איך כותבים מכתב הכרה?
טיפ: אתה לא צריך להיות מנהל או בוס כדי לכתוב מכתב הכרה רשמי.
מכתבי הכרה נכתבים בדרך כלל ממעסיק או ממנהל לעובד. זה נכון במיוחד לגבי מכתבי הכרה רשמיים. עם זאת, אתה בהחלט יכול לכתוב מכתב הכרה בלתי פורמלי לעמית, חבר או מנטור. לכתוב מכתב הכרה, להביע תודה, לכלול כמה פרטים רלוונטיים ולספק תגמול מוחשי כלשהו עבור ביצועיו של האדם. שמור על מכתבי ההכרה שלך קצרים כדי להימנע מלהיות דרמטי מדי או לא רשמי מדי; המחווה חשובה לא פחות מתוכן המכתב שלך!
שיטה 1 מתוך 2: חיבור מכתב רשמי
- 1שמור על טון רשמי למכתבים פומביים לעובדים. מכתבי הכרה פומביים ניתנים בדרך כלל כפרסים לעובדים או חברי צוות שהשיגו מטרה מסוימת, עבדו קשה באופן עקבי או שאפו להשתפר בתפקידם. לקבלת מכתב רשמי, בחר בטון מקצועי. הימנע מכיווצים, סלנג או דיקציה לא מקצועית, השתמש במגוון מבני משפט וכתב בקול הפעיל בתדירות האפשרית.
- אם אתה מעביר את מכתבך באופן אישי או שולח אותו בדואר, כתוב אותו על נייר מכתבים של החברה כדי שיהיה רשמי.
טיפ: אתה לא צריך להיות מנהל או בוס כדי לכתוב מכתב הכרה רשמי. לדוגמה, אתה יכול לכתוב מכתב הערכה רשמי למנהל על המורה של ילדך. עם זאת, רוב מכתבי ההכרה הרשמיים נכתבים למישהו שאתה מנהל.
- 2התחל בלציין את ההכרה מטעם החברה. המשפט הראשון במכתב הפורמלי שלך צריך להתחיל בביטוי "מטעם" כדי לציין שכל החברה, הצוות או החנות חייבים לאדם שאתה מכיר. הסבר מדוע מכירים בפרט זה. השתמש בשמם המלא ובמיקומם כדי להפוך אותו לפורמלי ומשפיע. השתמש בכינוי "אנו" כדי לזהות את האדם, אלא אם כן אתה מנכ"ל החברה או הבעלים של החברה.
- אלא אם כן אתה מכיר במאמץ ארוך טווח, כלול את פרק הזמן הכללי של התרומה שהובילה למכתב הכרה זה.
- אם אתה הבעלים של עסק קטן, התחל ב: "בשם הצוות והדירקטוריון של Big Box Retail, אני רוצה להכיר רשמית את מר ג'יימס ג'ונס על הופעתו בחודש האחרון."
- 3תאר את הישגיו של האדם כדי להדגיש את ביצועיו. לאחר שכתבת את הצהרת הפתיחה, פרט יותר על ביצועי הפרט. כלול מידע על כמה זמן קשה האדם עבד, והיה ספציפי לגבי שביעות הרצון של המוסד מתפקודו. השתמש בזמן עבר ובכינוי "אנחנו" כדי להדגיש את העובדה שכולם הבחינו במאמץ של הפרט. הוסף 3-5 משפטים על הישגיו של האדם.
