איך להתייחס למכתב?
לכתובת מכתב עסקי, התחל לכתוב את פרטי הקשר שלך בפינה השמאלית העליונה, כמו שמך, שם החברה שלך וכתובת הדואר שלך. תוכל גם לכלול את מספר הטלפון שלך ואת הדוא"ל שלך למטה אם תרצה בכך. לאחר מכן, דלג על רווח וכתוב את שם הנמען, הכותרת שלו אם אתה יודע את זה וכתובתם מתחתיה. לאחר מכן, דלג על שורה אחת וכתוב את התאריך, ואחריו הצדעה לאדם שאתה כותב אליו, כמו "מר ג'ונס היקר." וודא שהכתובות המודפסות על המעטפה תואמות את אלה שרשמת במכתב שלך! למידע נוסף על עיצוב הצדעות, המשך לגלול!
במכתב עסקי תשתמש בכתובת העבודה של הנמען שלך, ואילו במכתב אישי פשוט תשתמש בביתו או בכתובת הפרטית שלו.
בין אם אתה שולח מכתב אישי או עסקי, אתה רוצה לוודא שאתה פונה אליו בצורה נכונה כדי שיגיע למקבל. בנוסף, סביר להניח שתרצה להימנע מפגיעה בטעות בנמען שלך באמצעות הכותרת הלא נכונה. למרבה המזל, התייחסות נכונה למכתב היא תהליך פשוט. כל מה שאתה צריך זה השם והכתובת שלך, הכותרת המועדפת על הנמען שלך ושם הנמען שלך וכתובת.
שיטה 1 מתוך 3: כתיבת כתובת על מעטפה
- 1שים את שמך וכתובתך בפינה השמאלית העליונה של המעטפה. חשוב לשים את הכתובת שלך על המכתב כדי שסניף הדואר יוכל להחזיר אותו אם לא ניתן למסור אותו. השתמש בעט או בעיפרון כדי לכתוב את שמך בפינה השמאלית העליונה של המעטפה שלך. תחת שמך, כתוב את כתובת הרחוב או את תיבת הדואר האלקטרוני שלך. מתחת לכתובת הרחוב שלך, שם את העיר, המדינה והמיקוד שלך.
- היית כותב את הכתובת שלך כך:
- טיילר המילטון
- 123 כונן נוף
- יוסטון, טקסס 77007
- היית כותב את הכתובת שלך כך:
- 2כתוב את שמו המלא של הנמען באמצע המעטפה. כלול את התואר המועדף על האדם, כגון מר, גב 'או ד"ר ואז, כתוב את שם פרטי ושם משפחה, באותיות רישיות של כל שם.
- אם אתה כותב לזוג, ספק את שני שמותיהם אלא אם כן הם מעדיפים להתייחס אליהם כמר וגברת.
- עבור משפחה, רשמו את שם המשפחה לאות מזדמנת, כמו "משפחת לקור". אם אתה שולח מכתב רשמי למשפחה, כתוב את ההורים בשורה הראשונה עם כותרותיהם, ואז כתוב את שמות הילדים בשורה שמתחת להורים. אולי תכתוב, "מר מיכה וגב 'שרה סמית'" בשורה הראשונה ו"קלי, מינדי ושת "בשורה השנייה.
- 3כלול את שם החברה בשורה הבאה עבור מכתב עסקי. אינך צריך לכתוב את שם החברה אם אתה כותב מכתב אישי. עם זאת, זה יכול לעזור למכתב שלך להגיע לאדם הנכון בעסק אם אתה כותב מכתב לעבודה. שים את שם החברה בשורה שמתחת לשם המקבל.
- אולי תכתוב "אוניברסיטת יוסטון" או "מפעלים באיו".
- 4שים את כתובת הרחוב של הנמען או את תיבת ה- Po ישירות מתחת לשמם. כתוב תחילה את מספר כתובת הרחוב, ואחריו את שם הרחוב. איות את שם הרחוב כולו במקום לקצר אותו אם אתה כותב מכתב עסקי או רשמי. בנוסף, השתמש באותיות רישיות באות אחת של כל מילה.
