איך לרשום הערות בפגישה?
כדי לרשום הערות טובות יותר בפגישה הבאה שלך, הכין את ההערות שלך לפני הפגישה והשתמש בטכניקות ארגוניות כדי לייעל את תהליך קבלת ההערות שלך.
רישום הערות בפגישה שלך מראה שאתה שם לב. זה גם עוזר לך לשמור על המידע הנדון ולהפנות אותו בקלות מאוחר יותר. כדי לרשום הערות טובות יותר בפגישה הבאה שלך, הכין את ההערות שלך לפני הפגישה והשתמש בטכניקות ארגוניות כדי לייעל את תהליך קבלת ההערות שלך. אל תשכח לסקור ולהגיש את ההערות שלך גם לאחר סיום הפגישה.
חלק 1 מתוך 3: הכנת ההערות שלך
- 1רשום בידיים כדי לשמור מידע נוסף. למרות שאנשים רבים מעדיפים את הנוחות והמהירות של רישום על גבי מחשב נייד, מחקרים הראו כי יש פחות סיכוי שתזכרו וישמרו את המידע אם תקלידו אותו במקום לרשום אותו ביד.
- למד קצרנות לקחת הערות בכתב יד מהר יותר. שימוש בקיצור יכול להגדיל את מהירות הכתיבה שלך ומשמעותו שתשקיע יותר זמן בהקשבה בפגישה במקום בכתיבה.
- אם אין לך זמן או סבלנות ללמוד קיצור, אתה יכול גם להשתמש בקיצורים או בסימנים שמשמעותם עבורך. לדוגמא, במקום לכתוב "חשוב" פשוט השתמש בסימן קריאה.
- 2השתמש במחשב אם ברצונך לשתף את ההערות שלך בקלות. אם זה נורמלי במשרד שלך לקחת פתקים אלקטרוניים כדי שתוכל לשתף אותם במהירות ובקלות, שקול להשתמש ב- Evernote או ב- Google Docs לצורך ההערות שלך. תוכל גם להשתמש בשירותים אלה כדי לשתף את ההערות שלך בזמן הפגישה או לשתף פעולה עם יותר מאדם אחד באותו מסמך.
- זכור שאם זה לא נורמלי להביא אלקטרוניקה לפגישות בעבודה שלך, אנשים עשויים לחשוב שאתה עונה למיילים או גוללים בפייסבוק אם אתה מביא את המחשב הנייד שלך (גם אם אתה באמת רק רושם הערות).
- אם אתה בפגישה אישית, עדיף לא להשתמש במחשב נייד. זה יכול להסיח את הדעת שיש את המסך ביניכם, וזה הופך את הפגישה לאישית פחות. נסה להביא מחברת קטנה להערות שלך במקום זאת.
- 3נסה טאבלט ועט להערות בכתב יד עם יתרונות דיגיטליים. אם אתה רוצה את כל היתרונות של הערות וציורים בכתב יד, אך עדיין רוצה שיהיה להם קל לשיתוף אלקטרוני, נסה לכתוב את ההערות שלך על לוח עם חרט. זה גם נותן לך את כל הגמישות של כתב יד, כולל ביצוע רישומים או סימנים בהערות שלך.
- שימוש בטאבלט ועט כולל גם שתזכרו מה אתם כותבים טוב יותר מכיוון שאתם עדיין לוקחים עט לנייר (או ליתר דיוק, למסך) במקום להקליד.
- תוכל גם למצוא עטים מיוחדים כמו LiveScribe או מחברות אלקטרוניות כמו מחברת Evernote Smart המאפשרת לך לייבא בקלות את מה שכתבת בדף פיזי למחשב, לטלפון או לטאבלט שלך.
הקלדת ההערות שלך אחרי הפגישה אולי נראית בזבוז זמן, אבל זו דרך נהדרת לסקור את ההערות שלך ולהבהיר את מחשבותיך. - 4מתאר את ההערות שלך לפני תחילת הפגישה. בקש מהמפקח שלך או מהעוזר המינהלי העתק מסדר היום של הפגישה. השתמש בזה בכדי לתאר את הנקודות החשובות ולהשאיר מקום למלא פרטים חשובים לכל נקודה במהלך הפגישה. הכין רווחים נפרדים בהערותיך כדי לכתוב פריטי פעולה, החלטות ומידע הפניה.
