איך לענות נכון לטלפון?
פירוש הדבר שאין דרך "נכונה" לחלוטין לענות לטלפון, אך יש סדר כללי שעליו לפעול.
כאשר הטלפון מתחיל לצלצל, ישנן אפשרויות רבות. האדם בקצה השני יכול להיות מעסיק פוטנציאלי, חבר, בן משפחה, אמן הונאה או עורך דין שמנסה לקדם מוצר. פירוש הדבר שאין דרך "נכונה" לחלוטין לענות לטלפון, אך יש סדר כללי שעליו לפעול.
- 1הבן את הסביבה בה אתה נמצא. האם אתה בעבודה? האם אתה בבית? האם אתה בחוץ? איפה אתה?
- זהו חלק חשוב במענה לטלפונים, מכיוון שאם אתה בעבודה, רוב הסיכויים שיש פרוטוקול לעקוב או שיש שיחות שכנראה שאתה לא צריך לקחת (כגון שיחות של חבר או בן משפחה, מכיוון שהטלפון צריך להיות להיות מוגבל ללקוחות או לקהל לקוחות). אולי לא תרצו להיות רועשים מדי, וכמובן, דרך מקצועית היא דבר נתון.
- אם אתה בבית, זה סיפור אחר, אבל עדיין יש לקחת בחשבון דברים. האם זה חזק? האם הטלפון הסלולרי או הטלפון הביתי שלך מצלצלים? יתכן שתצטרך לקחת את השיחה החוצה כדי לוודא ששני הצדדים יכולים לשמוע אחד את השני, במיוחד אם אתה רוצה להיות אדיב לקורא ולסובבים אותך. אם זה הטלפון הביתי שלך, ויש לך משפחה או חברים או שגרים איתך אחרת, השיחה לא בהכרח מתאימה לך. אם כולם בחוץ ובמקרה ידעת שהשיחה מיועדת לאמא שלך או לשותף שלך לחדר, קח את השיחה אם תצטרך, אך הערך לבד האם לענות בעצמך לטלפון הוא חכם.
- אם אתה נמצא בחוץ או בבניין, המצב יכול להשתנות מאוד. אם אתה באמצע שיחה, החלט במהירות אם השיחה שווה את ההפרעה. אם אתה נמצא איפה שהדממה היא המפתח או שהתשובה לטלפון היא לא מנומסת, נסה לכבות את עוצמת הקול ולדחות את המענה אלא אם כן הכרחי בהחלט.
- 2נסה לזהות מי מתקשר.
- ראשית זה מזהה המתקשר. לפעמים זה פשוט אומר "לא ידוע", או נותן שם או עסק שאתה לא מזהה, אבל יכול להיות שהוא גם מוכר. האם זה חבר? האם זה ספק שירותי האינטרנט שלך או העבודה שלך?
- השני הוא מספר הטלפון עצמו. אם מזהה המתקשר לא נתן לך מושג, האם המספר? האם החלפת טלפון לאחרונה ושכחת להוסיף את האדם הזה לאנשי הקשר שלך? האם אזור החיוג הוא מקומי, או שמא הוא קידומת של בן משפחה או חבר רחוק שעשויים להתקשר? האם זה מספר שמתקשר אליך הרבה לאחרונה?
- נכון גם שחשיבה יתרה זה לא הכרחי. מחקר מעמיק רק יאפשר לשיחה לעבור לתא הקולי. בדוק במהירות את תעודת הזהות והמספר, והחליט אם ברצונך לענות. לפעמים עדיף לענות במהירות, למשל לצורך עסקים או מכיוון שאתה יודע שאותו אדם מתקשר רק כשמדובר במצב חירום, ולפעמים אולי תרצה לתת למתקשר להמתין עוד שנייה מסיבות טקטיות או מצביות, כגון ניסיון לא להופיע יתר על המידה. להוט או בגלל שיש משהו שאתה צריך לעשות קודם.
האם הטלפון הסלולרי או הטלפון הביתי שלך מצלצלים? - 3האם אתה צריך לבחור לענות לטלפון, לומר "שלום. " אם יש לך טופס למעקב, כמובן, אתה יכול לומר, "שלום, הגעת לעסק ככה וכך, איך אוכל לעזור לך? " החל מברכה זו הדרך הנכונה. אתה לא צריך לספק מידע על עצמך מיד. כמו כן, גם לשאול שאלות ישירות ברגע שאתה מרים לא טוב - למשל, לשאול "מי זה?" או "מה אתה רוצה?" עלול להרחיק את המתקשר, ואם לאו, בכל זאת גס רוח. לא בהכרח הספקת להבין מה האדם האחר רוצה. אם תתן להם את הצ'אנס, הם בטח יגידו לך.
- 4הקשיבו למה שהשני אומר ונהגו בהתאם.
- שפט את המצב. אם חבר שלך זקוק לעזרה במשהו, עבוד לקראת פיתרון. אם מדובר במשהו שלא הובן לא נכון או במשהו שאולי עשית לא בסדר, נקה את הבעיה. אם זה עורך דין שהתקשר כל יום ואתה מזהה את הדפוס ברגע שהם מתחילים לדבר, דחה בנימוס כל הצעה או פרסומת ובקש להעלות לרשימת 'אל תתקשר' - אלא אם כן אתה מעוניין באמת במה שהם אומרים ואתה בטוח שזה לא הונאה.
