איך לתעדף?
כדי לתעדף, התחל על ידי רישום רשימת הדברים שאתה צריך לעשות במסגרת זמן מסוימת, בין אם זה יום או שבוע. לאחר מכן, דרג את הפריטים ברשימה שלך לשלוש קטגוריות: חשיבות גבוהה, בינונית ונמוכה. לאחר מכן, זיהוי כל המשימות שיכולות לחכות כדי שתוכלו לבצע עניינים דחופים יותר, כמו החלטה לדחות את הכביסה ליום, כך שתוכלו לעמוד במועד העבודה שלכם. בנוסף, שים את המשימות הדחופות ביותר הדורשות את המאמץ הנמוך ביותר בראש הרשימה שלך מכיוון שהדבר יאפשר לך להקטין את הרשימה במהירות. לקבלת טיפים כיצד להאציל משימות וכיצד לעקוב אחר הרשימה שלך, המשך לקרוא!
כיצד אוכל לתעדף את עבודתי בבית הספר?
לפעמים זה יכול להיראות כאילו כל העולם קורס. העבודה ובית הספר מתחילים להצטבר, מטלות הבית ואחריות, התחייבויות לחברים ולמשפחה - פשוט אין מספיק שעות בימים מסוימים. ללמוד לתעדף יעיל יכול לעזור לך להיות עובד יעיל יותר, לחסוך זמן, אנרגיה ולחץ. למד לארגן את המשימות שלך בקטגוריות ורמות קושי מובחנות, והתחל להתקרב אליהם כמו מקצוען.
חלק 1 מתוך 3: הכנת רשימת המטלות שלך
- 1בחר מסגרת זמן לרשימה שלך. יש לכם שבוע עמוס במיוחד? יום מטורף? אולי לחשוב על כל מה שאתה צריך לעשות לפני סוף השנה מחרבן אותך. לא משנה מה אופי ההתחייבויות שלך, בחר את מסגרת הזמן של רשימת העדיפויות שאתה מקווה ליצור כדי לעזור לך להתחיל לנהל את סדרי העדיפויות ולתרגם את הלחץ הזה לפעולה משמעותית.
- יעדים לטווח קצר יכללו לרוב דברים מקטגוריות רבות ושונות. יתכן שיהיו לך כמה דברים שאתה צריך לסיים לעבודה בסוף היום, כמו גם את הסידורים שאתה צריך לרוץ לפני שאתה הולך הביתה, ודברים שונים לעשות ברחבי הבית כשאתה מגיע לשם. יכול להיות שיש לך רשימה של גורמי לחץ, כל הדברים שצריך לעשות בשעות הקרובות.
- יעדים ארוכי טווח עשויים לכלול שאיפות גדולות יותר אשר יהיה צורך לפרק אותן למספר שלבים שתצטרך גם לתעדף. אתה יכול לשים "הגשת בקשה למכללות" ברשימת מטלות ארוכת טווח, שתכלול פעילויות רבות ושונות קטנות יותר. אולם הפעולה הפשוטה של פירוקו תפשט את התהליך ויעשה דה-מיסטי.
- 2כתוב את כל מה שאתה צריך לעשות. התחל לפרק את זה ולכתוב מה בדיוק אתה צריך לעשות בכל סדר הדברים שהדברים יעלו לך. במסגרת הזמן שמלחיץ אותך, בחר את כל המשימות - הגדולות והקטנות - שיהיה צורך לבצע ורשום אותן. רשום פרויקטים שצריך לבצע, החלטות שצריך לקבל וסידורים שצריכים להתנהל.
- 3סיווג את הדברים שאתה צריך לעשות. זה עשוי להיות מועיל לפרק הכל לקטגוריות נפרדות, ובעצם ליצור רשימות מטלות שונות עבור האזורים השונים בחייכם. מטלות הבית עשויות להיות קטגוריה אחת, ואילו פרויקטים של עבודה או פרויקטים של בתי ספר עשויים להיות אחרים. אם יש לכם חיי חברה עמוסים, יתכן והרבה קורה במהלך סוף השבוע שעליכם להתכונן ולקבוע עדיפות. צור רשימות נפרדות לכל אחת.
