כיצד לפתח מערכת ניטור והערכה?
מערכת פיקוח והערכה טובה מתחילה בפיתוח המערכת המתאימה ביותר לארגון שלך.
בארגון עסקי או אחר, מערכת הניטור וההערכה קובעת האם הארגון משתמש במשאביו ביעילות וביעילות. המערכת אוספת מידע, מעריכה את ביצועי הפרויקט ומשווה אותו למטרות ותוכניות עבור החברה ומחלקותיה. ככל שמערכת הניטור וההערכה שלך טובה יותר, כך הארגון שלך יכול להיות יעיל ותחרותי יותר. מערכת פיקוח והערכה טובה מתחילה בפיתוח המערכת המתאימה ביותר לארגון שלך.
- 1ציין את הבעיות שארגון שלך רוצה לפתור. אם הארגון שלך כבר קיים, תבחן הפסדים, סיכונים ומחלקות פחות טובות. אם הארגון עדיין מתגבש, אתה רוצה להסתכל קדימה לבעיות שאתה צופה.
- שלב זה יכול לכלול גם רשימה של הדברים שאתה רוצה ללמוד על ביצועי הארגון שלך.
- 2ערכו רשימת אינדיקטורים לכל בעיה שתרצו לפתור. האינדיקטורים צריכים להיות קונקרטיים ומדידים, כמו גם אובייקטיביים ככל האפשר. ללא מדידות עקבית, קשה לפתח מסגרת משמעותית לניטור והערכה של התהליכים השונים בארגון שלך.
- 3קבע כיצד תצפה ותמדוד את האינדיקטורים שבחרת. זה כולל את הסקאלה בה תשתמש, הנקודות בהן תבצע תצפיות ואת התדירות בה תרשום ותמדוד.
- 4כתוב תיאור משרה קצר לכל משימת תצפית, לכל אינדיקטור, לכל אזור אליו תרצו להתייחס. זה יכול להיות רק משפט או שניים. בשלב זה אתה עדיין מפתח את התוכנית ולא כותב מסמך תהליכים רשמי.
כיצד אוכל לבצע ניטור והערכה על פרויקט הענקת חברה? - 5הקצה מישהו לכל תיאור תפקיד. אנשים מרובים יכולים להחזיק בתיאורי תפקידים מרובים, או שאתה יכול להקצות אותם לאנשים הנמצאים בצורה הטובה ביותר לבצע ולהבין את התצפיות.
- עדיף להקצות כותרת לתיאור התפקיד ולא לאדם ספציפי. אם מנהל הקו אחראי למשימה, המשימה תיעשה על ידי מי שמנהל הקו. אם זה תפקידו של דון, המשימה מפסיקה להסתיים כשדון מקודם או פורש.
- 6קבע כיצד תשתמש במידע שתאסוף מהשלבים הקודמים. במקרים מסוימים תוכלו לבסס את הניתוח על ידי השוואת המציאות לנקודות מידה שקבעתם. באחרים תתבסס על צמיחה או ירידה בהשוואה לתקופות זמן אחרות. חברות חדשות עשויות להשתמש בממוצעים בתעשייה, או להשתמש בקבוצת המדידות הראשונה כבסיס.
- 7כתוב טיוטה גסה של מערכת הניטור וההערכה. תעביר את זה למישהו שאתה סומך עליו שעד כה לא היה מעורב. בקש מאותו אדם לקרוא אותו ולדווח על כל מה שאינו הגיוני.
- 8בצע את השינויים וההבהרות הדרושים, ואז פרמט את המסמך למדריך תהליכים רשמי.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לפתח אינדיקטורים?בדוק את הבעיות הקיימות או התייחס למה שהארגון רוצה לספק.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לבצע ניטור והערכה על פרויקט הענקת חברה?
- אם יש להשתמש בחיישן רטט לצורך ניטור מצב, מהם חלקי המערכת?
תגובות (2)
- עצה פשוטה וישרה. תודה רבה!
- זה עזר לי בטיפים מסוימים, עבורם אני מצליח.
