כיצד לתעד תהליך?
כדי לתעד תהליך, פרק את התמונה הגדולה לתתי תהליכים, שהם המשימות המרכזיות שמבוצעות. שקול ליצור תרשים זרימה שייצג חזותית את שלבי התהליך שלך. סדר את תרשים הזרימה משמאל לימין, מלמעלה למטה. לאחר מכן, כתוב תיבה לכל משימה בתהליך, וחבר כל תיבה עם חצים המציגים את סדר המשימות. כדי להקל על הבנת מידע מורכב, כלול כמה תמונות חזותיות לצד הטקסט שלך, כגון תמונות, דיאגרמות או צילומי מסך. לטיפים ליצירת תרשים זרימה מורכב, המשיכו לקרוא!
לעתים קרובות חברות מתעדות תהליך כדי לוודא שכל עובד יודע לבצע אותו נכון, או לנתח תהליך לשיפור.
לעתים קרובות חברות מתעדות תהליך כדי לוודא שכל עובד יודע לבצע אותו נכון, או לנתח תהליך לשיפור. אם תתבקש לתעד תהליך, או תחליט לעשות זאת בעצמך, ודא שאתה מערב אנשים מנוסים ובקיאים לגבי התהליך בכללותו. שני סוגים של תרשימי זרימה מתוארים להלן, אך אם לדעתך סוג אחר של דיאגרמה פשוטה או מסמך טקסט מתאים יותר לתהליך שלך, תוכל להשתמש בכך במקום זאת. במקרה כזה, קרא את סעיף הייעוץ הכללי כדי לקבל מושג על מטרת תיעוד התהליך.
שיטה 1 מתוך 4: החלטה כיצד לתעד את התהליך שלך
- 1היצמד לתהליך אחד בכל פעם במידת האפשר. אל תנסה לתאר את כל העבודה שלך בתרשים זרימה אחד. הרבה יותר קל לעקוב אחר סדרת מסמכים קצרים המכסים כל משימה בנפרד.
- אם עליכם לתעד תהליך רחב היקף, כמו יצירת מוצר של חברה מתפיסה למכירה, השתמשו רק בשמות פשוטים בכדי להתייחס לכל משימה בתהליך זה. במידת הצורך, השתמש במסמכים נוספים כדי להסביר בפירוט רב יותר את כל המשימה.
- 2לפרק את התמונה הגדולה לתתי תהליכים. תהליכי משנה הם משימות המפתח המתבצעות במהלך התהליך. אם אינכם מכירים מקרוב את התהליך אותו אתם מתעדים, ראינו מנהלי פרויקטים או מומחים אחרים בתהליך זה בכדי לקבל הבנה טובה של המשימות הכרוכות בכך.
- באופן כללי, אם שלב במסמך שלך כולל יותר מפועל אחד, או את המילה "ו-", סביר להניח שהוא יכול להיות מפורק לשני שלבים. לדוגמא, "יש למקם לחמנייה וקציצת בשר על הגריל" ל"מקם קציצת בשר על הגריל "ו"להניח לחמניה על גריל".
- 3החליטו אם התהליך מספיק פשוט למסמך טקסט. אם התהליך שלך דומה בכל פעם, וכולל רק כמה החלטות או וריאציות, כדאי לך פשוט לכתוב את השלבים ברשימה. השתמש במסמך טקסט אלקטרוני (כגון קובץ Microsoft Word) או בגיליון נייר מרופד.
- 4שקול להכין תרשים זרימה. תרשים זרימה פשוט הוא דרך קלה להציג את התהליך באופן חזותי, כמתואר בסעיף מאוחר יותר בעמוד זה. ישנן דרכים לבנות גם תרשימי זרימה מסובכים יותר, אך אלה אינם נדרשים ברוב התהליכים. שקול לעקוב אחר ההוראות בסעיף תרשימי זרימה מורכבים רק אם בתהליך שלך יש יותר מעשרה צעדים ויש לך יותר משלושה אנשים שמבצעים שלבים שונים בתהליך.
- 5שמור את זה קצר במידת האפשר. עמוד אחד הוא אידיאלי, אך אפילו לתהליכים מסובכים, נסה לחלק אותו עד 5 עמודים או פחות. רק משימות מיוחדות ומורכבות צריכות לדרוש מסמכים ארוכים יותר, וגם אז רק אם המסמך משמש את האנשים שמבצעים אותם בפועל.
