איך כותבים דוא"ל תזכורת ידידותי?
כדי לכתוב דוא"ל תזכורת ידידותי, התחל בברכה, כמו "שלום לך" או "היי". לאחר מכן, כתוב משהו על החיבור שלך לנמען כדי שהדוא"ל שלך לא ייראה קר. לדוגמה, נסה "איך עבר בית הספר?" או "הטיול ההוא שעשינו יחד היה פיצוץ." ואז רכך את התזכורת שלך על ידי כתיבת משהו כמו "אני יודע שעבר זמן מה מאז שדיברנו, אבל רציתי להזכיר לך על..." לסיום, סיים את הדוא"ל שלך עם סגירה ידידותית כמו "חבר שלך" או "מצפה קדימה לשמוע ממך." לקבלת טיפים כיצד לערוך את הדוא"ל שלך לטעויות, המשך לקרוא!
כדי לכתוב דוא"ל תזכורת ידידותי, התחל בברכה, כמו "שלום לך" או "היי".
כתיבת דוא"ל תזכורת ידידותית יכולה להיות קשה. אתה לא רוצה להיתקל כמצעיק או חסר סבלנות, אך חשוב להעביר את המסר שלך. תן טון ידידותי בדוא"ל שלך עם ברכות וביטויים מרוככים. כסה את הצרכים של דוא"ל התזכורת שלך, כך שהנמען יודע בבירור מה אתה רוצה. ודא דוא"ל ללא שגיאות כדי שתיתקל לא רק ידידותי, אלא גם מקצועי.
חלק 1 מתוך 3: מתן טון ידידותי
- 1ברך את הנמען. במצבים עסקיים, יתכן שתצטרך להשתמש בברכה רגילה, כמו "יקרים וכך וכך". עם זאת, יותר ויותר, מיילים מותאמים אישית הופכים לסטנדרטיים. כמה ברכות דוא"ל שיכולות לעזור לך להכות צליל ידידותי מההתחלה כוללות:
- היי ג'ון
- שלום שם
- הרבה זמן לא נראה
- היי!
- 2התייחס לחיבור שלך לנמען. אם אתה רק עומד בתזכורת, ייתכן שההודעה שלך תתקרר. התייחס לקשר האישי שלך למקבל על ידי הכללת ביטויים המשקפים את חברותך וחוויותיך המשותפות. אלה עשויים לכלול:
- איך הלך בית הספר?
- ידידי, מה שלומך?
- היה לי כל כך נהדר איתך בסוף השבוע שעבר.
- מתי בפעם האחרונה שוחחנו, לפני חודש?
- הטיול ההוא שעשינו יחד היה פיצוץ! נצטרך לעשות זאת שוב בקרוב.
- 3לרכך את הביטויים שלך. זה חשוב במיוחד לחלק התזכורת של הדוא"ל. אם עבר זמן מה שהיית בקשר עם הנמען, יתכן וזה מתאים להציע התנצלות קלה או תירוץ ליצירת קשר רק לשם תזכורת. כמה דוגמאות לביטויים מרוככים כוללות:
- אני יודע שעבר זמן מה מאז שדיברנו, אבל רציתי להזכיר לך על...
- הדברים היו כל כך קדחתניים עם התינוק החדש שרק נזכרתי להזכיר לך...
- אני יודע שהיית עסוק, אז לא רציתי להזיק לך, אבל רציתי לשלוח תזכורת...
כתיבת דוא"ל תזכורת ידידותית יכולה להיות קשה. - 4להיות מנומס. אם התזכורת חשובה, קל להיתקל בה חזק מדי. יש לזכור כי למקבל יש דברים שקורים בחייו. זכור לומר גם "בבקשה" ו"תודה "וביטויים מקבילים. אתה יכול לכלול ביטויים מנומסים כמו:
- מצטער להציק לך, אבל רציתי לוודא...
- אם אתה יכול בבקשה להשיב לדוא"ל זה ברגע שיש לך זמן...
- תודה שהקדשת זמן לקרוא כל תשובה לתזכורת זו. אני מעריך את זה.
- אני אחכה לתגובתך.
חלק 2 מתוך 3: כיסוי הצרכים
- 1השתמש בשורת נושא. אתה לא צריך לכתוב שורת נושא חכמה . אלה שיהיו ברורים ונקודתיים יהיו שימושיים ביותר. אלה יאפשרו למקבל לדעת את מטרת הדוא"ל במבט חטוף. כמה אפשרויות נפוצות לתזכורת דוא"ל ידידותית עשויות לכלול:
- להרשם
- תזכורת מהירה לגבי...
- טיול / אירוע / וכו 'הקרוב.
- מספר כוח אדם לטיול / אירוע / וכו '.
- 2זכור לכלול את התזכורת שלך. כשאתה מנסה כל כך להיות ידידותי ומנומס, זה יכול להיות קל להשאיר משהו חשוב, כמו התזכורת בפועל. שים את התזכורת שלך בסמוך לתחילת הדוא"ל, זמן קצר לאחר הברכה וחיבור אישי קצר. לדוגמה:
- "היי,
עבר זמן מה שדיברנו, בן. מה שלומך אשתך וילדיך? שלי מעסיקים אותי די, אבל רציתי לבדוק איתך על..." - "היי!
סבתא, התכוונתי לשלוח לך הודעה. מצטער שהייתי כל כך עסוק. רק רציתי להזכיר לך על תאריך ארוחת הצהריים שלנו..."
- "היי,
- 3העסיקו שפה תמציתית. זה נכון בדרך כלל ששפה מנומסת משתמשת בביטויים ארוכים יותר. לדוגמה, הביטוי "עבוד קשה יותר" יהיה פוליטר כ"זה יכול להיות רעיון טוב אם היית עובד קשה יותר. " אמנם מנומס, אך ביטויים ארוכים אלה עלולים להקשות על מיקוד הדוא"ל שלך.