- אם אתה הבעלים של עסק, אמור, "בחודש מאי מר ג'ונס חרג מיעד המכירות שלו ביותר מ- 50 יחידות. הוא לא קיבל אף פידבק שלילי, וכמה לקוחות ציינו שהוא היה מאוד מועיל חביב בסקרי המשוב שלהם. לא יכולנו להיות גאים יותר בביצועים שלו. "
עם זאת, אתה בהחלט יכול לכתוב מכתב הכרה בלתי פורמלי לעמית, חבר או מנטור. - 4תארו פרס, או מתנה, שהאדם הרוויח עבור המאמץ שלהם. מכתבי הכרה רשמיים רבים יחד עם פרס מוחשי. יום חופשה נוסף, פרס כספי, או כרטיס מתנה הם כל האפשרויות מעולות. אתה יכול גם לבחור לתת לאדם איזה לוח או תעודה. כלול 1-2 משפטים לגבי התגמול בכדי להפוך את המכתב למשמעותי יותר.
- אם אתה מפעיל עסק קטן, אתה יכול לומר, "כדי לכבד את מר ג'ונס ואת עבודתו, אנו מכנים את מר ג'ון כעובד החודש."
- 5תודה לאדם על העבודה הקשה ותרומתם. לפני שתסיים את מכתבך, חזור על הערכתך על ידי תודה ישירה לאדם. השתמש בשפה פשוטה ואל תעשה את זה יותר מדי מילולי. הבעת תודה פשוטה תחזק את נקודת המכתב שלך. הוסף 1-2 משפטים המביעים את תודתך.
- לדוגמה, אתה יכול לומר, "תודה לך מר ג'ונס על המסירות והעבודה הקשה שלך. אתה חלק חשוב בקהילה שלנו."
- 6סגור עם הערה מעודדת על העתיד. לסיים בנימה חיובית של עידוד, להביע עניין ואמון בביצועיו של העובד בעתיד. זה ייתן למכתב שלך התקדמות כרונולוגית חלקה מביצועי עבר לתקווה עתידית. זה יעזור גם לעודד את העובד שלך לבצע ביצועים טובים בעתיד. הוסף 1-2 משפטים על העניין שלך בעתיד הפרט.
- מכתבי הכרה אינם מאמרים רחבי ידיים. זה בסדר גמור לכתוב מכתב שמסתיים אחרי 6-7 משפטים.
- לדוגמא, אתה יכול לומר, "אנו בטוחים שתלמידותיה של גב 'סמית' לא יכולות לחכות ליחידה הבאה שלה, וכולנו בטוחים שתלמידיה יהיו מוכנים היטב לסב"ד בחודש הבא.
- אם אתה מנהל עסק קטן, אמור, "אנחנו לא יכולים לחכות לראות מה מר ג'ונס עושה אחר כך, ואנחנו מצפים לקרוא את כל המשוב החיובי בחודש הבא."
- 7הציגו את המכתב בפני עובדיכם. אם ברצונך להכיר איש צוות או עובד שעבר מעבר לתחום חובתם, שקול להתקשר לפגישה בת 5 דקות ולקרוא את המכתב בקול רם מול הצוות שלך. זו הדרך הטובה ביותר לחלוק את ההכרה שלך והיא תניע עובדים אחרים לעבוד קשה בעתיד. אם אינך רוצה לקרוא את המכתב בקול רם, אל תהסס לשלוח אותו בדוא"ל לכל החברה.
- אינך צריך להציג רשמית את מכתב ההכרה שלך בפני אחרים, אך זו דרך יעילה למקסם את השפעת המכתב.
לדוגמה, אתה יכול לכתוב מכתב הערכה רשמי למנהל על המורה של ילדך.
שיטה 2 מתוך 2: כתיבת הערה לא פורמלית
- 1השתמש בטון מוכר בכדי לתת לאותיות פרטיות מגע אישי. אם אתה כותב מכתב הכרה ואינך מתכנן לקרוא או לשתף אותו בפומבי, השתמש בטון מוכר כדי לחזק את ההשפעה של ההערה. השתמש בכינוי "אני" כדי להדגיש את הערכתך האישית לביצועיו של האדם. נניח לטון ידידותי יותר באמצעות כיווצים, דיבורים ומבני משפט פשוטים.
