איך לענות לשיחת טלפון מהבוס שלך?
אם הבוס שלך מתקשר אליך לאחר שעות, עליך לענות לטלפון כל עוד פעולה זו אינה מפריעה לסדר העדיפויות שאיננו עובד.
שיחות טלפון נכנסות מהבוס יכול לפעמים לעורר תחושות של חרדה, במיוחד אם הבוס שלך בדרך כלל גורם לך להרגיש עצבני ופחות ביטחון. הדרכים הטובות ביותר להתמודד עם שיחות טלפון מהבוס שלך הן להתאמן כללי התנהגות מקצועיות בטלפון, ולהישאר מוכנים לקבל משימות ובירורים הקשורים לתפקידך.
חלק 1 מתוך 3: תרגול נימוסי טלפון מקצועיים
- 1ענה לשיחת הטלפון תוך שתיים-שלוש צלצולים. זה גורם לך להיראות פרודוקטיבי ועסוק. מענה מוקדם מדי לטלפון יכול לגרום לך להיראות כאילו אתה לא עסוק מדי, בזמן שאתה ממתין זמן רב מדי לפני שאתה עונה, נראה כאילו המתקשר אינו בראש סדר העדיפויות.
- במסגרת מקצועית, עליכם לעשות זאת ללא קשר למי שמתקשר אליכם. אל תשמור לנקודה זו או כל נקודת נימוס טלפונית כאשר הבוס שלך מופיע בתעודת המתקשר שלך, שכן כל עובד, לקוח וספק יהיה פתוח יותר להתנהגות מנומסת מקצועית. בנוסף, לעולם אינך יכול לדעת בוודאות מתי הבוס שלך יתקשר מקו אחר.
- 2השתמש בברכה מקצועית. כשאתה עונה לטלפון, השתדל להיות מקצועי ונעים. לדוגמא, אם בדרך כלל שיחות נכנסות הן מעמיתות לעבודה אחרות בארגון שלך, או אם אתה יודע שהבוס שלך נמצא בקצה השני של הקו, אמור, "זה ג'ון סמית '. איך אני יכול לעזור לך היום?"
- עבור ארגונים גדולים יותר עם מספר מחלקות, ייתכן שתרצה לכלול את המחלקה שלך בברכה שלך: "זה ג'ון סמית במכירות. איך אני יכול לעזור לך?"
- כשמענה לשיחת טלפון מקו חיצוני, עליך לציין את שם החברה שלך, גם אם אתה חושד שהבוס שלך עשוי להיות זה שמתקשר. לדוגמא, אתה יכול לומר, "אחר הצהריים טובים! זה יישומונים של ABC, ג'ון סמית מדבר. איך אני יכול לעזור לך?"
- 3לבלוע אוכל או לירוק מסטיק. עדיף לעשות זאת לפני שאתה עונה לטלפון, אך אם אינך מצליח לעשות זאת בזמן, האפשרות הבאה שלך היא להשלים את הפעולה בצורה שקטה ודיסקרטית ככל האפשר. שיחה עם אוכל או מסטיק בפה יכולה לגרום לך להישמע לא מקצועית, ולעתים קרובות ניתן לזהות אותה על ידי המתקשר בצד השני.
- 4דבר בבירור ובאופן ישיר לשופר שלך. זה מונע תקשורת לא נכונה בינך לבין הבוס שלך, דבר שעלול לגרום לבעיות בהמשך הדרך. כמו כן, הבוס שלך עלול להיות מתוסכל אם הוא או היא מתקשים לתקשר איתך בגלל דיבורים עמומים ואיכות שמע ירודה.
- כדאי גם לנסות לחייך כשאתה עונה ומדבר בטלפון. רוב המתקשרים, כולל הבוס שלך, יכולים לשמוע חיוך דרך הקול והטון שלך. זה יכול לשקף לטובה את הבוס שלך, במיוחד אם אתה עובד בענפים הקשורים למכירות ושירות לקוחות.
- 5תן לבוס שלך את מלוא תשומת הלב. כאשר הבוס שלך נמצא בטלפון, הקפד לשים לב. הפסק מכל מה שאתה עובד עליו - גם אם זו מטלה שהבוס שלך נתן לך קודם - והיה מוכן להקשיב למה שהבוס שלך אומר.
