כיצד לבצע שיחות טלפון עסקיות יעילות?
ביצוע שיחות טלפון עסקיות יכול להרגיש מעט מורט עצבים, במיוחד בהתחשב כמה התקשורת מתרחשת כעת דיגיטלית.
ביצוע שיחות טלפון עסקיות יכול להרגיש מעט מורט עצבים, במיוחד בהתחשב כמה התקשורת מתרחשת כעת דיגיטלית. שום דבר לא יכול להחליף את צליל הקול האנושי, ולעתים זה פשוט יותר נוח להתקשר. כל עוד אתה מדבר בנימוס ובאופן טבעי, כל אחד יכול להתמודד עם היסודות. אך כדי להפוך את השיחה ליעילה ככל האפשר, עליכם לזהות את מטרתה לפני שאתם מרימים את הטלפון, ולזכור זאת בזמן שאתם מדברים.
חלק 1 מתוך 3: הכנה לשיחה
- 1זהה את המטרה הספציפית של השיחה שלך. לדעת בדיוק למה אתה רוצה לדבר עם מישהו ימנע ממך מרגיש עצבני על מטריד אותם או מבזבזים את זמנם, או אפילו סתם מקשקש. לפני שתבצע את השיחה, שקול לרגע את מטרתה ורשום אותה. למשל, אתה עשוי לחשוב:
- האם אתה צריך לקבל מידע?
- האם אתה רוצה למכור משהו, או לשכנע את האדם ברעיון?
- האם אתה צריך לבקש את עזרתו או את תמיכתו של האדם?
- 2הכן נקודות תבליט לדברים שאתה צריך להזכיר. כמה הערות יעזרו לשמור על השיחה שלך על המסלול. "גיליון הרמאות" יכול גם לעזור לך להרגיש בטוח יותר, מכיוון שלא תשכח את מה שאתה צריך להזכיר. למשל, אם אתה מתקשר לבקש ממישהו לפגישה, אתה עשוי לרשום:
- מטרת הפגישה.
- מתי ואיפה תתקיים הפגישה.
- מה שהאדם אולי צריך לעשות לפני הפגישה.
- 3חקר את האדם שאתה צריך להתקשר אליו. זה חשוב במיוחד אם אינך מכיר את המתקשר באופן אישי. גלה מה אתה יכול לגשת אליהם מעמיתים, חיפושים באינטרנט, פרופילי מדיה חברתית וכו '.
- אם אתה יודע קצת על הרקע של האדם, אתה יכול להשתמש בידע זה לצ'ט צ'טים בתחילת השיחה. נסה לומר משהו כמו, "אז עבדת בעבר עם תעשיות לנהאם, נכון? אתה בטח מכיר את דרו, נכון, נכון?"
- המחקר המתקשר עוזר לך להימנע ממחישות מזויפות. לדוגמא, אם אתה מגלה שהאדם קשור לאחד מהמתחרים שלך, היית מקפיד לא לבקר את המתחרה ההוא.
זה מנומס להתחיל עם קצת צ'ט צ'ט, במיוחד אם אתה מכיר את האדם, אבל אל תסתובב.
חלק 2 מתוך 3: שמירת שיחות תכליתיות
- 1התחל בקשקושים, אבל אל תגזימי. התקשר למספר, וצפה שהוא יצלצל כמה פעמים לפני שהאדם ירים. אמור "שלום" והציג את עצמך ומאיפה אתה מתקשר. זה מנומס להתחיל עם קצת צ'ט צ'ט, במיוחד אם אתה מכיר את האדם, אבל אל תסתובב. שמור את זה רק כדקה בערך.
- אם אתה מכיר את האדם, תוכל להתחיל במשהו כמו: "אז אליסה, בפעם האחרונה שדיברנו עבדת על פרויקט ההרחבה הזה. איך זה הולך?"
- אם אינך מכיר את האדם, פשוט היצמד למשהו פשוט כמו "אני מקווה שאתה עושה טוב היום."
- 2הימנע משפת נעים. שואלים דברים כמו "האם זה זמן טוב להתקשר?" או לומר דברים כמו "אני רק קורא ל..." גורם לזה להישמע כאילו אין מטרה ברורה וחשובה לשיחה שלך. שמור לפניך את ההערות על מטרת השיחה שלך, והיה בטוח שיש לך סיבה לגיטימית להתקשר.
- אם זה באמת לא זמן טוב לדבר, האדם יודיע לך בכל מקרה.
- 3רד לענייני השיחה שלך. לאחר היכרות והתנגחויות, עברו למטרה האמיתית של השיחה שלכם. רק אל תעשו את המעבר פתאומי או ברור מדי. נסה לבצע קטע למטרת השיחה שלך, כמו:
- "ובכן זה נהדר לתפוס את אנטוניו. אני קורא ל..."
- "אני שמח לשמוע שאתה עושה טוב. אני קורא ל..."
- 4דאג לשאול שאלות. אם אתה פשוט מפציץ את האדם במידע, זה ירגיש כאילו השיחה היא מוחצת וחד צדדית. במקום זאת, עצור ושאל שאלות לדעת ואז לגרום לאדם להרגיש כלול וליצור קשר. לדוגמה, נסה דברים כמו:
- "אנחנו חושבים לקבוע פגישה קבוצתית ב -28. איך זה נשמע לך, ביאטריס?"
