איך כותבים מכתב בקשה?
כדי לכתוב מכתב בקשה, התחל לברך את הנמען ב"יקר ", ואחריו שם המשפחה ושמו של האדם, או" למי זה יכול לדאוג ". לאחר מכן, הסביר בקצרה מי אתה ומדוע אתה כותב בפסקה הראשונה. לאחר מכן, ספק הקשר נוסף ופרטים על בקשתך בפסקה השנייה. לאחר מכן, השתמש בפסקה השלישית כדי לציין מגבלות זמן, והביע את הערכתך לשיקולם. לסיום, סגור עם משהו כמו "בכבוד רב" או "בכבוד", ובחתימתך. למידע נוסף, כולל כיצד לעצב את המכתב שלך כך שהוא ייראה מקצועי, המשך לקרוא!
כיצד אוכל לכתוב בקשת מכתב למנכ"ל החברה שלי לאישור פירוט שקיות?
בשלב מסוים, רוב האנשים צריכים לכתוב מכתב בקשה למשהו. בין אם מדובר בתרומת צדקה, הזדמנות להמציא בחינה שהוחמצה, פגישה עם מומחה בתחומך או מסמך שאתה זקוק לו לצורך דוח שאתה כותב, הסגנון לכתיבת מכתבים אלה נשאר זהה. פעל בהתאם להוראות אלה כדי להפוך את מכתב הבקשה שלך למקצועי ומשכנע יותר.
חלק 1 מתוך 3: הכנה לכתיבה
- 1סיעור מוחות של הרעיונות הגדולים. על מנת לכתוב מכתב ברור ויעיל, יש חשיבות ברורה למטרותיך ולמטרת המכתב.
- דרך טובה לוודא שמחשבותיך בנושאים אלה ברורות היא להשיג שלוש פיסות נייר ריקות ולתייג אותן "מדוע אני כותב מכתב זה", "מטרת המכתב הזה" ו"מחשבות אחרות ".
- מבלי לדאוג יותר מדי לפרטים, קח כמה דקות ורשום את מחשבותיך לגבי המכתב על שלושת פיסות הנייר האלה. ערוך רשימות וסיעור מוחות של רעיונות התמונה הגדולה שיש לך לגבי המצב שגרם לך לכתוב את המכתב, מה אתה מקווה שהמכתב ישיג, וכל מידע חשוב אחר שאתה עשוי להזדקק לכלול.
- 2התחשב בקהל שלך. חיוני לקביעת הטון הנכון במכתב שלך הוא הבנת הקהל שאתה כותב עבורו. לאחר סיעור המוחות הראשוני שלך, על פיסת נייר אחרת, כתוב את מה שאתה יודע על מקבל המכתב שלך.
- לדוגמא, מה עמדתו של אדם זה וכיצד הוא יכול לעזור? האם אדם זה יקבל החלטה סופית לגבי בקשתך, או יקבל החלטה אם להעביר את בקשתך לרשות גבוהה יותר או לא?
- מומלץ גם לקחת בחשבון את הידע של הנמען בנושא שאתה כותב עליו. אם הקורא שלך אינו בקיא בנושא שאתה כותב עליו, הדבר יחייב סוג אחר של כתיבה (כלומר שימוש בשפה פשוטה יותר והכללה של יותר מידע רקע) מאשר אם הנמען שלך כבר מומחה בנושא.
- 3הכינו מתאר. לבסוף, לפני שתתחיל למעשה להלחין את המכתב, צור מתווה כדי לארגן את מחשבותיך לסדר הגיוני וקוהרנטי.
- שקול את הנקודות העיקריות שאתה רוצה להעלות, ואת הנקודות המשניות בהן תשתמש כדי לתמוך בנקודות אלה. וודאו שהרעיונות שלכם מסודרים באופן שיהיה הגיוני לקורא שלכם.
כיצד אוכל לכתוב מכתב לבקשת אתר למכירת פירות?
חלק 2 מתוך 3: כתיבת טיוטה
- 1השתמש בתבנית המתאימה. כתיבת מכתבך במתכונת המקצועית הנכונה של מכתב עסקי היא דרך טובה ליצור רושם ראשוני חיובי.
- בשינה בפינה השמאלית העליונה, אתה צריך לכלול ראשון, כתובת המלאה שלך, שני, המועד, ושלישי, הכתובת המלאה של השולח. צריך להיות קו מרווח בין כל אחד מאלה.
