איך לעמוד תמיד במועדים?
אם חסרים לך מועדים חשובים למשימות קטנות יותר בגלל לילות מאוחרים או בילוי זמן רב מדי עם חבריך, הימנע מלהשתתף באירועים חברתיים עד למועדים שלך.
בין אם מדובר במשימה של בית ספר, פרויקט אמנות, הרשמה להצבעה או יוזמה בעבודה, לדברים רבים שאתה עושה בחיים יש מועד אחרון. עבור אנשים מסוימים, ייתכן שיהיה קשה להשלים פרויקט בפרק הזמן המוקצב. דברים כמו דחיינות או הסחות דעת יכולים לעכב את היעילות שלך ולגרום לך לקחת זמן רב יותר להשלים דברים. למרבה המזל, על ידי שימוש בטקטיקות קוליות וניהול זמן טוב שלך, אתה יכול להתגבר על החסרונות שלך ולעמוד בזמנים קבועים.
שיטה 1 מתוך 3: שמירה על ניהול זמן טוב
- 1הגדר ציר זמן השלמה לפרויקט שלך. בעת קביעת זמן השלמה, טוב להיות מציאותי לגבי משך הזמן שעלול לקחת לך להשלים את הפרויקט. שקול מה צפוי לך לספק, כמה זמן אתה יכול להקדיש לו, כמה גדול הפרויקט. דרך נוספת לקבל אומדן טוב היא להשוות אותה לפרויקטים שביצעת בעבר. אם אתה לא חושב שאפשר לסיים בזמן, שוחח עם האדם שקבע במקור את המועד האחרון ובדוק אם אתה יכול לקבל את זה דחוף לאחור.
- קבע אומדן זמן שלוקח לכל משימה קטנה יותר. לאחר שסיימתם, הוסיפו כרית זמן בקצהו כדי לקבל זמן ריאלי לפרויקט כולו.
- וודא כי תקבל הבהרה מלאה לגבי פרטי הפרויקט לפני שתסכים למועד אחרון.
- אל תתפשרו ותסכימו למועד אחרון שאתם יודעים שאי אפשר להשיג. זה לא יספק את מי שהקצה את המועד האחרון ויפגע במוניטין שלך.
- 2פרקו את הפרויקט שלכם למשימות קטנות יותר. במקום להרגיש המום מהרעיון להשלים פרויקט גדול, חלקו אותו למשימות קטנות יותר וניתנות להשגה. חצו את המשימות ברשימה תוך כדי השלמתן.
- אם אתה צריך לכתוב מאמר, ביצוע המחקר יכול להיות המשימה הראשונה שלך. משימות נוספות יכולות לכלול כתיבה של 500 המילים הראשונות, השלמת ההקדמה או כתיבת כמות מסוימת של עמודים.
- אם המועד האחרון שלך הוא לעבודה, ודא שאתה מקצה זמן בצורה יעילה. אם אחת המשימות הקטנות שלך אורכת הרבה יותר זמן מהרגיל, מומלץ לעבור לחלק אחר בפרויקט.
- 3סיים פרויקט אחד בכל פעם. למרות שרבים מאיתנו נאלצים לבצע ריבוי משימות בחיי היום יום שלנו, חשוב שתקדישו מספיק זמן לכל פרויקט בודד עליו אתם עובדים. התייחסותך לפרויקט יחיד הופכת אותך ליעיל יותר.
- אם נאלצת לעבוד על ציר זמן מקביל לשני פרויקטים או יותר, השלם נתח משימות עבור פרויקט אחד לפני החלפת הילוך ועבודה על פרויקט אחר.
דאגו לשמור על רשימה ברורה של המשימות שעליכם לבצע על מנת לעמוד במועדי הפרויקט שלכם. - 4העדיפו בראש סדר העדיפויות את המשימות והפרויקטים שלכם. כשאתה צריך ללהטט במספר פרויקטים או משימות, חשוב שתוכל לקבוע אילו משימות הן קריטיות יותר להצלחה הכוללת של הפרויקט, או אילו צעדים צריך להשלים לפני שתמשיך הלאה איתו.
