איך כותבים מיילים מקצועיים?
הדרך הטובה ביותר לכתוב מיילים מקצועיים היא ליצור שורת נושא ספציפית כמו 'פגישת משקיעים ביום חמישי'. לאחר מכן, פנה אל הנמען באמצעות ברכה פשוטה כמו "טום יקר" המשתמשת בשם הפרטי או שם המשפחה שלהם לפי הצורך. זהה את עצמך באמצעות שמך ותפקידך והציג את המידע החשוב ביותר תחילה בגוף הדוא"ל שלך. כדי לסכם את הדברים, סיים במשהו כמו "תן לי לדעת מה אתה חושב", כך שהנמען שלך יידע לבצע מעקב. לקבלת עצות נוספות, כמו כיצד לשמור על נימה מקצועית במיילים, המשך לקרוא!
הדרך הטובה ביותר לכתוב מיילים מקצועיים היא ליצור שורת נושא ספציפית כמו 'פגישת משקיעים ביום חמישי'.
להיות מתקשר יעיל זה נכס במקום העבודה, ובשום מקום זה לא נכון יותר מאשר בעת כתיבת דואר אלקטרוני רשמי. אולם עם הדרך שבה התקשורת מתפתחת, לפעמים זה יכול להיות אתגר למצוא את האיזון הראוי בין פוליש למעשיות במתכונת לא אישית. להודעות הקשורות לעבודה, עדיף תמיד לשמור על דברים קצרים, מנומסים ונקודתיים. כמו כל צורת התכתבות אחרת, תרצה להתחיל בברכה ידידותית, ואז פרש את המסר שלך בקצרה ותזמין את התגובה הרצויה כך שלנמען שלך תהיה הבנה ברורה מה הפעולה שתנקוט בהמשך.
חלק 1 מתוך 3: יצירת מבוא המושך את העין
- 1השתמש בשורת הנושא בחוכמה. במקום למלא את הנושא במונח מעורפל אחד או שניים, תן למקבל לדעת מראש למה הוא יכול לצפות מהדואר האלקטרוני שלך. אחרת, זה עלול להיכשל בהשפעה שהוא אמור לעשות. היה ספציפי ככל האפשר בעת אספקת נושא לדוא"ל מבלי להיות יותר מדי מילולי.
- " ביקור מפקח הבריאות הקרוב " הוא כותרת נושא חזקה יותר מסתם "מפקח הבריאות"
- כשאתם בספק, חשבו מלכתחילה מה גרם לדוא"ל ותיארו את המצב בכמה מילים.
- 2זהה את עצמך מיד. ציון שמך ותואר רשמי או משרה יעזור לנמען לדעת ממי ההודעה ללא צורך בניחושים. זה חשוב במיוחד אם אתה כותב למישהו שמעולם לא פגשת. גם אם שמך כלול בכתובת הדוא"ל של העבודה שלך, הענקת נפש היא ליידע את האדם האחר מי אתה.
- עשה את העניין של הנמען שלך על ידי הדגשת קשר משותף או חוויה משותפת ("נפגשנו בכנס הנשים כמנהיגות השנתי בטורונטו בשנה שעברה").
- זה בסדר לדלג על ההקדמה אם אתה כבר מכיר את האדם שאתה כותב.
- 3ציין למי אתה כותב. כותרת הדואר האלקטרוני צריכה להיות מורכבת מברכה קצרה אך ידידותית ושם הנמען. ברוב המקרים, זה בסדר גמור לפתוח ב"מארי יקרה "פשוטה. אם אופי ההתכתבות שלך קורא למשהו קצת יותר רשמי, הכי בטוח להשתמש בשם הנמען לבדו כברכה כדי לשמור על דברים קצרים ומתוקים.
- אם אינך נמצא על שם פרטי עם האדם, הישאר עם שם משפחתו כדי להימנע מפגיעה בו.
- כאשר אינך יודע את שם הנמען שלך, או שלא ברור מי עונה לדוא"ל, תוכל לפתוח ב"מי זה עשוי לעניין "או פשוט להחליף את שם החברה.
- זכור שרוב הודעות הדוא"ל במקום העבודה נשלחות דרך שרתים ציבוריים, וייתכן שגם אנשים אחרים יועתקו לדוא"ל שלך. אם פרטיות היא עניין, ייתכן שתרצה למצוא שיטת תקשורת דיסקרטית יותר.
- 4תודה למקבל בקצרה. הקורא שלך הוא אדם עסוק, ולכן ההכרה בהם בכך שהם פנו לקרוא את הדוא"ל שלך היא מחווה אדיבה. בנוסף, זו תהיה ההזדמנות הראשונה שלך להודיע להם על הסיבה לכתיבה שלך. "תודה ששקלתם את הצעת המענק שלי למחקר " נותן טון ידידותי תוך שהוא אומר למקבל את מה שהם צריכים לדעת.
