איך מכינים מסמך תהליכי?
לעולם אל תפחדו לתקן מסמך תהליכי אם מידע חדש או משאבים חדשים משנים את התהליך, או יכולים לסייע בביצועו בצורה יעילה יותר.
מסמכי התהליך מדריכים את הקוראים ברצף ההגיוני של השלבים הדרושים להשלמת תהליך בהצלחה. לדוגמא, מאמרי מדריך הם סוג של מסמך תהליכי. התוכן של מסמך התהליך עשוי להיות מסובך או פשוט, אך יהיה עליכם לקבוע אילו צעדים יש להשלים, את הרצף ההגיוני עבור שלבים אלה, ומה הרצף יבצע אם יושלם בהצלחה. עם היסודות הללו בחשבון, ניתן ליצור תיעוד תהליכי לכל דבר, החל מרתיחת ביצה ועד ביצוע קמפיין שיווקי בינלאומי.
חלק 1 מתוך 3: התחלת מסמך תהליכי
- 1זהה את התהליך. כמעט כל דבר יכול להתפרק לתהליך ולהפוך אותו למסמך תהליכי. כמה דוגמאות כוללות:
- הכנת פסטה
- לומד לנהוג
- כתיבת מכתב
- ביצוע גליל תופים
- 2בדוק אילו משאבים יצטרכו הקוראים שלך. חשוב על כל המשאבים שהקוראים שלך יצטרכו כדי להשלים את התהליך שאתה רוצה לתאר. הבנת המשאבים המעורבים תהיה שימושית בעת ההחלטה כיצד לתאר כל אחד מהשלבים. כמה דוגמאות למשאבים הדרושים כוללות:
- 3התחשב בקהל שלך. לפני שתמשיך הלאה, כדאי שתקדיש זמן לחשוב מי הקהל שלך ומה הם כבר יודעים על הנושא שלך. ידע זה יכול לעזור לך לקבוע איזה מידע אתה צריך לכלול ואיזה מידע ייתכן שתוכל להשאיר.
- לדוגמא, אם אתה כותב מסמך תהליכי על אופן בישול פסטה לקהל הרחב שעשוי אולי לא לבשל, אז כנראה שתרצה להגדיר מונחים כמו "אל דנטה" ולתאר מה הכוונה ב" רתיחה מתגלגלת. "
כמעט כל דבר יכול להתפרק לתהליך ולהפוך אותו למסמך תהליכי. - 4צור כותרת. כל מסמך תהליך זקוק לכותרת ברורה המסבירה איזה תהליך אתה מפרט. כדי לקבוע איך לקרוא למסמך התהליך שלך, חשוב מה אתה רוצה שהקוראים שלך ילמדו כיצד לעשות. לדוגמה, אתה יכול לקרוא למסמך התהליך שלך "להכין פסטה", "ללמוד לנהוג" או "לכתוב מכתב".
- השתמש בטופס הציווי עבור הכותרת והצעדים שלך. מסמך התהליך שלך צריך להתחיל עם פועל בזמן הווה, כגון "להכין", "לבשל", "ללמוד" או "לכתוב". עליך להמשיך להשתמש בזמן זה כדי לתאר את השלבים בתהליך שלך.
- 5השתמש במבוא שלך כדי למשוך את הקוראים שלך. הצגת מסמך התהליך שלך תתן לך הזדמנות להסביר מה המסמך יציע ותמשוך את תשומת ליבו של הקורא שלך. בהקדמה לתרגום זהו רעיון טוב כדי ליצור תחושה של דחיפות, כך הקורא שלך ירצה לקרוא. נסו ליצור בעיה עבור הקוראים שלכם ואז הציעו לפתור אותה.
- לדוגמא, כשאתה מציג מסמך תהליכי שמסביר כיצד להכין פסטה, אתה יכול לומר משהו כמו: " בישול של פסטה אולי נראה קל, אבל קל לבשל יתר על המידה או לבשל פסטה. זו בעיה כי פסטה לעיסה מדי או מדי. רך יכול להיות לא מעורר תיאבון, לא משנה איזה סוג של רוטב תשים עליו. אבל אם אתה מכין פסטה בדרך הנכונה, אז הפסטה שלך תהיה מרשימה כמו הרוטב שלך. "
חלק 2 מתוך 3: תיאור התהליך שלך
- 1לשבור את התהליך. חשוב על הדברים שצריכים להתרחש כחלק מהתהליך שאתה מנסה לתאר. כתוב כמה שיותר חלקים בתהליך כדי להתחיל. זוהי אסטרטגיה לפני כתיבה הנקראת "רישום". תוך כדי כך נסו לפרק את התהליך לשלבים קטנים וקלים להבנה. לדוגמה, אם ברצונך להסביר כיצד להכין פסטה, תוכל לכתוב:
- הוצא סיר ומלא אותו במים.