- כדוגמה היית כותב "שדרת לורל" ולא "שדרת לורל". במכתב עסקי או רשמי.
- אם אתה כותב מכתב אישי, זה בסדר לכתוב "המילטון סנט". או "Liberty Ln."
- 5רשמו מספר דירה או משרד בשורת הכתובת או מתחתיו. כתובות מסוימות כוללות מספר דירה או משרד. כדי להבטיח שהמכתב שלך מגיע, כלול מידע זה מיד אחרי שם הרחוב או בשורה שמתחתיו. תייג דירה כ"מתאימה ". או "דירה". שים "משרד" או "סוויטה" אם אתה שולח את המכתב למקום עבודה.
- אתה יכול לכתוב: 123 Liberty Lane Apt. 3. או 555 סוויטת לורל אווניו 44.
- 6כלול את העיר, המדינה והמיקוד מתחת לכתובת הרחוב. ממש מתחת לכתובת הרחוב, כתבו את העיר ואחריה פסיק. לאחר מכן, שים את המדינה ואת המיקוד. הקפידו להנות את העיר והמדינה.
- למשל, היית כותב, "אורנג ', טקסס 77630."
טיפ: לכל מיקוד יש קוד נוסף בן 4 ספרות שמגיע אחריו. תוכל למצוא את 4 הספרות הנוספות על ידי הקלדת המיקוד באתר USPS. אם אתה כותב ספרות אלה על המעטפה שלך, המכתב שלך יגיע ליעדו מהר יותר.
- 7כתוב את שם המדינה אחרי הכתובת לאות בינלאומית. עליך לכלול את המדינה רק אם אתה שולח דואר בינלאומי. אם כן, שים את שם המדינה בה מקבל הנמען שלך ישירות מתחת לכתובת שלהם. כתוב את השם או הקיצור של המדינה באמצעות כל האותיות הראשיות.
- אולי תכתוב "אירופה" או "בריטניה".
- 8שים חותמת דואר בפינה הימנית העליונה של המעטפה. שירות הדואר לא יעביר את הדואר שלך אלא אם תכלול דמי משלוח. הדבק חותמת בפינה השמאלית העליונה של המעטפה שלך כדי לוודא שהיא מגיעה ליעדה.
- אם אתה שולח מכתב בינלאומי, השתמש בחותמת בינלאומית לצורך משלוח דמי משלוח.
עם זאת, זה יכול לעזור למכתב שלך להגיע לאדם הנכון בעסק אם אתה כותב מכתב לעבודה.
שיטה 2 מתוך 3: בחירת הכותרת המתאימה למקבל שלך
- 1התייחס לנשים כמו ms. אלא אם כן אתה יודע שהם מעדיפים גב 'או מיס. פנייה למכתבים לנשים יכולה להיות קשה מכיוון שהנימוסים מתפתחים עם תפקידים מגדריים. גב 'היא כותרת מתאימה לכל הנשים והיא האפשרות הבטוחה ביותר כאשר אתה פונה לאיש מקצוע. השתמש תמיד בגב 'ככותרת ברירת המחדל שלך לנשים. עם זאת, השתמש במיס או בגברת אם אתה יודע שהנמען שלך מעדיף זאת.
- למשל, היית כותב את גב 'ורוניקה ג'ונסון או את מיס אליסון מאייר.
טיפ: אם אתה כותב מכתב מזדמן, בדרך כלל אינך צריך לדאוג לשימוש בכותרות.
- 2התקשר לגברים בכל הגילאים מר. קל להפנות מכתבים לגברים מכיוון שתמיד תוכלו להשתמש במר, לא משנה בן כמה הנמען. אלא אם הנמען שלך מעדיף כותרת חלופית, השתמש תמיד ב- Mr. בשביל בחור.
