איך לכתוב מייל למשאבי אנוש?
כיצד אוכל לנסח דוא"ל למחלקת משאבי אנוש המבקשת את מעמד שלי ב- Mediclaim?
עסקים מעסיקים אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש כדי לטפל בכל דבר, החל משאלות שכר ומדיניות ועד תלונות משפטיות. אם יש לך שאלה משפטית או מדיניות, או בעיה רצינית עם אחד מעמיתייך לעבודה, ייתכן שיהיה עליך ליצור קשר עם נציג במחלקת משאבי אנוש. משאבי אנוש עשויים להיות גם המחלקה הראשונה אליה אתם פונים בחברה מסוימת. מומלץ להתחיל את השיחה עם דוא"ל פשוט רשמי המציג בפני האדם את הבעיה הספציפית שלך.
שיטה 1 מתוך 3: כתיבה ושליחת הדוא"ל
- 1פנה למייל שלך לאדם הנכון. בדוק בספריית משאבי האנוש ובדוק אם יש אדם שמטפל בסוג הבעיה שאתה צריך לטפל בה. יכולה להיות גם נקודת קשר שהוקצה למחלקה שלך בחברה. אם אתה מודאג מכך שהנושא שלך נלקח ברצינות, תוכל גם לפנות ישירות לראש משאבי אנוש.
- בדוק פעמיים שרק האדם שאליו אתה רוצה ליצור קשר מופנה במייל. במיוחד אם מדובר בנושא פרטי או רגיש, אתה לא רוצה לשלוח אותו לאדם הלא נכון במקרה. הקפד במיוחד להסיר את כל הרשימות שישלחו את הדוא"ל לקבוצת עובדים מוגדרת.
- 2כתוב שורת נושא ספציפית המציינת שיש צורך בפעולה. שורת נושא צלולה מתקשרת הוא הבעיה שלך ואת רמת הדחיפות שאתה מקצה לו יעזור משאבים אנושים לתעדף הבעיה שלך. אם תשאיר שורה זו ריקה או לא ברורה, התכתובת שלך עשויה להיקבר בתיבת הדואר הנכנס של מישהו.
- השתמש בשורות כגון: "בעיה משפטית - נדרשת פעולה", "נסיבות אישיות משתנות - נדרשת תשומת לב מיידית", "שאלה מדינית דחופה" או "ראיון אחרון - תודה."
- 3השתמש בברכות רשמיות בתחילת ובסיום הדוא"ל שלך. אתה רוצה לתת טון רשמי ומקצועי כבר בתחילת השיחה. זה יעזור למשאבי אנוש לדעת שאתה מטפל בנושא ברצינות. גם אם אתם מכירים את הנציג באופן אישי, זכרו שמדובר בדיון מקצועי, ולא סתם ידידותי.
- התחל ב"יקר [שמו המלא של הנציג] "וסיים ב"כבוד" או "תודה על זמנך, [שמך המלא]."
- 4כתוב תוכן ברור, ישיר וספציפי. שמור על משפטים קצרים ולעניין. אל תספק יותר מידע מהנדרש, מכיוון שאתה לא רוצה שהקורא יתקע בדוא"ל. אל תכלול פרטים שיכולים לבלבל את משאבי אנוש בנושא שלך. אתה יכול להתייחס לפרטים מסובכים באופן אישי.
- 5תאר את הבעיה במדויק. הסבר את האופי המדויק של הבעיה שלך. ספק ציר זמן של מועד תחילת הגיליון, או יתחיל. הבהיר אם אתה סבור שמדובר בבעיה משפטית או בבעיה שיכולה החברה לטפל בה.
- אם אתה יוצר קשר עם משאבי אנוש בכדי לשאול על הזדמנויות בעבודה, לא תציג בעיה. במקום זאת, הציגו את עצמכם, והסבירו את הקשר שעבר עם החברה. היה ברור לאילו פעולות אתה מצפה או רוצה שהנציג יבצע.
כיצד אוכל לשלוח דוא"ל למחלקת משאבי אנוש שלי לבקש העלאה? - 6שים לב אם ברשותך תיעוד לבעיה שלך. משאבי אנוש ירצו לדעת מיד כיצד לטפל בבעיות משפטיות או מדיניות. התיעוד שלך עשוי להשפיע על תגובתם, מכיוון שהוא יסייע להבהיר הן את חומרת הנושא והן את ההשלכות המשפטיות שעומד בפני עובד מסוים. הפוך את נציגך למודע לכל "הוכחה" שיש ברשותך והציע להביא אותה לפגישה אישית.