- השתמש במבנה פשוט עבור הדוא"ל שלך. זה עשוי להיראות בערך כמו: ברכה (פתיחה) → חיבור אישי → תזכורת → אימות (סגירה)
כמה אפשרויות נפוצות לתזכורת דוא"ל ידידותית עשויות לכלול. - 4ערוך מידע מיותר. עבור כל משפט וכל חלק של כל משפט, שאל את עצמך, "האם זה הכרחי?" במקרים מסוימים, "הכרחי" עשוי להיות בעל משמעות רחבה כמו "זה הכרחי כדי שהדוא"ל שלי לא יישמע קר." הסר חלקים מיותרים מהדואר האלקטרוני.
- באופן כללי, ניתן להסיר מילות מפתח (כמו "מאוד", "באמת", "באמת", "בצורה קיצונית" ו"בהחלט ") כדי להפוך את המסר שלך לתמציתי יותר.
- 5סגור את הדוא"ל באמצעות תוקף. "תובנה" היא מילה מהודרת שמשמעותה "להיפרד". האמירות כוללות ביטויים כמו "הכי טוב", "בברכה", "שלך באמת" ו"כבוד רב ". חתימתך אמורה להתאים לתוקף שלך. עם זאת, הערכות נפוצות אלה עשויות להיתפס כבלתי אישיות. אתה יכול לנסות משהו כמו:
- חבר שלך
- לחיים
- כל טוב
- שיהיה לך יום נהדר
- תייג, אתה זה
- מצפה לשמוע ממך
חלק 3 מתוך 3: הבטחת דוא"ל ללא שגיאות
- 1הגה הגהה של הדוא"ל שלך. אפילו להציץ בדוא"ל שלך פעם או פעמיים במהירות יבטל שגיאות פשוטות רבות שאולי התגנבו תוך כדי כתיבתו. לאחר שתסיים להלחין, קרא הגהה בדוא"ל שלך לצורך איות ודקדוק.
- בשירותי דוא"ל רבים יש דקדוק ובדיקת איות בחינם. האיכות של אלה תלויה בספק הדוא"ל שלך. במקרים מסוימים, בודקים אלה עשויים לא להיות מדויקים במיוחד.
- זכור לבדוק את שורת הנושא, את ברכתך ואת תוקףך (סגירה). קל להבהיר את אלה ולהתמקד רק בגוף הדוא"ל שלך.
כסה את הצרכים של דוא"ל התזכורת שלך, כך שהנמען יודע בבירור מה אתה רוצה. - 2קרא את הדוא"ל שלך בקול רם. אם אתה כותב דוא"ל חשוב, או אם אתה באמת רוצה להיות ידידותי או מנומס במיוחד עם מישהו, קרא את הדוא"ל שלך מההתחלה ועד הסוף בקול רם. האם זה נשמע שיח? אם כן, הדוא"ל שלך מוכן למשלוח.
- שכתב משפטים או קטעים שנשמעים מגושמים. השתמש בשיקול דעתך הטוב ביותר בעת הערכתך. זה ישתנה מאדם לאדם, תלוי בסגנון הדיבור שלך.
- 3בקש מאדם אחר להביט דרך הדוא"ל. לתקשורת חשובה, כמו אלה המיועדות לעסקים, ייתכן שתרצה שאדם אחר יבדוק את התזכורת לפני שליחתה. אם כתבת דוא"ל תמציתי, זה בדרך כלל לוקח מעט זמן ויכול לעזור לתפוס אפילו את השגיאות הקטנות ביותר.
- בדוק את שירות ההודעות המקוון שלך. שלח הודעה לחבר באופן מקוון ושאל משהו כמו: "היי, אתה יכול לקרוא במייל קצר שאני צריך לשלוח? זה ייקח רק דקה."
- זכור להביע תודה לכל מי שקורא במייל שלך. הם בכל זאת עושים לך טובה.
שאלות ותשובות
- שלחתי תזכורת למסיבה לתשלום, אך עלי לשלוח תזכורת נוספת. איך עלי לעשות זאת?כל תזכורת שלאחר מכן חמורה יותר מהקודמת. "אני בטוח ששכחת" ואחריו "אנא שלם בשלושה ימים", ואחריו הודעת ברירת מחדל, ואז מכתב מעורך דין וכו '. אתה רשאי להזכיר לאדם, אבל אם אתה לא' כדי לא להגדיל את דרגת החומרה בכל תזכורת, הצד יכול לחשוב שאתה חלש ולעולם לא ילך לבית המשפט, מה שמפחית את הדחיפות בתשלום. זה ההפך ממה שאתה רוצה להשיג.
- אני איש צוות אד-הוק בחברה שלי כבר 11 חודשים, ואני רוצה לכתוב מכתב תזכורת שישודרג. אתה יכול לתת לי הנחיות איך לנהל את זה?בקפידה. ציין את הנקודות החזקות שלך, אך ציין גם דבר אחד או שניים שעשית לא בסדר או שלא הלך טוב מדי, והוסף את מה שלמדת מכך. ציין במפורש את מה שאתה מבקש ללא שום האשמות, התחייבויות או מועדים. שקול לעשות זאת בעל פה במקום; בקש פגישה כדי לדון בכך במקום לכתוב דואר אלקטרוני.
- האם זה בסדר להגיד "אני רוצה להזכיר לך ידידותית"?נכון יהיה לומר "אני מציע לך תזכורת ידידותית", אבל כן, זה בסדר להגיד את זה בתור דחיפה ראשונית. ודא שהנוסח שלך חמור יותר אם יש צורך בתזכורות עתידיות.