- היית כותב, "מר טוד סמית."
- 3השמט את התואר אם המגדר שלהם אינו ידוע או שהם ניטרלים מגדר. יתכן שלא תדע מינו של מישהו אם אתה שולח מכתב לעבודה או להגיש בקשה לעבודה. באופן דומה, לפעמים אתה כותב למישהו שהוא ניטרלי מגדרי. אם זה המקרה, עדיף להשתמש בשמם המלא ללא כותרת. זה עדיין נחשב לפורמלי אם אתה כותב את שם הפרטי ואת שם המשפחה שלהם.
- אולי תכתוב " ליסה ג'נסן היקרה."
וריאציה: יש אנשים שהינם ניטרלים מגדר מעדיפים להשתמש בתואר Mx. השתמש ב- Mx. אם אתה מכיר את האדם שאתה כותב מעדיף כותרת זו.
- 4השתמש בתואר המקצועי של הנמען שלך אם יש לו כזה. חשוב לכבד תארים מקצועיים כמו דוקטור, כומר או מכובד. פנה לנמען באמצעות התואר המקצועי שלו אם יש לו כזה. שים תמיד את הכותרת הגבוהה ביותר במקום הראשון אם אתה פונה למכתב לזוג.
- אתה יכול לכתוב "ד"ר אשלי מתיוס ומר סם מתיוס", או " מכובד קנדי ג'ונס."
טיפ: אם אתה לא בטוח לגבי הכותרת של מישהו, זה בסדר להתייחס אליהם בכותרת גבוהה יותר כדי להיות בצד הבטוח. למשל, נניח שאתה כותב מכתב לפרופסור במכללה. זה בסדר להשתמש ב"דר ". כתואר שלהם גם אם אתה לא בטוח שיש להם דוקטורט.
- 5השתמש בתואר תפקיד או "למי זה עשוי לעניין" אם המקבל אינו ברור. כשאתה שולח עסק או מכתב מקדים, ייתכן שלא תדע בדיוק מי הנמען שלך. אם זה המקרה, שים את שם תפקיד התפקיד אליו אתה פונה. אם אינך בטוח לגבי כותרת המשרה, השתמש ב"מי זה עשוי לדאוג "ככותרת שמיכה.
- אתה יכול לכתוב " מנהל משאבי אנוש יקר " אם אתה מגיש מועמד לעבודה. אם אינך בטוח שיש מנהל משאבי אנוש, תוכל לכתוב "למי זה עשוי לדאוג."
וריאציה: תוכל גם להשתמש בשם המחלקה שאליה אתה כותב אם אינך בטוח לגבי שם הנמען או שם התפקיד שלו.
לכתובת מכתב עסקי, התחל לכתוב את פרטי הקשר שלך בפינה השמאלית העליונה, כמו שמך, שם החברה שלך וכתובת הדואר שלך.
שיטה 3 מתוך 3: עיצוב החלק העליון של מכתב רשמי
- 1כתוב את שם פרטי ושם משפחה בפינה השמאלית העליונה של האות. השתמש בטופס המלא והלא מאושר של שמך בכל עת שאתה כותב מכתב רשמי או מקצועי. אם יש לך שם משותף או שאתה חושב שיש סיכוי שאתה יכול להיות מבולבל עם מישהו אחר, אתה יכול לכלול גם את התחיל האמצעי שלך או תכונה מובחנת אחרת, כמו הסיומת, "ג'וניור".
- כשאתה פונה למכתב מזדמן לחבר או לאהוב, זה בסדר להשתמש בצורה מקוצרת של שמך הנתון או כינוי, כגון "צ'אק" או "שורטי".
- גרסאות מסוימות של המכתב העסקי הקלאסי קוראות לשמו של השולח להיכנס לחתימה בתחתית המכתב ולא בראש כתובת החזרה. שני הפורמטים מקובלים - עבור לכל אחד מהם אתה מעדיף.
