איך כותבים דוא"ל אישור?
אם אתה רק צריך לספר לאדם האחר שקיבלת את הדוא"ל שלו, שלח אישור קצר כדי להודיע לו.
אישור באימייל מאפשר אחר מכיר את אדם שקבל הודעה או בקשה, גם אם אתה לא מסוגל לתת מענה מלא מייד. אמנם אינך צריך לשלוח אישור על כל אימייל אישי שתקבל, אך עליך להגיב במסגרת מקצועית או עסקית כאשר אתה פונה ישירות. אם אתה רק צריך לספר לאדם האחר שקיבלת את הדוא"ל שלו, שלח אישור קצר כדי להודיע לו. אם האדם ביקש שירות או הזמין מוצר, ספק מידע נוסף על מתי לצפות לתשובה או כיצד לפתור בעיות כלשהן.
שיטה 1 מתוך 2: אישור שקיבלת דוא"ל
- 1הגיב אם אתה מופיע בשורה ל: או שם בהודעה. בדוק בראש הדואר האלקטרוני כדי לראות אם השולח רשם את כתובת הדוא"ל שלך בשורה "אל:". אם אינך מופיע שם, סרוק בגוף הדוא"ל כדי לראות אם שמך מופיע במקום כלשהו שם. אם אתה רואה את שמך, הקפד לשלוח אישור מכיוון שפנו אליך ישירות.
- אם כתובת הדוא"ל שלך רשומה רק בשורת "CC" בהודעת הדוא"ל, אך אינך מוזכר בגוף, אז אינך צריך לשלוח אישור מכיוון שההודעה כנראה נשלחה לקבוצה גדולה של אנשים.
אזהרה: הימנע מאישור הודעות ספאם מכיוון שהם עשויים להמשיך ולשלוח לך הודעות דוא"ל אם תגיב.
- 2פנה לשולח לפי השם בברכה. התחל את ההצדעה שלך בראש הדוא"ל שלך, כך שהאדם האחר יראה זאת מיד כשהוא פותח אותה. השתמש בברכה רשמית, כגון "שלום" או "יקירה", ואחריה שמם. אם אתה מגיב לממונה או למישהו שאינך מכיר, השתמש בכותרתו ואחריו שם משפחתו. אם אתה מכיר את האדם האחר היטב, אתה יכול להשתמש בשם הפרטי שלו.
- לדוגמא, אתה יכול לומר "שלום גברת דייויס" או "ג'ונתן היקר", כהצדעה שלך.
השתמש תמיד בנימה מנומסת בעת שליחת דוא"ל אישור כדי לשמור על רפרטואר טוב עם האנשים שאיתם אתה פונה. - 3הזכר בקצרה שקראת דרך הדוא"ל. השתמש רק בכמה משפטים לצורך ההכרה שלך, כך שזה לא נראה מילולי מדי. תודה לאדם ששלח את הדוא"ל או הודע לו שקיבלת את ההודעה שלו. אם יש פרטים ספציפיים, בצע אותם מחדש במשפטי הפתיחה שלך כדי להראות שקראתם את המסר שלהם.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב משהו כמו: "תודה ששלחת לי הודעה על הפגישה בשבוע הבא", או "קיבלתי וקראתי דרך הדוא"ל שלך לגבי הלקוח הפוטנציאלי החדש שלנו."
- אם לא הספקת לקרוא את הדוא"ל, אתה יכול לומר משהו כמו "תודה שפנית אלי. קיבלתי את ההודעה שלך ואקרא אותה ברגע שאצליח."
- 4תן זמן משוער לתגובה אם בדוא"ל יש בקשה או שאלה. אם יש לך זמן להגיב באופן מלא באופן מיידי, עשה זאת בהקדם האפשרי כדי לעזור לך להראות שאתה אמין ואמין. אחרת, ספק טווח זמן שבו האדם האחר יכול לצפות ממך להודעה אחרת כדי שלא יחשבו שאתה מתעלם מהם. היזהר לא להתפשר יתר על המידה בה אתה יכול להגיב אם אתה חושב שזה עלול לקחת יותר זמן.
- לדוגמא, אתה יכול לומר, "אוכל להשיג לך את המידע הזה תוך יומיים", או, "אני אושיט יד בהמשך היום כדי לדון בנושא נוסף."
- אם אינך יודע כמה זמן ייקח להגיב, השתמש, "אני אחזור אליך בהקדם האפשרי עם כל שאלה או הערה."
- אם אין בקשה או בעיה שאתה צריך לטפל בה בהודעת הדוא"ל, אינך צריך להשיב במסגרת הזמן.
- 5סיים את הדוא"ל עם סגירה ושמך לפני שליחתו. השתמש בסגירה רשמית בהודעת הדוא"ל שלך, כגון "הטוב ביותר" או "שוב תודה", כדי לעזור להודעה להישמע מקצועית יותר. כתוב את שמך לאחר סגירתך כדי לסכם את המסר שלך. ודא שהכל מאוית כהלכה לפני שתלחץ על כפתור שלח.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "בסט, בת '" או "שוב תודה, טרוויס."
- תוכל גם לספק מספר טלפון או כתובת דוא"ל חלופית אחרי שמך אם ברצונך לתת לאדם האחר דרך אחרת ליצור איתך קשר.