- לפענח את הרגשות של המתקשר ולשלוט בעצמך. לפעמים אתה כועס על האדם שמתקשר, או שהוא כועס עליך. לפעמים הם עצובים ומחפשים נחמה. לפעמים הם רק רוצים לנהל שיחה מהנה. האופן שבו אתה מגיב הוא כישורים חברתיים בסיסיים. אל תתנגד למישהו שכועס, ואל תתעלם ממי שעצוב. אם אתה כועס שמישהו מטריד אותך בשיחות טלפון, בקש ברוגע שיפסיק להתקשר, או דווח על ההטרדה אם זה לא נגמר.
אם תבחר לענות לטלפון, אמור "שלום". - 5זכור את הסביבה שלך ואת המצב שלך. זה קריטי ביחס למספר גורמים.
- חשוב על כמה זמן השיחה צריכה להימשך. אם אתה מחכה מישהו לחכות, או שאתה נמצא באמצע של משהו חשוב יחסית, זה לא אומר שאתה לא יכול להיות מנומס עם המתקשר, אבל זה גם אומר שאתה לא יכול לתת לשיחה לקחת זמן יקר. נסה לכוון את השיחה בכיוון הנכון במידת הצורך. אם יש לך חובות עבודה או משהו אחר שאתה באמת צריך לעשות, למרות שהמתקשר יכול להיות חבר והשיחה מהנה, עדיין יש לך אחריות שאתה צריך למלא, וחשוב לא לשכוח אותן.
- תחשוב שוב היכן אתה נמצא, בדיוק כמו שעשית לפני שקיבלת את השיחה. האם נתקלת במישהו שלדעתך הוא מגעיל כי הוא לא יירד מהטלפון? אולי הם בדרכך, או שיש לך עסקים איתם - העיקר שהעניין הוא שמה שאתה רוצה או זקוק, מונע על ידי האדם הזה בטלפון. נסו לא להיות אותו אדם. דאג לא לעמוד מול פתחי כניסה או כניסות, מכיוון שאנשים אולי ירצו להסתדר, ואם אתה נמצא בסביבה בה מישהו יכול לפנות אליך לקבלת עזרה או התייעצות, או סתם לדבר איתך באופן כללי, היה מנומס כלפי שניהם מסיבות. אל תגרום לאנשים לחכות יותר מדי זמן; בין אם הם אומרים את זה ובין אם לא, רובם לא אוהבים לחכות ולהיות מתוסכלים. זה משאיר רושם רע.
- 6כל השיחות מסתיימות. כבר החלטת מי מתקשר, למדת את מטרתם והתגלגלת איתה, ואיזנת את זמנך ופקחת על סביבתך. כאשר השיחה מסתיימת בדרך כלל תלוי בך, אם כי לא תמיד. המפתח הוא איך אתה מסיים את זה.
- עטוף את הדברים. ודא שכל השאלות סוקרו, כל המידע הדרוש נרכש או נמסר. אם אתה או המתקשר מעוניינים לקבוע שיחה אחרת או פגישה, זה בדרך כלל הזמן לעשות זאת. שתף ותגבש תוכניות כך שאין בלבול. האם אתה מתכוון להתייעץ עם אדם זה במועד מאוחר יותר? האם יש לך סיבה להיפגש עם המתקשר? אולי אתה רוצה לקבוע ארוחת ערב, או לדון מי יטפל באמא שלך באותו סוף שבוע, או לאשר מתי אתה אמור להיכנס למשמרת בעבודה. זה הזמן להבהיר את הדברים.
- סיים את השיחה, אני מקווה, בנימה חיובית. ניתוק פתאום עלול להקל על האדם האחר, במיוחד אם הוא נוטה להתעצבן בקלות. זה פשוט גס, ולמרות שלעתים תרצה להיות גס רוח, עדיף פשוט להחניק את הדחף. אמור "ביי" או "נתראה אז" במצבים לא רשמיים יותר, אך לפעמים "תודה על זמנך" או "אני מצפה לדבר איתך שוב" מתאימים יותר. לפעמים להיות מילולית ולבלות שנייה או שתיים יותר בסיום השיחה היא הדרך הנכונה להראות לך אכפת.
אם זה הטלפון הביתי שלך, ויש לך משפחה או חברים או שגרים איתך אחרת, השיחה לא בהכרח מתאימה לך.
- שיחות לא תמיד מוגדרות בהתאם לנוסחה, למרות שהמדריך עוסק בסדרה תמציתית של צעדים. במובן מסוים, צפו לבלתי צפוי. זכרו את כל מילות השאלה - מי, מה, איפה, מתי, למה. עם מי אתה מדבר? על מה אתה מתכנן לדבר? איפה אתה? מתי השיחה הזו צריכה להסתיים? למה הם מתקשרים? זו ההערכה ההגיונית של המצב. אבל, במידה מסוימת, סמכו גם על רגשותיכם.
- זה ידוע כי מסירת מידע פרטי אינה חכמה אלא אם כן אתה בטוח לחלוטין שאתה יכול לסמוך על מי שאתה נותן לו. זה דבר פשוט, אבל פשוט היזהר.