- אתה יכול לכלול גם שורת נושא אחרי כתובת הנמען, אך זו אופציונלית.
- 2התחל בברכה. התחל את הטקסט הראשי של מכתבך בהצדעה נכונה ומכובדת.
- אם אתה מכיר את האדם שאתה כותב אליו, אתה יכול להשתמש בשמו הפרטי, למשל "טים היקר." אחרת, עליך להשתמש בשם המשפחה של האדם ובכותרת המתאימה, (למשל: ד"ר, מר, גב 'או גברת).
- אם אינך יודע את שמו של האדם שאליו אתה כותב, השתמש בהצדעה כמו "אדוני או גברתי היקרים" או "למי זה עשוי לדאוג".
- 3כתוב פסקת היכרות. בפסקה הראשונה של כל מכתב בקשה, תצטרך להציג את עצמך ולהצהיר באופן ברור אך בקצרה את מטרת המכתב, למשל "אני כותב בתקווה שתשקול לתרום לקרן הצדקה של אזרח בוסטון.
- אם הייתה לך אינטראקציה קודמת עם מקבל מכתבך, פיסקת הפתיחה היא גם מקום טוב להזכיר להם את הטבע או את הקשר שלך או את הקשר שהיה לך בעבר.
- לדוגמא: "אני סטודנט בכיתת הדרמה 101 שלך", או "אני נשיא קרן הצדקה של אזרחי בוסטון, ארגון שתרמת אליו בנדיבות בעשר השנים האחרונות", או "יצרתי איתך קשר בחודש שעבר על האפשרות לטיול כיתתי בפארק השעשועים שלך. "
- יצירת קשר אינה רק מועילה למקבל, אלא עשויה לקדם תחושות של זיקה אליך העלולות להגדיל את הסיכוי לבקשתך להתקבל.
- 4כתוב פסקת גוף. פיסקת הגוף שלך (או פסקאות) אמורה לספק הקשר ומידע נוסף ופרטים ספציפיים יותר על בקשתך. זו ההזדמנות שלך לאתר בדיוק את מה שאתה מבקש ולהביע את טענתך מדוע יש להיענות לבקשתך.
- היו יסודיים אך קצרים. עליך להסביר בבירור מה אתה מבקש ומדוע העניין ראוי לבחינה, אך הקורא שלך לא ירצה לקרוא את סיפור חייך.
- היה פשוט וספציפי לגבי מה שאתה מבקש. יש להשאיר את המקלט ללא ספק לגבי מה שאתה רוצה. לדוגמא: "אני מקווה שתשקול לחזור על תרומתך הנדיבה השנה", או "ברצוני לבקש בכבוד הזדמנות להגיש מאמר זה מחדש."
- היה אדיב והשתמש בטון שמתאים לקורא שלך.
- היו עובדתיים ושמרו על הרגשות שלכם. אם עליכם לדון ברגשותיכם בנושא, ציינו אותם עובדתית ולא רגשית, למשל "התאכזבתי מאוד כשראיתי את הציון שלי", ולא "אני כל כך כועס על הציון הזה!"
- 5כתוב פסקה מסכמת. בפסקה המסכמת שלך, עליך להודיע למקבלך על אילוצי הזמן הרלוונטיים העומדים בפניך, וכן להביע את תודתך על התייחסותם לבקשתך.
- לדוגמא, אם אתה כותב לבקש מידע או פגישה עם מישהו שחייבת להתקיים לפני תאריך מסוים כדי להועיל לך, הבהיר זאת בנימוס בסיכום.
- גם אם הנמען שלך בסופו של דבר לא נעתר לבקשתך, העובדה שלקח את הזמן לקרוא את מכתבך ולשקול את רצונך ראויה לתודה.
- 6הוסף סגירה. לבסוף, מכתבך זקוק לסגירה הולמת ומנומסת. אפשרויות טובות כוללות "בכבוד", "בכבוד רב" או "בברכה" ואחריה שמך.
- אם אתה שולח מכתב פיזי, השאר ארבע שורות של שטח ריק בין הסגירה לשם הקלדת שלך. במרחב זה חתמו את שמכם בעט.
- אם אתה מצרף חומרים כלשהם למכתב שלך, מידע זה אמור להגיע לאחר סגירתך, למשל "מארזים: 2."
כיצד אוכל לכתוב מכתב בקשה לתיקון הדלת ולהסרת המפתח?
