כיצד לעקוב אחר פעולת החופשה המשפחתית והחופשית?
אם העובד לא חוזר לעבודה לאחר נטילת חופשת FMLA, יתכן שתוכל להחזיר פרמיות ששילמת בתקופת החופשה.
חוק חופשת המשפחה והרפואה (FMLA) מעניק לעובדים הזכאים חופשה ללא תשלום עד 12 שבועות בכל שנה מסיבות משפחתיות או רפואיות. באופן כללי, עליך לעקוב אחר ה- FMLA אם יש לך לפחות 50 עובדים שעבדו לפחות 20 שבועות בשנה הקודמת. החוק נאכף על ידי משרד העבודה הפדרלי (DOL), המספק תקנות וסטנדרטים שיסייעו לכם במאמץכם להישאר במסגרת דרישות החוק.
חלק 1 מתוך 3: חינוך עובדים
- 1כלול מידע FMLA בספר היד לעובדים שלך. מדריך העובדים שלך אמור לספק מידע בסיסי אודות מה מכסה ה- FMLA, כיצד לבקש חופשה וכיצד בקשות FMLA משפיעות על יתרונות אחרים שעובדיך עשויים להציע.
- אם אתה מכוסה על ידי ה- FMLA, העובדים שלך זכאים להטבות ברגע שעבדו לפחות 1250 שעות בפרק זמן של 12 חודשים.
- הסיבות לחופשת FMLA כוללות לידת ילד, מצב רפואי חמור שהופך את העובד לא מסוגל לעבוד, או הצורך לטפל בבן משפחה קרוב עם מצב בריאותי קשה.
- אתה יכול להשתמש בגיליון העובדות FMLA של DOL כדי לעמוד בדרישה זו. גיליון עובדות זה זמין להורדה בכתובת http://dol.gov/whd/regs/compliance/whdfs28.htm.
- ל- DOL יש גם מדריך עובדים המסביר את ה- FMLA ועונה על כמה שאלות נפוצות בנוגע לזכאות, זכויות והטבות. תוכל להוריד את המדריך בכתובת http://dol.gov/whd/fmla/employeeguide.pdf.
- אתה או העובד עשויים לבחור להחליף חופשה בתשלום שנצברה במקום חופשת FMLA. אם אתה זקוק להחלפה כזו, דרישה זו צריכה להיכלל בספר העובדים שלך.
- 2הכשיר מנהלים ומפקחים לטיפול בבקשות חופשה. מכיוון שעובדים אינם נדרשים לציין כי הם מבקשים חופשה במסגרת FMLA, עובדי המפקח שלך צריכים לדעת מה מכסה ה- FMLA וכיצד לזהות בקשות אלה.
- עברו על טפסים והודעות נדרשות בפירוט, כך שמנהלים ומפקחים ידעו למסור הודעה כנדרש על ידי FMLA, ואת המועדים למסירת הודעה זו.
- המנהלים והמפקחים שלך צריכים לדעת לחשב את שנת החופשה ל -12 חודשים למטרות FMLA. כמעסיק אתה יכול לבחור אחת מארבע שיטות, אך עליך ליישם את השיטה שאתה בוחר באופן עקבי - אינך יכול לבחור שיטה אחת עבור עובדים מסוימים ושונה עבור אחרים.
- באופן כללי, אתה יכול למדוד את התקופה של 12 חודשים באמצעות השנה הקלנדרית, תקופת "שנת חופשה" קבועה של 12 חודשים, תקופה של 12 חודשים הנמדדת מיום תחילת חופשת ה- FMLA הראשונה של העובד או תקופה שנמדדה מ- בתאריך הראשון שעובדים משתמשים בכל חופשת FMLA.
אתה או העובד עשויים לבחור להחליף חופשה בתשלום שנצברה במקום חופשת FMLA. - 3הציגו פוסטרים נדרשים במקום העבודה. ל- DOL פוסטרים המספקים מידע בסיסי אודות זכויות עובדים במסגרת ה- FMLA, אשר יש להציג בכל מקומות העבודה המקורים.
- הכרזה מסבירה את הוראות ה- FMLA ומספרת לעובדים כיצד להגיש תלונה ל- DOL אם מעסיקם מפר את המעשה.
- עליך להציג את הכרזה במקום שבו עובדים ומועמדים יכולים לראות ולקרוא אותו בקלות, והוא חייב להישאר ער גם אם אין לך עובדים הזכאים לחופשת FMLA כרגע.
