כיצד להשיב להודעת דוא"ל בשאלה?
למרבה המזל, על ידי קביעה כיצד ומתי לענות, יצירת תשובתך ואימות קבלת התשובה שלך, עדיף שתגיב להודעת דוא"ל.
עם הפופולריות הגוברת של הדוא"ל כחלופה לשירותי דואר מסורתיים, הזמנות לאירועים בדוא"ל פופולריות יותר ויותר לחתונות, ימי הולדת, מפגשי חג ועוד. מתכנני אירועים כיום מסתמכים הרבה יותר על מיילים של RSVP מבעבר. עם זאת, מכיוון שכתובות האימייל של ה- RSVP הן כה חדשות, אנשים רבים אינם מבינים כיצד להשיב להם כראוי. למרבה המזל, על ידי קביעה כיצד ומתי לענות, יצירת תשובתך ואימות קבלת התשובה שלך, עדיף שתגיב להודעת דוא"ל.
חלק 1 מתוך 3: החלטה כיצד ומתי להשיב
- 1תחשוב אם תלך. הצעד וההחלטה הראשונים שלך יהיו לקבוע מתי אתה הולך לאירוע בפועל. עליך לשקול אם תלך לאירוע ברגע שתקבל את דוא"ל ה- RSVP.
- שקול את מיקום האירוע ואם תצטרך לנסוע. לדוגמא, אם מישהו מזמין אותך לחתונה מחוץ לעיר, יתכן שתצטרך לקנות כרטיסי טיסה כדי להגיע לשם. זה יכול להיות יקר.
- תכנן לוודא שאין לך אירועים אחרים בשעה וביום.
- שוחח עם בן זוגך ובני משפחתך האחרים כדי לוודא שהם זמינים. אתה עלול בסופו של דבר להידרדר לחלק מבני משפחתך ולקבל לאחרים.
- 2זהה את סוג האירוע. סוגים שונים של אירועים דורשים גוונים ורמות פורמליות שונות. לפיכך, עליכם לחשוב על האירוע לפני שתענו להזמנה. זה יעזור לוודא שאתה לא עושה טעות חברתית.
- האם זה אירוע לא פורמלי. לדוגמא, האם האירוע הוא מנגל שהשכן שלך עושה ללא סיבה ושלח אימייל לא רשמי אודותיו? אירוע מסוג זה עשוי לזכות בטון לא רשמי בתשובתך וייתכן שיהיה לך פחות זמן להגיב.
- האם זה אירוע רשמי. אירועים כמו חתונות, מסיבות יום הולדת, בר או בת מצווה מחייבים אתכם להגיב בנימה רשמית בדיוק כמו שהוזמנתם.
עליך לשקול אם תלך לאירוע ברגע שתקבל את דוא"ל ה- RSVP. - 3הגיב בזמן. לאחר שתקבל את החלטתך ותשקף את האירוע, תצטרך להגיב בזמן. בסופו של דבר, זה אחד ההיבטים החשובים ביותר בתשובה להודעת דוא"ל של RSVP, מכיוון שאתה צריך לתת לאדם מספיק הודעה אם אתה משתתף באירוע או לא.
- קרא את ההזמנה לתאריך "RSVP עד". תאריך זה אינו הצעה. ודא שאתה נותן מענה עד התאריך.
- הגיב מהר ככל שתוכל. למרות שאדם שהזמין אותך אולי נתן לך חודש או חודשיים להגיב, זה לא אומר שאתה צריך לקחת את כל חלון הזמן הזה. במקום זאת, עליך להגיב ברגע שקיבלת החלטה קונקרטית אם תשתתף.
חלק 2 מתוך 3: יצירת תשובתך
- 1מלא את שורת הנושא. לאחר שתחליט כיצד ומתי להשיב, יהיה עליך לנסח את מכתבך. תוכלו לעשות זאת על ידי התחלת שורת הנושא. שורת הנושא צריכה לכלול השלמה או לדחייה של ההזמנה ומשקפת את הטון של האירוע.
- באירועים רשמיים עליכם להשתמש בנימה רשמית. לדוגמא, כתוב "רוג'ר ואן דוחים את הזמנתך לכדור ולנשף ב -11 במאי."
- לאירועים בלתי פורמליים, כמו המנגל של השכן שלך, אתה יכול לכתוב "לא מצליח להגיע למנגל שלך ב -11."
- 2התייחסו למכתב. התייחסות נכונה למכתב חשובה מכיוון שהיא קובעת את הטון של תגובתך. בנוסף, באמצעות הצדעה מתאימה, תתן לאדם שהזמין אותך לאירוע מושג כיצד אתה רואה אותם.
- בחר ברכות שעשויות לכלול "יקירתי", "אל" או "ידידי הטוב".
- אירוע בלתי פורמלי דורש פנייה פשוטה לאדם ששלח לך אימייל. לדוגמא, " ג'ון ומרסי היקרים ".
אם מישהו משתמש בשירות כזה כדי לשלוח לך הודעת דוא"ל לשאלה, סביר להניח שהדוא"ל ייווצר מצד שלישי. - 3כתוב את גוף המסר. גוף ההודעה הוא אולי החלק החשוב ביותר בהודעת האימייל. זה משקף את הטון של האירוע ומענה ישירות להזמנה. כמה דוגמאות כיצד לקבל או לדחות הזמנה כוללות:
- אירוע לא רשמי יותר מצריך תשובה בלתי פורמלית, כמו: "אנחנו מאוד מעריכים את ההזמנה למנגל שלך, טום, אבל אנחנו נהיה מחוץ לעיר באותו יום."