- למשל, אם המסמך נועד להנחות רופאים המאבחנים סרטן, סביר להניח שתזכיר כל בדיקת אבחון שניתן להשתמש בה. עם זאת, אם מתועד אותו תהליך להצגה בפני מנהלים, צור מסמך קצר יותר שמשאיר את השלבים המפורטים יותר, כגון החלטה באיזו הגדרה להשתמש במכונה מסוימת.
- הסר שמות תואר משמות המשימות. כותרות אלה צריכות להיות ברורות וקצרות. לדוגמה, כתוב "שלח חשבון ללקוח", ולא "שלח חשבון שלם עבור כל השירותים ללקוח שהזמין את המוצר."
- 6כלול תמונות חזותיות אם הם עוזרים להקל על הקריאה בתהליך. יש אנשים שמבינים ייצוגים חזותיים טוב יותר מקריאת טקסט, במיוחד אם הם מנהלים, מנהלים או אנשים אחרים שאולי אין להם ניסיון מעשי בתהליך שאתה מתעד. אלה יכולים להיות דיאגרמות, צילומים או צילומי מסך, אך שמור עליהם פשוטים וברורים.
- כלול דיאגרמות או תמונות בצד רק אם יש צורך להבין מונח במסמך התהליך. לדוגמא, אם מסמך התהליך דורש מהקורא לזהות את ההבדל בין שני סוגי מכונות, לספק דיאגרמות ברורות או תמונות של מכונות אלה.
- אל תכלול קליפ ארט או תמונות אחרות שנמצאות שם רק בשביל הכיף.
- 7התייחס לאנשים לפי כותרת, לא שם. המסמך עשוי להחזיק מעמד באדם. אל תכתוב "שלח דקות פגישה לקרול." כתוב "שלח פרוטוקול פגישה ליו"ר." אם אתה חושב שהשם הוא הכרחי כדי שהקוראים יידעו עם מי לפנות, כלול גם את השם וגם את שם התפקיד.
- 8הבהיר כיצד תהליכים מתחברים זה לזה. לדוגמה, מסמך תהליך ל"סידור העלון "עשוי להסתיים בהערה" התוצאה הסופית נשלחת לעריכה. עיין במסמך שכותרתו עריכת העלון. " המסמך שכותרתו עריכת העלון עשוי להתחיל בהערה "לפני זה סידור העלון". ולסיים עם "זה נשלח כעת לפרסום. ראה את המסמך שכותרתו פרסום העלון."
- 9הפוך את המסמכים לעריכים ונגישים. הפוך עותקים לזמינים לקריאה או לימוד של אנשים. שמור מסמך אב אלקטרוני בפורמט הניתן לעריכה, כך שניתן יהיה לבצע שינויים במידת הצורך.
- מסמכי PDF אינם ניתנים לעריכה. אם אתה משתמש בתוכנות ייעודיות ליצירת דיאגרמות, ייתכן שיש לו פורמט קבצים ייחודי אחר לשמירת קבצים הניתנים לעריכה. אנשים אחרים כנראה יצטרכו להוריד או לרכוש את אותה תוכנה לפני שהם יכולים לערוך את המסמך הזה.
- עבור מסמכי עיבוד טקסט בלבד, השתמש בתבנית קובץ נפוצה כגון.doc,.docx,.txt, or.rtf. אם אתה צופה שהמסמך ישתנה לעתים קרובות, השתמש בשירות אירוח קבצים מקוון כגון Google Docs כך שאנשים תמיד יראו את הגרסה האחרונה.
- 10תייג את מסמכי התהליך בזהירות. כתוב את התאריך שנוצר והתאריך האחרון נערך במיקום ברור על כל מסמך, כמו בראש העמוד. אם מספר אנשים עורכים את המסמך, ייתכן שתרצה לשים את שמך או את ראשי התיבות לצד התאריך הערוך האחרון. לבסוף, כלול כותרת ושם קובץ המתקשרים בבירור איזה תהליך מתועד.
שיטה 4 מתוך 4: ניתוח מסמך תהליכי לשיפור התהליך.
