איך לקבוע פגישות?
אם יש לך יום פגישות מלא לקבוע, קבע את הראשון שלך מוקדם ככל האפשר וסיים את השאר בסדר רצוף. כשאתה מדבר עם האדם שאתה מתזמן, אשר איתו את היום והשעה לפני שאתה כותב אותו בלוח השנה או המתכנן שלך. בזמן שיש לך אותם עדיין בטלפון, הקפד לבקש משך זמן שהפגישה תימשך. על סמך מה שהם אומרים לך, אתה יכול לקבוע פגישה נוספת לאחר הפגישה. כשאתה כותב את הפגישות שלך במתכנן שלך, חשב את הזמן שייקח לנסוע לכל פגישה וקח את זה בחשבון בזמן שאתה קובע את היום שלך. והכי חשוב, הימנע מתזמון יתר לעצמך, או שאתה עלול להילחץ כל כך שלא תוכל להתמקד במהלך הפגישות שלך. לקבלת עזרה נוספת, כולל כיצד לוודא שאתה מגיע לפגישות שלך בזמן, גלול מטה!
איך אבקש מלקוחות להבטיח ליצור איתי קשר אם הם לא יכולים לקיים את הפגישות שלהם?
קביעת ושמירת תורים היא חלק מחיי כמעט כולם. אם אתה מתארגן מבעוד מועד, אתה יכול לקבוע לעצמך פגישות במהירות ובקלות. תוכלו גם לבטל את האפשרות לתזמן סכסוכים ולנהל ביעילות את זמנכם מדי יום.
חלק 1 מתוך 3: התארגנות לקביעת פגישות
- 1השתמש במתכנן יום או בלוח השנה הדיגיטלי. אלה יעזרו לך לארגן באופן מדויק יותר את זמנך ולעמוד בקביעת הפגישות שלך. הזן פגישות ליומן שלך תוך כדי קביעתן. ואז תכנן את שאר ימיך סביב התחייבויות אלה. נסה לתכנן את הימים שלך בלילה שלפניך או את הדבר הראשון בבוקר, לפני שהיום שלך מתחיל. אל תתחיל את היום לפני שתכננת אותו.
- אם קבעתם לוח זמנים, תכננו את היום לפי שעה. אתה יכול אפילו להקצות זמן למשימות כמו ארוחת בוקר ופעילות גופנית, כדי להבטיח שתפיק את המיטב מכל יום.
- עיין בתוכנית היומית שלך לאורך כל היום כדי לשמור על עצמך במסלול.
- אם אתה הולך דיגיטלי, נסה את יומן Google. אתה יכול לסנכרן את זה עם הטלפון הנייד או הטאבלט שלך, כך שתוכל לבדוק את לוח הזמנים שלך בכל עת, גם כשאתה בדרכים.
- 2יש מערכת הגשה למסמכים חשובים. השתמש בארון תיקים או מארגן כדי לעקוב אחר מסמכים, רשומות רפואיות, תוצאות בדיקות וכל חומר אחר שתזדקק לו לפגישות עתידיות. זה ימנע ממך לטרוף ברגע האחרון, לנסות למצוא את מה שאתה צריך, ולאחר לפגישות שלך.
- אלפביתי את הקבצים שלך כך שתוכל לשים את הידיים על כל מה שאתה צריך בכל זמן נתון.
- 3היו מודעים לפגישות ולוחות זמנים חוזרים. אם אתה רואה את רופא השיניים שלך כל 6 חודשים, קבע לעצמך תזכורת לקבוע את הפגישה מבעוד מועד. אתה יכול גם לקבוע תזכורות לפגישות שרגישות לזמן, כך שלא תחמיץ תאריך יעד או תיתפס מכל משמר.
אם אתה מתארגן מבעוד מועד, אתה יכול לקבוע לעצמך פגישות במהירות ובקלות. - 4דרג את הפגישות שלך לפי חשיבות וסמיכות. כשאתה מתכונן לקביעת פגישות, הוצא תחילה מהחשובים שלך. אם יש לך פגישות מרובות לקבוע, קיבץ את כל המקומות הקרובים זה לזה והגדר אותם אחורה באותו יום.
- זה יחסוך לכם נסיעה נוספת וישמור על הוצאות הנסיעה שלכם.