- ככלל, הימנע מתגובה להסחות דעת חיצוניות כאשר הבוס שלך מדבר איתך. למשל, אם עמית לעבודה נכנס למשרד שלך בזמן שאתה בטלפון, תנו בנימוס לטלפון שבידכם כדי להצביע על חוסר היכולת שלכם לדבר כיום.
אם אינך מצליח לענות לטלפון, עליך לענות לבוסך ברגע שאתה מסוגל.
חלק 2 מתוך 3: לדבר עם הבוס שלך
- 1רשום הערות תוך כדי שיחה עם הבוס שלך. זה עוזר לך להישאר מוכנים במקרה שהבוס שלך נותן לך מידע חשוב כגון זמנים, תאריכים, כתובות או הוראות למשימה ספציפית. זה גם מאפשר לך לרשום את כל השאלות שיש לך לבוס שלך בתמורה.
- שקול להחזיק פנקס ועט על השולחן שלך או במגירה העליונה, שם הוא יהיה נגיש בקלות. פנקס רשימות בקרבת מקום יאפשר לך לרשום הערות לשיחות טלפון מתוכננות ולא מתוכננות.
- אם אין ברשותך פנקס רשימות, אך אתה יושב ליד המחשב שלך, תוכל לפתוח הערה ריקה או מסמך לעיבוד תמלילים ולרשום הערות באמצעות זה. שים לב, עם זאת, שהבוס שלך יוכל לשמוע כל הקלדה קולנית שתעשה; תצטרך לנקוט משנה זהירות כדי להפגין האזנה פעילה, כך שהבוס שלך יהיה פחות נוטה לתהות אם לחיצות המקלדת שלך קשורות באמת לשיחה.
- 2הישאר רגוע. קחו כמה נשימות שקטות ועמוקות, ולקחו לגימה של מים במידת הצורך כדי לעזור לכם להישאר רגועים. ניתן לשמוע סימפטומים של חרדה בטלפון, במיוחד אם אתה נושם חזק, או שקולך נשמע עצבני ורועד. שמירה על קור רוח גם עוזרת לך להרגיש ולהישמע בטוח יותר ושולט.
- אם אתה יודע שהבוס שלך עומד להתקשר, נסה לצאת לטיול קצר לפני כן כדי לשחרר אנרגיה עצבית. אפילו טיול במשרד או במחלקה שלך יכול לעזור. רק וודא שחזרת עם הרבה זמן פנוי לשיחת הטלפון של הבוס שלך.
- אם אתה צריך להירגע מיד לפני השיחה או במהלכה, נסה לנשום עמוק. שאפו בשקט ככל האפשר דרך האף לאורך ארבע עד חמש שניות; החזיקו למשך שלוש שניות נוספות ואז נשפו בשקט מעל ארבע עד חמש נוספות. חמצן מוגברת אמור לעזור מתח שחרור ונקה את דעתך.
- 3תרגל האזנה פעילה בכל עת. מכיוון שהבוס שלך לא מדבר אליך באופן אישי, חשוב שתבין בבירור את כל מה שהוא או היא אומרים לך בטלפון. אל תפחד לבקש מהבוס שלך לחזור ולהסביר דברים שלא שמעת או שהבנת נכון בפעם הראשונה.
- למעשה, זה יכול להיות רעיון טוב לבקש הבהרה או לאשר פרטים מעת לעת, גם אם יש לך הבנה ברורה של הוראות הבוס שלך. זה יכול להיות פשוט כמו לסכם את ההוראות במילים שלך לפני שתנתק. על ידי הפגנת הקשבה פעילה, אתה מבטיח לבוס שלך ששמת לב ומציג התנהגות מקצועית כוללת.
- 4ענה בקצרה ולעניין. זה משדר מוכנות ומאפשר לבוס שלך להגיע לשורש השיחה עם מעט הסחות דעת. ברוב המקרים, הבוס שלך עסוק, וכנראה רק רוצה מידע הנוגע לסיבה שהוא התקשר אליה. אלא אם כן הבוס שלך מבקש במיוחד את כל הפרטים, נסה לספק בדיוק את מה שהבוס שלך רוצה.