דוא"ל אישור מאפשר לאדם אחר לדעת שקיבלתם הודעה או בקשה, גם אם אינכם מסוגלים לתת מענה מלא באופן מיידי. - 6עקוב אחר דוא"ל תגובה מלא בהקדם האפשרי. אם בדוא"ל המקורי הייתה בקשה או שאלה, קח את הזמן לכתוב תשובה מלאה כשתוכל. התייחס לכל הדאגות או השאלות בהודעה באופן מלא כדי להראות שלקחת זמן לשקול את המסר שלהם. שמרו על נימה מנומסת וחיובית לאורך המסר כדי לשמור על רפרטואר טוב איתם.
- אם אתה זקוק ליותר זמן, כמו אם אתה ממתין לדוח או למסמך, נסה לשלוח דוא"ל מעקב עם עדכון ומסגרת זמן חדשה כדי שהאדם האחר לא יחשוב ששכח מהם.
שיטה 2 מתוך 2: מענה לשירותים עסקיים והזמנות
- 1שים את שם האדם שאליו אתה פונה בראש הדוא"ל. התחל בברכה רשמית, כמו "שלום" או "יקירה", כדי לשמור על טון מקצועי בהודעה שלך. אם אינך מכיר את האדם היטב, השתמש בכותרתו ואחריו שם משפחתו כדי להישאר רשמי. אם אתה מכיר את האדם יותר או שהוא מספק את שמו הפרטי, אתה יכול לפנות אליו על ידי זאת במקום זאת.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "מר כריסטנסן היקר", או "שלום דנה", כברכה שלך.
- 2תודה לאדם והזכר את המוצר או השירות שביקשו. הביע תודה אמיתית כלפי האדם במשפט הפתיחה של הדוא"ל שלך. באותו משפט, בצע מחדש את המוצר שהאדם הזמין או אילו נושאים או דאגות הם הזכירו בתכתובות קודמות. באופן זה, האדם יזהה שלקחתם זמן לקרוא או לעבד את ההודעות הקודמות שלו.
- לדוגמא, אתה יכול לומר, "תודה שהזמנת את 2 קופסאות השוקולד מהחנות שלנו," או, "אנו מעריכים שאתה מושיט את ידך בנוגע לפתיחת העבודה שהגשת."
אמנם אינך צריך לשלוח אישור על כל אימייל אישי שתקבל, אך עליך להגיב במסגרת מקצועית או עסקית כאשר אתה פונה ישירות. - 3תן לאדם מסגרת זמן מתי לצפות לתשובה או למסירה. ציין במשפט הבא כמה זמן ייקח לאדם האחר לשמוע ממך כדי שלא ירגישו ששכחת מהם. ודא שמסגרת הזמן שאתה מספק היא מדויקת וכנה, אחרת הם עלולים להתעצבן אם הם לא ישמעו ממך.
- לדוגמא, אתה יכול לומר, "אתה יכול לצפות לחבילה שלך בעוד שלושה ימי עסקים", או, "אנא נאפשר לנו להגיב על 1-2 ימי עסקים."
וריאציה: אם אינך יודע כמה זמן ייקח להגיב, אמור משהו כמו "אנו נגיע אליך בהקדם האפשרי כדי לטפל בחששותיך."
- 4ספק הצעות אם יש בעיות שאתה לא יכול לפתור באמצעות דוא"ל. אם אינך יכול לפתור ישירות את הבעיה שלהם, נסה להמליץ על אפשרויות אחרות שעשויות להועיל יותר. שמור על גוון מנומס ומבין לאורך כל ההודעה, כך שהוא לא יישמע שלילי או ייראה לא כנה. נסה למסור כמה שיותר פרטים לאדם כדי שיוכל לנקוט בצעדים הבאים לפתרון בעיותיו.
- לדוגמה, אתה יכול לומר, "אני מצטער לשמוע שיש בעיה בהעברת כסף לחשבון הבדיקה שלך. נסה לעיין בשאלות הנפוצות שלנו כדי לראות אם הבעיה שלך טופלה. אחרת, ייתכן שתצטרך לבקר בבנק שלך ולדבר. למנהל החשבון שלך כדי לאשר את העסקאות שלך. "
- 5השאירו פרטי קשר בתחתית הדוא"ל. סיים את הדוא"ל שלך עם סגירה רשמית, כגון "הטוב ביותר" או "שוב תודה", כך שתסיים את ההודעה בנימה טובה. הקפד לכלול את שמך לאחר הסגירה. אם ברצונך לתת לאדם האחר אפשרויות ליצור איתך קשר, תוכל גם להשאיר מספר טלפון, כתובת דוא"ל חלופית או אתר אחרי שמך.
- לדוגמה, תוכל לסיים את הדוא"ל "שוב תודה, פרנק" או "הכי טוב, אנני".
- השתמש תמיד בנימה מנומסת בעת שליחת דוא"ל אישור כדי לשמור על רפרטואר טוב עם האנשים שאיתם אתה פונה.
- אינך צריך לשלוח אישור לאימיילים שהם דואר זבל או כאלה שאליהם סומכת.
קרא גם: איך להיות בלתי נראה ב- Imo.Im?
