איך להתמודד עם עמית לעבודה שמשאיר דברים עד הרגע האחרון?

שוחח עם עמיתיך על זה. לפני שתנסה לנהל את המצב, בדוק אם ניתן לדון בו בצורה מנומסת ורגישה. היה עדין והימנע משימוש בשפה או ברמזים שעמיתך אשם או עובד בצורה לא תקנית. המציאות היא שעמית לעבודה יכול בהחלט לבצע את העבודה אך שיטת התזמון שלהם גורמת לך או לאנשים אחרים לחץ מיותר מכיוון שאתה מחכה לתשומת ליבם. הסבירו כמה חשוב לשניכם לבצע את הכל בזמן ולשלוט בעבודה, אולי כדי שיהיה זמן לעשות בדיקות ולבצע את התיקונים הדרושים. היו נחמדים, היו ידידותיים, ושמרו על גוון הנזיפה לחלוטין מתוך הקול שלך. לדוגמה:

• "היי סימפסון, אני אוהב את העבודה שלך והתוצאות בשבוע שעבר הוכיחו שהרעיונות שלך סנסציוניים. רק רציתי לבקש טובה - קיוויתי שנוכל להתחיל לתזמן את מועד ההשלמה שלנו לימים לפני המועד האחרון, לתת הגיע הזמן לעבוד בשינויים ובעדכונים. קשה לי לעשות הכל ברגע האחרון, כי אם אני מרגיש לחוץ, אני נוטה להיבהל ולעשות טעויות ברורות שלא כל כך ברורות לי באותה תקופה. ממש עוזר לי אם היינו יכולים לשנות את הקצב כדי לגרום לזה להיות קצת פחות לחוץ ולתת לנו את המרחב הנוסף לסיום הדברים. מה אתה חושב על הרעיון הזה? "

בחר מיקום ידידותי ומהנה לדיון בעניין. הוציאו את עמיתכם לקפה או לארוחת צהריים, למקום נחמד שבו הדיבור על העניין קל יותר ולא נלחץ עליו. זה גם יהיה הרבה יותר מוכר ועמיתך יהיה סביר יותר לראות את הצד האנושי לבקשתך, במיוחד כאשר אתה בוחן כיצד הלחץ שהם יוצרים משפיע עליך.

• הקשב לסיבות של עמיתך לקצב העבודה הזה. יתכן שאתה לא מודע לכל מה שקורה בעבודה של עמיתך. היה פתוח לרעיונות של עמיתך כיצד לפתור את הבעיה.

ודא שאתה לא גורם לדאגה בחזית הלחץ. בצע את העבודה שלך בזמן. אתה לא יכול לנסות לגרום לעבודה שלך לעבוד על פי מסגרת זמן אם לא. היו אחראיים לגבי עבודתכם, היו מציאותיים בנוגע לתזמון, והוו דוגמא טובה על ידי היותכם בזמן בגבולות מה שבשליטתכם.

היה מתחשב בסגנון העבודה של עמיתך. עובדת החיים היא שאנשים מסוימים משגשגים עם הלחץ האחרון שרק תאריך היעד מביא לבעוט בהם לפעולה אמיתית. לפני נקודה זו, זה אולי לא נראה אמיתי עבור אדם כזה ובמקרים רבים, הלחץ באמת מביא לעבודה מדהימה מכיוון שהאדם נוטה להתמקד. הדרך לעקוף זאת היא לשמור על הדיון כיצד הוא משפיע על סגנון העבודה שלך ועל הצורך של שניכם להגיע לפשרה. עם זאת, עבודה משותפת הינה אינטראקציה דו כיוונית ועל עמיתך גם האחריות להתאים לצרכים במקום העבודה. אחת הדרכים לעזור ישירות יכולה להיות הדרכה עמיתך ללמוד יותר על ניהול זמן ולהסביר היטב את הדרכים בהן ניתן להעביר זמן על הפרעות, פעילויות לא פרודוקטיביות וטריוויאליות לתכנון, הכנה ומניעת דחיסה ברגע האחרון.

• הצע שעמיתך עשוי לרצות לקרוא את ספרו של סטיבן קובי דברים ראשונים. זהו ספר פופולרי שמסביר על טכניקות ניהול זמן. אם הם לא אוהבים לקרוא, הציע את גרסת השמע עבור נגן ה- MP3 שלהם; הם יכולים לגלות את קלות ניהול הזמן בטיול הביתה!
• הצע לעובדיך לקרוא מאמרים אלה: כיצד לפתח את תחושת הזמן שלך, כיצד להימנע מטעויות נפוצות בניהול זמן וכיצד לארגן את יומך בצורה יעילה יותר.
• הציעו לעזור לעמיתיכם לעבור לשיטת עבודה מתוזמנת יותר אם זה נראה מתאים. אל תדבק את האף איפה שהוא לא רצוי; לשפוט הכל לפי ההקשר, האדם המעורב, והתקווה לתקן את האיחור שלהם.

