איך לארגן את הזמן שלך בחוכמה?
כדי לארגן את זמנכם בצורה חכמה, עקבו אחר משך הזמן שאתם משקיעים במשימות שונות ואז בדקו כמה מקומות שניתן היה להשתמש בהם בזמנכם בצורה טובה יותר. לדוגמה, אם אתה מבלה שעות בטלפון שלך, נסה להעביר את הטלפון למצב טיסה תוך כדי עבודה. ואז, בתחילת כל יום, כתוב את כל מה שאתה צריך לעשות, כולל משימות פשוטות כמו מקלחת ואכילת ארוחת צהריים. סמן משימות תוך כדי התמקדות במשימה אחת בכל פעם. לבסוף, זכרו לתאם הפסקות, והרשו לעצמכם ליהנות מהן מבלי לדאוג לעבודה. כדי ללמוד כיצד לבקש עזרה כשאתה מוצף, המשך לקרוא!
כיצד אוכל לארגן את עבודתי בבית הספר ושיעורי הבית, כך שאוכל לפתח מיומנויות טובות לניהול זמן?
כולנו שמענו את התלונות כי פשוט אין מספיק שעות ביום כדי לבצע את כל מה שצריך לעשות. כמה מיומנויות בסיסיות בארגון וניהול זמן יכולות לעזור לך למקסם את הזמן שיש לך. למדו כיצד לארגן את זמנכם בצורה חכמה כדי לעשות יותר בזמן שיש לכם.
שיטה 1 מתוך 3: זיהוי האופן בו אתה מבלה
- 1עקוב אחר הפעילויות היומיומיות. עקוב אחר מה שאתה עושה על בסיס יומי ורשום כמה זמן אתה מקדיש לעשות זאת. אתה עלול להיות מופתע מכמה זמן שאתה באמת מבזבז לאורך היום בהשוואה לכמות העבודה שאתה מבצע.
- זכרו לעקוב גם אחר משימות ארציות, כמו הכנת ארוחת בוקר, ניקיון הבית, מקלחת וכו '.
- 2רשום את כל הפעילויות שלך במחברת. לאחר שהבנת מה אתה עושה בכל יום וכמה זמן אתה מקדיש לכך, כתוב אותו למחברת. הכנסת כל המידע הזה למקום אחד וראייתו בעמוד אחד תאפשר לך לזהות דפוסים וייתכן, אזורים שבהם אתה מבזבז את זמנך.
- היה מקיף וברור בעת הכניסה למחברת זו. אל תשלב אירועים נפרדים לערך אחד, אל תתעלם ממשימות קלות, וודא שאתה כותב את השעות המדויקות בהערכתך כיצד היום שלך מתקלקל.
- זה יכול להיות מועיל לסווג סוגים מסוימים של פעילויות. לדוגמא, כתבו מטלות בית בכחול, פעילויות עבודה באדום ופעילויות פנאי בשחור. זה יעזור לך לדמיין כיצד מבזבזים את זמנך.
- 3העריך כיצד מזמנך מושקע. שעה ביום בילוי ביעוד? שעתיים להחליט היכן לאכול? 8 שעות גלישה באינטרנט? חפש דפוסים כיצד אתה מבלה את הזמן וקבע מה נחוץ ומה לא.
- אתה מבזבז זמן כי חסר לך שליטה עצמית? האם אתה מתמהמה לעתים קרובות מדי? האם אתה לוקח על עצמך יותר מדי אחריות? כל אלה שאלות שאתה צריך לשאול את עצמך תוך כדי הערכת האופן שבו אתה מבלה את זמנך.
- אתה עלול לגלות שאתה מפרק פעילויות במהלך היום שלך בדרכים שאינן הגיוניות. לדוגמא, זה כנראה לא חכם לעבוד חצי שעה, ואז להקדיש 10 דקות לעניינים של מה בכך, רק לחזור לעבוד עוד חצי שעה. אתה תהיה מרוכז ופורה יותר אם רק תעבוד שעה ותתמודד עם עניינים של מה בכך בזמן מאוחר יותר.
- עדיף לתקוף את המשימות שלך על ידי "chunking". Chunking היא שיטה בה אתה מקדיש זמן קבוע מראש למשימה אחת ללא הסחות דעת.
- 4שקול התאמות. עכשיו שאתה יודע בדיוק לאן ולמה הזמן שלך הולך, התחל לבצע התאמות אקטיביות בלוח הזמנים שלך. וודא שאתה מזהה אזורים שלא ניתן או לא כדאי לצמצם רק בגלל חששות זמן. זה שמשהו לוקח הרבה זמן לא אומר שזה בזבוז זמן.
