כיצד לפתוח שיחת טלפון?
הדרך הטובה ביותר לפתוח בשיחת טלפון היא לברך את האדם האחר בנימוס ולהציג את עצמך אם אתה חושב שהאדם לא יודע מי מתקשר. אפשר לומר, למשל, "בוקר טוב. זה צ'אד מבנק החירות." לשבור את הקרח בשיחות חולין, כגון הערות על מזג האוויר או משחק ספורט אחרון. ואז, הגיע לנקודת השיחה באמירה "אני מתקשר לדון..." לקבלת עצות נוספות כיצד לתכנן מראש ולהתכונן לשיחה, כגון הכנת נקודות שיחה, המשך לקרוא!
הדרך הטובה ביותר לפתוח בשיחת טלפון היא לברך את האדם האחר בנימוס ולהציג את עצמך אם אתה חושב שהאדם לא יודע מי מתקשר.
בין אם אתם רוצים לערוך תאריך ובין אם לבצע מכירה בעבודה, ישנם מקרים בהם עליכם לבצע שיחת טלפון חשובה. אם אתה לא רגיל לדבר איתו בטלפון, התחלת שיחה יכולה להיות מאיימת. המפתח לשיחת טלפון מוצלחת הוא לוודא ששני הצדדים ירגישו בנוח, כך שתוכלו לדון בנדון בקלות.
חלק 1 מתוך 3: תכנון מראש
- 1דע מה אתה רוצה מתוך השיחה. לפני שאתה בכלל מרים טלפון, חשוב לזהות מה אתה רוצה ששיחת הטלפון שלך תצליח. לדוגמה, אם אתה מתקשר למישהו שאתה מעוניין בו באופן רומנטי, המטרה עשויה להיות לבקש ממנו לצאת לדייט. במהלך שיחה עסקית, העניין יכול להיות למכור את הסחורה או השירותים שלך. שאל את עצמך מה אתה מקווה שייצא מהשיחה.
- במידת האפשר, טוב להיות ספציפי ככל האפשר בעת זיהוי המטרה שלך. זה יכול לעזור לך להתכונן טוב יותר לשיחה.
- במקרים מסוימים, המטרה שלך לשיחה עשויה להיות כללית יותר. לדוגמה, ייתכן שתתקשר לעסק כדי לשאול על השירותים שהם מציעים מבלי לדעת בדיוק במה אתה מעוניין. המידע שאתה מקבל עשוי לעזור לך להבהיר בדיוק מה זה שאתה צריך או רוצה.
- 2חקר עם מי אתה מדבר. כשאתה מתקשר לדבר עם מישהו ספציפי שאינך מכיר היטב, ייתכן שתרצה לקבל עליו מידע רקע. זה יכול לעזור לך להבין טוב יותר למה לצפות מהשיחה. לדוגמא, אם אתה מדבר עם מנכ"ל עסק, הם כנראה מאוד עסוקים ולא יהיה להם הרבה זמן לדבר איתך. אם אתה מתקשר למישהו ביישן, יתכן שתצטרך לעשות את רוב הדיבורים.
- אם אתה מתקשר לעסק, בקר באתר החברה שאליו עובד האדם שאתה מתקשר. אתה אמור להיות מסוגל למצוא את הכותרת שלהם ואולי ביוגרפיה שתוכל לעזור לך לקבל מושג מי הם.
- אם אתה מתקשר אישית, שאל חבר שמכיר את האדם שאתה מתקשר אליו לפני השיחה.
- 3רשום כמה נקודות שיחה. ברגע שאתה יודע מה אתה רוצה ועם מי אתה הולך לדבר, אתה יכול להרגיש טוב יותר אם אתה רושם כמה הערות לשיחת הטלפון. הם יכולים להיות נקודות שאתה רוצה לוודא מעלה או שאלות שאתה רוצה לשאול. קיום רשימה יכול למנוע ממך לשכוח משהו חשוב כשאתה באמת מבצע את השיחה.
- זה עשוי לעזור ליצור מתווה לפי סדר הדברים שאתה מתכנן לומר בשיחה. ברור שתצטרך להסתגל על סמך התגובות של בן / בת הזוג שלך, אבל זה עשוי לעזור לך לעקוב אחר המסלול אם אתה עצבני לדבר בטלפון.
- חשוב כמה זמן יהיה לך כנראה בשיחה. עדיף להניח שלא יהיה לך הרבה זמן, לכן עליך להתמקד בנושאים החשובים ביותר שאתה רוצה לדון בהם.
כיצד אוכל להתחיל שיחה כסוכן לטיפול בלקוחות בטלפון?
חלק 2 מתוך 3: פתיחת שיחה
- 1הצע ברכה והציג את עצמך. ראשית עליך להגיש ברכה לאדם שעונה, כגון שלום או היי. בימים אלה, לרוב האנשים יש שיחה מזוהה, אך עדיין עליך להציג את עצמך אלא אם האדם בקצה השורה מקבל את פניך בשם. אם אתה מתקשר למישהו שאתה מכיר די טוב, ייתכן שמך יספיק. במצבים אחרים, יתכן שתצטרך לספק מידע נוסף כדי שהאדם יוכל לזהות אותך.
- בכל מה שקשור לברכות, אתה יכול גם להשתמש באחת הספציפית לשעות היום, כגון " בוקר טוב", אחר צהריים טובים או "ערב טוב".
- אם אתה מתקשר לעסק, עליך גם להציע את שם החברה שאתה עובד בה. לדוגמא, אתה יכול לומר, "בוקר טוב, זו ג'סיקה בראיינט מפרסום גרייס."
- אם אתה מתקשר למישהו שאתה מעוניין ברומנטיקה, אולי תזכיר איפה נפגשת. לדוגמה, אתה יכול לומר, "היי, זה מייק דניאלס. נפגשנו בחדר הכושר בשבוע שעבר."
- אם אתה מתקשר למישהו שאיתו אתה משתף חבר משותף, עליך לספק את שם חברך. לדוגמא, אתה יכול לומר, "שלום, זאת אליס. אני חבר של אריק... אני חושב שהוא אמר לך שאתקשר."
- אם אתה מתקשר לגבי פתיחת עבודה, עליך להזכיר היכן גילית את התפקיד. לדוגמה, אתה יכול לומר, "שלום, שמי נח ריינולדס. אני מתקשר לגבי העבודה שפרסמת אתמול בעיתון."
- אם אתה מתקשר לעסק כדי לבקש מידע כללי, אתה לא בהכרח צריך להציע את שמך. אתה יכול פשוט לומר, "היי, אני מתעניין בשירותי האחסון העצמי שלך."
- 2שאל אם זה זמן טוב לדבר. אם אתה רוצה לנהל שיחת טלפון מוצלחת, חשוב לוודא שהאדם שאתה מתקשר אליו מתמקד בדיוק כמוך. לכן מומלץ לשאול אם יש להם זמן לדבר לפני שאתה מנסה להתחיל את השיחה. אם הם אומרים שיש להם זמן לדבר, אתה יכול להתחיל בצ'ט שלך. אם הם אומרים שהם עסוקים או עומדים לצאת לדרך, כדאי שתמצאו זמן אחר לדבר.
- אם האדם שאתה מתקשר אליו לא מוכן לדבר כשאתה מתקשר, הגדר זמן אחר לפני שתנתק. אתה יכול לומר, "זה יהיה בסדר אם אתקשר בחזרה אחר הצהריים? בגיל שלוש אולי?"
- אם האדם השני רוצה להתקשר אליך בחזרה, הציע יום ושעה שבהם תהיה זמין. אתה יכול לומר, "אני אהיה זמין מחר בבוקר. אולי בסביבות 10?"
- 3לשבור את הקרח בשיחת חולין. אם אתה מתקשר לשאול או למכור משהו, אתה לא בהכרח רוצה ללכת ישר למה שאתה רוצה. זה יכול להרתיע את האדם שאתה מתקשר אליו. במקום זאת, נסה ליצור קשר על ידי שיחת שיחה קטנה קצרה על נושאים קלילים, כמו מזג האוויר.
- אל תמשיך זמן רב מדי בשיחות חולין. האדם האחר עלול להתחיל להיות חסר סבלנות.
- אם אתה מכיר את האדם שמתקשר, התאם אישית את ההתלבטות עם תחומי עניין שאתה יודע שיש להם. לדוגמא, אם אתה קורא למישהו שאתה מכיר חובב ספורט, אתה יכול לומר: "זה היה משחק של קרדינלס אמש, לא?"
