איך להגיב לדוא"ל גס בעבודה?
אם אתה מקבל דוא"ל גס בעבודה, עדיף להימנע מלהגיב אם זה מיותר. לדוגמא, אם עמית לעבודה שולח אליך דוא"ל שאומר "אני מקווה שתמצא זמן לבצע את הדוחות שלך היום", הישאר מחוץ לדרמה המשרדית על ידי התעלמות ממנה. אם יש צורך בתגובה, שמור על הטון מקצועי ורגוע, ודבק בעובדות כדי להרחיק ממנו את הרגש. למשל, השב להודעת דוא"ל על עבודתך באומרו "תודה על הצ'ק-אין. קיבלתי את הנתונים החדשים הבוקר, אז אני מעדכן את הדו"ח שלי עכשיו. הוא יהיה מוכן אחר הצהריים." על ידי שמירה על קור רוח, תיראה מקצועית יותר וסביר להניח שתמנע מכל דרמה משרדית. כדי ללמוד כיצד לדווח על דיבור מזיק או התקפה אישית למנהל שלך, המשך לקרוא!
אם אתה מקבל דוא"ל גס בעבודה, עדיף להימנע מלהגיב אם זה מיותר.
קבלת מייל גס בעבודה יכולה להיות מצב קשה לניווט. למרות שזה מפתה לפטר תגובה כאשר אתה מרגיש שמישהו מתחצף כלפיך, חשוב לשמור על יחס מקצועי. לפני שאתה מגיב - באמצעות דוא"ל או באופן אישי - קח רגע לנשימה, ואז הבהר את כוונת המסר ונסח את מה שאתה רוצה לומר בתגובה.
חלק 1 מתוך 3: בירור כוונת השולח
- 1החליטו אם זה שווה את הזמן והאנרגיה שלכם. זה מפתה לפטר תשובה, אבל תירגע בכמה נשימות עמוקות. ואז שאל את עצמך אם המייל באמת ראוי לתשומת לבך. למרות שאתה עלול להרגיש נעלב, אל תיתן לאדם זה להכתיב את הרגשתך או את הטון של ימיך.
- התמקדו במה שמתאים לכם.
- שאל את עצמך, "מה אני משיג כאן? מה יקרה אם אתעמת עם האדם הזה? מה יקרה אם לא?"
- 2הימנע מהנחות. כולנו מתקשרים בדרכים שונות, וכתיבה אינה מיומנות חזקה עבור כולם. מה שאדם אחד מאמין שהוא הצהרה מקצועית וישירה יכול לבוא חצוף או גס רוח כלפי מישהו אחר. אל תניח מיד שהם התכוונו לחצוף.
- שוני או הבדלים אזוריים עלולים לגרום לתקשורת לא נכונה.
- כשאנשים מנסים להשתמש בסרקזם או בהומור בדוא"ל, לרוב זה מתפרש כגסות רוח.
- 3בקש מהשולח מידע נוסף. השב לבקש מידע נוסף, וציטט הצהרות ספציפיות שתרצה להבהיר. לפעמים מסרים גסים הם פשוט מנוסחים בצורה גרועה. לדוגמא, ייתכן שעמיתך שלח לך הודעה ובה נאמר: "אני מקווה שתמצא זמן לבצע את הדוחות שלך היום."
- אתה יכול להגיב, "כל הדיווחים שלי הושלמו למעט הדוח שיגיע מחר. האם אתה זקוק להעתק טיוטה לפרויקט היום?"
- אל תדרוש לדעת למה הם מתכוונים או להיות קצרים. למשל, אל תשאל "מה זה אמור להיות אומר?" או "מה אתה מנסה לומר?"
- 4דבר עם השולח. שיחה עם האדם תאפשר לך לשמוע טוב יותר את הטון של דבריו. בקר בסביבת העבודה שלהם או התקשר אליהם כדי לדון בעבודה המשותפת שלך או בנושאים הקשורים לדוא"ל. בקש מהם להסביר את ההצהרות הגסות בדוא"ל.
- אמור, "הייתה לי מחשבת המשך על הפרויקט וחשבתי שיהיה קל יותר לומר את זה באופן אישי. יש לך דקה?"
- אתה יכול גם לומר, "הדוא"ל שלך הציע שהמפרט אמור להיות מוכן כבר, אך תאריך היעד שהם שלחו לי אמר כי הוא לא אמור להיערך עד לשבוע הבא. האם אני עובד על ציר הזמן הלא נכון?"