למדו כיצד לארגן את זמנכם בצורה חכמה כדי לבצע יותר זמן בזמן שיש לכם. - 5אם אתה משקיע 3 שעות ביום בשליחת אימיילים הקשורים לעבודה, לא סביר שתצליח להפחית את משך הזמן המושקע בפעילות זו. עם זאת, אם אתה שולח ארבעה או חמישה מיילים אישיים בין מיילים לעבודה, אתה בהחלט יכול להפחית את משך הזמן שאתה מקדיש למיילים.
- 6שנה את ההרגלים והנורמות שלך. לא משנה מה תהיה בעיית ניהול הזמן שלך, יש פיתרון. לאחר שהחלטת היכן אתה מבזבז זמן או כיצד עליך לבזבז את זמנך, תצטרך לעשות מאמץ מרוכז בכדי לשנות את הרגלי ניהול הזמן שלך.
- אם אתם משקיעים יותר מדי זמן בניקיון הבית או בבישול הארוחות, שוקלים לשכור עזרה ביתית כמו עוזרת בית או טבחית. עבור אנשים מסוימים הזמן שלהם יקר יותר מכספם.
- אולי אתה מבלה חלק ניכר מהיום שלך בגלישה באינטרנט ללא מטרה. אתה יכול להגביל את הגישה שלך לאתרי אינטרנט מסוימים או לחשבונות רשתות חברתיות כאשר אתה אמור לעבוד על משהו אחר.
שיטה 2 מתוך 3: הימנעות מהסחות דעת
- 1זהה הסחות דעת בחיים שלך. האיומים הגדולים ביותר לבזבז את זמנכם בחוכמה הם הסחות דעת עקביות. אתה רוצה להבין אילו סוגים של פעילויות או אילו אנשים נוטים לבזבז את זמנך בסופו של דבר. בין אם זה חבר שפשוט לא מפסיק לדבר או תענוג אשם שמרחיק אותך מהעבודה, אתה יכול למצוא דרכים להימנע מבזבוזי הזמן האלה.
- אם אתה משקיע נתח גדול מזמנך במשהו שאינו מניב תוצאות רצויות עבורך, סביר להניח כי יש להסיח את הדעת בחייך.
- בעבודה במסגרת משרדית, סביר להניח שתראה רבים מעמיתייך לעבודה כמסיחים דעת. הקפד להימנע משיחות חולין או צ'ט חסר ערך כשאתה על השעון. עם זאת, זכור כי הגישה שלך במשרד חשובה לקידום הקריירה שלך כמו כישורי ניהול זמן, אז אל תהיה גס.
- 2הימנע משיחות טלפון ארוכות. אם אתה מוצא שאתה משקיע זמן טוב מזמנך נעול בשיחות טלפון ארוכות, אז עליך להתאים את הרגלי הטלפון שלך. לעתים קרובות, אתה יכול להשיג יותר פגישות פנים אל פנים ממה שאתה יכול בטלפון - אז קיצץ את שיחות הטלפון הארוכות.
- דיונים רבים בטלפון, במיוחד בתחילת השיחה או בסופה, כוללים שיחות מיותרות ומיותרות. אנשים נוטים לאבד את המיקוד ולנדוד בזמן שהם בטלפון, אז שימו לב לכך. קיום פגישות באופן אישי מהווה חובה לטפל אך ורק בנושאים הקשורים לעבודה. הסיבה לכך היא שאף אחד מהצדדים אינו מוקף בהסחות דעת כאשר מתקיימת פגישה פנים אל פנים.
- 3אל תגלוש באינטרנט יתר על המידה. אנשים רבים משתמשים באינטרנט ככלי קריטי לביצוע המשימות הדרושות להם בכדי לבצע. עם זאת, באותה מידה שאנשים רבים אשמים בכך שהם גלשו למאמרי חדשות חסרי תועלת, מדגיש ספורט ותמונות של ידוענים, חתלתולים או גורים. הישאר ממוקד כשאתה באינטרנט. ישנן תוכניות זמינות שיחסמו יישומים, אתרים ותחומים מסוימים שיכולים לסייע בהפחתת הסחות דעת הקשורות לאינטרנט.
- הימנע מפייסבוק, טוויטר ואתרי רשת חברתית אחרים כאשר אתה אמור להיות ממוקד במשהו אחר.