שיטה 2 מתוך 4: יצירת תרשים זרימה
- 1צור תרשים זרימה כדי להסביר בקלות משימות פשוטות. תרשימי זרימה נהדרים לתיאור מידע בסיסי בסגנון ויזואלי קל לקריאה. בעזרתם ניתן להדריך עובדים חדשים במשימות פשוטות במהלך הכשרה בעבודה, או לסייע לעובד שמבצע משימה באופן זמני עקב היעדרותו של עמית לעבודה.
- 2סדר את תרשים הזרימה משמאל לימין, או מלמעלה למטה. בעת יצירת תרשים זרימה, תכתוב תיבה לכל משימה בתהליך, ותחבר אותם עם חצים כדי להראות באיזה סדר אתה מבצע משימות אלה. התחל בצד שמאל או בראש הדף, בדיוק כפי שהיית עושה בעת כתיבה. רצף השלבים בסדר זה מקל על ההבחנה במבט מה לאחריו.
- אם אתה עובד בשפה עם כיוון כתיבה שונה מזה של אנגלית, השתמש במקום זאת בכיוון זה. למשל, תרשים זרימה שנכתב בערבית נע מימין לשמאל.
- השתמש בחצים כדי להבהיר את הכיוון. לא רק לצייר קווים ללא חצים בין המשימות.
- 3התחל במעגל שכותרתו "התחל". אם תרשים הזרימה שלך קטן מספיק בכדי להשתלב בשורה או בעמודה אחת, ייתכן שלא תזדקק למעגל זה. לתרשימי זרימה מסובכים יותר, שימוש במעגל ברור שכותרתו "התחלה" הוא שימושי.
- 4צייר מלבן עם שם המשימה הראשונה שנכתבה בתוכו. צייר חץ שמצביע ממעגל "התחל" לתיבה עם המשימה הראשונה בתוכה. למשל, "קח את הזמנת הלקוח."
- 5צייר חץ למשימה או לשאלה הבאה. חץ זה מצביע על התיבה הבאה, ובתוכה המשימה השנייה כתובה. אם יש החלטה לקבל או שאלה לענות עליה לפני שניתן לבצע את המשימה השנייה, כתוב במקום זאת את השאלה בתוך יהלום.
- השתמש בצבע שונה עבור היהלום מאשר הקופסאות, אם אפשר.
- 6הובילו מיהלומי החלטה למשימות בהתאם לתשובה. לדוגמא, נאמר שהתיבה עם המשימה "קח את הזמנת הלקוח" מובילה ליהלום, עם השאלה "האם הוזמנו מים?" צייר שני חצים שעוזבים את היהלום. על חץ אחד, כתוב "כן" או "y" והוביל לתיבה שכותרתה "תן ללקוח מים". בחץ השני, כתוב "לא" או "n" והוביל לתיבה שכותרתה "תן פקודה לבשל".
כלול דיאגרמות או תמונות בצד רק אם יש צורך להבין מונח במסמך התהליך.
שיטה 3 מתוך 4: יצירת תרשים זרימה מורכב
- 1השתמש בזה לתהליכים מורכבים הכוללים מספר אנשים או מחלקות. אם אתה מתעד תהליך מסובך הכולל מספר אנשים, צוותים או מחלקות העובדים באופן עצמאי, שקול ליצור תרשים זרימה מורכב. סוג תרשים הזרימה המתואר כאן נקרא "תרשים נתיב שחייה" או "תרשים רומלר-ברכה". התרשים מקל לראות מי אחראי לכל משימה, ומסייע בזיהוי תחומים בהם ניתן לשפר את התהליך.
- תרשים הזרימה אמור לתאר את התהליך כפי שהוא מתבצע כרגע, ולא כיצד יש לעשות זאת.
- 2שקול להשתמש בתוכנה. תרשים הזרימה כנראה ייראה מסודר וקריא יותר אם תשתמשו בתוכנה ליצירת דיאגרמות. קיום קובץ אלקטרוני מקל גם על ביצוע שינויים בתרשים הזרימה לפי הצורך. חפש באופן מקוון "תוכנת מיפוי תהליכים", וודא שאתה מוריד או רוכש תוכנה שיכולה ליצור תרשימי רומלר-ברש.
- 3רשום כל משתתף בעמודה מסודרת בצד שמאל של הדף. ניתן לתייג כל שורה עם מחלקה, צוות או שם התפקיד של האדם. כל משתתף אחראי על משימות הנמצאות בשורה האופקית שלו, ומשתרעות על פני הדף. לפעמים זה נקרא "מסלול השחייה" של אותו משתתף.