קבלת מייל גס בעבודה יכולה להיות מצב קשה לניווט.
חלק 2 מתוך 3: כתיבת תגובה
- 1הימנע מתגובה אם אין צורך בתגובה. אם הדואר האלקטרוני אינו דורש תגובה, אי-שליחת הודעה יכולה להיות האופציה הטובה ביותר. שקול לא להגיב אם אתה מקבל הודעות דוא"ל שאינן בנושא ולא דורשות את תשומת לבך.
- לדוגמה, עמיתים לעבודה עשויים להניח הנחות לגבי הרגלי העבודה שלך. אל תגיב להודעת דוא"ל שאומרת "זה חייב להיות נחמד להגיע לארוחות צהריים ארוכות במיוחד ", או "כולם יודעים שהפגישות שלך לא נמשכות כל אחר הצהריים." כל עוד המנהל שלך יודע את האמת, עדיף לך להישאר מחוץ לדרמה משרדית.
- 2הישאר מקצועי. אם יש צורך בתגובה, הטון צריך להיות מקצועי, גם אם השולח לא היה מקצועי. קרא את הדוא"ל שלך בקול רם לפני שאתה שולח אותו כדי לוודא שהוא נשמע מקצועי ולא גס או רגשי.
- הימנע מלהיות בוטה בתגובתך, מכיוון שזה יכול להישמע גס.
- 3קח את הזמן שלך לכתיבת תגובתך. התגובה שלך צריכה להיות רגועה ומקצועית, אז אל תכתוב אותה בחיפזון. מרבית המיילים אינם רגישים לזמן, כך שתוכלו לקחת את כל היום להגיב אם תצטרכו.
- לאחר שכתבת את תגובתך, הנח אותה לשעה בערך.
- אם אתה יודע שאתה כותב מתוך רגש, עבור למשימה אחרת עד שתירגע בחזרה.
- הוסף את כתובת הדוא"ל אחרונה כדי להימנע משליחה מוקדמת בטעות.
- 4שמור את המסר שלך קצר ופשוט. אל תנסו להגיב לכל דבר ואל תספקו הגנה אישית ארוכה. אם אתה רוצה לרסק את ההתנהגות הגסה, עליך לשמור על דוא"ל ממוקד בנושאי עבודה.
- בחר נושא אחד הקשור לעבודה להתמקד בו.
- 5היצמד לעובדות ואל תפרט. אחת הדרכים להבטיח שהדוא"ל שלך יהיה מקצועי היא לדון רק בעובדות. העובדות כוללות דברים ספציפיים כמו איזו עבודה הוקצתה והושלמה, תאריכי יעד, לוחות זמנים, נתונים ונושאים קשורים.
- לדוגמא, אם הדוא"ל הגס שאל על מצב הדו"ח, אמור "תודה על הצ'ק-אין. קיבלתי את הנתונים החדשים הבוקר, אז אני מעדכן את הדו"ח שלי. הדו"ח החדש יהיה זמין אחר הצהריים."
- זה שומר על התמקדות התגובה בעבודה שהוטלה עליך ועל התקדמות הפרויקט שלך, ולא בתגובתך כלפי עמיתך הגס.
- 6השאר את הרגש מחוץ לתגובתך. מפתה להתגונן או לחצוף בתגובה לדוא"ל פוגעני, אבל זה רק יחמיר את המצב. במקום זאת, סעו בדרך המקצועית המקצועית.
- אל תאשימו אותם בגסות רוח.
- שמור על הרגשות שלך מחוץ למייל.
- לפני שתלחץ על שלח, שאל את עצמך אם חלק כלשהו בדוא"ל הוא הגנה על עצמך.
אם השולח הוא מישהו עם היסטוריה של גסות רוח באימייל, זכור זאת ופנה לדוא"ל בהתאם.
חלק 3 מתוך 3: קבלת תמיכה נוספת
- 1דווח על דיבור מזיק או התקפה אישית. אם הדואר האלקטרוני מכיל איומים או התקפה אישית, עליך ליצור עותק ממנו ולדון בו עם המנהל ואנשי כוח האדם שלך. וודאו כי האירוע מתועד על ידי מקום העבודה שלכם, ובקשו שתיעשה חקירה.
- ספר להם אם אתה מרגיש שתוכן הדוא"ל יוצר סביבת עבודה עוינת.
