איך להשיג הוכחת העסקה?
אם אתה מנסה לאמת את העסקתו של מישהו, ישנן כמה דרכים בהן תוכל לקבל הוכחה. הדרך הקלה ביותר היא לבקש תלושי שכר או רישום מס מהאדם כדי להוכיח שהם עובדים במקום מסוים. לחלופין, תוכל ליצור קשר ישירות עם המעסיק שלהם כדי לאשר שהם עובדים שם. אתה יכול גם להשתמש בשירות אימות, כמו באמצעות Equifax, כדי לאמת את ההכנסה של מישהו. לאחר שבחרת בשירות אימות, תצטרך לקבל את האישור החתום. בדרך כלל לוקח כמה ימים עד שבוע לחזור לדוחות האימות. כדי ללמוד כיצד להשתמש בבדיקת רקע לאימות עבודה, המשך לקרוא!
אם אתה מנסה לאמת את העסקתו של מישהו, ישנן כמה דרכים בהן תוכל לקבל הוכחה.
כשמעסיקים עובד חדש, קבלת הוכחה לעבודה בעבר עשויה להיות אחד הדברים החשובים ביותר שתוכלו לעשות בכדי להבטיח שתעסיקו מישהו שיש לו את הידע והניסיון הדרושים לביצוע העבודה. יחד עם זאת, זה אחד הדברים הקלים ביותר עבור מועמדים לשקר בקורות חיים ובקשות עבודה. למרבה המזל, ישנן דרכים בהן אתה יכול לאמת את היסטוריית המשרה של המועמד כדי שתדע שהאדם שאתה שוכר מבטיח באופן אישי כמו שהוא או היא על הנייר.
שיטה 1 מתוך 3: שימוש בשירות אימות
- 1החליטו איזה מידע אתם צריכים. איזה שירות מתאים לך ביותר עשוי להיות תלוי בפרטים הספציפיים שאתה צריך להוכיח עבור מועמד מסוים.
- השירותים יכולים לאשר את תאריכי ההתחלה והסיום של משרותיו הקודמות של המועמד, את התארים והתפקידים של אותם משרות, כמו גם נתוני שכר. במדינות מסוימות, אתה יכול גם ללמוד על הסיבה לסיום העובד והאם החברה רואה בו זכאות לגיוס חוזר.
- החוק לגבי מה שמעסיקים לשעבר יכולים לחשוף משתנה מאוד בין המדינות, ולכן כדאי לבדוק את חוק מדינתך אם לדעתך חשוב לוודא את ביצועי המועמד הקודם, התנהגותו המקצועית או סיבות לסיום העבודה.
- 2קבע כמה רחוק אתה רוצה ללכת. בדרך כלל מעסיקים רוצים לאמת מספר מסוים של מעסיקים קודמים או עבודה למספר שנים מסוים.
- הדרך בה ברצונך להגדיר זאת תלויה לא רק בצרכי החברה שלך אלא בהיסטוריית העבודה של המועמד. לדוגמא, אם מישהו פונה לעבוד אצלכם שעבד אצל אותו מעסיק כבר שש שנים, אימות תעסוקה שחזר חמש שנים אחורה רק יתפוס את אותה עבודה אחת.
- מעסיקים רבים מעדיפים את הגישה של סקירת חמש שנות עבודתו של היסטוריית העבודה או שני מעסיקים אחרונים, הארוך מביניהם.
- זכור כי לחלק מהמועמדים עשויים להיות פערים בהיסטוריה התעסוקתית שלהם אשר יגרמו לקשיים אם היית נוקט בגישה מבוססת שנים בלבד. לדוגמא, אם היית סוקר את חמש השנים האחרונות, אך המבקש היה ללא עבודה שנתיים בלידה וטיפל בתינוק, חמש השנים שלך יתפסו רק שלוש שנות עבודה.
- 3בחר שירות אימות. בהתבסס על הערכת הצרכים שלך, תוכל למצוא שירות אימות שיספק את המידע הדרוש לך בצורה היעילה והמשתלמת ביותר.