- הנתיבים עשויים להיות מקודדים בצבע או לא. הם צריכים להיות מחולקים תמיד על ידי קווים שחורים מודגשים כדי להפוך את התרשים לקריא בקלות על ידי עיוורי צבעים.
- נסה לשים קבוצות האינטראקציה זו עם זו בסמיכות זו לזו. זה לא חובה, עם זאת.
- 4התחל במשימה הראשונה. התחל את התהליך על ידי הצבת המשימה הראשונה בתיבה ליד הצד השמאלי של הדף, ממש מימין למשתתף האחראי למשימה זו. לדוגמא, אם חטיבת המחקר מתחילה את התהליך על ידי יצירת רעיון למוצר, צייר תיבה בדיוק מימין למילה "מחקר" וסמן אותה צור רעיון מוצר.
- 5המשך כפי שהיית עושה תרשים זרימה רגיל, אך שמור על המשימות לנוע ימינה וממוקמות בשורה המתאימה. לדוגמא, אם Research שולח את רעיון המוצר שלו לשיווק לבדיקת מיקוד, צייר חץ מ- Create רעיון מוצר לתיבה בשורה Marketing, משמאל לתיבה הקודמת. תייג תיבה זו בדיקת מיקוד.
- לפעמים, משימה עשויה לחזור על עצמה, למשל המוצר עשוי לחזור אחר כך לבדיקות מיקוד נוספות. אם התהליך אכן חוזר לאותו שלב קודם לכן, משוך חץ לאחור לתיבה המקורית שכותרתה בדיקת פוקוס. אם התהליך אכן שונה (למשל, מדובר בסבב מתקדם יותר של בדיקות מיקוד המוביל למשימות שונות), כתוב במקום זאת תיבה חדשה עם שם אחר, כגון בדיקות מיקוד מתקדמות.
- 6למד כיצד להשתמש ביהלומים ובמעגלים. רוב תרשימי הזרימה משתמשים בתיבות, יהלומים ומעגלים, בתוספת חצים ביניהם. כבר נתקלת בתיבה, שכותרתה שם של משימה. השתמש ביהלום כאשר יש מספר תוצאות אפשריות. השתמש במעגלים כאשר הושגה תוצאה סופית. בהמשך לדוגמא שלעיל, שרטט חץ מבדיקת פוקוס ליהלום שכותרתו האם המוצר אושר? צייר חץ אחד מהיהלום, תייג אותו לא, וחבר אותו למעגל שכותרתו סוף התהליך. חץ שני, שכותרתו כן יכול להוביל למשימה הבאה בתהליך.
- הצב את היהלום בשורה או ב"נתיב השחייה "של המשתתף שאחראי להחלטה זו.
- המעגל שכותרתו סוף התהליך צריך להיות בשורה משלו, ללא משתתף משויך.
- ישנם סמלים רבים אחרים של תרשימי זרימה מיוחדים, אך הם משמשים לעיתים רחוקות ואינם נחוצים בדרך כלל. אל תהסס לחקור אותם בעצמך אם אתה מרגיש שהמסמך שלך ירוויח ממגוון גדול יותר.
- 7הישאר עקבי. השתמש בתיבות בגודל דומה ולא יותר משניים או שלושה צבעים המובחנים בקלות, כדי להפוך את תרשים הזרימה לקריא ככל האפשר. למשל, כל התיבות (המשימות) יכולות להיות בעלות רקע כחול, בעוד שכל היהלומים (השאלות) יכולים להיות צהובים.
- במידת האפשר, שורת התשובה "כן" תתחיל תמיד מצד אחד של התיבה (למשל מהצד הימני, וה"לא "יהיה תמיד אחר (למשל מצד התחתון). זה לא תמיד אפשרי או קל להשגה, אז אל תבזבז יותר מדי זמן על זה.
- 8במידת הצורך, עברו לדף אחר. עדיף להשתמש במספר עמודים מאשר להפוך את תרשים הזרימה לקטן מדי לקריאה. השתמש בכרטיסיות או בחצים המסומנים בבירור כדי להבהיר כיצד תרשים הזרימה ממשיך. לדוגמה, צייר חץ שכותרתו A מוביל בצד ימין של הדף. בעמוד הבא, לצייר חץ המוביל מהצד השמאלי של הדף, שכותרתו גם.