- לחלופין, אם זה עוזר לך לקבל הכל במקום אחד, תוכל לשקול ליצור מטלות כלליות של מטלות ביתיות ואחריות, מחויבויות עבודה ודברים הדרושים לחיי החברה שלך. אם אתה מרגיש מוצף, זה יכול לעזור אם הכל יהיה לצד כל השאר, כדי שתוכל להתחיל לראות את החשיבות של משימות בודדות בהשוואה לאחרים.
- 4סדר את הרשימה. זהה את הפעילויות החשובות ביותר או הדחופות ביותר ברשימה ושכתב את הרשימה עם אלו שבראש הדף. הכל יחסית לך ולנושאים ברשימה שלך, אז אתה יכול להחליט שפעילויות בבית הספר מנצחות פרויקטים של עבודה, או להיפך.
- לחלופין, אם הכל חשוב וחשוב באותה מידה, שמור על הרשימה לא מסודרת וניגש אליה באופן אלפביתי או אקראי. כל עוד אתה מסמן דברים באופן פעיל מהרשימה, כל מה שחשוב הוא שאתה עושה דברים.
- אם יש לך רשימה לפניך עם כמה פריטים מנוגדים יכול לעזור לך להקל על הלחץ שלך לגבי ביצוע דברים.
- 5שמור על הרשימה גלויה. נכון במיוחד לגבי רשימות ארוכות טווח, שמור על הרשימה שלך במקום כלשהו גלוי בו תוכל להשתמש בו כתזכורת למה שאתה צריך לסיים, חוצה פעיל או לבדוק את הפריטים תוך כדי השלמתם.
- אם יש לך רשימה אנלוגית על פיסת נייר, תלה אותה במקום כלשהו שתראה בדרך כלל, כמו דלת המקרר או לוח מודעות ליד דלת הכניסה, או קיר המשרד שלך.
- לחלופין, אתה יכול לשמור על רשימה בשולחן העבודה שלך פתוחה בזמן שאתה עובד על דברים אחרים, כך שתוכל לשמור על רעננות בראש שלך ולמחוק את הפריטים כשתסיים אותם.
- הערות פוסט-איט מהוות תזכורות נהדרות ברחבי הבית. אם תשים פוסט-איט שמזכיר לך לעבוד על הנייר על גבי מסך הטלוויזיה, תזכור לעשות את מה שחשוב במקום לבזבז זמן לעשות משהו פחות פרודוקטיבי.
עלינו לתעדף כדי שנוכל לסיים את המשימות והאחריות החשובות ביותר בחיי היומיום, בעבודה או בבית הספר.
חלק 2 מתוך 3: דירוג הפרויקטים שלך
- 1דרג את החשיבות של כל משימה. מהם הדברים החשובים ביותר ברשימה שלך? באופן כללי, ייתכן שתחליט שמשימות עבודה / לימודים יעלו על מטלות חברתיות ואחריות הבית, אם כי קיימים חריגים מסוימים. עליכם לאכול ולהתרחץ, למשל, אם כי כביסה עשויה לחכות יום נוסף בזמן שתסיימו פרויקט עבודה חשוב.
- החלט על כמה רמות שונות, אולי שלוש, כדי לדרג את המשימות והקריטריונים השונים ברשימה שלך. משימות בעלות חשיבות גבוהה, בינונית ונמוכה עשויות להיות הדרך הטובה והפשוטה ביותר להתחיל לדרג את חשיבות הדברים ברשימה שלך. היו שקולים בהחלטה.
- אתה יכול גם להשתמש בצבעים כדי לדרג את הפריטים ברשימה שלך. לדוגמה, תוכל להשתמש באדום כדי לזהות פריטים חשובים או בעלי עדיפות גבוהה ברשימה שלך, כתומים עבור פריטים בעלי חשיבות בינונית וצהובים עבור פריטים שאינם לוחצים כלל.
- 2דרג את הדחיפות של כל משימה. שקול מועדים קרובים ואת היכולת שלך לעבוד בתוך מועדים אלה. מה צריך לעשות הכי מהר? מה צריך לעשות בסוף היום? על מה אולי תצליח לקנות קצת יותר זמן?
- חשוב לקחת בחשבון את משך הזמן שלוקח לך לבצע כל אחת מהמשימות, אולי אפילו להקצות זמן מוגדר לדברים מסוימים. אם אתה מחשיב את זה כעדיפות להתאמן כל יום, אך יש לך עבודה מטורפת, תן לעצמך מכסה של 30 דקות ולמצוא איפה להתאים את זה.