- לא רק שיש שירותי אימות שונים שיש להם גישה למאגרי מידע ומידע שונים, אלא שלכל שירות עשויות להיות כמה אפשרויות שונות מהן תוכלו לבחור את המתאימה ביותר לחברה שלכם.
- לדוגמה, Equifax מספקת אימות תעסוקה באמצעות השירות שלה, מספר העבודה. שירותים אלה משתנים במחירם תלוי אם אתה זקוק למידע על שכר או פשוט צריך לאשר היכן המועמד עבד וכמה זמן הוא עבד שם.
שירות בדיקת הרקע יספק לכם דוח על תוצאות בדיקת הרקע שהושלמה. - 4קבל הסכמה מהמועמד לעובד. שירות האימות שלך ידרוש ככל הנראה מסמך הסכמה חתום לפני שיסיים את החיפוש.
- במדינות מסוימות כמו דלאוור ואוקלהומה, הסכמת המועמד נדרשת על פי החוק אם ברצונך ליצור קשר עם מעסיקים לשעבר או לבדוק את היסטוריית התעסוקה שלו.
- אם אתם מחפשים עבודה, תוכלו להירשם בשירותי אימות בעצמכם ולהציע קוד למעסיקים לאימות היסטוריית התעסוקה שלכם. אפשרות זו זמינה יכולה לא רק להפוך את תהליך הגיוס למהיר וחלק יותר, אלא גם יגביר את אמון המעסיק הפוטנציאלי בך כשכיר חדש.
- 5קבל את דוח האימות. תוך מספר ימים או שבוע, השירות ישלח לך דוח על ממצאיו.
- לאחר שתקבל את הדוח, ייתכן שתרצה להשוות אותו עם בקשתו של המועמד או לחדש את תקפות המידע שנמסר לך.
- 6נפגש עם המועמד. ייתכן שתרצה לתת למועמד אפשרות להסביר כל פערים בין דוח האימות שקיבלת לבין המידע שהוא או היא מסרו לך.
- בדרך כלל גם חברת האימות חייבת לתת למבקש הזדמנות לערער על כל המידע הכלול בדוח אם הוא טוען שהוא אינו מדויק. בררו את הנהלים מחברת האימות שלכם והודיעו למועמד לפי הצורך.
- במקרים מסוימים, פערים עשויים להיות תוצאה של אי הבנה. לדוגמא, אם המבקש הושם אצל מעסיק באמצעות סוכנות זמנית ואז הועסק במשרה מלאה, הוא רשאי פשוט לרשום את שם החברה למשך כל תקופת העבודה, למרות שבתחילה הוא לא היה בשכר החברה. זה יגרום לפער בין דוח שירות האימות לבין המידע שהוא מסר לך.
שיטה 2 מתוך 3: ביצוע בדיקת רקע
- 1החליטו איזה מידע תרצו לכלול. בהתאם לצרכי העסק שלך ולאחריות העובדים שלך, יתכן שתצטרך לבחון היבטים שונים ברקע המועמד מלבד אימות של היסטוריית העסק שלו.
- היקף ועומק בדיקת הרקע שלך צריך לשקף את אופי התפקיד אליו מועמד המועמד. לדוגמא, אם התפקיד אינו טומן בחובו אחריות כספית או טיפול בעסקאות במזומן, ככל הנראה אינך צריך לבצע דוח אשראי של מבקש. כמו כן, אין שום סיבה לבחון את רישום הנהיגה של המועמד אם תפקידיו בעבודה לא יביאו לנהיגה עבור החברה (לא כולל נסיעה לעבודה).
- 2בחר שירות בדיקת רקע העונה על צרכיך. בין שירותי הרקע השונים והבדקים, הטוב ביותר עבורך יהיה זה שמספק את כל המידע שאתה רוצה ואינו מבזבז את זמנך או כסף על משיכת מידע אודות מועמדים לעובדים שאינו נחוץ לך להערכת כדאיותו של אותו מועמד החברה שלך.
- לדוגמא, חברות מסוימות מאמתות את רישומי ההשכלה ורשומות הנהיגה של המועמד, אך אם אינך זקוק למידע זה, תוכל לחסוך זמן וכסף על ידי שלא לבקש זאת.