- 9ערוך את תרשים הזרימה. עקוב אחר כל "מסלול" אפשרי דרך תרשים הזרימה ובדוק אם זה הגיוני. באופן אידיאלי, מישהו אחר שמכיר את התהליך יעבור אתכם כדי לתפוס טעויות ולזהות צעדים חסרים. לאחר שבחנתם את זה לפחות פעם אחת ותיקנתם טעויות כלשהן, המסמך מוכן להציג או לשלוח לאנשים אחרים המעורבים. עם זאת, אל תהסס לערוך תרשים זרימה זה אם התהליך ישתנה במועד מאוחר יותר, תוך שליחת המסמך המעודכן לאנשים המשתמשים בו.
לדוגמה, מסמך תהליך ל"סידור העלון "עשוי להסתיים בהערה" התוצאה הסופית נשלחת לעריכה.
שיטה 4 מתוך 4: ניתוח מסמך תהליכי לשיפור התהליך
- 1זהה אזורים שבהם סקירה כללית על איכות עשויה להיות שימושית. בכל פעם שהתהליך עובר מאדם או צוות אחד לאחר, שקול אם מישהו צריך לבחון את העבודה המתבצעת כדי לראות אם היא מוכנה להמשיך. האם לעתים קרובות האיכות פחותה מזו לאחר שלב ספציפי, כמו שלב שמבוצע בדרך כלל על ידי חבר צוות לא מנוסה? לאילו תהליכים יש את ההשפעה הכוללת הגבוהה ביותר על האיכות, וייתכן שיזדקקו לתשומת לב נוספת?
- אם תחליט להמליץ על שלב בדיקת איכות בתהליך זה, הבהיר את הקריטריונים ל"התקדמות "לשלב הבא. אל תשאיר אנשים לנחש אילו סטנדרטים איכותיים נמצאים בשימוש.
- 2חפש משימות כפולות. אם התרשים או המסמך מכילים שתי משימות זהות, שקול אם זה שימושי או לא יעיל. לפעמים, טוב לחזור על משימה לבקרת איכות טובה יותר (למשל, שתי מחלקות הבודקות מוצר בשלבים שונים). עם זאת, משימות פשוטות כגון הגהה לא צריכות להתרחש יותר מפעם אחת בתהליך. הצע שאחד מהשלבים הכפולים יוסר מהליך התהליך.
- 3חפש תנועה מיותרת בין המחלקות. המסמך שלך עשוי להראות כי אדם A ואדם B מעבירים את האחריות על התהליך הלוך ושוב מספר פעמים. האם ניתן לצמצם את כמות ההעברות המיותרות? אם אתה יכול לארגן מחדש את התהליך, אדם A יכול להיות מסוגל לבצע מספר משימות בתקופה אחת, ואז למסור אותו לאדם B.
- כדי לתעד תהליך גדול, צור מספר תרשימי זרימה או דיאגרמות. ראשית, צור ייצוגים גרפיים של התמונה הגדולה או התהליך. כלול את תהליכי המשנה בתמונה זו. לאחר מכן צור ייצוג חזותי נוסף המתמקד בתהליכי המשנה. הראה את המשימות המרכיבות תהליכי משנה אלה.
קרא גם: איך ליצור סיפור פנטזיה אפי?
תגובות (9)
- אני עוד לא יודע. אני צריך להכין מדריך תהליכי למערכות שלי וזה רק המסמך השני שמצאתי ברשת.
- עזר לי להחליט כיצד להזרים תרשים פשוט של תהליך, החל משימוש בצורות וצבעים ספציפיים וכלה בהחלטה כמה פרטים לכלול.
- נתן לי רעיונות. עכשיו אני יכול לחשוב טוב יותר על הפרויקט שלי.
- המאמר ממש מועיל.
- כתבה נחמדה. זה ממש עזר לי. תודה לך: ד
- יצירת מופת, זה עזר לי מאוד. הרבה תודות.
- פרט והסבר נהדר יחד עם עזרה חזותית שמתאימה למתחילים.
- לא הייתי בטוח בצורות הנכונות לשימוש בתרשים זרימה, אז זה היה שימושי.
- השיטה 1 המחליטה כיצד לתעד את התהליך שלך.
