איך להיות עוזר בכיר יעיל?

מספר הטלפון וההודעה
כשמישהו מתקשר, תקליד את שם המתקשר, מספר הטלפון וההודעה, תדפיס אותו ותמסור אותו למנהל.

אז סוף סוף קמת לתפקיד עוזר ההנהלה 'הנעלה'. לעשות את זה, ולעשות את זה טוב, הם שני דברים שונים. קרא מאמר זה כדי ללמוד כיצד להוסיף מעט יעילות לתערובת.

צעדים

  1. 1
    העבירו את כוונותיכם ודיבורכם בצורה מעולה. השמע הכל כמו שצריך. אתה בקו החזית, אתה החברה! זכור תמיד כי לכל המתקשרים החיצוניים אתה החברה. לשיחות פנימיות אתה שלוחה של הבוס שלך ומייצג את המחלקה.
    • כשאתה עונה לטלפון, דבר מהגרון ולא מהאף שלך. אתה אף פעם לא רוצה לצרוח או להישמע צווחני למתקשרים. תאר לעצמך לשמוע את קולו של פרן דרשר מתכנית הטלוויזיה "האומנת" כשאתה קורא לנשיא תאגיד גדול. לא הרושם הראשוני הגדול ביותר!
      • (למי שלא מכיר את הסיטקום הזה משנות התשעים, המטפלת, אותה שיחק פראן דרשר היה בעל קול אפי וצווחני במיוחד. התאמן כמה פעמים בקלטת מיני עד שתשמע (ותרגיש) את ההבדל. הקול נשמע גרוני וחלק קטיפתי, יש לך את זה.
  2. 2
    תקשר היטב גם באמצעות הודעות טלפון. בהחלט אין שום דבר רע בלשלוח הודעה יסודית (זמן, תאריך, שם ומספר טלפון) על לוח הודעות פחמן אם זה מה שאתה או המנהל שלך מעדיפים. באמצעות נייר בצבע בהיר, תקלידו את שם המנהל והתאריך בראש העמוד ומתחתיו עמודה לשם וההודעה של המתקשר. כשמישהו מתקשר, תקליד את שם המתקשר, מספר הטלפון וההודעה, תדפיס אותו ותמסור אותו למנהל. כמובן שאם הבוס שלך לא נמצא באותו זמן בשולחן העבודה, אתה יכול להמשיך להוסיף שמות ליומן עד שהוא / היא חוזר למשרד. תן לבוס שלך את היומן כדי שהוא / היא יוכלו להתחיל לסקור הודעות ו מיד להחזיר שיחות. כאשר הבוס שלך מחזיר שיחות, הוא / היא יחצה את שמות כל השיחות שהוחזרו.
    • מעת לעת (אתה מחליט מתי), תיכנס להביא את היומן הישן שבו הבוס שלך חוצה את שמות האנשים שהשיחות הוחזרו. תעדכן את היומן על ידי הצללת שמות האנשים שהוא / היא התקשר אליהם בחזרה. אתה עושה זאת על ידי הדגשת OR באמצעות כל השורה (שם, הודעה והכל), לחיצה על "עיצוב" ואז "הצללה" ואז בחירה באחד מגווני האפור הבהירים יותר ולחיצה על "אישור" או שימוש בשיטת ההפוגה. עשה זאת במחשב שלך לכל שם שהבוס שלך חצה, והשאיר לבד את שמות השמות שלא הוצלבו. כעת ביומן במסך יש כמה שמות מוצללים, חלקם לא מוצללים ושיחות חדשות שנכנסו.
    • הדפיס גיליון זה והחזיר אותו לבוס שלך. במבט חטוף, הבוס שלך יוכל לראות את כל מי שהתקשר, כולל אלה שהשיחות הוחזרו ואת אלה שעדיין חייבים להתקשר חזרה. אתה תעשה את זה כל היום.
    חלקם לא מוצללים ושיחות חדשות שנכנסו
    כעת ביומן במסך יש כמה שמות מוצללים, חלקם לא מוצללים ושיחות חדשות שנכנסו.
  3. 3
    קחו והיו יוזמים ביוזמתכם.
    • היכנס למשרד עם עט ונייר ותסלח לעצמך להפריע. אמור לבוס שלך "סליחה על הפרעתי, אבל אני שם לב שכמעט חלפה זמן ארוחת הצהריים ותהיתי אם תרצה שאאסוף כמה כריכים בשבילך (שניהם)." זה המקום שבו העט והנייר שלך מועילים. זכור כשאתה לוקח הזמנות כריך, לשאול אם הם רוצים קטשופ או חרדל ואיזה סוג לחם, אם זה לא הובהר. הבוס שלך יפרסם בשמחה שטר של 15 € ואתה יוצא לארוחת צהריים. פעמים רבות, כאשר אתה נוקט באמצעי יזום זה, אם לא אכלת ארוחת צהריים, סביר להניח שהבוס שלך יציע לקנות אתך כמחווה של הכרת תודה והערכה.
    • כשחזרת עם התיק, אל תזרוק אותו רק על השולחן ותעזוב. מצא נקודה ברורה הרחק מכל הניירות שעלולים להתפשט והניח את הכריך והמשקה והמפיות של כל אחד, על השולחן. אמור לבוס שלך שאתה שם את השינוי שלו עם הקבלה על שולחנו ושאל אם יש עוד משהו שאתה יכול להשיג אותם. סביר להניח שהם יודה לך, יגידו לא ויתחילו לצלול לתוך הכריכים שלהם. קח איתך את השקית הריקה והשליך אותה לפח האשפה שלך.
  4. 4
    המשך בגישה החיובית ותמיד צפה שהדברים יתרחשו מראש. האם הבוס שלך עושה משהו באופן עקבי בכדי שתוכל להבין מושג מה הוא / היא יצטרך או יבקש? זו מיומנות חשובה ביותר לשלוט בה אם ישנם קבועים בעבודת הבוס שלך. דברים אלה עשויים לכלול הקלדת מכתבים אישיים שהמנהל שלך מבקש ממך בדרך כלל לעשות, או לתכנן תוכניות מיוחדות במקומות צהריים מסוימים שהוא הכי אוהב. שיחות טלפון הוא בדרך כלל היה מבקש רק ממך לבצע.