- הקלט את פעולות הפעולה שאתה אחראי עליהן, וכן פריטי פעולה עבור חברים אחרים בצוות שלך, אם אתה מסוגל. זה ייתן לך סקירה טובה יותר של הפרויקט כולו.
- אולי תרצה לכתוב את תאריך הפגישה ומי ישתתף במתווה שלך. זה יעזור לך להגיש את הערות הפגישה שלך בצורה יעילה יותר בהמשך. אתה יכול גם לסמן כל מי שנעדר באופן בלתי צפוי בפגישה, כך שתוכל למלא אותם בהמשך.
- השאירו מקום בו תוכלו לכתוב שאלות שתרצו להעלות בפגישה, או שאלות שחברי הצוות האחרים שלכם מעלים וכדאי להתייחס אליהם בעתיד.
- נסה לסדר מחדש כל נקודה בסדר היום כשאלה לפני הפגישה. זה יכול לעזור לך להבין אילו פרטים חשובים תצטרך לרשום בפגישה, וזה יכול גם להעלות שאלות שתרצה להעלות.
חלק 2 מתוך 3: מיטוב רישום ההערות שלך
- 1שמור על ההערות שלך מסודרות ודינמיות. כתוב הכל במקום הנכון במתאר שלך, כך שלא תצטרך לארגן שוב את ההערות שלך. הדגש פריטים דחופים על ידי הדגשתם או הקפתם כך שלא תצטרך לחפש אותם מאוחר יותר. אתה יכול גם להשתמש בטכניקות מיפוי מחשבות, או אפילו לצייר תמונות בהערות שלך אם אתה יותר הוגה חזותי.
- מיפוי תודעה, על הנייר או באמצעות תוכנת מיפוי תודעה, הוא נהדר לסיעור מוחות שבו רעיונות נזרקים וממוינים.
- ציור ההערות עשוי לעזור לכם לזכור טוב יותר מאשר לכתוב אותם. אתה לא צריך לצייר כל דבר, מכיוון שזה ייקח יותר מדי זמן. אבל אתה יכול לצייר דברים מסוימים בהערות שלך אם זה יעזור לך לזכור אותם טוב יותר.
- ניתן גם להשתמש בסימנים ובחצים בהערות בכתב יד כדי לחסוך זמן. לדוגמא, במקום לכתוב "ג'ון צריך לעדכן את גיליון האקסל" אתה יכול לכתוב "גיליון אקסל" ואז לצייר חץ לשמו של ג'ון שם כתבת מי השתתף בפגישה.
- 2התמקדו בהחלטות ובפריטי פעולה. בדרך כלל לא ניתן או פרודוקטיבי לרשום את כל מה שנאמר בפגישה מילה במילה. הקפד לרשום החלטות ופעולות פעולה. רשום מילות מפתח ומידע אחר שתצטרך להשתמש בו מאוחר יותר.
- כדי לעזור לך להתמקד בעת סקירת ההערות שלך לאחר הפגישה, השתמש בנקודות תבליט למידע כללי ובתיבות סימון עבור פריטי פעולה.
- 3דבר בפגישה כדי לאשר שההערות שלך ברורות ומדויקות. אם משהו לא ברור, שאל. אם נראה כי חברי הפגישה קיבלו החלטה, הבהיר מהי החלטה זו כדי שתוכל לרשום אותה בהערותיך. באופן דומה, אם הקלטת פריט פעולה שעליך להשלים, וודא שאתה יכול לכתוב באופן ספציפי בהערותיך מה צריך לעשות ומתי צריך לעשות זאת.
- מלבד קבלת מידע ברור להערות שלך, ניהול השיחה לקביעת החלטות קונקרטיות גם עוזר לצוות שלך לזהות החלטות במהירות רבה יותר, ואם אין הסכמה ברורה, זה גם עוזר לזהות נקודות שצריך לדון בהן.
