כיצד להשתמש בניהול זמן במקום העבודה?
אותו אחי או ילדה הצליחו לעשות כל מה שהוא רוצה בגלל ניהול זמן נכון.
האם אתה מכיר מישהו בעבודה שיכול לסיים את כל המשימות המוטלות עליהם ועדיין נותר להם זמן לעסוק בתחביבים שלהם, ליהנות מארוחת צהריים עם בני משפחתם וחבריו, לצאת לקמפינג בסוף השבוע ואפילו לקחת אחריות רבה יותר במשרד? אתה כן, נכון? אם אתה חושב שלעמית שלך יש את הזמן טרנר של הרמיוני, אתה תטעה. אין דבר כזה Time Turners או מכונות זמן (עדיין לא). אותו אחי או ילדה הצליחו לעשות כל מה שהוא רוצה בגלל ניהול זמן נכון. מאמר זה יראה לכם כיצד זה נעשה.
שיטה 1 מתוך 2: רשימות מטלות
- 1קבל את האמת: יום אחד פירושו 24 שעות. זה חל עליכם ועל כל אחד אחר שתוכלו לעבוד איתו. אפילו הבוס שלך.
- 2התחל לעבוד לפחות חצי שעה מוקדם מהרגיל כל יום. קבל דף נייר והתיישב במקום שקט. נשמו עמוק וחשבו על כל מה שצריך לעשות.
- 3
- 4רשמו את המשימות לסיום, כפי שהן עולות על דעתכם. כלול את תאריך היעד המתאים.
- 5העדיפו את המשימות וסימנו אותן בעזרת 1, 2, 3 או A, B, C (עדיפות גבוהה, בינונית, נמוכה):
- משימות שיסתיימו תוך יום-יומיים יהיו משימות בעדיפות גבוהה. יש להקצות זמן רב יותר למשימות אלו ולהתמודד איתן תחילה.
- המשימות שייגמרו תוך 7-10 ימים יהיו בעדיפות בינונית.
- משימות שיש להן שבועיים או יותר לסיום יהיו בעדיפות נמוכה.
- 6לאחר שתסיים את כל השלבים שלמעלה, כל שעליך לעשות כעת הוא להתחיל לעבוד ולהתחיל לבדוק פריטים כשתסיים.
- 7כל משימה שלא תסיים באותו יום תעבור למחרת וכן הלאה. שמירה על רשימת המטלות עשויה להרגיש קצת קשה אם אתה לא רגיל לזה אבל מקפיד על זה למשך יום וזה יהיה קל יותר.
כל משימה שלא תסיים באותו יום תעבור למחרת וכן הלאה.
שיטה 2 מתוך 2: מטריצה דחופה- חשובה
- שיטה זו זכתה לפופולריות על ידי סטיבן קובי, א 'רוג'ר ורבקה מריל באמצעות ספרם "First Things First".
- 1קבל מחברת קטנה. שב במקום שקט וחשוב על כל מה שאתה צריך לסיים.
- 2כתוב את כל מה שיש לך כדי לסיים. תייג אותם כ"חשוב "או" דחוף "בהתבסס על הקריטריון הבא.
- חשוב שיהיו המשימות שיש להשלים על מנת להשיג את יעדיך.
- דחוף יהיה משימות הדורשות התייחסות מיידית.
- 3החליטו עד כמה פעילות חשובה ודרג אותה בסולם שבין 1-10; 10 הכי חשוב. אל תחשוב כמה פעילות דחופה.
- 4צייר מטריצה כמתואר בתמונה ותייג את הרבעים.
- 5רשמו את המשימות שלכם ברבעים על פי התיאור למטה.
- פעילויות חשובות - אלה מתייחסות לפעילויות הנוגעות למטרותיך ואינן דחופות, כלומר יש לך המון זמן לסיים אותה. דוגמה לכך הייתה הכנת דוח חודשי על הביצועים שלך.
- פעילויות קריטיות - אלה מתייחסות למשימות חשובות ודחופות. למשל: הכנת פרוטוקול פגישה או הכנת דוח יומי על ביצועים.
- הסחות דעת - אלו משימות שאינן חשובות ואינן דחופות ויש להימנע מהן במידת האפשר. למשל: צפייה בסרט, צ'אט עם חברים וכו '.
- הפרעות - פעילויות אלו דחופות אך אינן חשובות והמקור הנפוץ ביותר להפרעה יהיה עמיתייך. למשל: פגישה מהירה של חמש דקות עם הבוס שלך, עמית שמבקש ממך הבהרה על מסמך כלשהו וכו '. אם אפשר, ניתן לתזמן פעילויות אלה מתי שנוח לך.
- 6בדוק את הפריטים כשתשלים אותם. אל תניח דבר בצד למועד מאוחר יותר. אם אתה יכול לעשות משהו עכשיו; תעשה את זה.
- 7כשתסיים עם כל המשימות הקריטיות והחשובות; ליהנות מהסחות הדעת - האזינו למוזיקה, קראו ספר או הסתובבו עם עמיתיכם במקרר המים.
החליטו עד כמה פעילות חשובה ודרג אותה בסולם שבין 1-10; 10 הכי חשוב.
- היצמד לרשימת המטלות בחריצות. כל מטרתו היא לגרום לכם להתמקד במשימה שרשמתם.
- העריך כמה זמן יש לך ביום, כלומר כמה שעות עבודה. למשל: אתה עובד 9 שעות ביום. צמצם את כל הזמן המוקצב לפגישות מתוזמנות (שעה), הפסקות (1,5 שעות), ארוחת צהריים (שעה), מגבלות (שעה) וכו '. יש לך כ -4,5 שעות ביום להשלים את המשימות שלך.
- אל תתמהמה. אתה יכול להעביר משימות שלא סיימת למחרת ולמחרת ולמחרת. אבל זה יביס את כל המטרה. תני לעצמך לשבת ולסיים משימה אחת בכל פעם.
- מחברת קטנה או דף נייר ריק.
- עט.
- מדגיש.
קרא גם: איך כותבים מטרות אישיות?
שאלות ותשובות
- אני ניגש לבחינות שלי, כיצד אוכל לנהל את זמני?ראשית תרד מהמדיה החברתית. לאחר מכן, קבע לוח זמנים של מה ללמוד באיזו שעה. אחרון חביב, אל תבזבזו זמן בעשייה כמו קניות, משחקים וכו '.
- אני איש IT ואני רוצה לנהל את זמני. מה עליי לעשות?צרו לעצמכם לוח זמנים סביר והישארו בעלי מוטיבציה. זה עוזר כאשר הכל מתוכנן כך שתדע מה אתה אמור לעשות ומתי.