- 5שמור על רשימת טלפונים בהישג יד. בימינו, רוב האנשים מסתמכים אך ורק על הטלפונים הניידים שלהם כדי לאחסן מספרי טלפון חשובים. באופן כללי, זה בסדר, אבל נסו לשמור רשימה כתובה של מספרי טלפון לפגישות, למקרה שיש לכם תקלה בטלפון ואינכם יכולים לגשת לאנשי הקשר שלכם.
- לוח השנה הדיגיטלי שלך עשוי לאחסן את מספרי אנשי הקשר שלך עבורך, אך ייתכן שתרצה לשמור רשימה כתובה בכל מקרה, גם אם אינך יכול לגשת אליה.
חלק 2 מתוך 3: קביעת פגישות
- 1התקשר לקביעת התור. אם יש לך יום שלם לתכנן, קבע את הפגישה הראשונה שלך מוקדם ככל האפשר וקבע את האחרים ברצף. לפני שאתה יורד מהטלפון עם האדם שקובע את התור שלך, בקש משך זמן משוער שהפגישה תימשך ואם אתה אמור לצפות לזמן המתנה לפני הפגישה.
- על סמך מידע זה, תוכלו לקבוע פגישה נוספת באותו יום, לאחר אותו.
- בקש מהאדם שקבע את פגישתך לאשר את היום והשעה שרק התיישבת עליהם.
- לאחר שהם חוזרים על המידע הנכון, הזן את הפגישה בלוח השנה או המתכנן שלך.
- 2חישוב זמן הנסיעה לכל פגישה. כשאתם קובעים פגישות ומתכננים את היום שלכם, אל תשכחו לחשב כמה זמן ייקח לכם להגיע מנקודה A לנקודה B. זכרו את זמני הנסיעה כשאתם קובעים פגישות אחרות ומתזמנים משימות אחרות לאותו אותו. יום.
- מבלי לקחת בחשבון זמן נסיעה, בסופו של דבר אתה מאחר די מהר.
- אל תשכח לכלול גם חיץ זמן בין הפגישות.
- התאמן בזמן הנסיעה ואז תן לעצמך כרית זמן קטנה נוספת (5 עד 15 דקות) לכל אירוע או עצירה בלתי צפויים.
אם לא נשארו פגישות לאותו יום, התנצל וקבע מחדש את הפגישה ליום אחר. - 3הימנע מתזמון יתר לעצמך. היו מציאותיים כאשר אתם קובעים פגישות ומתזמנים את היום שלכם. אל תיצור סדר יום ליום שאי אפשר לעקוב אחריו במדויק. תן לעצמך הרבה זמן בין פגישות להתחייבויות כדי שהימים שלך לא יהיו מלחיצים וכדי שתוכל להמשיך במשימה.
- אל תלחץ על עצמך להתאים הכל ליום אחד.
- תן עדיפות ואם יש כמה דברים שאתה פשוט לא יכול להגיע אליהם, קבע אותם ביום אחר.
- 4קבעו מראש חופש מהעבודה או מבית הספר. לאחר שקבעת פגישה, הודע על כך לעבודה או לבית הספר שלך זמן רב מראש כדי להבטיח שתוכל לצאת באותו יום ושעה. הזכר להם לפני יום הפגישה שזה יקרה למחרת.
- אשר את הזמן איתם ותן להם את הערכת הזמן הטובה ביותר שתוכל לכמה זמן תהיה בחוץ.
חלק 3 מתוך 3: להגיע לפגישות שלך
- 1הגדר תזכורות לפגישות שלך. צור אזעקה בטלפון הנייד שלך כדי להזכיר לך בין 30 דקות לשעתיים לפני שהפגישה שלך מוגדרת להתחיל. מכיוון שלרוב היומנים הדיגיטליים יש פונקציית תזכורת, הגדר תזכורת יום לפני הפגישה שלך, גם כדי לכסות את הבסיסים שלך.
- אם סינכרנת את הטלפון הנייד או הטאבלט שלך עם לוח השנה שלך, תקבל תזכורות בכל המכשירים.
- 2הביאו יחד את כל המסמכים או החומרים שתזדקקו להם. ודא שאתה מוכן לפגישה שלך עם החומרים, הכלים או הניירת הנכונים הנחוצים. במקרים מסוימים, שכחת פריטים אלה עשויה לעכב או לבטל את פגישתך, ותאלץ לתזמן מחדש.
- הוסף הערה לתזכורת שקבעת לקראת הפגישה המציינת כל חומר שאתה צריך להביא איתך.