- במידת האפשר, תרצה להוכיח כל בעיה משפטית שתוצג בפני משאבי אנוש. למרבה הצער, מרבית מחלקות משאבי האנוש ינסו להגן על החברה אם יוכלו.
- אם אתם חווים הטרדות או אפליה, רשמו תיעוד של מועדי האירועים ושמרו כל התכתבות בכתב הכוללת שפה מפלילה.
- שמור עותקים אלקטרוניים ונייר של כל התיעוד שתספק למשאבי אנוש. עליך לשמור את המקור ולספק עותקים למשאבי אנוש.
- 7הסבר מה עשית כדי לטפל בבעיה. יתכן שכבר ניסית לפתור את הבעיה לפני שיצרת קשר עם משאבי אנוש. אולי קיימת שיחה עם הבוס או עמיתך לעבודה, או אפילו הודעת להם כי תיצור קשר עם משאבי אנוש. הנציג יעריך שיש מידע זה, שכן הוא יעזור להם להבין מי כבר מודע לבעיה.
- בנושאים של שינוי נסיבות אישיות, תקשורת זו עשויה להרגיש פחות רשמית. אם אתה יוצא לחופשת לידה או אבהות, למשל, סביר להניח שכבר הודעת לבוס שלך על מצבך ופשוט עוקב אחר משאבי אנוש.
- 8בקש פגישה אישית. פגישה בה אתה יושב פנים אל פנים עם נציגך יעזור לך לדון בבעיה בפירוט. זה יספק לנציג את האפשרות לשאול כל שאלה בנושא מעקב או הבהרה. הדוא"ל שלך הוא המקום המושלם להתחיל בו קביעת פגישה קריטית זו. יידע אותם לגבי חסימות בלוח הזמנים שלך, ובקש מהם לתכנן בהתאם.
- 9ודא שפרטי ההתקשרות שלך כלולים. משאבי אנוש עשויים לרצות ליצור איתך קשר בטלפון, לכן כלול מספר שיטות יצירת קשר בתחתית הדוא"ל. מידע זה יכול לרדת ישירות מתחת לשמך לאחר שתחתום מהתכתובת. בדוק שוב את הדיוק של מספרי הטלפון והדואר האלקטרוני שסיפקת.
- 10ערוך את הודעות הדוא"ל שלך לגבי שגיאות הקלדה, איות ודקדוקים. לרוב שירותי הדוא"ל יש שירות בדיקת איות. לאחר מכן, קרא את הדוא"ל שלך כדי לתפוס טעויות דקדוקיות, מילים חסרות ונושאי בהירות.
שיטה 2 מתוך 3: מעקב אחר דוא"ל שנשלח
- 1תודה למשאבי אנוש על כל תגובה שהם שולחים. ראשית, תודה לנציג שהקדיש זמן לבחון את המקרה שלך, מכיוון שהדבר יתן מיד נימוס של אדיבות בשיחתך. הקפד לענות לכל תגובה שמשאבי אנוש שולחים במהירות. זה יצביע על כך שאתה נשאר מודאג מהבעיה, וזה צריך גם לתקשר את הרצון שלך לטפל בה במוקדם ולא במאוחר.
- 2ארגן את כל החומרים הדרושים לפגישה האישית שלך. הכן את עצמך לפגישה על ידי יצירת תיקיית קבצים מיוחדת המכילה את כל המסמכים שאתה מתכוון להביא. אם יש לך שאלה בנושא מדיניות, הביא את ספר המדריך לעובדים עם המדיניות הספציפית בסימניות. זה יעזור לפגישה להתנהל בצורה חלקה לאחר הגעתכם.
- 3שקול להעסיק יועץ משפטי אם אתה מעלה סוגיות משפטיות. אם אתה חושש להגן על עצמך מכל פעולות שהחברה תנקוט נגדך, שוחח עם עורך דין. הם יכולים לספק לך מידע על זכויותיך, ואתה יכול להחליט להביא אותם לפגישות אישיות. ייתכן שתרצה להודיע למשאבי אנוש על התוכניות שלך להעסיק עורך דין אם תבחר ללכת בדרך זו.
- ודא שאתה מודע לעלויות הכרוכות בהעסקת עורך דין. הרוב יהיה יקר, כך שתצטרך לשקול את החששות התקציביים הללו עם הצורך שלך בהגנה משפטית.