טיפים

  • בשום אופן, אם אתה לא מקליד לפחות 50 עמודים לדקה, עבור אל www.typingtest.com ותרגל, תרגל, תרגל. תוכלו להכניס את עצמכם לליגה חדשה כשתוכלו להקליד 70+. המשיכו להתאמן ותגיעו לשם!
    הוא / היא יחצה את שמות כל השיחות שהוחזרו
    כאשר הבוס שלך מחזיר שיחות, הוא / היא יחצה את שמות כל השיחות שהוחזרו.
  • תעדכן את כישורי האיות והדקדוק שלך!!! דע את ההבדלים בין (שם, שלהם לבין הם), בין הם. להיות מסוגל לדעת מתי להשתמש (למי, ומי), כמו גם (זה וזה שלו).
  • עקוב תמיד אחר פגישות, הזמנות של חברת תעופה, שירותי רכב, מלונות וכו '.
  • כשאתה יוצא לתפוס את ארוחת הצהריים, שמור תמיד על קווי הטלפון מכוסים, כך שיש את אותו ניצוץ אישי שאומר למתקשרים שלמישהו שם באמת אכפת מהעסק שלו.
  • השתמש בתבניות Microsoft Word לטובתך בעת ביצוע עלונים, הודעות או הזמנות. אתה תראה כמו מקצוען כשתסיים.
ברגע שהוא יודע שאתה יעיל ואמין
ברגע שהוא יודע שאתה יעיל ואמין, הוא יכול להירגע ולעשות את העבודה שלו בלי לדאוג אם זה ייגמר.

אזהרות

  • יש בוסים שפשוט לא יודעים להיות בוסים ויכולים להרגיז. אבל דע את ההבדל בין בוס שהוא ישיר לבוס שהוא גס רוח. הבוס הישיר יידע בדיוק מה הוא רוצה ויוכל לתת הוראות ברורות המקלות על עבודתך. קשה להתמודד עם בוס גס או יהיר מכיוון שיש להם בעיות אישיות ואגו שסביר להניח שלא תצליחו לשנות, אז תצטרכו להסתגל ולגלות מה עובד.
  • אל תהיה עוזר עצלן ותגרום לבוס שלך לעשות את העבודה שלך. בגלל זה הוא שכר אותך. ברגע שהוא יודע שאתה יעיל ואמין, הוא יכול להירגע ולעשות את העבודה שלו בלי לדאוג אם זה ייגמר.
  • היה נחמד לכולם כשעונים לטלפון. אתה אף פעם לא יודע מי יהיה בצד השני. אז אם יש לך יום רע, תצטרך לשים את זה בצד או לגרום למישהו אחר להשתלט על הטלפונים שלך עד שתוכל להחזיר את פני המשחק שלך.

תגובות (3)

  • michellecrist
    אני מושכל יותר ומונע מהמאמר.
  • joelkennedy
    טיפ ההקלדה מועיל, וכמובן, העוסק בהעדפת דיבור של קטשופ או חרדל.:-)
  • qphillips
    המידע היה ממש נהדר ומצטיין ושימושי.
מאמרים בנושאים דומים
  1. איך להיכנס לדוגמנות גברית?
  2. איך להיות ביולוג ימי?
  3. איך להיות עוזר במעבדה?
  4. כיצד להשיג משרות GIS?
  5. כיצד ניתן לקבל עזרה במציאת עבודה בביוטכנולוגיה?
  6. כיצד להפוך משרה זמנית לתפקיד קבוע?
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail