איך להתחיל מכתב תודה?
הדבר החשוב ביותר הוא שהנמען יוכל לראות מיד שהאות נועדה לעיניהם.
מכתבי תודה הם מחווה מוקדמת של הערכה, אך לא תמיד קל לתפוס את הטון הנכון. בגלל הנדירות ההולכת וגוברת של מכתבים רשמיים, אנשים רבים מוצאים את עצמם אוחזים במילים הנכונות כאשר הם מתיישבים לדקור תגובה אישית. התוצאה היא מסר שיוצא נשמע מוטבע או רובוטי. למרבה המזל, זה קל מספיק להימנע ממכשול זה על ידי ביצוע כלל פשוט אחד: להיות כן. מכתב תודה טוב צריך לבוא מהלב. התחל בפנייה ברורה למקבל המיועד, ואז ציין את מטרת המכתב והביע את תודתך באופן שבא לך באופן טבעי.
חלק 1 מתוך 3: פתיחת מכתב התודה שלך
- 1התחל בכותרת בסיסית. קשה לטעות ב"סוזן היקרה "הפשוטה ככתובת ההיכרות של המסר שלך. אם מסיבה כלשהי זה מרגיש לא הולם, מקובל פשוט להתחיל בשם. הדבר החשוב ביותר הוא שהנמען יוכל לראות מיד שהאות נועדה לעיניהם.
- למרות שהם שיטת התכתבות מסורתית יותר, מכתבי תודה אינם רשמיים מטבעם, ולכן אין צורך להשתמש בשפה ראויה מדי.
- הימנע מכותרות מעורפלות ולא אישיות כמו " לקוח מוערך יקר " או "למי זה עשוי לגעת".
- 2זהה בבירור את הנמען המיועד. פנו לאדם או לאנשים שאליהם אתם שולחים את המכתב בשמם הפרטי, למעט במצבים מקצועיים. "ריצ'רד ואנג'לה היקרים" נשמע הרבה יותר חביב מ"ידיד יקר "או אפילו" תומפסון היקר. " כדי להימנע מטעויות מביכות, בדוק שוב כדי לוודא שאיית נכון את שם הנמען.
- אם אינך נמצא על שם פרטי עם המקבל, זה בסדר להשתמש בשם משפחה או בתואר רשמי, כגון "מר ג'פריס" או "היו"ר דיאז."
- על מכתבים המופנים לקבוצה גדולה או לארגון להשתמש בכל שם הקבוצה (" מועדון הנערים והבנות היקרים מדטרויט"). אל תשכח גם מכתבים לשלוח בנפרד כדי שאנשים ספציפיים שעזרו לך.
- 3הביעו תודה במשפט הראשון. מכיוון שכל הסיבה שאתה כותב היא להודות לתודה, הם צריכים לבוא בראש ובראשונה במכתב. אל תסיח את דעת הקורא שלך עם הקדמה ארוכה. יידעו מיד למה לצפות מהמכתב שזה עתה פתחו.
- שמור על הפשטות: "תודה שהגעת למסיבת ההסתלקות שלי בסוף השבוע" או "אני כותב כדי ליידע אותך עד כמה אהבתי את המתנה שלך" הם מפורשים ולעניין.
- 4עקוב אחר פרטים ספציפיים יותר. לאחר שהארכת כמה מילות הערכה, פרט עד כמה משמעותו של פעולות הנמען עבורך. התייחס ישירות לחלק שהנמען שיחק באירוע שהניע את המכתב. זה יכול לכלול תיאור כיצד השתמשת במתנה לשימוש, הדגשת קשר אישי או הצגת התרגשות שלך מהנוכחות שלהם.
- אתה יכול להודות לחותנים החדשים של בנך או בתך על ידי כתיבת "זה היה כל כך מקסים לפגוש אותך ולקבל הזדמנות לחלוק חוויה כל כך שמחה."
- אותן הנחיות חלות אם המכתב נשלח בתגובה להזדמנות מקצועית. הצהרות כמו "כספי המענק שקיבלתי ישמשו היטב בסיוע המחקר שלי לשבטים קדומים" מצביעות על קשר בין משהו שהמקבל עשה לרצון להכיר בו.
אין טעם להקדיש זמן לניסוח מכתב תודה אם אינך נשמע אסיר תודה.
חלק 2 מתוך 3: כתיבת מכתב יעיל
- 1היכה בטון כן. היו גלויים והביעו את עצמכם באופן טבעי במילים שלכם, כאילו דיברתם עם חבר קרוב. אל תחשוב על מה שאתה מנסה להגיד. חפשו להעביר גישה אדיבה מבלי להמעיט בערך או להפריז בהיקף מעשי המקבל.
- וודא שהמקבל יודע שמאמצים מוערכים. אין טעם להקדיש זמן לניסוח מכתב תודה אם אינך נשמע אסיר תודה.
- התלהבות רבה מדי יכולה לגרום למכתב שלך להיראות מאולץ, בעוד שמעט מדי עלול לגרום לתפיסתו כמחווה מובהקת.
- 2שמור על המכתב בקצרה. באופן כללי, עדיף להגביל את המסר למספר מאות מילים או פחות. אחרת, אתה מסתכן באובדן תשומת לב הקורא שלך. אותיות קצרות קלות יותר לעיכול, וזה חשוב מכיוון שאפשר לקרוא אותן מספר פעמים. אמור את מה שאתה צריך לומר, מאחל לאדם בהצלחה, ואז חתום.
- ככלל, כוון ל5-7 משפטים שישמשו כגוף המכתב.
- הגבל את ההודעה שלך בכרטיס נייר מכתבים או בנייר מכתבים קטן כדי שלא תסתובב במאמץ למלא מקום.
- 3כלול מגע אישי. כבונוס, יתכן שתקדיש רגע לחיזוק ההערצה שלך למקבל בצורה שתבלוט בעיניהם. הוספת הערת צד קטנה כמו "זה היה תענוג אמיתי לראות אותך מרצה בברקלי לפני כמה שבועות" או "אתה ומארק עושים זוג כל כך נאה!" יכול להיות מאוד משמח לקורא שלך ולהצביע על כך שאתה עומד בפרטי חייהם כמו גם שלך.
- זה אולי נראה לא מתאים לערוך תצפיות על מישהו שלא ערכת או שאינך מכיר באופן אישי.
מכיוון שכל הסיבה שאתה כותב היא להודות לתודה, הם צריכים לבוא בראש ובראשונה במכתב.
חלק 3 מתוך 3: ארגון ושליחת מכתבים
- 1ערכו רשימה של כל מי שאתם מתכוונים להודות לו. חשוב על מי תכתוב ורשום את שמם ואת המעשה הספציפי שאתה מודה להם. חשוב לשלוח מכתב לכל מי שוויתר על זמן, כסף או אנרגיה כדי לעזור לך כדי שאף אחד לא ירגיש שמתעלם ממנו.
- בחר יחידים בולטים שעזרו לך וכתב את כולם בנפרד.
- ניתן לפנות למשפחות באופן קולקטיבי בשם הבית.
- 2קח את הזמן לכתוב מכתבים בודדים. חיבור מכתבי תודה מרובים יכול להיות משימה תובענית, אך אם אתה מתכוון לעשות זאת, עליך להתאמץ לעשות זאת בדרך הנכונה. גש לכל אות שאתה מתחיל כיצירה מובחנת משלה. התנגד לדחף להעתיק פשוט את תוכן האות לאות אחרת לאחר שהשמות השתנו.
- התמודד עם רשימה ארוכה של תודה אחת בכל פעם כדי שלא תהיה מוצף.
- זה יכול לעזור להיצמד לתבנית בסיסית או פורמט עבור כל אות שתאפשר לך להעביר את הנקודה שלך מבלי לאלץ אותך להמציא משהו אחר לגמרי בכל פעם.
- 3שלח מכתבי תודה מייד. הזמן הטוב ביותר למשלוח מכתב תודה הוא מיד לאחר ביצוע הטובה. באופן זה, האירוע עדיין טרי במוחם של שני הצדדים, כך שלא יהיה שום בלבול באשר למיקוד המכתב. זה גם ייראה אמיתי הרבה יותר אם תשים לב להביע את תודתך במוקדם ולא במאוחר.
- התחל את תהליך כתיבת המכתבים בהקדם האפשרי שלך כדי לתת לעצמך זמן רב להשלמתם.
- אם מסיבה כלשהי אתה מאחר בדואר מכתב תודה, הסביר לקורא שלך בנימוס את העיכוב.
מעקב אחר אירוע חשוב או מתנה נדיבה או טובה עם מכתב תודה הוא נוהג טוב להיכנס אליו.
- מעקב אחר אירוע חשוב או מתנה נדיבה או טובה עם מכתב תודה הוא נוהג טוב להיכנס אליו.
- תמיד לכתוב מכתבי תודה ביד. הודעות דוא"ל או הודעות טקסט שהוקלדו הם קיצור דרך לא מספיק.
- בחר פיסת נייר נייחת או מכתבית אטרקטיבית להקלטת הרגשות שלך.
- הימנע מכרטיסים טרומיים עם תמונות מסיחות דעת או טקסט שהונח בצורה גרועה.
- כתוב קריא בדיו בצבע כהה כדי להקל על הקריאה במכתב שלך בפני אנשים שאינם מכירים את כתב היד שלך.
- אם אתה מתקשה למצוא את המילים הנכונות, נסה לומר אותן בקול ראשון לעצמך.
קרא גם: איך לא להיחלץ על ידי מכתב שרשרת?