אתה יכול גם ליצור קשר עם משאבי אנוש כדי לומר לך תודה על ראיון שביצעת לאחרונה עם החברה שלהם. - 4שלחו אימייל בפעם השנייה אם חיכיתם שבוע ללא תגובה. שבוע נחשב בדרך כלל לפרק זמן המתנה לפני שתשלח דוא"ל מעקב. אם אתם מתמודדים עם בעיה דחופה במיוחד, תוכלו לשלוח מעקב לאחר 24 שעות. במקום לדאוג שאתה מציק לנציג שלך, זכור שיש להם אחריות רבה. הם עשויים להזדקק לתזכורת שאתה אחד מהם.
שיטה 3 מתוך 3: החלטה אם ליצור קשר עם hr
- 1לפתור את הבעיה בעצמך אם אתה יכול. אם יש לך בעיה פשוטה ולא חוקית שאינה קשורה למדיניות החברה, ייתכן שתוכל לטפל בה בעצמך. אם אפשר, דון בבעיה עם הבוס שלך או עמיתים לעבודה שלך כדי לפתור את הבעיה איתם. משאבי אנוש יעריכו לדעת כל הצעדים שעשיתם למציאת פיתרון לפני שהם מגיעים אליהם.
- אם, למשל, אתה מרגיש שהבוס שלך מתזמן לך יותר מדי סופי שבוע, דבר תחילה עם הבוס שלך. אתה גם לא רוצה ללכת למשאבי אנוש עם תלונה לא קריטית כמו "אני לא אוהב את שטח המשרד שלי."
- 2עיין בספר המדריך לעובדים שלך כדי לבדוק את מדיניות החברה שלך. אתה עלול להרגיש שאתה חווה הפרה של מדיניות החברה. לפני שתפנה למשאבי אנוש, קרא מחדש את המדיניות הספציפית שקשורה לבעיה שלך. אתה רוצה להיות מסוגל לצטט את הדוגמאות האלה בכל דיון שאתה מקיים עם משאבי אנוש.
- לדוגמא, אם אתה חושש שאינך מקבל מספיק הפסקות בשעות העבודה, בדוק את הכללים הכתובים על זמני ההפסקה. יתכן שלחברה שלך יש רק מדיניות הפסקה לא רשמית ולא מקודדת, מה שאומר שמשאבי אנוש לא יכולים לעשות הרבה כדי לעזור לך בתפקיד רשמי.
- 3צרו קשר מיד עם משאבי אנוש אם מטרידים אתכם בעבודה. אל תהססו לפנות אם אתם חווים הטרדות מילוליות, פיזיות או מיניות מכל גורם שהוא בעבודה. אתה מוגן באופן חוקי מהתנהגות מסוג זה, ומשאבי אנוש מחויבים לעזור לך ולהגן עליך.
- אל תצפו שמשאבי אנוש יוכלו לקיים שיחות מחוץ לרשומות בנושאים אלה. ברגע שאתה מדווח על כך, הם נדרשים לפעול.
- 4פנה למשאבי אנוש אם הנסיבות האישיות שלך משתנות. משאבי אנוש יכולים לעזור לך לתכנן את כל השינויים הקרובים במצב העבודה שלך, למשל אם אתה מתכונן לצאת לחופשת לידה. הם יוכלו להבטיח שתקבל את כל ההטבות והכיסוי שלך. הם יכולים גם ליצור קשר עם אנשים בחברה שצריכים להיות מודעים לנסיבות המשתנות שלך.
- 5צור קשר עם משאבי אנוש אם אתה זקוק להגנה ממשלתית. מצבים מסוימים עשויים להיווצר בעבודה המזכים אותך בהגנה או בפיצוי מהממשלה. אם, למשל, אתה נפגע בעבודה, משאבי אנוש יכולים לעזור לך לתאם כיסוי של ההוצאות הרפואיות שלך.
- סביר להניח שזה ידרוש ממך למלא ניירת במשאבי אנוש, אז היה מוכן לתהליך זה.
- 6צור קשר עם משאבי אנוש אם אתה רוצה גישה להכשרה בעבודה. יתכנו תוכניות הכשרה או מנטוריות זמינות שיאפשרו לך להתקדם בחברה שלך. משאבי אנוש יכולים לספק לך את כל המידע הדרוש על אפשרויות אלה ואולי לתאם את כניסתך לתוכניות אלה. זו יכולה להיות הזדמנות נהדרת להעלות את הקריירה לשלב הבא.