- התחלת דוא"ל על ידי הבעת הערכתך מפגינה גם כבוד, שיכול למנוע מהמסר להופיע קר או לא אישי.
לקבלת עצות נוספות, כמו כיצד לשמור על נימה מקצועית במיילים, המשך לקרוא!
חלק 2 מתוך 3: העברת המסר שלך
- 1שמרו על נימה מקצועית. כשאתה שולח מיילים עסקיים, חשוב לשים לב במיוחד לשפה בה אתה משתמש כדי למנוע בלבול או פירוש מוטעה. באופן כללי, אתה לא צריך לומר דבר בדוא"ל לבוס שלך או לעבודה שלך שלא היית אומר להם באופן אישי. המילים שלך תמיד צריכות להיות רגועות, מנומסות ומולדות, גם במצבים שבהם אתה לא מרגיש ככה בעצמך.
- לאחר שכתבת את הדוא"ל שלך, קרא אותו בחזרה לעצמך כדי לקבוע אם קלטת את הטון הנכון.
- למרות שזה צריך להיות מובן מאליו, הימנע משימוש בכל סוג של סלנג או גסויות.
- בעוד שהומור הוא לעתים קרובות איכות חשובה במקום העבודה, מיילים הקשורים לעבודה הם בדרך כלל לא הרכב המתאים לכך.
- 2הציגו תחילה את המידע החשוב ביותר. כפי שצוין לעיל, עליך להניח כי למקבל שלך יש הרבה על הצלחת ולהשתדל לא לקחת יותר מדי מזמנו. לאחר שתודה להם על תשומת ליבם, היכנסו ישר לעניין. אל תטיל מילים ואל תרגיש צורך להמציא הקדמה מפורטת מדי. בניגוד לשיטות התכתבות מזדמנות יותר, מיילים מקצועיים צריכים להיות מנומסים אך ישירים.
- נסה משפט מקדים כמו "אני כותב כדי ליידע אותך כי פג תוקף החברות שלך ויש לחדש אותם באופן אישי לפני שתוכל להמשיך ולקבל הטבות חבר." לאחר מכן תוכל לעקוב אחר הפרטים הרלוונטיים שהנמען זקוק להם בכדי לנקוט בפעולה.
- רוב האנשים נוטים לסרוק מיילים ולא לקרוא כל מילה ומילה. ככל שהמטרה העיקרית שלך קרובה יותר להתחלה, כך סביר יותר שהנמען שלך יהיה להרים אותה.
- 3שמור על שארית ההודעה תמציתי. אין טעם להסתובב ללא מטרה ברגע שהצהרת את מטרתך. עם השטח שנותר, ספקו כל פרט אחר שלדעתכם כדאי להזכיר. השתמש תמיד במילים וביטויים קצרים ופשוטים כדי להוציא כמה שיותר מהעבודה מפרש את משמעותך.
- שים לב ל"כלל חמשת המשפטים "- הודעות קצרות מחמישה משפטים עשויות להופיע כזריזות או גסות, ואילו כל מה שאורכו יותר מחמישה משפטים מעמיד אותך בסכנת אובדן תשומת לב הקורא.
- אם מסיבה כלשהי אתה צריך לכלול כמות גדולה של מידע, עשה זאת כקובץ מצורף נפרד.
- 4העבירו רעיון או בקשה ברורים. לאחר שהצהרת את הסיבה לכתיבה, ניסח בפני הקורא בדיוק כיצד תרצה שיגיבו. אם יש משהו שהם צריכים לדעת, אמור להם; אם יש משהו שהם צריכים לעשות, שאל אותם. עד שיסיימו את קריאת ההודעה שלך, הנמען שלך צריך להיות מוכן לגבש תגובה.
- מתקשרים מנוסים מכנים זאת "קריאה לפעולה", וזו דרך טובה להבטיח שהדיאלוג שלך ישמור על תחושת מטרה מובהקת.
- קריאה לפעולה בדוא"ל מקצועי עשויה לומר משהו כמו "חשוב שתשנן את מספר האישור המסופק המצורף לדוא"ל זה" או "אנא עדכן את זמינות הקיץ עד סוף החודש."
- 5הגבל את הדוא"ל שלך לנושא יחיד. התעמתות עם הנמען עם יותר מדי מידע בבת אחת יכולה להשאיר אותו מרגיש המום. עדיף להגביל את היקף הדוא"ל שלך לנושא רלוונטי אחד או שניים. לא רק שזה יאפשר לקורא להבין מה קורה הרבה יותר מהר, זה גם יעזור לך לשמור על המסר שלך תמציתי.