- זה יכול להיות רעיון טוב להתחיל קודם עם המשימות או הפרויקטים הקשים ביותר, כשנפשך הכי טרייה.
- 5נניח שזה ייקח יותר זמן ממה שאתה מצפה. חשוב שתתחשב בנסיבות לא מכוונות שעלולות לעכב את הפרויקט שלך. עבור חלק מהדברים, המשמעות היא שלא יהיה לך את החומרים הנדרשים בזמן, מישהו חולה או מצב חירום אישי.
- אם קיים מצב חירום שעולה ואינך מצליח להגיע למועד האחרון, הודיע למי שהוציא את המועד בהקדם האפשרי.
- 6קבעו הפסקות קבועות לאורך היום. עבודה כל הזמן בלי הפסקה הופכת אותך ליעיל פחות. במקום לשרוף את עצמך, קח הפסקות של 10-15 דקות ביום שלך כדי לא לאבד את הפוקוס.
- שקול כמה זמן לוקח לך בדרך כלל לאבד מיקוד ולהתאים את משך הזמן שאתה עובד בבת אחת על סמך זה.
- הפסקות מתוזמנות קטנות לאורך כל היום גם מאפשרות לכם להעריך בעיות מורכבות שעלולות להעמיס אתכם.
- 7בטל מועדים אם אין סיבה לכך. אם מועד אחרון הוא שרירותי או מלאכותי, כדאי לשקול להסיר את הכל ביחד. חלק מהפרויקטים והמשימות לוקחים זמן, סבלנות ורמות דיוק גבוהות, ולזמן ההשלמה אין משקל על הפרויקט או הארגון הכולל.
- פרויקטים שדורשים רמת דיוק גבוהה ובדיקות כמו ב- IT או בתכנות צריכים להסתמך פחות על מועדים, ויותר על יצירת מוצר איכותי.
- בעוד שקביעת מועדים מזויפים עשויה לעבוד עבור חלקם, מחקרים הראו שהם בדרך כלל לא מעלים את התפוקה. מה שחשוב יותר הוא מוסר העבודה שלנו והיבטים התנהגותיים אחרים שנוכל לשאוף לשפר, כמו להתארגן יותר.
שיטה 2 מתוך 3: להישאר מסודר
- 1שמרו על לוח שנה לכל יום ויצמדו אליו. יצירת לוח משימות שיש לבצע מדי יום מאפשר לנו לפרש חזותית את העבודה שעלינו לעשות. דאג לחסום את משך הזמן שלוקחת לכל משימה להשלים ולכלול דברים כמו הפסקות קבועות.
- פירוק הפרויקט שלכם לארבעה חלקים קטנים יותר עוזר לכם לעמוד ביעדים ובמגבלות הזמן לאורך הפרויקט.
- אתה יכול להשתמש ביומנים מקוונים כמו לוח השנה של גוגל שיעניקו לך תזכורות לטקסט ודואר אלקטרוני למועדים חשובים.
הפיכת הטלפון למצב שקט ואין הגדרת מדיה חברתית הן שתי דרכים להישאר בתזמון כדי שתוכל לעמוד במועדים שלך. - 2רשמו רשימת דברים שעליכם לעשות. לא לדעת מה אתה צריך להשלים יכול לבזבז זמן. דאגו לשמור על רשימה ברורה של המשימות שעליכם לבצע על מנת לעמוד במועדי הפרויקט שלכם.
- אתה יכול לשמור את הרשימה על גבי נייר פיזי, או על מסמך מקוון.
- לאחר שסיימתם משימות ברשימה שלכם, וודאו כי תחסלו אותן.