- 2דברו אם הגסות הופכת להטרדה. ערוך תיעוד של כל פעם שאירוע מתרחש כדי להראות דפוס התנהגות. אם אתה מקבל דוא"ל גס בתדירות המשפיעה על סביבת העבודה שלך, קח את הרשומות שלך למנהל שלך או למחלקת משאבי אנוש. תביא איתך עותקים של המיילים כדי להראות להם למה אתה מתכוון.
- כשאתה מחליט למי לדווח על הנושא, חשוב על הפוליטיקה של משרדך. לדוגמא, אם המנהל שלך באמת קרוב לאדם הפוגע, אולי עדיף ללכת ל- HR.
- 3שוחח עם משאבי אנוש אם המנהל שלך שולח דוא"ל גס. משאבי אנוש או הממונה על המנהל שלך יכולים לעזור אם המנהל שלך הוא השולח של דוא"ל גס. לפני שתדווח על האירוע, היה מוכן להסביר מדוע חשבת שכתובת הדוא"ל גסה. בהתאם לדברים שנאמרו, יתכן שתתבקשו למלא דוח אירוע, תתבקשו להשתתף בפגישת גישור או שתקצו שוב למחלקה חדשה.
- דיווח על דוא"ל או גסות אנושיים ל- HR יהיה הדרך היחידה שניתן לעשות משהו בהתנהגות המנהל שלך כלפייך אם זה יימשך. עליך ליצור רשומה בתיק.
- אם השולח הוא מישהו עם היסטוריה של גסות רוח באימייל, זכור זאת ופנה לדוא"ל בהתאם.
- אם אתה רוצה להקליד את הכעס שלך, עשה זאת בדוא"ל ריק או במסמך Word. בדרך זו, אתה יכול להשליך את זה ולא תלחץ בטעות על שלח על כפתור התשובה.
- דוא"ל קשה אפילו עבור מקצוענים, זכרו כי העברת רגשות וכוונה נכונה אינה תמיד אפשרית בדוא"ל.
- הצע למקום העבודה שלך לקיים הפעלה בנושא נימוסי דוא"ל. אם אף אחד לא יודע לתת את הסמינר הזה, אז שלח למישהו שיעשה זאת; זה יכול להיות סימן לכך שיש צורך בהכשרה כזו.
- אחת הדרכים להתמודד עם עמית לעבודה ששולח הודעות דוא"ל גסות באופן עקבי, היא לפנות לבוס שלך או לעבודה רלוונטית אחרת בכל פעם שאתה משיב.
איך אני מגיב כאשר המנהל שלי שולח לי דוא"ל שאומר "יקירי, אני לא יודע אם אתה משוגע או משהו, אבל לשלוח לי דוא"ל ריק עם קובץ מצורף בלבד לא מתאים"?
- יש אנשים שמתקתקים פצצות זמן ויכולים להוציא עליך יותר כעס אם תגיב בגסות. הישאר מנומס ומקצועי ואם יש לך חששות או שאתה חושש, דבר עם הבוס שלך או משאבי אנוש בנושא.
- כל דבר עלילתי, פוגעני, מטריד, משמיץ, גזעני או פוגעני בדוא"ל יכול להיעשות. ניתן לגלות דוא"ל ברוב השיפוטים ויכול לחשוף את החברה שלך להתדיינות משפטית. אדם השולח מיילים כאלה יכול להיות נתון למשמעת ואף לפיטורים. אם אתה מודאג מכך שהדואר האלקטרוני מכיל תוכן מעורר התנגדות שכזה, שוחח עם הבוס שלך או משאבי אנוש לקבלת ייעוץ נוסף, או עם נציגך המשפטי אם אינך מעוניין לדון בנושא עם מקום העבודה.
שאלות ותשובות
- עמית לעבודה שלח לעמית שלי ולי דוא"ל בנוגע לשינויים במשרד. המסר מתנשא וגורם לו להיראות כאילו הוא מנהל הקו שלנו. איך אני מתמודד עם זה?פשוט התעלם מזה, ואם זה הופך לבעיה אמיתית, התעמת עם הבוס שלך בנושא.
- איך אני מגיב ללקוח גס?היו מקצועיים ככל שתוכלו כדי שתעמדו בעצמכם מבלי לפגוע בלקוח.
