישות. זה לא חייב להיות חסם ענק. נסה לחסום 30 דקות והגדיל אותו אם אתה צריך. זה יכול להיות למשימות שעולות על גדותיהן מעבר לבלוקים המוגדרים שלהן, או אסונות לא צפויים שאתה צריך להתמודד איתם מיד.
חלק 3 מתוך 3: המשך לטווח הארוך
- 1השתמש ביומן נייר או ביומן דיגיטלי כדי לעקוב אחר החסימות שלך. במיוחד כשאתה מתחיל את הדרך הראשונה, יתכן שיהיה קשה לעקוב אחר הבלוקים השונים שלך. השתמש באפליקציית לוח שנה בסמארטפון שלך עם טיימרים ותזכורות. אתה יכול גם לקנות לוח שולחן גדול ולתייג את הימים, החודשים והשנה באמצעות הבלוקים שלך.
- 2צבע את לוח השנה שלך. הן אפשרויות הנייר והן הדיגיטליות מאפשרות לך לקודד צבע, וכדאי לנצל. תייג גושי זמן שונים בצבעים קבועים. אתה יכול אפילו להתאים זאת לרמת העדיפות. אדום יכול להיות משימות בעדיפות גבוהה, צהוב בינוני וירוק נמוך.
- לנייר, השתמש בטושים או הדגשות בצבעים שונים. לדיגיטל, בדוק את ההגדרות באפליקציה או בתוכנה שבה אתה משתמש ופעל לפי ההוראות לקידוד צבע.
- 3היו פתוחים לגבי לוח הזמנים שלכם עם עמיתים לעבודה ומשפחה. על מנת שלוח הזמנים שלך יעבוד, אנשים אחרים בחייך צריכים ללמוד לכבד אותו. שקול לשלוח דוא"ל לעבודה שלך על חסימות הזמן שלך כדי שיידעו למה לצפות מיום העבודה שלך. אתה יכול גם לספר למשפחה שלך על התוכניות שלך ולבקש ממנה שיעזרו לך לעמוד בזה.
- אל תצפה מכולם לעצב את לוחות הזמנים שלהם לשלך. לפני שתסיים את החסימות שלך, ודא שחסימת הזמן שלך לא גורמת לבעיות תזמון עבור מישהו שאתה עובד או חי איתו.
כדי לחסום זמן בצורה יעילה, תצטרך להבין אילו דברים אתה צריך לעשות בכל יום, חודש ושנה. - 4התחייבו לשגרה לפחות חודש. כמו כל שגרה, עליכם להתחייב לחסימת זמן בכדי להפוך אותה ליעילה. זה בטח ירגיש נוקשה מדי בהתחלה, אבל תן לו לפחות שלושים ימי עבודה. בסוף החודש תוכלו לדעת האם זה עזר לכם להיות פרודוקטיביים יותר.
- 5הימנע מהסחות דעת בעבודה. כשאתה נמצא באמצע חסימות הזמן שלך, חשוב להתמקד רק במשימה שלפניך. שים את הטלפון שלך על שקט, מזעור רעשי רקע וכבה התראות עבור המדיה החברתית והדוא"ל שלך.
- 6עקוב אחר התפוקה שלך כדי לראות אם חסימת זמן מתאימה לך. ייתכן שחסימת זמן אינה מתאימה לכולם. ודא שזה יעבוד עבורך על ידי בדיקה אם אתה הופך להיות פרודוקטיבי יותר ברגע שאתה מארגן את לוח הזמנים שלך בדרך זו. כדי לעקוב אחר התפוקה שלך, שים לב כמה זמן לוקח לך בדרך כלל משימות בתחילת ובסוף החודש הראשון לאחר שהנחת את לוח הזמנים החדש.
- השתמש בטיימר בטלפון החכם או במחשב שלך כדי להישאר במשימה במהלך חסימות הזמן שלך. אתה יכול גם להשתמש בטיימר כדי לומר לך לחזור מהפסקות.
קרא גם: כיצד ליצור דיו קעקועים בכלא?
תגובות (1)
- המדריך הוא האתר הטוב ביותר. תודה, למדתי המון.