התחל ללחוץ על עמיתך. אם נראה שהדיון והניסיונות להגיע לפשרה היו לשווא, הגיע הזמן להפעיל לחץ כלשהו. הפסיק לחכות עד שעמיתך לעבודה ירגיש לעשות את עבודתו, והתחל להתקשר אליהם באופן קבוע ולשאול אם העבודה הושלמה בפרק הזמן הסביר באופן אובייקטיבי. בכל פעם שאתה מתקשר, שולח דוא"ל או משוחח עם עמיתך לעבודה, הזכר להם כי הביצועים והזמן שלך חשובים עבורך וכי באמת אכפת לך שדברים נעשים בדרך הנכונה בזמן הנכון. שוב, הישאר מנומס אך הדגיש מדוע זה חשוב לך. אתה יכול לומר משהו כמו:

• "סנדי, אתה זוכר איך דיברנו על לעשות דברים בזמן בשבוע שעבר? אני מאוד רוצה לוודא שאנחנו עומדים בזה כי זה כבר יום חמישי, הדו"ח אמור בבוקר ובכן, נראה שהצלחנו רק חצי זה עד הצהריים היום וזה דוחף את הדברים יותר מדי בשבילי. אני לא אוהב להישאר לאחור אחרי העבודה כדי לסדר את זה, במיוחד מכיוון שזו בת הדודה שלי גרטרוד יוצאת למסיבה הערב והיא מצפה ממני להיות המנהלת שלה. זה חשוב לי גם שג'ון הזקן רואה שאנחנו עובדים בצורה יעילה כצוות ושהעמידה שלי אינה בבדיקה למשהו שאני אחראי עליו. "

אם אתה רוצה שמשהו ייעשה טוב, עשה זאת בעצמך. אם עמיתכם לא עוזר לאחר שדיברתם איתם, עליכם להתחיל לעשות כל שביכולתכם בכדי שהדברים יעשו בדרך הנכונה, גם אם זה אומר לעשות את העבודה שלהם פעם אחת. ולפני שתתחיל לחשוב שזה הולך להפוך לתירוץ עבור עמיתך לעבודה שיכריח אותך לעשות את עבודתם בכל פעם, אל תעשה. לעשות זאת רק פעם אחת, לעולם. לאחר מכן, עבור אל עמיתך לעבודה ואמר להם מה עלותך מבחינת זמן, אנרגיה, משאבים והגשמה להשלים את משימותיהם בזמן ברמה מספקת. בעודכם מנומסים, היו איתנים והצביעו בבירור על עובדות המצב. אמור בתוקף לעמיתך שזו הפעם האחרונה שאתה מרים את החלקים ובקש ששניכם ינסו שוב לגרום לכך לעבוד. זה עשוי גם לעזור להתעקש בנימוס שאם מצב זה יקרה שוב, תרגיש מחויב לקחת את העניין מול המפקח שלך או הבוס שלך כדי לפתח הסדר הוגן יותר עבורך. אולי תגיד דבר כזה לעבודה שלך:

• "ויגו, תודה על החלק הראשון של התוכנית, אבל הייתי באמת צריך לראות את החלקים האמצעיים והסוף בסוף השעה 16:00. אני אמור לתפוס מטוס בשעה 20:00 בערב ולכן החלטתי לסיים את התוכנית בעצמי על מנת להכניס את זה בזמן לפני שאני עוזב. אבל אני לא עושה את זה שוב; הלחץ היה גדול מדי ואפילו לא הספקתי לארוז תחתונים לנסיעה זו בכביש המהיר ואדאג על הדברים האחרים שלא סיימתי כתוצאה מהוצאת זמן נוסף לסיום התוכנית הזו. בעתיד, האם תוכל בבקשה לפחות ליידע אותי שאתה לא מוכן כמה ימים לפני כן כדי שנוכל לעשות משהו בנידון הרבה יותר מוקדם. ברצינות, חבר, אני אוהב את העבודה שלך ואני אוהב לעבוד איתך, אבל אם זה יימשך, אצטרך לשאול את גב 'מאלוי אם ניתן לעבוד על סידור אחר כדי שלא אהיה כל כך לחוץ. "
• תהיה רציני בקשר לזה. אם זה לא עובד בשבילך שני, אתה צריך לעשות משהו בקשר לזה, ואחרי הכל, אתה כבר דברת איתם לפני שניתנת להם הזדמנות טקטיקות שינוי.

תן לעמיתך לעבודה את ההזדמנות האחרונה לעשות דברים נכון. לכל אחד מגיע הזדמנות אחרונה, אז לפני שתמשיך לדבר עם הבוס שלך, ראה כיצד עמיתך מגיב בפעם הבאה למצב אחר שדורש מועד. אם הכל יסתדר, זה יכול להיות נהדר, וזה לפחות מוכיח שעמיתך יכול להסתדר בזמן ובאפשרותך להזכיר לחבר לעבודה את זה. הפסק ללחוץ על עמיתך אם הם קיבלו את ההודעה והגיבו, אך שמור על ערנות ותן תזכורות נאותות לעיתוי בכדי להשאיר אותם על המסלול. עד שתראה שהם באמת שינו מסלול, תצטרך להישאר ערניים. התזכורת שלך עשויה להיות משהו כזה:

• "סאלי, זה היה נהדר איך שהתמודדת עם עבודת ה- X בזמן. התרשמתי כל כך וידעתי שאתה יכול לעשות את זה! ועבודת ה- Y הזו די דומה ואני רק יודע שתצליח להסיר את אותו הדבר גישה במסגרת הזמן שדנו בה, לכן אני מצפה להוסיף את החלק שלי ממחר בצהריים. תודה! "