- המנהל שלי שלח לי הודעת אימייל ובה נאמר שאני מתחצף ללקוחות ודיבורי אשפה כשאני לא בטלפון. ההקשר של השיחה שונה לחלוטין והוא אפילו לא שאל לפני שהאשים אותי.אמור בנימוס למנהל שלך שלא התחצפת עם הלקוחות. המתן עד שיתקרר מעט אם הוא כועס, כי זה יכול להיות בגלל לחץ. כמו כן, חשוב על הנוסח בו השתמשת עם הלקוחות. אולי לא התכוונת לצאת כגס רוח, אבל כן. אם כן, הסבירו זאת בצורה מנומסת למנהל שלכם. אני בטוח שהוא יבין.
- איך אני מגיב כאשר המנהל שלי שולח לי דוא"ל שאומר "יקירי, אני לא יודע אם אתה משוגע או משהו, אבל לשלוח לי דוא"ל ריק עם קובץ מצורף בלבד לא מתאים"?תודה למנהל שלך שהבהיר את ציפיותיו. חשוב לא לאבד את העשתונות.
- עמיתי שלח לי דוא"ל שמתח ביקורת על עבודתי, והוא העתיק את המנהל שלי. כיצד עלי להגיב?קח את זה צעד אחר צעד. אמור, "תודה שלקחת זמן להעריך את עבודתי. אני מעריך את המשוב שלך וחושב שחלק מהנקודות האלה באמת מועילות. אנסה לקחת אותם בחשבון בהמשך." אל תגיב. זה לא מביא אותך לשום מקום וזה נותן לגיטימציה לתפקידו לבקר אותך. אתה יכול לדבר גם עם המנהל שלך; במצבים מקצועיים, מתן משוב שמור להיררכיה. עמיתים ברמה זהה אינם רשאים לבקר זה את זה; הם חייבים ללכת למנהל, שעליו להחליט אם וכיצד לדבר איתך.
- אם עמית לעבודה / מנהל משרד קורא כל הזמן הודעות דואר אלקטרוני בקול רם בטונים סרקסטיים לעמיתים לעבודה שאינם במייל או מעורבים בדרך כלשהי בהתכתבות, האם זו פגיעה בפרטיות?זה בהחלט יכול להיות. לכל הפחות זה לא מקצועי. עיין בספר המדריך לעובדים שלך כדי לראות מה מדיניות הפרטיות. לאחר מכן דווח על התנהגות זו למחלקת משאבי אנוש או לבוס המנהל במידת הצורך.
- הגשתי עובד להתעללות בזמן, ועכשיו העובד הזה הוסמך על ידי הבוס לשלוח לי דוא"ל לכל צורת התקשורת. טעיתי כשפניתי את העובד בגין התעללות? מדוע שהבוס יאפשר לו להניח שכבה נוספת בינינו?עשית את הדבר הנכון בכך שהודעת לבוס שלך שהעובד מבזבז זמן. אני לא בטוח איך לענות על השאלה האחרונה - זה מוזר.
- הואשמתי במהלך שיחת טלפון בשליחת אימייל פוגעני שלא עשיתי. כאשר הנאשם נחקר בנושא הוא אמר ששלחתי מיילים על בריאותי, אך הוא משקר. מה אני עושה?נסה להסביר בצורה רגועה מה לא עשית, ואם זה לא עובד, בקש הוכחה ל"דוא"ל הפוגעני שלך.
- איך אכתוב דוא"ל לפרופילי משאבי אנוש בצורה מיושרת?ברוב תוכניות הדוא"ל יש מספר כלים לפריסה. בחר את הטקסט שברצונך ליישר, חפש את הכפתור שמיישר את הטקסט ולחץ עליו.
- המנהל שלי הביא משהו לידיעת מנהל אחר. שלי שלח לי דוא"ל שגרם לה להישמע כאילו זה היה בעיה "מתמשכת" אצלי, כאשר זה הראשון שאני שומע עליו משני הצדדים. כיצד עלי להגיב?יכול להיות שזה היה למעשה בעיה מתמשכת, אבל אתה פשוט לא מודע לזה מכיוון שאיש לא התקשר איתך. התנצל, אם מתאים, והסבר כי תשמח לתקן את העניין. אמור גם שהיית עושה זאת מוקדם יותר אילו מנהל אחר זה הביא את הנושא לידיעתך.
תגובות (1)
- רציתי לדעת איך להגיב לדואר אלקטרוני גרוע.