הכניסו לוח זמנים או אירועים שנדונו בפגישה ללוח השנה שלכם והגישו מידע חשוב מההערות שלכם למקום הנכון.
חלק 3 מתוך 3: להפיק את המרב מההערות שלך לאחר הפגישה
- 1רשמו סיכום קצר מיד לאחר הפגישה. הזכר לעצמך את ההמרות החשובות ביותר מהפגישה על ידי כתיבת סיכום קצר. שמור את זה קצר (בערך 3-4 משפטים) ואל תחכה לכתוב אותו. יהיה קל יותר לכתוב כמה משפטים על ההחלטות, פעולות הפעולה ומידע ההתייחסות החשובים ביותר כשנפשך עדיין רעננה.
- כתוב את הסיכום שלך בצבע אחר או צייר תיבה סביבו. יהיה קל יותר למצוא אם תצטרך להתחקות אחר הערותיך בעתיד.
- 2כתוב דוח כתוב מלא בהקדם האפשרי. כתיבת דוח תעזור לכם לזכור את הפגישה בצורה בהירה יותר. אתה יכול גם לשכוח מה המשמעות של המינונים, הקיצורים והציורים שלך מאוחר יותר, אז עדיף לכתוב את הערות הפגישה שלך במשפטים מלאים.
- גם אם אינך נדרש למסור אותו או לשתף אותו עם עמיתייך, הכנת דוח בכתב על הפגישה יכולה להועיל לרשומות האישיות שלך או כהוכחה בכתב במקרה ששאלות על הפגישה יעלו מאוחר יותר.
- 3הגש וארגן את ההערות שלך לעיון עתידי. הגש הערות נייר לפי תאריך (אם אתה משתמש במחברת נייר, תוכל להגיש את כל המחברת לאחר שתמלא אותה). אם מגישים אלקטרונית, הקפד לשמור את הקובץ עם תאריך הפגישה והנושא הכללי.
- אם אתה משתמש במערכת תיוק אלקטרונית המאפשרת להוסיף תגים לערכים שלך, תייג כל הערה עם שמות המשתתפים, הנקודות שעל סדר היום וההחלטות שהתקבלו. בדרך זו תוכלו לחפש את התגים הללו כדי למצוא את ההערות בעתיד.
אם נראה כי חברי הפגישה קיבלו החלטה, הבהיר מהי החלטה זו כדי שתוכל לרשום אותה בהערותיך. - 4השתמש בטכנולוגיה כדי לשתף את ההערות שלך. אם כתבת את ההערות שלך במחשב שלך, תוכל לשתף במהירות את חברי הצוות שלך באמצעות דוא"ל, או בתוך האפליקציה או התוכנה שבה השתמשת. אם אתה לוקח הערות בכתב יד, אתה יכול להקליד את המידע מאוחר יותר ולשתף באופן אלקטרוני, או לסרוק את ההערות שלך כדי לשלוח את הדרך הזו.
- הקלדת ההערות שלך אחרי הפגישה אולי נראית בזבוז זמן, אבל זו דרך נהדרת לסקור את ההערות שלך ולהבהיר את מחשבותיך.
- 5הכניסו את ההערות שלכם לפועל. לא מספיק לקחת הערות פגישה יעילות ולסקור אותן. התייחס לפריטי הפעולה שלך על ידי הוספתם לרשימת המטלות שלך. הכניסו לוח זמנים או אירועים שנדונו בפגישה ללוח השנה שלכם והגישו מידע חשוב מההערות שלכם למקום הנכון.
- הכנסת ההערות שלך לפעולה פירושה גם שלא תצטרך לחזור להערות הפגישה שלך בהמשך (אלא אם כן ברצונך להבהיר פרט מאותה פגישה מסוימת) מכיוון שהמידע החשוב כבר יהיה במקום הנכון.
קרא גם: כיצד לפתור בעיות במתמטיקה?