- חיפוש Google בנושאים שונים הוא גם בזבוז זמן מסוכן. אתה עלול לחשוב שאתה פשוט הולך לחפש דבר מהיר אחד ולפני שאתה יודע את זה, חיפשת במעמקי האינטרנט העצומים במשך למעלה משלוש שעות.
- 4השתמש בשלט "אל תפריע". אתה בטח מכיר את השלט שאתה תולה על דלת חדר המלון שלך. שלט זה יכול להיות יעיל באותה מידה גם במשרד או במקום עבודה. אתה יכול לקבל שלט כזה על ידי לקיחתו מהמלון הבא בו אתה שוהה, או שתוכל להדפיס משלך ולצרף אותו לדלת חלל העבודה שלך בעת הצורך. זה יבטל את שיחות השיחה שמסיחות את דעתך מעבודתך.
- אם אתה עובד מהבית, קריטי שיהיה לך מקום עבודה ייעודי משלך. אל תעבוד באזורים המשותפים בביתך, מכיוון שטלוויזיה, טלפון או מכונת משחקי וידאו יכולים להסיח את דעתך בקלות מהעבודה שלך.
- 5פנו זמן להסחות דעת בלתי נמנעות. יש כמה הסחות דעת שאנשים פשוט לא יכולים להימנע מהן. לפעמים הבוס שלך הוא שרוצה לקחת זמן מהיום שלך לשיחה חברתית או אולי בן משפחה קשיש שזקוק בעקביות לעזרה במשימות פשוטות. יהיו הסחות דעת בלתי נמנעות אלו אשר יהיו, אם אתם מתכננים זאת מראש, הן לא ייקחו זמן קריטי מפרויקטים ופעילויות אחרות שצריכות להיעשות.
תוספת פשוטה של לוח שנה או מתכנן יומי למערכת הכלים הארגוניים שלך תעזור לך לארגן את הזמן ביעילות.
שיטה 3 מתוך 3: שימוש יעיל בזמנך
- 1כתוב הכל. אל תסמוך על הזיכרון שלך כדי להעביר אותך למשימות שאתה צריך כדי לבצע. כתוב את כל מה שאתה צריך לעשות במקום אחד והיה מוכן להפנות לרשימה זו לעיתים קרובות כדי להשיג את כל המטרות שלך.
- גם אם משימה נראית מינורית או ארצית, רשמו אותה. על המתכנן היומי שלך להיות מלא בתגובות קטנות כמו "התקשר לסטיב", "חפש שולי רווח " או "בוס דוא"ל.
- הקפד לשאת איתך פנקס כל הזמן וכתוב משימות עם עלייתן. אתה חושב שתזכור לרשום אותם מאוחר יותר, אך ייתכן שלא.
טיפ מומחההמומחה שלנו מסכים: לעיתים קרובות, רישום דברים במתכנן יכול לעזור לכם להיות יעילים יותר. זה באמת יכול לעזור להוציא דברים מהראש שלך ולראות את זה באופן חזותי, כך שתוכל לבצע אסטרטגיה ליום שלך. כמו כן, חצו את הדברים מהרשימה שלכם כשתסיימו איתם כדי שתוכלו לעקוב אחר כמה אתם מסיימים.
- 2השתמש בלוח שנה. תוספת פשוטה של לוח שנה או מתכנן יומי למערכת הכלים הארגוניים שלך תעזור לך לארגן את הזמן ביעילות. רשמו כל מועד אחרון, משימה או פגישה שמתווספים ללוח הזמנים שלכם. הקדישו זמן כל בוקר לסקירת לוח השנה שלכם להיום כדי שתדעו מה לפניכם.
- 3הימנע מהתחייבות כפולה. ארגן את לוח הזמנים על ידי הימנעות מהזמנת יתר של עצמך או התחייבות ליותר מדי פרויקטים או אירועים בו זמנית. בדוק את לוח השנה שלך לפני שאתה מסכים לכל דבר כדי לוודא שהזמן הדרוש פנוי. זה ישמור על הזמן שלך מאורגן וישמור על קשר עם לוח הזמנים הקבוע שלך.
- 4השמיט הסחות דעת. ארגן את זמנך בצורה פרודוקטיבית על ידי הסרת אלמנטים העלולים להסיח את הדעת או לגרום לך לרדת מהדרך וללא אחר לוח הזמנים. הרחיקו את מערכת משחקי הטלוויזיה והווידאו מהאזור בו אתם לומדים או מחייבים את החשבונות, כך שתתמקדו במשימות שיש לבצע קודם ושמרו את הדברים המהנים להמשך.