- אירוע רשמי זוכה לטון רשמי יותר. לדוגמא: " משפחת היגינסון מקבלת את הזמנתכם לחתונה של ג'וש ובלינדה ב -5 בנובמבר 2019." דוגמא נוספת היא: "ג'ון ושרה אפלבי מקבלים בשמחה את הזמנתכם לקווינסיאנרה של מרתה רודריגס."
- ירידה רשמית עשויה להיראות כמו: "משפחת פרקר לא תוכל להגיע לחתונתם של ג'וש ובלינדה ב -5 בנובמבר 2019."
- 4חתום והקלד את שמך. לאחר כתיבת ההודעה עליך לחתום על דוא"ל ה- RSVP. חתימה על הדוא"ל היא יותר מאשר פורמליות בלבד - היא מייצגת את סוג היחסים שיש לך עם האדם. זה גם מאותת איך אתה מרגיש כלפי האדם.
- בחר הצדעה רשמית. לדוגמה, בחר מתוך "בכבוד רב שלך", "בברכה", "ברכות שלום" או "בברכה".
- בחר הצדעה לא רשמית כגון "שלך", "הטוב ביותר", "בברכה" או "בכבוד רב"
- בחר כניסה המתאימה בין אם אתה מסרב או מקבל. לדוגמה, בחר באפשרות "עם חרטות" או "תודה".
- חתום על שמך לאחר ביטוי הסיום שלך. לאירועים לא רשמיים יותר, אל תהסס לחתום על שמך הפרטי יחד עם שמותיהם הפרטיים של כל אחד אחר שהוזמן. לאירועים רשמיים יותר, חתום על השמות הפרטיים של כל המוזמנים ועל שם המשפחה אחרי שם האדם האחרון. בנסיבות מסוימות, כמו אלה בהן אתה מכיר את האדם מאוד, אתה יכול לחתום על "משפחת סמית '."
חלק 3 מתוך 3: התמודדות עם מיילים אוטומטיים ופתרון בעיות
- 1לחץ על דחה או קבל, אם הדוא"ל כולל כפתור אוטומטי. אנשים רבים המתזמנים אירועים רשמיים מסתמכים יותר ויותר על שירותי RSVP אוטומטיים כדי לשלוח מיילים. אם מישהו משתמש בשירות כזה כדי לשלוח לך הודעת דוא"ל לשאלה, סביר להניח שהדוא"ל ייווצר מצד שלישי. בנוסף, ככל הנראה יהיו מוטבעים לחצנים בדוא"ל המאפשרים לך ללחוץ עליהם כדי לקבל "לקבל" או "לדחות".
- אין צורך לשלוח דוא"ל לאדם בפועל אם אתה מקבל אחד מהודעות אימייל אלה.
- לאחר שתקבל או דחתה את ההזמנה, המידע יישלח לדואר שלישי של הצד השלישי ויועבר למי שתכנן את האירוע.
- הודעות דוא"ל אוטומטיות של צד שלישי בשירות RSVP משמשות לעיתים קרובות לאירועים רשמיים למחצה כמו מסיבות יום הולדת, התכנסות של 4 ביולי ועוד.
אם קיבלתם בטעות דוא"ל אוטומטי - מבוסס כפתור - RSVP, עליכם לשלוח דוא"ל ישירות לתיקון הטעות שלכם. - 2לחץ על אפשרות קבלת ההחזר. אם אתה חושש מהאדם שמקבל את תשובתך, כדאי לך לשקול ללחוץ על כפתור "קבלת החזרה" במסך הדוא"ל שלך. בלחיצה על זה, שירות הדואר האלקטרוני שלך ייצור דוא"ל אישור כאשר האדם שאתה משיב אליו יקבל או יפתח את תשובתך. בדרך זו, תדע שהם קיבלו את המסר שלך.
- קבלת ההחזר עשויה להיות במיקומים שונים, בהתאם לשירות הדוא"ל שבו אתה משתמש.
- ייתכן ששירותי דוא"ל מסוימים לא מציעים אפשרות זו.
- 3שלח דוא"ל מעקב אם תשנה את התוכניות שלך. במקרים נדירים מסוימים, ייתכן שתצטרך לשנות את תגובתך. בין אם קיבלתם וגיליתם שאינכם יכולים להשתתף, ובין אם סירבתם ופתאום אתם מסוגלים ללכת, יהיה עליכם ליצור קשר עם האדם שהזמין אתכם להודיע לו.
- אם קיבלתם בטעות דוא"ל אוטומטי - מבוסס כפתור - RSVP, עליכם לשלוח דוא"ל ישירות לתיקון הטעות שלכם.
- אם אתה צריך לדחות הזמנה שקיבלת במקור, יידע אותם. למשל, שלח להם דוא"ל בנושא "שינוי המענה שלי" וכתוב משהו כמו "בגלל אירועים בלתי צפויים, שרה ואני לא נוכל להגיע למסיבת יום השנה ה -20 שלך ב -14. אנו מתנצלים על השינוי ומקווים לראות אותך בקרוב."
- אם אתה צריך לקבל הזמנה שכבר סירבת, אמור לאדם. לדוגמה, שלח להם דוא"ל בכותרת הנושא "שינוי המענה שלי" וכתוב " אשמח להשתתף באירוע שלך, אם עדיין תהיה לך הזמינות לארח עוד אורחים."
- יש לבצע שינויי RSVP בהקדם האפשרי. אירועים בלתי רשמיים עשויים להשתנות תוך מספר ימים מהאירוע, אולם יש לבצע שינויים בתגובות לאירועים רשמיים (כמו חתונות) לפחות חודש מראש.
קרא גם: איך מכינים צזיקי?
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לענות לאישור תגובה שנדחה?תשובה עם משהו כמו: אה זה רע, אבל מקווה שיהיה לך כיף לעשות (כתוב שם פעילות כאן) ונראה אותך (בכל יום שתראה אותם בהמשך).