טיפ: אתה לא צריך להיות מנהל כדי לתת למישהו מכתב הכרה בלתי פורמלי. אתה יכול לתת מכתב הכרה בלתי פורמלי לבוס, לקוח, חבר או עמית לעבודה. הם ללא ספק כלי מצוין לעידוד העובדים שלך!
- 2פתח את מכתבך במשפט כן האומר "תודה. " כדי להתחיל, כלול משפט אחד שמודה לנושא מכתבך. השתמש בכינוי האדם הראשון "אני" כדי לשמור עליו אישי, והכלל את הסיבה שבגללה אתה מודה לאדם. זו הדרך הטובה ביותר להתחיל את המכתב שלך בפתק אמיתי. כלול 1-2 משפטים כדי לזהות את המאמץ של האדם.
- לדוגמא, אם אתה כותב לעובד, אמור: "אני רק רוצה להגיד לך תודה על העבודה שלך בסוף השבוע שעבר. אני רואה את העבודה הקשה שהשקעת, ואני מאוד מעריך אותה."
- 3הרחב את הסיבה להערה על ידי תיאור מה שאתה מעריך. לאחר שתודה לאדם, הוסף כמה פרטים רלוונטיים המתארים מדוע אתה מעריך אותם. הדגיש משהו שהשפיע עליך ישירות כדי לגרום לנושא להרגיש טוב לגבי הביצועים שלו. כלול 2-4 משפטים על התנהגות הנבדק וכיצד היא השפיעה עליך באופן חיובי.
- אמור משהו כמו, "אני יודע שעבדת הרבה שעות בשבת ובראשונה, ובאמת עזרת לי לחפות על העובדים שהופסקו. ראיתי את הדרך שדיברת עם הלקוחות וטיפלת בכל אינטראקציה עם חסד וכנות. המאמץ שלך לא נעלם מעיניך, ואני באמת מבורך שיש אותך בצוות שלי. "
- 4סיימו בתודה נוספת והציעו תגמול קטן. כדי לסגור את מכתבך, אמור שוב "תודה" כדי להדגיש באמת את הערכתך. זה יחזק את המטרה והעוצמה של מכתבך. אם תרצה לקחת את זה צעד קדימה, כלול תגמול קטן או הצעת פיצוי. כרטיס מתנה בסך 7,50 €, פרחים או הצעה להוציא את האדם לארוחת צהריים הם כל אותות הערכה מצוינים. סיים עם 1-2 משפטים כדי להביע את תודתך.
- אינך צריך לכלול מתנה או להציע תגמול. זה עשוי להיות לא הולם אם אתה לא באמת מכיר את האדם טוב מאוד.
- מכתבי הכרה לא רשמיים הם בדרך כלל די קצרים. אל תדאג אם זה מרגיש כאילו המכתב שלך חסר תוכן. המחווה חשובה לא פחות ממילים במכתבך.
- לדוגמה, כשאתה כותב לעובד, אמור "אני מאוד מעריך את המאמץ שלך ואני רואה את כל העבודה הקשה שאתה עושה. מצורף כרטיס מתנה בסך 7,50 € לבית הקפה המקומי. קח אספרסו ונשנוש עליי!"
- כתב את המכתב שלך והעביר אותו באופן אישי כדי באמת לתת למכתב תחושה אישית.
לכתוב מכתב הכרה, להביע תודה, לכלול כמה פרטים רלוונטיים ולספק תגמול מוחשי כלשהו עבור ביצועיו של האדם.
- מכתבי הכרה הם החזקים ביותר כשהם קצרים. אם תסתובב יותר מדי זמן, זה עלול להתחיל להישמע סרקסטי או דרמטי מדי.
- הימנע מחציית גבולות כלשהם בעת כתיבת הערה לא פורמלית לבוס או למנהל שלך. אם תציע לקנות להם משהו, הם עשויים לחשוב שאתה מנסה לשחד אותם. שמור על הערות הערכה קצרות במיוחד כדי לשמור על המקצועיות.
קרא גם: איך לכתוב טור הומור?