- אם אינך מכיר את האדם שאליו אתה מתקשר, שמור על ההתלוצצות הגנרית יותר. לדוגמא, אתה יכול לומר, "היה ממש חם בזמן האחרון, לא? אני לא זוכר שזה היה כל כך גרוע בקיץ שעבר."
- 4הגיע לנקודת השיחה. ברגע שאתה מרגיש שאתה והאדם האחר מרגישים יותר בנוח ונינוח, הגיע הזמן להגיע ללב העניין. ספר לאדם מדוע אתה מתקשר. היו ברורים ותמציתיים ככל האפשר מכיוון שתישמעו בטוחים יותר מאשר אם אתם מסתובבים.
- בזמן שאתה רוצה להקרין ביטחון, ודא שאתה מנומס אם אתה מבקש משהו מהאדם שאתה מתקשר אליו.
- אם אתה מדבר יותר מדי זמן בלי לעצור, האדם האחר עלול להתחיל לכוון אותך. מומלץ לעצור ולקבל משוב אם יש לך לא מעט מה שאתה רוצה לומר.
- אל תאכל אוכל או ללעוס מסטיק בזמן שאתה מדבר בטלפון. הרעשים יכולים ליצור את הרושם שאתה לא באמת מושקע בשיחה.
אם אתה לא רגיל לדבר איתו בטלפון, התחלת שיחה יכולה להיות מאיימת.
חלק 3 מתוך 3: הגדרת השיחה
- 1מצא מקום שקט. כאשר הגיע הזמן לבצע את השיחה, אתה רוצה להיות בטוח שהיא תצליח ככל האפשר. זה אומר שאתה רוצה ליצור סביבה שתורמת לשיחה, אז אתר מקום שקט לשימוש בטלפון. אתה רוצה למזער את רעשי הרקע כדי להימנע מהצורך לבקש מהאדם האחר לחזור על עצמו או לצעוק שהוא ישמע אותך.
- המקום הטוב ביותר להתקשר אליו הוא חדר ריק עם דלת סגורה. כך מובטח לכם מקום שקט.
- אם אתה צריך להתקשר במשרד עם תאים פתוחים שבהם אתה יכול לשמוע את עמיתיך לעבודה, ייתכן שתרצה לתזמן את השיחה שלך כך שהמשרד לא יהיה מלא. לדוגמה, ייתכן שתתקשר במהלך ארוחת הצהריים או בסוף היום בו אנשים הולכים הביתה.
- במידת האפשר, הימנע משיחות טלפוניות חשובות במקומות ציבוריים, כגון מסעדה או חנות. בדרך כלל הם מלאים בהסחות דעת וקולניים מדי לשיחה מוצלחת. אם אתה צריך להתקשר למישהו כשאתה בחוץ, נסה למצוא מקום שקט, כמו המסדרון מחוץ לשירותים במסעדה או מעבר ריק בחנות.
- 2בדוק אם יש אות טוב. בימינו אנשים רבים משתמשים בטלפונים סלולריים כטלפון הראשי שלהם. אם זה המקרה עבורך, ודא שיש לך איתות חזק בטלפון שלך לפני שאתה מתקשר כדי שתדע שהאיכות תהיה טובה. הסתובב עד שיהיה לך אות שנוח לך. אם אינך מצליח להשיג אחד עם הטלפון הסלולרי שלך, ייתכן שתרצה להשתמש בקווי נייחים.
- איכות הצליל של שיחה בטלפון קווי בדרך כלל הולכת להיות טובה יותר מאשר בטלפון סלולרי, כך שאם השיחה שלך חשובה מאוד, כדאי לך להשתמש בטלפון קווי במידת האפשר. זה נכון במיוחד אם אתה מתקשר למישהו מבוגר ושמיעתו עשויה להיות לא כל כך טובה.
- כאשר אתה משתמש בטלפון סלולרי, הקפד להחזיק אותו כדי שהמיקרופון הפנימי ירים את קולך ללא כל בעיה. עדיף לא לבצע שיחות חשובות בטלפון הרמקול.