- אנו מקווים לכנס את כל ראשי מחלקות הסניף לדון באסטרטגיה לרבעון הבא. האם יש לך רעיונות לכך, ביאטריס? "
אם אינך מכיר את האדם, פשוט היצמד למשהו פשוט כמו "אני מקווה שאתה עושה טוב היום." - 5רשום הערות במהלך השיחה. לרישום הדברים כשאתה מדבר עם האדם יש כמה יתרונות. זה יכול לעזור לך להקשיב בקשב לכל מה שהמתקשר אומר, למשל. זה משמש גם כתיעוד של השיחה, למקרה שתצטרך לנקוט בפעולות מעקב כלשהן או לדווח על השיחה למישהו אחר.
- 6הבהיר את פעולות המעקב הדרושות. אם אתה צריך לברר מידע כלשהו ולחזור לאדם, רשום זאת. כמו כן, אם אתה זקוק לאדם שיעשה משהו ויחזור אליך מאוחר יותר, ודא שהוא מבין זאת. כך או כך, דאג להזכיר זאת בבירור לפני שתסיים את השיחה. לדוגמה, אתה יכול לומר:
- "אז קארל, אני אבדוק עם הספקים שלנו לגבי לוח הזמנים למסירה, ואחזור אליך בנושא, בסדר?"
- "אוקי, ג'וסטינה, אם תוכלי לבדוק את לוח הזמנים שלך ולחזור אליי עם כמה זמני פגישות פוטנציאליים בסוף השבוע, זה יהיה נהדר, בסדר?"
חלק 3 מתוך 3: תרגול נימוסי טלפון טובים
- 1דבר בבירור וחייך כמו שאתה עושה. קל להרגיש חרדה כשאתה צריך להתקשר לשיחה חשובה. אבל אם אתה מדבר מהר מדי או ממלמל, השיחה לא תצליח. דאג לנשום באופן טבעי בזמן שאתה מדבר. חיוך בזמן שאתה מדבר יעזור לך להישמע טבעי יותר, גם אם האדם לא יכול לראות אותך.
- 2שאל את האדם לפני העברת שיחה או העיכוב. אם אתה צריך לעשות את אחד הדברים האלה, שאל אותם אם זה בסדר תחילה. אל תניח שהם רוצים להיות מועברים, או שיש להם זמן להחזיק.
- נסה לומר משהו כמו "ליאם, האם זה בסדר אם אני מעמיד אותך לרגע בזמן שאני בודק את כריסטין על זה?"
- אם אתה צריך להעמיד מישהו בהמתנה, השתמש בפונקציית "החזק" בטלפון. לעולם אל תשאיר את הקו פתוח.
- בדוק שוב מדי פעם עם האדם אם זה יהיה אחיזה ארוכה.
- תודה להם שחיכו כשאתה מרים טלפון שוב.
אך כדי להפוך את השיחה ליעילה ככל האפשר, עליכם לזהות את מטרתה לפני שאתם מרימים את הטלפון, ולזכור זאת בזמן שאתם מדברים. - 3ספר לאדם שתבדוק כל דבר שאינך בטוח לגביו. אתה עלול להגיע למצב בו האדם שואל על משהו שאינך יודע לענות עליו. אם זה קורה, אל תתחרפן. עם זאת, אל תגיד פשוט "אני לא יודע", מכיוון שזו דרך ללא מוצא. במקום זאת, אמור לאדם משהו כמו "אין לי את התשובה לזה כרגע, אבל אני אבדוק את זה ואחזור אליך."
- אם אתה מבטיח להחזיר שיחה, קיים את ההבטחה.
- 4סיום בתודה לאדם על שיחתו. פשוט אדיב להודות לאדם על שהקדיש את הזמן לדבר איתך. דאג לסיים במשהו כמו "תודה רבה שדיברת איתי. שיהיה לך יום נהדר!" אנשים יזכרו את המחוות הקטנות האלה.
- אם אתה צריך להשאיר הודעה, דאג לספק את שמך (כתיב אותו במידת הצורך), יחד עם פרטי הקשר שלך.
- זכרו תמיד להודות לאדם בקו השני. זה מראה על כבוד.
שאלות ותשובות
- כיצד עלי לענות לשיחה?כדי לענות לשיחה, אתה יכול פשוט לומר משהו כמו "בוקר טוב / אחר הצהריים, זה ___" ולתת להם את שמך.
- מה עלי לעשות אם האדם לא ענה לשיחה?השאירו הודעה עם שמכם, מטרת שיחתכם ומספר החזרה שבו האדם יכול להגיע אליכם במועד הנוח ביותר. אם אינך יכול להשאיר הודעה, נסה להתקשר שוב מאוחר יותר.
תגובות (2)
- מאמר זה באמת עזר לי מאוד, במיוחד שם כתוב שהמתקשר לא צריך לומר רק "אני לא יודע" מכיוון שהוא מבוי סתום; במקום זאת אמור משהו כמו "אני אבדוק את זה ואחזור אליך." זה החלק הכי מעניין.
- טיפים אלה היו די מועילים עבורי.