אם יש לך יום פגישות מלא לקבוע, קבע את הראשון שלך מוקדם ככל האפשר וסיים את השאר בסדר רצוף. - 3מתכננים להגיע מוקדם. צא לפגישה שלך לפחות 15 דקות מוקדם. אם אתם מתכננים להגיע לפגישה בדיוק בזמן הפגישה, ייתכן מאוד שבסופו של דבר תאחרו. תנועה ועיכובים בלתי צפויים אחרים הם שכיחים - אתה אף פעם לא יודע במה אתה עלול להיתקל, אז צא מוקדם כדי להיות בטוח שאתה בזמן.
- התחל מוקדם ביום על ידי הגדרת האזעקה שלך מעט מוקדם ממה שהיית עושה בדרך כלל, לכל מקרה.
- ודא שאתה נותן לעצמך מספיק זמן להשלים את טקס הבוקר הרגיל שלך מבלי שתצטרך למהר לעצמך או להילחץ.
- מפעלים מעדיפים שתהיה מוקדמת ולא מאוחרת, ורוב המקומות מעריכים כשממילא מגיעים קצת מוקדם.
- 4הודע על הפגישה הבאה שלך אם אתה ממשיך. אם נקבעו לך פגישות בגב ואתה מתעכב בפגישה הראשונה, צא הצדה והתקשר לפגישה הבאה שלך כדי להודיע על כך. אשר איתם שאתה עדיין יכול לשמור על הפגישה אם איחרת בכמה דקות.
- בקש לתזמן מחדש לאותו יום אם איחור אינו אפשרות.
- אם לא נשארו פגישות לאותו יום, התנצל וקבע מחדש את הפגישה ליום אחר.
- 5התקשרו וביטלו כמה שיותר זמן מראש. אם אינך מצליח להגיע לפגישה, התקשר אליהם לביטול בהקדם האפשרי. אם אפשר, קבע מחדש את הפגישה שלך בזמן שיש לך אותם בטלפון, מכיוון שהוא עשוי להחליק את דעתך מאוחר יותר אם תדחה אותו.
- מדי פעם, מקומות יענישו אותך אם לא תודיע להם 24 שעות מראש שאינך יכול להגיע לפגישה שלך.
- כשאתה מתקשר לשיחת הטלפון המקורית שלך לקביעת הפגישה, שאל על מדיניות הביטול שלהם כדי שלא תיתפס מחוץ למשמר.
קרא גם: איך לפתח את תחושת הזמן שלך?
שאלות ותשובות
- למי אני מתקשר כדי לקבוע פגישה?זה תלוי לחלוטין במה שאתה רוצה לקבוע פגישה. עם זאת, אם אינך מוצא מספר ישיר לקביעת פגישה (נניח במשרד הרופא שלך), בדרך כלל תוכל להתקשר לכל מספר קו ראשי והם יוכלו להפנות אותך למחלקת התזמון.
- איך אבקש מלקוחות להבטיח ליצור איתי קשר אם הם לא יכולים לקיים את הפגישות שלהם?זה צריך להיות נורמלי, אך למרבה הצער, זה לא. ניסחו מדיניות כללית כיצד תטפלו בכך, והעבירו זאת לכל לקוחותיכם. לדוגמא: "אנו מבינים שלפעמים אינך יכול לקיים את הפגישות שלך. אנא יידע אותנו 24 שעות מראש. אם אינך מצליח להודיע לנו פעמיים, אנו נגבה ממך את התשלום הרגיל שלנו."
- הרישיון שלי הושעה מסיבות רפואיות, אך מאז הרופא שלי נתן לי את ההנעה לנסוע שוב. כיצד אוכל להחזיר את הרישיון שלי?ברוב המצבים, אם אתה לוקח מכתב מהרופא שלך אל משרד המחלקה לרכב מנועי, או לאן שאתה בדרך כלל הולך להשיג או לחדש רישיון נהיגה, זה אמור להספיק. במכתב שלך יהיה צורך לציין את המצב שהיה לך, את התאריך בו נפתר מצבך, והוא צריך לציין במפורש שהרופא מפנה אותך לנהיגה. זה יהיה עבור רישיון נהיגה רגיל. אם החזקת רישיון לנהיגה באסדה גדולה, אוטובוס או מונית, יתכנו בדיקות רפואיות שעליך לבצע כדי לספק את ה- DMV.
תגובות (1)
- זה לימד אותי כיצד לטפל בפגישות שלי ולארגן טוב יותר את זמני.