- 5תן עדיפות למשימות שלך. נהל את זמנך בחוכמה על ידי תכנון לבצע קודם את המשימות החשובות ביותר או הרגישות לזמן. שימו לב לאלו בלוח הזמנים שלכם עם מדגיש צבעים מיוחד או מדבקה קטנה. קבע תחילה משימות עם עדיפות עליונה בכדי לתת לעצמך מספיק זמן להשלים אותן, ולאחר מכן עבוד על דברים פחות רגישים לזמן סביב העדיפות.
- היו מוכנים לשנות את סדרי העדיפויות שלכם מדי פעם. הדברים אכן עולים ברגע האחרון ודורשים התייחסות מיידית. יהיה עליכם לעצור את מה שאתם עושים ולמקד את האנרגיה והזמן מחדש במטרה של הרגע האחרון מדי פעם. רק להיות בטוח שזה לא מתרחש לעתים קרובות מדי.
- אם אתה מוצא את עצמך מסדר מחדש באופן קבוע את סדרי העדיפויות שלך לאורך כל היום, משהו לא בסדר. בעוד שניתן לצפות להתאמות קלות בלוח הזמנים, הצורך לבצע התאמות עקביות כנראה פירושו שאתה מלכתחילה לא מתעדף כראוי.
- 6תהיה מציאותי. הרשו לעצמכם זמן ריאלי לביצוע כל משימה. אם אתה חושב שמשהו ייקח בין חצי שעה לשעה כדי להשלים, תן לעצמך את השעה המלאה. להיות מציאותי לגבי כמה זמן ייקח משהו ימנע ממך להיות מוצף או להיות אחר לוח הזמנים.
- תמיד בטוח יותר לטעות בצד הזהירות ולתת לעצמך יותר זמן ממה שתצטרך. אם תסיים את המשימה שלך מוקדם, תהיה חופשי לעבור למשימה הבאה - שבסופו של דבר לא אמורה להשפיע על התפוקה שלך.
- 7קבעו את היסודות. זכור לכלול זמנים עבור היסודות היומיומיים, כמו אכילה ומקלחת, בלוח הזמנים שלך. אלה עשויים להיראות כטבע שני, אך חשוב להקדיש להם זמן בין המשימות המתוזמנות האחרות שלך כדי להבטיח שלא תדלג עליהם וכי הם לא מציבים אותך אחר לוח הזמנים.
כדי לארגן את זמנכם בצורה חכמה, עקבו אחר משך הזמן שאתם משקיעים במשימות שונות ואז בדקו כמה מקומות שניתן היה להשתמש בהם בזמנכם בצורה טובה יותר. - 8השתמש במערכת תזכורות. השתמש בתזכורות פשוטות בנוסף למתכנן היומי שלך כדי לעזור לזכור משימות או מועדים חשובים. השתמש בהערות דביקות או בהתראות קוליות או טקסטים בטלפון הנייד שלך בזמנים מסוימים כדי להזכיר לעצמך לעשות משהו או שיש לך משהו מתוזמן. מערכת הגיבוי הזו תעזור לכם לא לשכוח דברים.
- הימנע מהסתמכות על אנשים אחרים שיזכירו לך משהו. סביר להניח שהם ישכחו את זה כמו שאתה.
- אם משהו חשוב ביותר, ארגן לעצמך תזכורות מרובות. אתה יכול להתעלם מהפתק דביק או התראה טלפונית.
- 9לבקש עזרה. בקש ממישהו אחר עזרה והציל מטלות קטנות יותר במידת הצורך. זה יועיל ללוח הזמנים שלך באופן כללי אם אתה בולע את הגאווה שלך ומבקש ממישהו להיכנס עם כמה מטלות קטנות ברחבי הבית או לדאוג לארוחת ערב בלילה סואן.
- ודא שאתה מאציל אחריות לאנשים מוסמכים. מישהו שמסיים את העבודה לא מספיק. אתה רוצה שיעשו את העבודה היטב.
- אל תנהג להרגל אחרים לעבודה שלך. זה לא משקף כישורי ניהול זמן טובים. זה פשוט גורם לך להיראות עצלן וללא מוטיבציה.
- 10מדוד את התפוקה שלך. מעת לעת, יש צורך לקחת צעד אחורה ולנתח מה השגת, כמה ביצועים וכמה זמן זה לקח. רישום של היבטים אלה של עבודתך וחייך יכול לעזור לך לבצע שינויים בלוח הזמנים ובדפוס הפעולה היומיומי שלך, ולהפיק תוצאות יעילות להפליא.