- 3שמור את כל המסמכים והדואר האלקטרוני בתיקיות מסווגות. חוסר יכולת למצוא מסמכים קריטיים מבזבז זמן רב ויכול להלחיץ. ארגון המסמכים שלך וסיווג אותם יאפשר לך למצוא מידע חשוב במהירות.
- שמור את כל הודעות הדוא"ל בתיקיה אליה תוכל לגשת מאוחר יותר. אם משהו משתבש במהלך הפרויקט או שיש מחלוקת, אתה יכול להפנות חזרה להודעות דוא"ל ישנות כדי לאמת את טענותיך.
שיטה 3 מתוך 3: להישאר במשימה ולא להתמהמה
- 1התחל את הפרויקט שלך ברגע שאתה יכול. אל תדחה פרויקט כי המועד האחרון אינו קרוב. ככל שתתחיל פרויקט מוקדם יותר, כך תסיים אותו מוקדם יותר. אם אתה מחכה יותר מדי זמן, בסופו של דבר אתה מקשקש לזמן עם התקרבות המועד האחרון.
- ניתוח שיתוק הוא כאשר מישהו מנתח בעיה זמן רב מדי לפני תחילתה, דבר שעלול להוביל לעיכובים בפרויקט או שהפרויקט לעולם לא יושלם.
- 2אחראי על עצמך. קל לתרץ, אבל זה לא עוזר לנו ללמוד מהטעויות שלנו. במקום לתרץ, הסתכלו באופן אובייקטיבי על המצב ושקלו היכן תוכלו להשתפר. קח תמיד יוזמה לבצע דברים מוקדם ואל תטיל אשם באחרים אם אינך מצליח להשלים פרויקט.
- לספר לחבר או בן משפחה על מועד אחרון יכול להניע אותך להשלים אותו בזמן.
- 3חסוך זמן חברתי לאחר שתשלים אותו. אם אתה מסוג האנשים שמסיחים את דעתך בקלות, תוכל להפיק תועלת מהחסכון בזמן חברתי לאחר שתעמוד אחר המועד האחרון שלך. אם חסרים לך מועדים חשובים למשימות קטנות יותר בגלל לילות מאוחרים או בילוי זמן רב מדי עם חבריך, הימנע מלהשתתף באירועים חברתיים עד למועדים שלך.
- אמור לחברים שלך שיש לך מועד חשוב, והיית רוצה לצאת, אבל אתה צריך לעמוד בהתחייבויות שלך.
למרבה המזל, על ידי שימוש בטקטיקות קוליות וניהול זמן טוב שלך, אתה יכול להתגבר על החסרונות שלך ולעמוד בזמנים קבועים. - 4שנה את הסביבה שלך. הסביבה שלך משפיעה על מצב הרוח שלך. אם חלל העבודה בו אתה משתמש מעייף אותך או אינו מעורר השראה, שקול לשנות אותו.
- ביקור בבית קפה מקומי עשוי להיות ההחלטה הנכונה אם אתה יכול לעשות את העבודה שלך במחשב נייד.
- פשוט שינוי החדר בו אתה יכול גם יעזור לך להישאר פרודוקטיבי.
- 5השבת הסחות דעת סביבך. הסחות דעת יכולות להפחית את התפוקה והיעילות שלך. אם אתה מתעכב באופן קבוע בגלל שאתה מוסח מאתרי אינטרנט, מדיה חברתית או אנשים שמפריעים לך, מצא דרך להגביל אותם. הפיכת הטלפון למצב שקט ואין הגדרת מדיה חברתית הן שתי דרכים להישאר בתזמון כדי שתוכל לעמוד במועדים שלך.
- ישנן אפליקציות זמינות אשר יבטלו את כל ההתראות מהמדיה החברתית כך שלא תתפתו לבזבז זמן.
קרא גם: איך בונים אמון בצוותים?
תגובות (1)
- זה היה מאוד מועיל מכיוון שיש לי ראיון לעוזר חיסונים.
