כיצד לשפר את התקשורת הכתובה?

קח בחשבון את הקהל שלך. חשוב לבחור את המילים הנכונות בהתאם לקהל היעד שלך. לדוגמה, אתה צריך להשתמש בשפה רשמית בעת שליחת דוא"ל אל הבוס שלך או ניסוח מכתב כיסוי עבור בקשת עבודה. שמור את השפה הבלתי פורמלית שלך, כגון התחלת דוא"ל עם "היי", עבור חברים קרובים ומשפחה.

הסבר מושגים, מונחים ונתונים לא מוכרים במידת הצורך. בחירת המילים הנכונות פירושה גם להסביר אותן לקהלים שאולי לא מכירים מילים או ביטויים מסוימים.

• לדוגמא, אם אתה כותב על טכנולוגיה חדשה, ייתכן שיהיה עליך להסביר את המונחים הטכניים המופיעים בעיתון או בדוא"ל שלך מכיוון שהקהל שלך אולי לא נתקל בהם בעבר.
• אולם במקרים אחרים, הקהל שלך עשוי להכיר את המונחים הטכניים, כך שלא תצטרך להסביר אותם.

דע את הגדרת המילה בה אתה משתמש. אחת הטעויות הנפוצות בתקשורת בכתב היא שימוש לרעה במילה מסוימת. לעתים קרובות אתה עשוי לחשוב שמילה פירושה דבר אחד, אך למעשה זה אומר משהו אחר לגמרי.

• לדוגמא, אתה יכול לכתוב שאירופאים ילידים אינם תרבות מונוטונית, כאשר למעשה אתה מתכוון לכך שאינדיאנים אינדיאנים אינם תרבות הומוגנית.
• שאל את עצמך, "האם אני בטוח שאני מכיר את ההגדרה של מילה זו?"
• השתמש במילון כדי לחפש את ההגדרות הן מילים שאת משמעותן אינך בטוח לגמרי לגבין.

היזהרו מקונוטציות לא רצויות. לפעמים תכתוב משפט מבלי להבין שבחירת המילים שלך מספקת משמעות לא רצויה. לדוגמא, אולי תכתוב, "הסתכלתי בתוך המקום הפרטי של הילד", כשלמעשה התכוונת, "הסתכלתי סביב מקום המחבוא של הילד."

התרחקו מקלישאות. קלישאה היא ביטוי שנעשה בו שימוש יתר במידה שאיבד את האפקט או את המשמעות המקורית שלו. יש להימנע מביטויים נדושים ולעתים קרובות סטריאוטיפים אם אתה מכוון לשפר את כישורי התקשורת הכתובה שלך. במקום לכתוב "בימינו", נסה לכתוב "היום" או "בהווה". במקום לכתוב "מת כמו מסמר לדלת", פשוט כתוב "מת".

בחר את המילים והמבנים המתאימים לכל צורת כתיבה ספציפית. חשוב להבין שלסוגים שונים של תקשורת בכתב יש דרישות שונות. למשל בדוא"ל יש דרישות שונות מאשר לדו"ח ארגוני. מכתב לחברת ביטוח, באופן דומה, ייכתב באופן שונה ממכלול הנחיות לעובדים.

• השתמש בטון מקצועי בעת כתיבת מכתבים עסקיים ו מיילים פורמלית.
• אתה יכול להשתמש בשפה לא פורמלית בעת יצירת מכתב או דוא"ל לחבר.