- וודא שהשירות שתבחר תואם את אחריותו במסגרת החוק לפדרלי אשראי הוגן (FCRA). נהלים ספציפיים מנדטים החוק למתן הודעה למועמדים והבטחת כל המידע המדווח הוא מדויק ועדכני.
מרבית המעסיקים הופכים את העובד לאחראי על מסירת מסים או מסמכי ביטוח לאומי כהוכחת העסקה. - 3קבל הסכמה מהמועמד לעובד. עליך לקבל הסכמה לפני שתוכל לבצע בדיקת רקע לעובד פוטנציאלי.
- החוק הפדרלי מחייב אותך ליידע את המועמד שאתה מבצע בדיקת רקע, וכן להסביר כי המידע שתשיג באמצעות בדיקת הרקע עשוי לשמש להחלטה אם להעסיק אותו.
- החוק מחייב אותך לקבל הסכמה בכתב מהעובד לפני ביצוע בדיקות רקע. יש להסביר באופן כללי את היקף בדיקת הרקע במסמך שהעובד חותם עליו המאשר את הבדיקה והדיווח.
- אם אתה מקבל דוח חקירה מלא, שיכול לכלול ראיונות עם אנשים שמכירים את המבקש, עליך גם להודיע למבקש כי יש לו הזכות לתיאור מלא של היקף החקירה וסוגי השאלות נשאל.
- 4קבל את תוצאות בדיקת הרקע. שירות בדיקת הרקע יספק לכם דוח על תוצאות בדיקת הרקע שהושלמה.
- יש לזכור כי החוק הפדרלי אוסר על שימוש במידע זה כדי להפלות מועמדים על בסיס תכונות מסוימות כגון גזע, מין, דת או מוגבלות. וודא שאתה משתמש במידע כראוי, וכל מידע שעליו אתה מבסס את החלטתך קשור ישירות לתפקיד ונחוץ לך לניהול העסק שלך.
- על פי החוק הפדרלי, עליך להיפטר בבטחה מכל דוח רקע שתקבל לאחר שנה, ללא קשר לשאלה אם המועמד מועסק.
- 5עקוב אחר מועמד העובד. אם המידע בבדיקת הרקע מעלה שאלות, יתכן שתצטרך לדון בהם עם העובד הפוטנציאלי ולפתור כל אי התאמות.
- במקרים רבים, אי התאמה עשויה להיות כתוצאה מאי הבנה ולא מכל כוונה מצד המבקש להטעות אותך לגבי עברו.
- בנסיבות מסוימות, זה עשוי גם להיות מועיל להביא את סיפור העובד מאחורי מה שקרה או מה שהוביל לרישום מסוים בבדיקת הרקע שלהם.
- אם תחליט שלא להעסיק את המועמד על סמך המידע הכלול בדו"ח הרקע שקיבלת, עליך לספק לו או לה הצהרה בכתב המפרטת את המידע שהוביל להחלטתך יחד עם העתק הדו"ח שקיבלת.
שיטה 3 מתוך 3: בקשת תלושי שכר ורישומי מס
- 1בדוק את חוק המדינה כדי לקבוע מה אתה יכול לבקש. אף על פי שמעסיקים רבים מבקשים מעובדים לספק עותקים של W2 או החזרי מס לצורך אימות העסקה, ייתכן שיהיה צורך להסיר טפסים אלה בכדי להסיר מידע רגיש או עלול להפלות.
- לכל הפחות, עליכם כנראה לבקש מהמועמדים להסיר את מספרי הביטוח הלאומי שלהם ממסמכים אלה.
- כמו כן, עליך להיות מודע לכך שמסמכים אלה עשויים להכיל מידע אודות דמי מחלה או טובות הנאה אשר יצביעו על כך שהמבקש נמצא בכיתה המוגנת על ידי חוקים פדרליים נגד הפליה. במדינות מסוימות כמו קליפורניה יש חוקים האוסרים על מעסיקים אפילו לשאול שאלות בנוגע למידע מסוג זה, כך שתרצה לבקש מהמועמדים להשחיר גם את המידע הזה.
- 2בקש מהמועמד לעובד את המסמכים המתאימים. מרבית המעסיקים הופכים את העובד לאחראי על מסירת מסים או מסמכי ביטוח לאומי כהוכחת העסקה.