- 11תגמלו את עצמכם. עבודה קשה מדי או לעתים קרובות מדי עלולה להוביל לשחיקה, מה שמקשה על ההתמקדות אפילו במשימות הפשוטות ביותר. לכן, קח קצת זמן לחגוג את מה שהשגת מעת לעת ותגמל את עצמך במשהו שאתה באמת נהנה ממנו.
- ודא שזמן ההשבתה שלך מוקדש להנאה. כבה את טלפון העבודה שלך והימנע ממענה למיילים. אם אתה מערבב עבודה עם שעות הפנאי שלך, אתה באמת לא מתגמל את עצמך או נמנע משריפה.
- אם אתה עובד בימים שני עד שישי, קח את חופשת סוף השבוע. אם אתה עובד במשך שלושה חודשים ברציפות על פרויקט אחד, צא לחופשה קצרה כשתסיים עם זה.
- אל תתנו למוחכם לנדוד או לחלום בהקיץ תוך כדי תקיפת המשימות היומיומיות שלכם.
שאלות ותשובות
- האם ילדים צריכים ללמוד ניהול זמן?בטוח. זה לא יהיה דבר רע. ניהול זמן לוקח זמן ללמוד, וזה מיומנות שימושית עבור כולם. לילדים זה ילמד אותם כיצד ללמוד ולהשלים את שיעורי הבית שלהם בזמן ובזמן שהם משאירים דברים לדברים אחרים, כמו הנאה ומשחק.
- כיצד אוכל לארגן את עבודתי בבית הספר ושיעורי הבית, כך שאוכל לפתח מיומנויות טובות לניהול זמן?אני ממליץ לך להשתמש במתכנן קטן שתוכל לרשום הערות ולשמור איתך כדי להזכיר לך. אבל גם להישאר מרוכזים בבית הספר ולהשלים את העבודה בלימודים מבלי לדאוג לשיעורי בית. נסו להישאר ממוקדים בדבר אחד בכל פעם ולא להציף את עצמכם.
- האם עלי להשתמש בפנקס רשימות או במתכנן דיגיטלי?זה באמת תלוי בך, אבל מתכנן דיגיטלי יכול להיות ממש שימושי מכיוון שאתה מגדיר אזעקות והתראות כך שהמתכנן יתריע בפניך על מועדים. באמצעות פנקס הרשימות, אתה סומך על עצמך שתבדוק באופן קבוע ותמשיך עם הכל.
- הסרתי את כל הסחות הדעת שלי אבל אני עדיין ממשיך לחשוב עליהם (ספרים). מה עלי לעשות כדי לעזור לעצמי להתרכז יותר?אתה צריך להתחיל לאמן את עצמך כדי להישאר מרוכז. לדוגמה, אתה יכול להגדיר מטרה כמו להתרכז למשך 30 דקות בלבד. לאחר שתגיע למטרה זו אתה דוחף את המטרה שלך הלאה ל -50 דקות וכן הלאה.
תגובות (15)
- המאמר הזה באמת כל כך נחמד ועזר לי כל כך.
- כל כך מועיל, במיוחד למי שאוהב לקבוע לוח זמנים.
- נהדר, כל הכבוד. זה עוזר למצוא ניהול זמן טוב. תודה 100%.
- עכשיו אני רואה מה עשיתי לא בסדר.
- זה היה סיפור חיי.
- מאמר זה מועיל מאוד לניהול זמנכם. מאוד מוערך.
- את עבודתי בבית עשיתי בזמן והלכתי לישון מוקדם, טיפים טובים.
- האתר הזה פנטסטי, הוא עוזר לי.
- זה גרם לדברים לקרות!
- ה- PD היה מועיל לברר כיצד מבזבזים את זמני באופן קבוע.
- מאוד מועיל חיפשתי טיפים כיצד להפוך לאחראי יותר וזה מראה בצורה מדויקת מאוד, מוגדרת היטב ומוסברת. עבודה טובה.
- זה מדהים! תודה, מדריך!
- מדהים! תודה על שיתוףך הנדיב מאוד.
- זה עזר לי כי לפעמים אני עושה יותר דברים בכל פעם כדי שלא אוכל להתרכז כמו שהייתי רוצה. עלי לעשות דברים בזה אחר זה, ולהפסיק לעבוד כשאני זקוק לזמן להירגע או לאכול או לשתות משהו. לעתים קרובות אני ממשיך לעבוד כשאני מותש ורעב.
- זה מאוד שימושי. לאחר קריאת המאמר החלטתי להכין רשימת מטלות.