אם אתה מרגיש שאין משאבים מוגבלים המתאימים, למשל, משאבי אנוש יטפלו בבעיה זו. - 7בקש משאבי אנוש לעזרה בהתאמות הדרושות. משאבי אנוש יכולים גם לעזור לך לתת מענה לכל הצרכים האישיים שיש לך בעבודה. סביבת העבודה שלך צריכה לכלול משאבים המאפשרים לך ליהנות מאותן הזדמנויות להצליח כמו כל עובד אחר.
- אם אתה מרגיש שאין משאבים מוגבלים המתאימים, למשל, משאבי אנוש יטפלו בבעיה זו. המחלקה יכולה גם לעבוד איתך כדי להבטיח שיש מקום ייעודי לאמהות מיניקות.
- 8פנה למשאבי אנוש אם אתה מחפש עבודה. לעיתים, פנייה לנציג משאבי אנוש בחברה מסוימת יכולה לאפשר לך לקבל מידע אודות פתיחת משרות שוטפות או הזדמנויות לראיונות "אינפורמטיביים" בלתי פורמליים עם העובדים הנוכחיים. אתה יכול גם ליצור קשר עם משאבי אנוש כדי להגיד לך תודה על ראיון שערכת לאחרונה עם החברה שלהם.
- אם לא תקבל תשובה לאחר שבוע, תוכל לשלוח דוא"ל מעקב אחד. לאחר מכן, יתכן שתצטרך לתת לחברה זו ללכת.
- 9הימנע מפנייה למשאבי אנוש עם תלונות אישיות. זכור שמשאבי אנוש עובדים תחילה עבור החברה, ולכן הם לא האנשים שאליהם אתה רוצה לפנות. אף על פי שאתה בהחלט לא צריך להימנע מדיווח על מצבים שגורמים לך להרגיש לא בנוח או מופלה לרעה, הקפד להבחין בין נושאים שעשויים פשוט להרגיז או לבעיות משפטיות חמורות יותר.
- הישאר רגוע ככל האפשר בכל דוא"ל ויצירת קשר אישית שיש לך עם משאבי אנוש. זה יעזור לפגישות להתקיים באדיבות ומקצועיות.
קרא גם: איך לכתוב מייל לבחור?
שאלות ותשובות
- האם עלי להזכיר את האדם בשם שלא נענש על הנושא עליו אני מדווח?יהיה עליכם לקבל את ההחלטה בעצמכם, והיא תלויה בסוג ההשלכות שאתם רוצים שהאדם יחווה. אם הם הפרו את החוק או את מדיניות החברה, הם עשויים להיות מפוטרים אם תזכיר אותם בשמם. עם זאת, זה עשוי להיות מתאים, בהתאם לפעולה שלהם.
- כיצד אוכל לנסח דוא"ל למחלקת משאבי אנוש המבקשת את מעמד שלי ב- Mediclaim?לרוב החברות תהיה מדיניות ספציפית להפעלת מעקב אחר תרופות. זו בהחלט האחריות של מחלקת משאבי אנוש שלך לעזור לך בתביעה זו. פנו להסביר ולהזכיר להם את המצב, והם צריכים להיות מוכנים לעזור.
- כיצד אוכל לשלוח דוא"ל למחלקת משאבי אנוש שלי לבקש העלאה?אתה צריך כנראה לכלול גם את המנהל שלך וגם את משאבי האנוש בכל שיחה על העלאות פוטנציאליות, אז סמג את הבוס שלך בדוא"ל שלך. אתה גם רוצה לתזמן נכון את השיחה. אם זה עתה קיבלתם משוב גרוע, יתכן שזה לא הזמן הטוב ביותר לשאול. לבסוף, היה בטוח שביצעת את המחקר שלך. אם תבקש העלאת שכר שאינה תואמת את מה שמשלמים עובדים אחרים ברמות דומות ובתפקידים דומים, ייתכן שלא תקבל מענה טוב.
- האם תוכל לספק דוגמה של אימייל למשאב אנושי?אמנם ישנם מגוון בעיות שעשויות להיות לך להעלות עם משאבי אנוש, אך מכתב לדוגמה זה יכול לספק לך תבנית טובה לאופן שבו אדם אחד התייחס לאפליה במקום העבודה. ניתן לתרגם את פורמט האותיות לדוא"ל.