- שים סיר על הכיריים והפעל את האש לגובה.
- להוציא פסטה.
- מוסיפים פסטה למים.
- הורידו מעט את האש.
- מבשלים למשך הזמן המצוין על האריזה.
- מסננים פסטה למסננת בכיור.
- 2סדר את צעדיך. ברגע שיש לך רשימה בסיסית של שלבים שהקוראים שלך יצטרכו לבצע, הסתכל עליהם וודא שהם מסודרים. שקול אם זה יהיה הגיוני יותר לתת אחד הצעדים שלך מוקדם יותר או מאוחר יותר ברצף.
- לדוגמא, אם אתם מתארים את תהליך הכנת הפסטה, ייתכן שתחשבו האם זה הגיוני יותר לומר לקוראים להוציא את הפסטה לפני או אחרי שהמים מתחממים.
- אם התהליך שאתה מתאר הוא משהו די מורכב או שאתה יכול לעשות בלי לחשוב עליו, ייתכן שיהיה עליך להשקיע יותר זמן בהתחשב בהיגיון הצעדים שלך. לדוגמא, אם אתה מתופף מנוסה שמנסה לתאר כיצד לבצע תוף, ייתכן שיהיה עליך לשבת על מערכת התופים שלך ולעשות כמה גלילי תופים.
- כשאתה מבצע את השלבים בתהליך שלך, חשוב מה קורה ראשון, שני, שלישי וכו 'השווה את הרצף הזה עם רשימת הצעדים שלך.
- 3קבע אם עליך להציע מידע נוסף. חשוב על התהליך שוב ונסה לקבוע אם חסר מידע כלשהו בתהליך. נסה לקבוע אם יש משהו שהקוראים יצטרכו לעשות לפני שהם יכולים להשלים את אחד הצעדים שלך.
- לדוגמה, ייתכן שתמליץ לקוראים לקבוע טיימר בעת הוספת הפסטה למים. לחלופין, תוכל לייעץ לקוראים לבדוק חתיכת פסטה לפני שמנקזים את כל הסיר.
- נסה להקריא את צעדיך לחבר כדי לראות אם יש משהו שהחמצת. אל תפרט על שום דבר שכתבת, פשוט קרא את צעדיך לחבר ובקש הצעות.
אם מישהו אחר בודק את התהליך שלך יכול להבטיח דיוק רב יותר במסמך התהליך שלך. - 4הרחב על צעדיך. לאחר שתכננת רצף מוצק לצעדים שלך, יהיה עליך להרחיב על כל אחד מהצעדים שלך. כל שלב במסמך התהליך שלך צריך לכלול מידע שימושי שיעזור לקוראים שלך להבין כיצד לבצע כל אחד מהשלבים. נסו להיות מפורטים ככל האפשר.
- לדוגמא, כאשר אתה ממליץ לקוראים להוציא סיר ולמלא אותו במים, יהיה עליך לומר באיזה סוג של קוראים יש להשתמש וכמה קוראי מים צריכים להוסיף לסיר. אתה יכול לומר לקוראים להשתמש בכלי גדול לבישול הפסטה ולמילוי 12 כוסות מים.
- 5ספק דוגמאות. דוגמאות יכולות לעזור לקוראים שלך לקבל מושג ברור יותר כיצד לעשות משהו שעלול להיות קשה להבנה. נסו להשתמש בדוגמאות שיהיה קל לקוראיכם להתייחס אליהם והסבירו כיצד הדוגמא קשורה לתהליך אותו אתם מתארים.
- לדוגמא, אם אתה מנסה להסביר לקוראים כמה חזק להחזיק במקל תוף כדי לעשות רולר, אתה יכול להשתמש בדוגמה של החזקת עיפרון כדי לתאר כמה לחץ נדרש. הקוראים יוכלו להתייחס לאחיזת עט או עיפרון ולהשתמש בידע זה כדי לעזור להם להחזיק במקל תוף בדרך הנכונה.