- שוב, זה לא אומר שאתה לא צריך לבקש הבהרה לפי הצורך. סביר להניח שהבוס שלך עסוק, אך בדרך כלל עדיף להשקיע 60 שניות נוספות בשאלתך מאשר לאלץ את עצמך או את הבוס שלך להשקיע שעות בתיקון טעויותיך בהמשך. אם יש לך יותר שאלות ממה שהזמן מאפשר, שקול לשאול את הבוס שלך אם יש עמית לעבודה אחר או קבוצה של הוראות בכתב שאתה יכול לפנות אליהן להבהרה נוספת.
- 5האם מהנהן בראש מילולי לאורך כל השיחה. הנהנות ראש מילוליות הן הצהרות כמו "כן", "בסדר", "אני מבין" ו"אני רואה "- כל אלה מעידים על כך שאתה מקשיב באופן פעיל לבוס שלך.
- כמובן שיש להניח את הנהנות הראש המילוליות הללו כראוי בתוך השיחה. המתן להפסקה לאחר הוראה או הסבר לפני שתעיר הערה מסוג זה.
- 6שמרו על גישה חיובית לאורך כל השיחה. בעל גישה חיובית ויכולת לעשות מראה לבוס שלך שאתה בטוח, כשיר ולא חושש לקחת על עצמך אתגרים הקשורים לעבודה. לדוגמה, אם הבוס שלך מתקשר לדבר על בעיה, דן ברזולוציות אפשריות שתוכל ליישם.
- גם אם הבוס שלך מבקר את עבודתך או התנהגותך, היה פתוח ככל האפשר. הכיר בביקורת על ידי סיכום במילים שלך, ואז דן בפתרונות אפשריים לנקודת ביקורת זו. אתה יכול להשמיע כל דאגה כנה שיש לך לגבי ההמשך, אך עליך להימנע מתירוצים לטעויות או בעיות בעבר.
- כאשר אתה צריך להעלות חששות או להסביר בעיות בעבר, אמור הצהרות "אני" במקום הצהרות "אתה". זה מונע מהבוס שלך לצאת להגנה ולהגיב באמירות זועמות או שליליות. לדוגמא, אם הבוס שלך מתקשר לדבר איתך על פרויקט שלא סיימת בזמן, אמור "נתקלתי בבעיות באיסוף משאבים" במקום "לא נתת לי את כל המשאבים בזמן."
- 7תודה לבוס שלך שלקח לך זמן להתקשר אליך. למרות שהבוס שלך התקשר אליך, ולא להיפך, להודות לבוס שלך שהתקשר אליך זו דרך נהדרת להביע הערכה לזמנו. לדוגמא, אמור "אני יודע שיש לך יום עמוס; תודה שהקדשת זמן להתקשר אליי."
- זה נכון כמעט בכל שיחת טלפון עם הבוס שלך, אך חשוב במיוחד אם הבוס שלך התקשר כדי להסביר פרויקט, להביע דאגה או לבקר את עבודתך. המטרה היא להפגין את הלהיטות שלך לעשות עבודה טובה במשימות הניתנות לך, ותודה לבוס שלך על זמנו או שהיא מכירה בכך שקריאת הבוס שלך תהפוך את ביצוע העבודה הטובה יותר לביצועית.
ראה שיחות טלפון מהבוס שלך כאינטראקציות חיוביות שיכולות להוביל להכרה וקידום עתידי במקום העבודה.
חלק 3 מתוך 3: תגובה לשיחת טלפון לאחר שעות העבודה
- 1לענות לשיחה במידת האפשר. אם הבוס שלך מתקשר אליך לאחר שעות, עליך לענות לטלפון כל עוד פעולה זו אינה מפריעה לסדר העדיפויות שאיננו עובד. זה נכון במיוחד אם התחלת עבודה זו בחצי השנה האחרונה.
- נכונות לתקשר עם הבוס שלך לאחר שעות עבודה רגילות תדגים את מסירותך לחברה ולעמדתך.