חלק 3 מתוך 3: השלמת המכתב
- 1תירגע. לאחר שסיימת את הטיוטה הראשונה של מכתבך, הנח אותה למספר ימים, אם הזמן יאפשר זאת. זה ייתן לך נקודת מבט אחרת על זה כשתחזור אליו.
- 2ערוך ושכתב את המכתב. תן למכתב קריאה מקרוב כדי לוודא שהכתיבה שלך ברורה, זורמת היטב ומגשימה את היעדים שהגדרת לבצע בחלק 1. בצע את כל התיקונים הדרושים.
- דרך טובה להעריך את כתיבתך היא לקרוא את מכתבך בקול רם. זה יעזור לך להבחין במילים חסרות ובאופן כללי לקבל תחושה אם השפה זורמת היטב ומכה בטון המתאים.
- 3הגה הגהה של הטיוטה הסופית. לאחר שביצעת עריכות מהותיות כלשהן, תן למבט מבט נוסף כדי לתפוס שגיאות כתיב ודקדוק שאולי פספסת בפעם הראשונה.
- מומלץ שמישהו אחר יקרא את מכתבך גם למטרה זו. הרבה יותר קל להתעלם משגיאות משלך.
- 4שלח את המכתב שלך. שלח את מכתבך לנמען. אם אתה שולח מכתב פיזי, הקפד לכלול חותמת נוכחית ומקצועית למראה. בפינה השמאלית העליונה של המעטפה, שים את שמך, כותרת (אם רלוונטי) וכתובת החזרה. באמצע התחתון, כלול את שם הנמען וכתובתו. הקפד לשמור עותק לתיעוד שלך עד להסדרת העניין.
- הפוך את בקשתך לקלה ככל האפשר על ידי הבהרת מדויק מה הנמען שלך יכול לעשות כדי לעזור לך, ומסירת כל מידע שיעזור להם במתן בקשתך. לדוגמא, אם אתה מבקש מכתב המלצה, שקול לכלול את קורות החיים שלך.
- יחד עם זאת, דאגו להיצמד לעיקר מכתבכם. מידע רב מדי, במיוחד כאשר הוא אינו בעל ערך עבור הקורא, עלול להסיח את הדעת ולבלבל.
- הגיש את בקשתך בביטחון ומשכנע, אך אל תגיש דרישות.
כיצד אוכל לכתוב מכתב למפקד שלי ואומר לו שלוש סיבות מדוע הקהילה שלנו זקוקה למרכז ICT?
- איות ודקדוק גרועים עלולים לגרום נזק רב למכתב שנכתב בצורה טובה אחרת. זה יכול להסיח את הדעת בפני הקורא שלך, ויכול ליצור רושם שלא אכפת לך מספיק מהבקשה שלך כדי להשיג את זה נכון. הגה תמיד, ובמידת האפשר השג קורא שני לבחון את המכתב שלך.
- אל תנסה לתפעל את הקורא שלך באמצעות פניות רגשיות, איומים או הבטחות לא מציאותיות. סוגים אלה של ערעורים נוטים יותר לפגוע בקורא שלך מאשר לשכנע אותם.
קרא גם: איך להציג את עצמך בכיתה?
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לכתוב מכתב למועדון המבקש להציב מסכי פרטיות על חלונות חדר הכושר הפונים לרחוב בו עוברים אנשים כל הזמן?מצא את כתובת המועדון, כתוב את מכתבך, שלח אותו. עם זאת, רוב המועדונים מקדישים זמן רב לשקול את חללי הפנים שלהם, כולל חלונות כלפי חוץ, ומה זה עושה פסיכולוגית לפטרונים. אני מניח שהמועדון הזה היה מקדיש מחשבה קפדנית זו לפני שבחר להפוך את הפנים לגלויים לעוברים ושבים, כך שלא מובטחת שהבקשה שלך תשיג את התוצאה שאתה רוצה, וייתכן שתצטרך למצוא מועדון חדש שמתאים יותר העדפתך.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לכתוב מכתב למפקד שלי ואומר לו שלוש סיבות מדוע הקהילה שלנו זקוקה למרכז ICT?
- כיצד אוכל לכתוב מכתב בקשה לתיקון הדלת ולהסרת המפתח?
- כיצד אוכל לכתוב מכתב לבקשת אתר למכירת פירות?
- כיצד אוכל למצוא דוגמאות של מכתבי בקשה?
- כיצד אוכל לכתוב בקשת מכתב למנכ"ל החברה שלי לאישור פירוט שקיות?