- 3וודא שנוח לך. לפני שתתחיל לחייג, אתה רוצה להבטיח שאתה מוכן להתרכז באופן מלא בשיחה שלך. לדוגמא, עליכם לבדוק כי אינכם חייבים ללכת לשירותים ושיש לכם משקה בקרבת מקום במידה וצמאתם. זה רעיון טוב שיהיו רקמות בהישג יד במקרה שתצטרך להתעטש במהלך השיחה.
- החליטו אם יהיה לכם יותר נוח לשבת או לעמוד לשיחה. אם אתה עצבני, אתה עלול לגלות כי צעדה קלה בזמן שאתה מדבר יכולה לעזור להרגיע אותך.
לפני שאתה בכלל מרים טלפון, חשוב לזהות מה אתה רוצה ששיחת הטלפון שלך תצליח.
- אם אתה עצבני לגבי שיחת טלפון מסוימת, כדאי לך להתאמן. בקש מחבר או בן משפחה להתנהג בתור האדם שאליו אתה מתקשר כדי שתוכל לבצע בדיקת מבחן.
- אם אתה מתקשר למישהו באדם או יכולת חברתית, ייתכן שתרצה להתחיל בטקסט שאומר "יש לך כמה דקות לדבר בטלפון?" הם עשויים להרגיש יותר בנוח אם הם יודעים לצפות לשיחתך.
- נסו להקרין גישה חיובית במהלך השיחה. בעוד שהאדם האחר לא יכול לראות אותך, חיוך בזמן שאתה מדבר יכול לגרום לך להישמע נלהב וחיובי יותר בטלפון.
- דאג להביע בזהירות במהלך שיחת הטלפון שלך. אתה רוצה שהאדם האחר יבין את מה שאתה אומר בלי שום קושי.
- שימו לב גם לקצב הדיבור שלכם. אם אתה מדבר מהר מדי, זה עשוי גם להיות קשה להבנה.
שאלות ותשובות
- האם אוכל לצרוח כשישתי שיחת טלפון?לא ברור מדוע תרצה לצרוח בטלפון, ולא איזה תועלת אתה חושב שזה יביא לך או למאזין. מכיוון שזה עשוי להרגיז את המאזין על ידי היותו צליל נורא, לא מומלץ לצרוח בכלל. אם כן, צפה מהמאזין לנתק.
- איך אוכל לנהל שיחה מעניינת עם חברתי הבחור בלי להיות עצבני?אל תחשוב על השיחה לפני שתתקשר. שיחות מתוכננות לעולם לא הולכות לכיוון שאתה רוצה, אז פשוט המשך עם הזרם. תחשוב על הבחור או הגל כחבר הכי טוב שלך; דבר איתם כאילו הכרת אותם כל חייך (אולי הכרת!). אל תכריח שיחה. אל תהיה עצבני; סביר יותר שתתעסקו בצורה כזו. לגרום לשיחה להרגיש טבעית.
- מהן שאלות טובות לשאול דרך הטלפון?שאל אותה מה שלומה. שאל אותה במה עסקה. שאל אותה על מה היא אוהבת לעשות. תביא אותה לדבר על התשוקה שלה, אבל תהיה עדין.
שאלות ללא מענה
- מהי דרך טובה להעלות את ההשקעה שלי לאחר שהצגתי את עצמי?
- כיצד אוכל להתחיל שיחה כסוכן לטיפול בלקוחות בטלפון?
תגובות (6)
- נותן לי רעיון טוב וחומר לתרגול.
- תודה רבה. הרגשתי עצבנית מאוד במהלך שיחת טלפון עם השותפים העסקיים שלי, אבל עכשיו כשקראתי ועקבתי אחרי המאמר, אני מרגישה מאוד בטוחה ואדם תקשורתי.
- היכרות טובה לשיחות טלפון.
- זה מאוד עזר לי, תודה.
- המאמר שלך עזר לי לבנות את הביטחון העצמי שלי. תודה!
- תודה רבה. הייתי קצת עצבני לגבי איך להתחיל שיחה עם זרים, אבל אחרי שקראתי מאמר זה אני מרגיש בטוח. מאמרים אלה מועילים מאוד. ברצוני לעקוב אחר מאמרים נוספים על שיחות מהמדריך בימים הקרובים.