- אם אינך מצליח לענות לטלפון, עליך לענות לבוסך ברגע שאתה מסוגל. באופן אידיאלי, המשמעות היא האזנה לכל דואר קולי שנשאר והתקשרות לבוס שלך בחזרה תוך מספר דקות. תלוי בתרבות החברה ואופי השיחה, ייתכן שתוכל לברוח עם טקסט מהיר או דוא"ל המסביר את העיכוב אם שיחת טלפון אינה אפשרית.
- 2בחן את תרבות החברה שלך. בחלק מהחברות, המעסיק שלך עשוי לצפות שתישאר בקשר באמצעות טלפון ודואר אלקטרוני ללא קשר לשעות היום או ליום השבוע. למרות שזה אולי נראה לא הוגן, תצטרך לקבל את זה כחלק מתרבות החברה שלך אם אתה רוצה להמשיך לעבוד שם.
- אם אינך בטוח מהו הפרוטוקול, התייעץ עם עמיתיך לעבודה. אולי תלמד שזה מקובל לחלוטין לדחות את התגובה לכמה שעות, או שתגלה שכולם עונים מיד. גלה מה התגובה הצפויה ובצע אותה.
- 3הישאר חיובי ונקוט בפעולה בהתאם למצב. אתה תמיד צריך להיות מנומס וחיובי כשאתה מקשיב לבוס שלך, גם במהלך שיחה לאחר שעות. עם זאת, יהיה עליך לבחון כל סיטואציה בנפרד לפני שתקבע את התגובה הנכונה לכך.
- אם הבוס שלך מציע ביקורת כללית או סט הוראות, למשל, רשום הערות במהלך השיחה, אך אל תהסס לחדש את פעילויותיך שאינך בעבודה הקודמת לאחר סיום השיחה. בדרך כלל תוכלו לשמור את הפעולה לשעות העבודה הרגילות שלכם אם העניין אינו דחוף.
- מצד שני, אם הבוס שלך מתקשר אליך על מצב חירום, יהיה עליך לטפל במצב החירום באופן מיידי ולפי רצון הבוס שלך.
- 4הערך את שביעות הרצון הכללית שלך בעבודה. הבוס שלך לא יכול לצפות באופן סביר שתהיה זמין 20,57 - עם זאת, אין ערובה שלבוס שלך יהיו ציפיות סבירות. אם הבוס שלך מתקשר אליך באופן שגרתי אחרי שעות וזה גורם לך לאומללות או חרדה משמעותית, ייתכן שהגיע הזמן לחשוב על חיפוש עבודה אחרת.
- אתה יכול לנסות לכבות את הטלפון הסלולרי שלך כאשר אתה יודע שהבוס שלך מתקשר לאחר שעות העבודה, אך אלא אם כן מקום העבודה שלך מאוחד, אתה כנראה עובד "לפי רצון" שניתן לסיים אותו בכל עת. הבוס שלך עשוי לסגת לאחר שקיבל את ההודעה שלא תענה לאחר שעות, אך ייתכן גם שהבוס שלך יגיב בכך שיפטר אותך.
שיחות טלפון נכנסות מהבוס יכול לפעמים לעורר תחושות של חרדה, במיוחד אם הבוס שלך בדרך כלל גורם לך להרגיש עצבני ופחות ביטחון.
- התאמן במענה לשיחות טלפון מהבוס שלך במסגרת פרטית, כך שתוכל להרגיש בנוח, בטוח יותר ומוכן בפעם הבאה שהוא או היא מתקשרים. התאמן בשיחה עם הבוס שלך בעצמך, או ערוך סדרת שיחות טלפון מדומות עם חברים ובני משפחה.
- תקשר עם הבוס שלך באופן שמשקף בצורה הטובה ביותר את תרבות החברה שלך. למרות שהבוס שלך אולי מתקשר אליך במיוחד כדי לדון בעסקים, זכור שדיבורים אישיים עם הבוס שלך הם הזדמנויות ליצור רושם טוב ומתמשך. ראה שיחות טלפון מהבוס שלך כאינטראקציות חיוביות שיכולות להוביל להכרה וקידום עתידי במקום העבודה.