טיפ: אל תהסס להציב את התואר הרשמי שלך לפני שמך הפרטי אם אתה רופא, נבחר בכיר או חבר הכמורה. במקרה זה היית כותב, "הכומר איכבוד סניד" במקום סתם, "איכבוד סניד."
- 2ספק את שם החברה שלך בשורה הבאה במכתב עסקי. אם אתה שולח את מכתבך במסגרת תפקידך, שם המעסיק שלך צריך לעבור על השורה מתחת לשמך. בדרך זו, הנמען שלך יידע מיד את מי שאתה מייצג ולמה אתה כותב.
- אתה יכול גם לשים את התואר הרשמי או את תפקידך בשורה נפרדת מתחת לשם המעסיק שלך אם אתה חושב שזה יעזור למקבל שלך.
וריאציה: אם החלטתם להמתין עד לחתימה בכדי למסור את שמכם, שם החברה או העסק שלכם יופיע בשורה הראשונה בכתובת השולח.
- 3רשום את כתובת הרחוב שלך בשורה שמתחת לשמך או לשם החברה שלך. התחל עם מספר הרחוב ואז ציין את שם הרחוב. הקפד לאיית את השם המלא של הרחוב בשורת הכתובת שלך. במילים אחרות, הייתם כותבים, "Mulberry Lane", לא, "Mulberry Ln."
- אל תשכח לכלול את מספר הדירה או המשרד שלך לאחר כתובת הרחוב שלך, אם רלוונטי, כמו בסעיף "2529 ברוש שורה, דירה 5D".
- שורת הכתובת שלך מאפשרת למקבל שלך לדעת מהיכן אתה כותב, וגם נותן לו מיקום מדויק אליו הוא יכול לפנות למכתב משלהם אם הוא רוצה לכתוב לך בחזרה.
- 4שים את העיר, המדינה והמיקוד שלך מתחת לכתובת הרחוב שלך. כתוב תחילה את שם העיר ואז הניח פסיק. לאחר הפסיק, שים את המדינה והמיקוד שלך. הקפידו להשתמש באותיות רישיות הן בעיר והן במדינה, ואייתו נכון.
- בניגוד לעיר ולמדינה, יש להפריד בין המדינה למיקוד באמצעות רווח בלבד: "סנטה קרלה, קליפורניה 95000."
- 5הוסף את מספר הטלפון ו / או כתובת הדוא"ל שלך אם המכתב שלך קשור לעבודה. עדיף לספק את מספר הטלפון או הדוא"ל שלך, כך שלנמען יש אמצעי נוסף ליצור איתך קשר. אם תחליט לכלול את שני חלקי המידע, רשום תחילה את מספר הטלפון שלך ואז כתוב את כתובת הדוא"ל שלך בשורה חדשה.
- אם אתה רוצה לספק גם את מספרי הטלפון האישיים וגם את מספרי הטלפון האישיים שלך, שים את המספר השני בשורה חדשה והשתמש בקידומות "עבודה:" ו"תא: "כדי להבהיר איזה הוא.
- אין צורך למסור את הטלפון או הדוא"ל שלך אם אתה כותב הודעה שאתה לא בהכרח מצפה לקבל עליה תשובה, כגון מכתב לעורך או תלונה לאחד הפוליטיקאים המקומיים שלך.
- 6דלג על שורה וכתוב את התאריך. לאחר הכתובת שלך, השאר מקום רווח וכתוב את תאריך התאריך בו אתה כותב את מכתבך. איות את השם המלא של החודש, ואז יום ושנה מספריים. למשל, היית כותב "5 בנובמבר 2019" לעומת "5 בנובמבר 2019" או "11-5-19."
- אם חיברת את המכתב שלך במשך מספר ימים, השתמש בתאריך שבו השלמת אותו.
- זה אמנם לא הכרחי בהחלט, כולל התאריך שמציב את המכתב שלך בתוך מסגרת זמן מסוימת, מה שיכול להועיל אם הוא מכיל מידע הרגיש לזמן.