- 3דרג את המאמץ הנדרש לכל משימה. זה עשוי להיות קריטי שתקבל משהו לסניף הדואר עד סוף היום, אבל זו לא משימה קשה להחריד. דרג את כל מה שברשימה שלך מבחינת הקושי שלה, כך שתדע כיצד למקם אותה ביחס למשימות אחרות.
- יכול להיות יעיל להשתמש ברמות כמו קושי, בינוני וקל לדרג אותן, במקום לנסות לשפוט אותן ביחס זו לזו. אל תדאג לעשות סדר לפני שמתן לכל פריט את הדירוג שלו, אם מועיל לעשות זאת.
- 4השוו את כל המשימות והזמינו את הרשימה. שים בראש הרשימה את המשימות החשובות והדחופות ביותר שידרשו מינימום מאמץ כדי לנסות למקסם את עבודתך בזמן שהקצבת לה.
כדי לתעדף, התחל על ידי רישום רשימת הדברים שאתה צריך לעשות במסגרת זמן מסוימת, בין אם זה יום או שבוע.
חלק 3 מתוך 3: תקיפת הרשימה
- 1בצע דבר אחד בכל פעם וראה אותו עד לסיומו. קשה לעבוד דרך הרשימה על ידי קטיף דובדבנים ולעשות מעט מכל דבר. לאחר מספר שעות הרשימה שלך תיראה בדיוק כמו שהיא נראית כעת: לא שלמה. במקום לעבוד בפיסות קטנות, עשה דבר אחד עד שיסיים ואז עברו לדבר הבא ברשימה שלכם לאחר הפסקה קצרה. אל תעבוד על משהו אחר ברשימה עד שתסיים עם הדברים הראשונים והחשובים ביותר.
- לחלופין, אתה יכול לחפש פרויקטים ממספר רשימות שעשויים להיות משולבים ביעילות. אמנם זה לא רעיון מצוין לנסות לעיין בהערות המתמטיקה שלך ולכתוב את עבודת ההיסטוריה שלך בו זמנית, אולי תוכל לשבת במכבסה ולחכות לייבוש הבגדים בזמן הלימוד, וכך לחסוך זמן עם סיום המשימות החשובות..
- 2החליטו מה להאציל ומה לתת להחליק. אם האינטרנט נמצא בפריץ אצלך בבית, זה אולי מפתה ללכת לספרייה, להתחיל לקרוא ברשת Wi-Fi כדי שתוכל לאבחן את הבעיה מאפס, אבל לא אם תצטרך לסיים את בישול ארוחת הערב, כיתה עשרים ניירות עד הבוקר הבא, ולעשות חמישים דברים אחרים. אולי עדיף להתקשר לחברת הכבלים במקום?
- זה בסדר להחליט שמשהו פשוט לא שווה את הזמן, או שהאצלת משימה בעלות גוברת על הזמן שאתה עשוי להשקיע בה. אתה יכול לקנות חוט גדר יקר חדש, או שאתה יכול להציל את עצמך על ידי סירוק במגרשי הגרוטאות בקפידה, לנפות דרך גרוטאות גסות במשך כמה שעות בשמש החמה, אבל אם זה רק יתגלה כמספר דולרים של חסכון, זה יכול להיות שווה יותר לקנות חוט חדש.
- 3החלף את מגוון המשימות ברשימה שלך. פירוק סוגי הפעילויות שתבצע יעזור לך לשמור על טריות לאורך כל המשימות שלך ויעזור לך לעבור מהרשימה מהר יותר. החלף רשימת שיעורי בית עם רשימת עבודות בית כדי להיות העובד היעיל ביותר שאתה יכול להיות. עשו הפסקות קצרות ביניהם ועשו משימות שונות. אתה תישאר רענן ויעיל.
- 4התחל עם המשימות הכי פחות רצויות או הכי קשות. בהתאם למזג שלך, זה יכול להיות טוב למורל שלך אם אתה משיג את הדבר הראשון שאתה מצפה לפחות. זה לא בהכרח יכול להיות הדבר הקשה ביותר או החשוב ביותר, אך הוצאתו מהדרך כדי לשמור על הפעילויות הכואבות פחות להמשך עשויה להיות יעילה עבור אנשים מסוימים.