- יש לשמור מספר נושאים או בקשות למספר מיילים.
בניגוד לשיטות התכתבות מזדמנות יותר, מיילים מקצועיים צריכים להיות מנומסים אך ישירים.
חלק 3 מתוך 3: עטיפת דברים
- 1ספר לנמען כיצד אתה מצפה ממנו לבצע מעקב. עכשיו שהצעת קריאה לפעולה, תן לקורא שלך דחיפה בכיוון הנכון. בקשה לעיון בדו"ח כספי, למשל, עשויה להיות מלווה בפצירה כמו "תודיע לי מה אתה חושב על המספרים האלה." בדרך זו הצד השני לא יישאר תוהה מה לעשות עם המידע שנמסר להם.
- הצעת מסגרת זמן מוגדרת בה תרצה לשמוע ("זה יהיה אידיאלי אם נוכל לארגן את המסמכים האלה לפני הפגישה ביום חמישי") עשויה להבטיח תגובה מהירה יותר.
- נסה להשיב להודעות דוא"ל חשובות תוך 24 שעות.
- 2צא בחתימה מותאמת אישית. החתימה בתחתית הדואר האלקטרוני אמורה להציע לנמען את כל המידע הדרוש להם על מי שאתה, כך שלא יהיה צורך להציג את עצמך באריכות בתוך ההודעה. דאג לכלול את שמך המלא, את שם החברה שלך, את התואר או את התפקיד שלך, את כתובת הדוא"ל המועדפת עליך ומספר טלפון אליו ניתן להגיע ישירות.
- כדי לחסוך לעצמך צרות, שמור את החתימה המותאמת אישית שלך בכל פלטפורמת הדוא"ל בה אתה משתמש, כך שהיא תוצג באופן אוטומטי בהודעות עתידיות.
- מתן קישורים שלך חשבונות המדיה החברתיים יהיה לתת קשר מוכר תמונה מלאה יותר מכם.
- אל תקפל את החתימה שלך עם פרטים, הצעות מחיר או גרפיקה מיותרים.
- 3הגה הגהה על הדוא"ל שלך לפני שליחתו. חזור על ההודעה שלך ביסודיות כדי לוודא שהיא נטולת שגיאות הקלדה, שגיאות כתיב או משפטים לא ברורים. טעויות רשלניות יכולות לשקף בצורה גרועה עליכם ועל החברה אותה אתם מייצגים.
- השתמש בתכונת בודק האיות של פלטפורמת הדוא"ל שלך כדי למנוע פיקוח מקרי.
- אתה יכול גם לקחת את הזמן הזה כדי לבצע שינויים ברגע האחרון בעיצוב שלדעתך עשויים להקל על העיכול של הדוא"ל שלך.
בעוד שהומור הוא לעתים קרובות איכות חשובה במקום העבודה, מיילים הקשורים לעבודה הם בדרך כלל לא הרכב המתאים לכך.
- קח רגע כדי לקבוע אם דוא"ל נחוץ בכלל לפני שתתחיל לכתוב דוא"ל. במקרים רבים ניתן להעביר את אותו מידע באמצעות שיחת טלפון פשוטה או הליכה קצרה למחלקה אחרת.
- אל תשכח לומר "בבקשה" ו"תודה ". נימוסים עושים דרך ארוכה ביצירת קשרים מקצועיים טובים.
- המתן עד לאחר שתסיים הגהה להכניס את כתובת הנמען. זה ימנע ממך בטעות לשלוח את הדוא"ל לפני השלמתו.
- כתיבת מיילים יעילים היא כמו כל דבר אחר. ככל שתתאמנו יותר, כך תשתפרו בזה.
- הימנע משימוש בסלנג טקסט לא פורמלי או בקיצורים ("LOL", "ICYMI", "TTYL וכו '). אלה עלולים לבלבל את הקוראים ואין להם מקום בדוא"ל הקשור לעבודה.
- אל תקליד את ההודעה שלך באותיות גדולות או באותיות קטנות.
קרא גם: כיצד לעצור הודעות טוויטר?
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לכתוב דוא"ל ל- HOD?תהיה קצר. זרוק את "שלום" ואת "מה שלומך" ואת "מקווה שזה או אחר הלך בסדר." בסוף, זרוק גם את ה"תודה "," תדאג "וכו '. שחרר הכל חוץ ממהות הדואר האלקטרוני שלך. רק אמור: "מצורף תיק התיק בהתייחס לאקסל לעומת בורגונדי." אם ניתן לסכם את הסיבה לדואר אלקטרוני בכותרת הדואר האלקטרוני, סיים את הכותרת עם "eom" (סוף ההודעה) והשאיר את שדה האות ריק.