- ניתן להוריד ולהדפיס עותק של הכרזה בכתובת http://dol.gov/whd/regs/compliance/posters/fmla.htm.
- אם יש לך עובדים שאינם קרוא וכתוב באנגלית, עליך לספק את הכרזה בשפה בה הם קרוא וכתוב.
חלק 2 מתוך 3: ניהול רשומות נאותות
- 1שמור על רשומות שכר מדויקות ומלאות. במסגרת ה- FMLA, רישומי השכר שלך חייבים לעמוד באותם סטנדרטים שנקבעו בחוק התקנים לעבודה הוגנת (FLSA).
- רישומי השכר חייבים לכלול מידע מזהה, שיעור שכר, תנאי פיצוי, שעות עבודה, פיצויים אחרים ותמורה כוללת ששולמה לכל עובד.
- כאשר עובד חוזר מחופשת FMLA, עליו להחזיר אותו לאותה עבודה או למשרה זהה כמעט מבחינת שכר, הטבות ותנאי העסקה אחרים.
- יש לשמור רשומות מלאות במשך שלוש שנים לפחות.
- 2צור קבצי FMLA כאשר מבקשים חופשה. כאשר עובדים מממשים את זכויותיהם במסגרת FMLA, שמור את המסמכים במקום אחד.
- על התיק שלך לכלול את התאריכים והשעות של חופשת FMLA שנלקחה, כמו גם כל הטבות לעובדים אחרים או שעות חופשה בשימוש.
- כל עובד זכאי לחופשה של 12 שבועות בלבד לתקופה של 12 חודשים. אתה אחראי על שמירת תיעוד מדויק עבור כל עובד כדי שתדע כמה חופשה עומדת לרשותו כאשר מתבצעת בקשה.
- כלול בקשות בכתב מהעובד, כמו גם עותקים של כל ההודעות שנשלחו לעובד בדבר חופשתו.
- מותר לבקש אישור רפואי על מצבו של העובד. אם אתה מבקש הסמכה רפואית עליך לתת לעובד 15 יום לספק אותה.
- אם אתה זקוק לעדכוני סטטוס תקופתיים או הסמכה של כשירות העובד לחזור לעבודה, כלול עותקים של דוחות אלה עם ניירת FMLA האחרת שלך.
- יש לשמור על כל מסמכים הקשורים לאישור רפואי או להיסטוריה רפואית של עובד או של בני משפחתו של עובד כרישומים סודיים הנפרדים מתיקי FMLA אחרים.
אם עובד מבקש חופשה שעלולה לסבך את ה- FMLA, יש לך רק כמה ימים לאחר קבלת הבקשה להגיב. - 3תעד את כל מחלוקות ה- FMLA. אם אתה דוחה את בקשת ה- FMLA של עובד, ודא שהסיבות לאותה הכחשה מתועדות ונשמרת כל ניירת נוספת.
- עובדים רשאים להגיש תביעה פרטית או תלונה ל- DOL אם הם אינם מרוצים מתגובתך לבקשות FMLA. תזדקק לתיעוד זה כדי להגן על פעולותיך, במיוחד אם דחתה חופשה מעובד.
- זכור כי ה- FMLA מחייב את כל ההודעות לעובדים להיות בכתב, ולהישלח בתוך פרק זמן מסוים. במקרה שעובד לא מסכים עם מעשיך בנוגע לבקשת החופשה שלו, יהיה עליך להוכיח שמסרת את ההודעות המתאימות במסגרת המועדים שקבעה FMLA. # עדכן תיקי כוח אדם עם פרטים הנוגעים להטבות. התיק של כל עובד צריך לכלול פרטים על ההטבות שסיפק המעסיק.
- אם העובד מקבל הטבות כגון ביטוח, יש לשמור על אלה בזמן שהעובד בחופשת FMLA. אתה יכול לדרוש מהעובד להמשיך ולשלם את חלקו מהפרמיות, ובאחריות העובד לקבוע סידורים לכך.
- שמור תיעוד של כל תשלומי הפרמיה בכדי לעמוד בדרישת FMLA זו. אם העובד לא משלם את הפרמיות שלו כפי שסוכם בזמן חופשה, לך ולמוביל הביטוח יש את הזכות להפסיק את הכיסוי.