- המסה שלך באנגלית עשויה להיות חשובה יותר משיעורי הבית שלך במתמטיקה, אך אם אתה באמת שונא מתמטיקה, תחל אותה מהדרך כדי שתוכל לנקות את כל הזמן שאתה צריך להקדיש למסה בלבד, ולתת לה את מלוא תשומת הלב הבלתי מוגבלת שלך.
- 5תן לחשיבות לזעוק במקרים מסוימים. יכול להיות שיש לך מצב שיש לך רק 10 דקות לעבור את כל העיר לספרייה לקחת את הדיסק החדש של משחקי הכס שהזמנת, מה שהופך אותו לדבר הדחוף ביותר ברשימה שלך, אבל הזמן הזה עשוי להיות הושקע טוב יותר בביצוע המשימה החשובה יותר של עבודה לעבודה על חיבורך באנגלית. אתה תקנה לעצמך יותר זמן על ידי לחכות לאסוף את ה- DVD שלך עד למחרת, כשיהיה לך יותר זמן לזה.
- 6חוצה משימות מחוץ לרשימה תוך כדי השלמתן. מזל טוב! כשאתה עובר ברשימה, קח רגע שמח לחצות את כל הדבר, מחק אותו מהקובץ, או חתך אותו באגרסיביות מהנייר בעזרת אולר כיס חלוד והצית את הגרוטאות באש. קח דקה לתגמל את עצמך על כל הישג קטן. אתה עושה את זה!
יעדים ארוכי טווח עשויים לכלול שאיפות גדולות יותר אשר יהיה צורך לפרק אותן למספר שלבים שתצטרך גם לתעדף.
- עפרון
- עיתון
- מרקר מדגיש
- שקול לפרק משימה ארוכה למספר משימות קצרות יותר. משימות קצרות פחות מרתיעות ומבוצעות בקלות רבה יותר.
- היה מציאותי עם מה שניתן להשיג בתוך פרק זמן מסוים.
- עם פרויקט בית ספר, הדברים ששווים יותר נקודות או אמורים להגיע מוקדם יותר צריכים להיות בראש הרשימה.
- חצי שעה עד שעה לכל משימה היא זמן סביר להתרכז לפני שצריך הפסקה.
- שימו זמן בצד לבלתי צפוי.
- אם לשתי מטלות יש אותה חשיבות או דחיפות, שקול את המשימה הדורשת את המאמץ הנמוך ביותר.
- משימות שדורשות מאמץ ארוך יותר עשויות להזדקק לבדיקה מיוחדת בכדי לשים זמן רב להשלמתן.
- לעזור וללמד אחרים. אם תסיים את המשימות שלך מבעוד מועד, הציע לעזור וללמד את המשפחה או החברים שלך. ההורים שלך עשויים לתגמל אותך בקצבה נוספת.
- השמט או עיכוב משימות מסוימות אם הן בעלות חשיבות נמוכה ודורשות מאמץ רב.
- השתמש ב- WordPad או בגיליון אלקטרוני במחשב שלך. זה משמיט את הצורך לחזור על רשימה.
- עליכם לשלוט בזמנכם ולתכנן מראש, גם לשמור על גישה טובה, ולא להתמהמה.
- הבטיחות שלך ושלומם של אחרים הם העדיפות הראשונה בכל המשימות.
- שלך חיים אישי, אושר, והיושרה צריכה להיות בראש סדר העדיפויות שלך.
קרא גם: איך מכינים דיו לקעקועים?
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל להשתפר ברב-משימות ולהאציל בעבודתי?נסו ריבוי משימות בבית עם דברים פשוטים לתרגול לעבודה. בעת האצלה, חשוב להבין שאתה לא יכול לעשות את כל העבודה לבד. גם אם אתה אוהב את העבודה שלך ורוצה לעשות את זה לבד, אתה לא צריך ללכת בדרך זו - זה יכול להוביל לעבודת יתר, לטעויות תכופות יותר וכו 'כאשר יש לך הרבה עבודה, אל תפחד בקש ממישהו שיעזור לך בזה מכיוון שזה הולך להיות טוב יותר עבורך בסך הכל; העבודה נעשית במהירות ואינך מחויב במס מעבר לגבולותיך. אם אתה מודאג מכך שהאדם שאליו אתה מאציל את עבודתך אינו עושה זאת כראוי, דבר עמו והסביר כיצד ברצונך שהדברים ייעשו. חלק חשוב בהאצלה הוא להבין שכולם עובדים אחרת ולא תמיד ישתמשו באותם תהליכים ושיטות בדיוק כמוך. זה לא'זאת אומרת שעבודתם פחות חשובה.