- 7כתוב את שם הנמען בשורה חדשה מתחת לתאריך. אם אינך יודע את שמו המלא של האדם, זה בסדר להשתמש רק בשם המשפחה שלו, יחד עם כותרת מתאימה, כמו "מר", "ד"ר", או "קנצלר". אתה יכול גם לציין את התואר של הנמען שלך בנוסף לשמם המלא לקבלת השפעה רשמית יותר או יראת כבוד, כמו ב"מר פיטר וולש ".
- אם הנמען שלך הוא נקבה ואין לו כותרת רשמית, הקפד להשתמש בדרך הכתובת המועדפת עליה ("גב '", "גברת" או "מיס") כדי להימנע מלהיראות יומרנית. אם אינך בטוח במה היא עוברת בדרך כלל, הבחירה הבטוחה ביותר היא תמיד "גב '".
- בדוק שוב את איות שמו של האדם כדי לוודא שאתה מקבל את זה נכון. כתיב שגוי בשמו של מישהו יכול להיתפס כרשלני במקרה הטוב ולא מכבד במקרה הרע.
- 8ציין את שם תפקיד הנמען שלך אם אתה כותב מכתב עסקי. השתמש בשורה הבאה כדי לאשר את עמדת הנמען, משרד, מחלקה או סמכות מיוחדת. שורת הכותרת מתבססת על המידע המזהה שנמצא בשורת השמות.
- זכור כי תצטרך לשלב שורת כותרת רק אם הסיבה לכתיבה שלך קשורה לעמדת המקבל או לעיסוקו.
טיפ: אם אינך יודע את התואר הרשמי של האדם, פשוט החלף את שם המחלקה או החטיבה שבה הם עובדים.
- 9כלול את שם החברה שמקבל עובד עבורך במכתב עסקי. בשורה שמתחת לכותרת הנמען שלך, ציין את השם המלא של המעסיק או הישות הספציפית שהם מייצגים. זה עוזר להפנות את מכתבך לאדם הנכון במחלקה הנכונה. זה גם מציין כי המכתב שלך הוא מכתב רשמי.
- שורה זו אינה שמורה אך ורק לשמות חברות ועסקים. זה יכול לשמש גם למוסדות, כמו "אוניברסיטת אלבמה" או "מוזיאון הולינגסוורת 'בצפון לונדון".
- 10כתוב את הכתובת המלאה של הנמען בשתי השורות הבאות. In a מכתב עסקי, תשתמש של הנמען כתובת העבודה, ואילו בתוך מכתב אישי פשוט תשתמש הביתה או כתובת פרטית שלהם. הקפד לשים את העיר, המדינה והמיקוד בשורה נפרדת מתחת לכתובת הרחוב.
- הסתכל אחורה מעל שורות הכתובת שלך לפני שתשלח את המכתב שלך כדי לוודא שהם נכונים. אם במקרה אתה טועה בשם הרחוב או המיקוד, ייתכן שמכתבך לא יגיע לאן שהוא צריך להגיע.
- כשאתה פונה למכתב בינלאומי, דבק בשורה סופית עם שם המדינה באותיות גדולות.
שורת הכתובת שלך מאפשרת למקבל שלך לדעת מהיכן אתה כותב, וגם נותן לו מיקום מדויק אליו הוא יכול לפנות למכתב משלהם אם הוא רוצה לכתוב לך בחזרה.
- וודא שהכתובות המודפסות על המעטפה תואמות את אלה שרשמת במכתב שלך.
- לא נדרש פיסוק בשום חלק מהכתובות השונות במכתבך, מלבד פסיקים המפרידים בין שמות הערים והמדינות ובסוף ההצדעה והסגירה שלך.
- מיילים מקצועיים ועל מכתבים רשמיים שנשלחו כקבצים מצורפים דיגיטליים צריכים לעקוב באותה מתכונת מכתבים בכתב יד מסורתית.