- אם העובד לא חוזר לעבודה לאחר נטילת חופשת FMLA, יתכן שתוכל להחזיר פרמיות ששילמת בתקופת החופשה.
חלק 3 מתוך 3: מענה לבקשות להשאיר
- 1שקול לדרוש הודעה בכתב מהעובדים. למרות שלא נדרש על ידי ה- FMLA, דרישת הודעה בכתב מאפשרת לך לתעד את כל הבקשות באופן מדויק ולנהל רישומים מלאים.
- אם ניתן לצפות באופן סביר את הצורך של העובד בחופשה, אתה עשוי לדרוש 30 יום הודעה בכתב על כל בקשת FMLA. כאשר הצפוי אינו צפוי, כגון במקרה חירום רפואי, על העובד עדיין לספק לך הודעה בהקדם האפשרי.
- הודעת עובד חייבת לכלול מידע מספיק בכדי שתבין שהחופשה שלו מכוסה על ידי FMLA.
- 2הערך מיד בקשות לחופשת עובדים. אם עובד מבקש חופשה שעלולה לסבך את ה- FMLA, יש לך רק כמה ימים לאחר קבלת הבקשה להגיב.
- מכיוון שהעובדים אינם אחראים לציין אם בכוונתם להשתמש ב- FMLA, כל מי שמקבל בקשות לעזיבת עובדים באופן קבוע חייב לדעת לבחון במהירות בקשת עובד ולקבוע אם ה- FMLA חל.
- בהתאם לגודל העסק שלך, כדאי לך לשקול לייעד מנהל או מפקח יחיד לטיפול בכל בקשות ה- FMLA.
אינך יכול לשחרר או להפלות עובד המבקש חופשת FMLA או מממש בדרך אחרת את זכויותיו על פי החוק. - 3שלח הודעות ייעוד במידת הצורך. יש לקבל הודעה על עובדים שאינם מציינים כי הם מבקשים חופשה במסגרת ה- FMLA אם תבחרו לייעד אותה ככזו.
- יש להודיע לעובדים מראש אם החופשה שביקשו נספרת לזמן FMLA שלהם. גם אם אתה מאוחר יותר נודע כי החופשה שהעובד לקח בעבר כשירה תחת FMLA, אינך יכול לחזור אחורה ולקבוע אותה באופן רטרואקטיבי כחופשת FMLA.
- הודעה כזו בלבד נדרשת מכל סיבה מזכה תוך פרק זמן של 12 חודשים.
- 4ספק תיאורים מלאים של זכויות עובדים ואחריותם במסגרת ה- FMLA. תוך חמישה ימי עסקים מרגע בקשת העובד, עליכם לשלוח לו הודעת זכאות המתארת את ציפיותיו והתחייבויותיו של העובד ואת ההשלכות בגין אי מילוי מהתחייבויות אלו.
- הודעה זו בדרך כלל חייבת לציין האם העובד זכאי לחופשת FMLA, ואם אינו זכאי לכלול לפחות סיבה אחת.
- לדוגמא, אם תעסיק עובד בינואר והיא תבקש חופשה לטפל באמה באוגוסט של אותה שנה, היית שולח לה הודעת זכאות לפיה היא אינה זכאית ל- FMLA מכיוון שלא עבדה עבורך במשך 12 חודשים.
- ל- DOL טופס מודפס מראש שתוכל למלא ולהשתמש בו כדי לעמוד בדרישת הודעה זו. תוכל להוריד את הטופס בכתובת http://dol.gov/whd/forms/wh-381.pdf.
- הודעת הזכויות והאחריות חייבת לכלול את כמות החופשות שיש לעובד במסגרת ה- FMLA, כמה מהחופשה המבוקשת שלו או שלה יחשבו כנגד זכאות ה- FMLA, וכל דרישה בנוגע לאישור מצבו הרפואי של העובד, תשלום דמי ביטוח בריאות., או החלפת חופשה בתשלום או צבירה.
- נאסר עליך להשתמש בחופשת FMLA נגד עובד בעת נקיטת פעולות תעסוקתיות לרבות שכירה או קידום מכירות, וגם FMLA לא יכולה להיחשב כנגד עובד לצורך מדיניות הנוכחות של החברה שלך.
- אינך יכול לשחרר או להפלות עובד המבקש חופשת FMLA או מממש בדרך אחרת את זכויותיו על פי החוק.
קרא גם: כיצד להגיש בקשה לחופשת לידה?