- כיצד אוכל לקבוע את סדר העדיפויות של שתי משימות, אם לאחת יש מסגרת זמן ולשנייה אין?בצע את שניהם יחד והחלף את המשימות כאשר נחשב לנחוץ.
- מהי דוגמה לעדיפות?עדיפות עשויה להיות עבודת בית ספר או מטלה שתאריך היעד למחרת לעומת תאריך פירעון בשבוע הבא. לחלופין, פרויקט גדול יותר - בית ספר או עבודה - עשוי להיות בראש סדר העדיפויות מכיוון שאולי תצטרך לעשות קצת על זה באופן קבוע כדי שלא יהפוך למשבר. מקווה שזה עוזר!
- כיצד אוכל לתעדף את עבודתי בבית הספר?אתה יכול לתעדף את עבודתך בבית הספר על ידי שימוש ביומן ולציין את כל המטלות והמבחנים שלך. אז תוכלו להכין רשימה עם המטלות הקרובות ביותר וללמוד בין 1-10. לדוגמא, ברצונך לבצע תחילה משימה שתבוא מחר לפני שתתחיל בעבודה שתבוא בעוד 10 ימים. אך אתה גם רוצה לעבוד בהדרגה על מטלה גדולה יותר.
- מדוע עלינו לתעדף?עלינו לתעדף כדי שנוכל לסיים את המשימות והאחריות החשובות ביותר בחיי היומיום, בעבודה או בבית הספר. וגם, כדי לוודא שבסופו של דבר נגיע לכל הדברים החשובים למדי - גם אם הם לא מכריעים. לפעמים, אנחנו צריכים לשנות את הרשימה אם אנחנו שאפתניים מדי.
- מהי עדיפות?תעדוף הוא סדר סדר בחשיבות המשימות בחייך. לדוגמא, חשוב יותר להאכיל את ילדכם בארוחת ערב מאשר להתחיל לצבוע את המאורה.
- אם כבר יש לך את הרשימה שלך, איך תדע מאיפה להתחיל?תוכלו להסתכל ברשימה הראשונית ולבחור את הפריטים החשובים ביותר או שיש להם תאריך יעד קודם. אתה יכול גם לעשות מחדש את הרשימה שלך למספר קטגוריות עדיפות. לחלופין, תוכל להשתמש בצבעים כדי לציין אילו פריטים ברשימה הם החשובים ביותר. תמיד כדאי לשים תאריכים לצד המשימה.
תגובות (9)
- מצוין. הולך לנסות את זה.
- תודה, זה מאוד עוזר לי.
- תודה לך, מדריך! הצעדים הפשוטים בהחלט יעזרו לי להתארגן.
- זה היה טוב עם דיאגרמות המתאימות כהלכה.
- מועיל וברור. המאמר מפרט דברים מוחשיים שאני יכול לעשות. את חלק מהדברים האלה אני כבר עושה, כמו אקראי על משימות בעלות חשיבות שווה ולעיתים חישוב זמנים משוערים. היה טוב לקבל אימות וגם כמה עצות חדשות טובות.
- תמיד יש לי מיליון דברים בראש שאני רוצה, צריך, צריך, וחייב לעשות. המחשבה עליהם היא חלק מהבעיה. החלטתי להיכנס לאינטרנט כדי לראות אם אוכל למצוא עזרה. אוהב את זה ואת התמונות. אני אוהב את כל הדברים המדריכים ואני תמיד תורם כששואלים אותי. תודה.
- עוזר מאוד. מטפל בנושאים באופן מעשי, לא רק תיאורטי.
- ארגון הוא המפתח בכל עבודה. זו קריאה טובה ומעוררת כמה שינויים. אנסה גם את הסדינים.
- תוכן מצוין לחלוק עם הלידים שלי.