- זכור כי גם אם מבקש מסרב לאפשר לך ליצור קשר עם מעסיק קודם, אתה עדיין יכול לבקש מסמכים כגון W2 כדי לאמת את הכנסותיהם ואת השנים בהן הם הועסקו.
- מסמכי מס או ביטוח לאומי יכולים גם להיות דרך חשובה לאמת עבודה אם המעסיק הקודם יצא מעסק ואין לך שום דרך ליצור איתם קשר כדי לאמת את העבודה.
- אם למועמדים אין עותקים של ה- W2 שלהם, הם יכולים להזמין תמליל ממס הכנסה במשך השנים שאתה צריך הוכחת העסקה. תמלילים לשנה הנוכחית ושלוש השנים האחרונות שהבקש הגיש מיסים זמינים באופן מקוון או בטלפון 1-800-908-9946. <ref.https: //irs.gov/pub/irs-pdf/f4506t.pdf </ref>
- מועמדים יכולים גם לקבל דיווחים שנתיים מאושרים על הרווחים מהמינהל לביטוח לאומי. דוחות מאושרים אלה עולים 42 € לכל שנה שמתבקשת, אם כי ניתן לאחזר דוחות שנתיים שאינם מאושרים בחינם.
אם למועמדים אין עותקים של ה- W2 שלהם, הם יכולים להזמין תמליל ממס הכנסה במשך השנים שאתה צריך הוכחת העסקה. - 3השווה את המידע על המסמכים לקורות החיים או לבקשתו של המועמד. לאחר שהעובד הפוטנציאלי הגיש את התיעוד שביקשתם, תוכלו לראות אם הוא תואם את המידע המדווח על עצמו.
- יש לזכור כי מסמכי מס או ביטוח לאומי מספקים רק מידע בסיסי אודות העסקה, כגון התאריכים בו הועסק האדם וההכנסה שקיבל.
- אם למבקש היה חוזה כלשהו או עבודה זמנית, שמו של המעסיק שרשום ב- W2 או במסמך אחר עשוי להיות שונה מזה שהוא רשום בבקשה. במקרה כזה, בדרך כלל תצטרך להתקשר לסוכנות הזמני או לשירות אחר שהמבקש השתמש בו כדי לוודא היכן הועמד המועמד.
- 4צרו קשר עם מעסיקים קודמים לפי הצורך. אם מופיעים פערים כלשהם, ייתכן שתרצה לקבל את הסיפור ישירות מהמעסיק שעבד עם המועמד שלך.
- במקום להשתמש בפרטי ההתקשרות שהעובד שלך מסר בבקשתו או בקורות החיים שלהם, ייתכן שתרצה לבצע חיפוש אחר המעסיק ולמצוא כתובת רשמית. יש לזכור כי יתכן שהמועמד כבר שוחח עם עמית לעבודה או עם חבר אחר וביקש מהם לספק התייחסות חיובית אם יתבקש, כך שזה עשוי להיות טובתך לדלג על המידע שנמסר לך על ידי המבקש וללכת ישירות למקור.
- שלחו בקשת אימות למחלקת משאבי אנוש או למפקח דומה ובקשו הוכחה בכתב.
- ברוב המדינות, אתה רשאי לשאול את מועדי ההעסקה, תארים ותפקידים שהיה למועמד ושיעור שכרו. במדינות מסוימות אתה יכול גם לשאול על ביצועיו של המועמד ועל רקע המשמעת שלו, כמו גם על הסיבה לכך שהעבודה שלו הסתיימה.
- 5עקוב אחר מועמד העובד. לאחר שתסיים את הבדיקה, הודיע לעובד הפוטנציאלי על התוצאה וכל החלטה שקיבלת על סמך המידע שנמסר.
- אתה יכול גם לשקול להודיע למבקש מה ייעשה עם המידע הרגיש שלו וכיצד יישמרו מסמכים אלה. זכור כי החוק הפדרלי ותקנות EEOC מחייבים אותך להשמיד כל מסמך כזה לאחר שנה.
קרא גם: איך להתמודד עם עבודה רעילה?