- 6הצע עצות לפתרון בעיות. חשוב על הטעויות הנפוצות שאנשים עושים כשמנסים להשלים את התהליך הזה וודא שאתה מתייחס לטעויות הנפוצות הללו במסמך שלך. יתכן שתמצא דרך לעבוד במידע זה באחד הצעדים שלך, או שתספק מידע זה בסוף המסמך.
- למשל, אולי הסיבה שבגללה אנשים רבים בסופו של דבר מבשלים יותר מדי את הפסטה שלהם היא בגלל שהם שוכחים להגדיר טיימר. או אולי אנשים רבים נאבקים בלחמניות תוף מכיוון שהם מחזיקים את מקלות התוף שלהם חזק מדי.
חלק 3 מתוך 3: סיום המסמך
- 1כלול מעברים במידת הצורך. מעברים הם מילים שעוזרות לשפר את זרימת הכתיבה שלך. מעברים יכולים לעזור לך להבהיר מתי הקוראים אמורים לעשות דברים בתהליך שלך. לדוגמה, ייתכן שתמליץ לקוראים שלך לכוון את הטיימר נכון לפני שתוסיף את הפסטה למים הרותחים. לחלופין, אתה יכול לייעץ לקוראים שלך ללבוש כפפות תנור ואז לשפוך את הפסטה למסננת בכיור. כמה מילות מעבר טובות אחרות לשימוש במסמך תהליך כוללות:
- הבא
- לאחר
- ראשון
- אחרון
- גם
- 2לפשט את השפה שלך. כאשר מתארים תהליך עבור קהל גדול, חשוב לוודא שהמילים בהן אתה משתמש הן פשוטות מספיק כדי שרוב האנשים יבינו. שימוש בז'רגון רב (שפה טכנית) יכול להקשות על הקוראים להבין את ההוראות. הקדש דקה לקרוא את ההוראות שלך וחפש דרכים לפשט את השפה.
- אם אתה צריך להשתמש במילה מיוחדת לתיאור התהליך שלך, ודא שאתה מגדיר את זה עבור הקוראים שלך. לדוגמא, אם מתארים כיצד להכין פסטה, עליכם להסביר מה פירוש "אל דנטה".
כל שלב במסמך התהליך שלך צריך לכלול מידע שימושי שיעזור לקוראים שלך להבין כיצד לבצע כל אחד מהשלבים. - 3בדקו את התהליך. חשוב לוודא כי התהליך שתיארת יכול להתבצע בהצלחה על ידי ביצוע ההוראות שלך. נסה להשלים את התהליך שתיארת על ידי ביצוע כל שלב בסדר שביצעת אותם ושימוש במידע שצירפת בלבד.
- בזמן שאתה בודק את התהליך שלך, נסה לזהות מידע חסר או כל דבר שעלול להיות לא ברור לקוראים שלך.
- בקש ממישהו אחר לבדוק גם את התהליך שלך. אם מישהו אחר בודק את התהליך שלך יכול להבטיח דיוק רב יותר במסמך התהליך שלך. בקש מחבר או בן משפחה להשתמש בצעדים שלך להשלמת התהליך שתיארת.
- 4פרמט את המסמך שלך. תלוי איך אתה מתכנן להשתמש במסמך התהליך שלך, ייתכן שיהיה עליך לעצב אותו. לדוגמא, אם מסמך התהליך שלך אמור להיות מעוצב כחיבור בסגנון MLA למשימה בכיתה, יהיה עליך לבדוק את הנחיות המדריך שלך ולוודא שהמסמך שלך עומד בהן. אם אתה משתמש במסמך שלך לאתר אינטרנט, יהיה עליך לעצב את המסמך שלך כדי לענות על הצרכים שלך.
- מסמכי התהליך עשויים לתאר שלב אחר בכל פסקה או שכל שלב עשוי להתחיל מספר או נקודת תביעה.
- לעולם אל תחשוש לשנות מסמך תהליכי אם מידע חדש או משאבים חדשים משנים את התהליך, או יכולים לעזור לו לבצע אותו בצורה יעילה יותר. שינויים בטכנולוגיה, בחומרי הגלם ובמגוון גורמים אחרים עלולים להפוך את מסמך התהליך הנוכחי למיושן, ולדרוש ממך ליצור מסמך חדש.
תגובות (3)
- חיפשתי דוגמה מאוד ברורה ותמציתית כיצד ליצור תהליך. מאמר זה היה מושלם.
- תנועה פנימית של סוכנים עזרה ביותר.
- טוב מאוד. פשוט הסבירו. מובן בקלות. עוזר מאוד.
