כיצד לנהל אירוע?

אני רוצה לעבוד בניהול אירועים אבל לא עשיתי שום MBA בנושא ניהול אירועים.

ניהול אירועים הוא חוויה נהדרת, בין אם מדובר במסיבה משלכם, אירוע חברה, למשפחה וחברים, או חתונות ועניינים רשמיים אחרים. זו עבודה קשה, אבל גם היא מאוד מספקת. זה יכול לעשות עולם של שינוי לאנשים המעורבים אשר יעריכו מאוד את טוב לבכם ואת המאמצים המונומנטליים בארגון יום ההולדת, יום השנה, החתונה או חגיגה או אירוע אחר. השלבים שלהלן ילמדו אותך להיות מנהל אירועים נהדר, לתת כמה הצעות לפתרון בעיות, ובתכנון קפדני להימנע מכולם יחד.

חלק 1 מתוך 5: מסמר את היסודות

1
בדוק את מטרתך ויעדיך. כל זה נראה קצת הגיוני מדי, אבל אתה צריך להוריד את זה בדיו קבועה כדי לדעת מה הגודל הטוב ביותר של המקום, התקציב הנכון, אופי המצגות, כמות (או סוג) האורחים ואילו אסטרטגיות לעשות להעסיק עבור האירוע הספציפי שלך. אז מה התוצאה האידיאלית שלך? מה אתה רוצה לעשות?
- ברגע שהבנת מה אתה עושה (חוגג, מגייס, מחנך, מוכר, מציע וכו '), חשוב מדוע אתה עושה את זה. הכרת המוטיבציות שלך יכולה לעזור לך לתת מיקוד ונהיגה.
- בעל מספר יעדים יכול גם לעזור ליישר אותך לכיוון שאתה צריך ללכת אליו. אתה לא יכול להמשיך לנסות להגיע ליעד שלא הוגדר! כאשר יש לך 2990 € ואתה מכוון ל 3730 €, מטרה זו יכולה לדחוף אותך לקו הסיום.
2
בחר את התאריך והשעה שלך. זהו אחד הגורמים החשובים ביותר בתכנון האירוע שלכם. בחר תאריך ושעה שאף אחד לא יכול לעשות וזה אפילו לא משנה כמה אירוע תכננת. ובחר תאריך ושעה רחוק מדי לעתיד - או יעלה מוקדם מדי - והאורחים שלך ישכחו מזה או שכבר יש להם תוכניות. תסמונת הזהב של ניהול אירועים!
- באופן אידיאלי, אתה רוצה להודיע לאורחים שלך כשבועיים בחוץ. זה נותן להם זמן טוב לעוד אין תוכניות וציר זמן טוב להזמנתם ולהזכרתם פעם או פעמיים לפני שהזמן באמת מגיע. אז שהאירוע שלכם יהיה כמה שבועות למינימום העתידי, אם תוכלו להניף אותו.
3
בחר את המקום שלך. עכשיו כשיש לך מושג מה אתה עושה ומתי אתה עושה את זה, אתה יכול להתחיל לחשוב על מקומות ולגשת למקומות פוטנציאליים עם תאריך ודברים שתצטרך. באיזה סוג של בניין אתה רוצה לארח וכיצד ינוהל המרחב? האם האורחים יושבים על כסאות בשורות, על ספסלים או על שולחנות, או על שטיחי פיקניק בשטח פתוח? האם מזג האוויר יהווה בעיה? האם צריך שיהיה מקום לריקודים, בימת רמקולים או במה? אם כן, תכנן להבטיח שמרחב האירועים יהיה גדול מספיק.
- עדיף תמיד לבקר באתר מראש ולצייר לעצמכם מפת האזור. מפה זו יכולה לשמש כ"תוכנית קרב "ומאפשרת לך לשרטט ולהקצות שטח שולחן, מסלולי שירות לשירות אוכל, גישה לנכים במידת הצורך ונתיבי יציאה, וכן כיצד תקבל את הציוד במקום. כדאי גם לסמן היכן יהיו מחולל החשמל (אם נדרש), ציוד חיצוני כגון מקרר, מכונת קרח, ברביקיו או כיריים (וכו '), וכן היכן יהיו נקודות חשמל וכבלים (אשר עשויים להיות מכוסים בדיסקרטיות עם שטיח) וסכנות בטיחות אחרות שיש לטפל בהן.
- האם נדרשים אישורי ממשל חוקיים ומקומיים? ברוב המקרים נדרשים אישורים לבר, אך גם לרעש מוגזם, גישה לרכב וחניה, בניית מתחמים גדולים כמו ביתן וצרכים אחרים.
טיפ מומחה

מה המומחה שלנו עושה: כשאני עוזר למישהו לבחור מקום לאירוע, אני רוצה להכין תרשים המשווה בין שלוש הבחירות המובילות שלו במקום. בדרך זו תוכלו להשוות בין דברים כמו עלות, כללי המקום, כל ספקים מועדפים, אישורים או ביטוחים נדרשים, ומה נכלל או לא נכלל מבחינת השכרה, כמו שולחנות, כסאות ועיצוב.
4
בחר את כמות האנשים להזמין. כמה אנשים יכולים לטפל בתקציב ובמקום שלך? אירועים מסוימים הם רק כניסה או הזמנה לכרטיס בלבד, ולכן קל יותר לתכנן, אך באירועים רבים יהיו מאחרים, או תוספות כגון ילדים, בני זוג או חברים. וקחו בחשבון שככל שיש לכם יותר אורחים, כך גם אתם צריכים יותר צוות.
- מכיוון שזו יכולה להיות הבעיה הלוגיסטית הגדולה ביותר, זה תמיד חכם להבטיח שיש מקום מספיק לכל האנשים להסתובב באתר.
- במפעלים ישנים יותר הם מכנים את כמות האורחים "פאקס", כך שאם עובדים במרכז פונקציות ואתה רואה "פאקס 150" פירוש הדבר שצפויה 150 אורחים.
5
הסתדר בתקציב. אני מקווה שיש לך כמה אנשים שאתה יכול להישען עליהם כדי לאמוד כמה כסף תצטרך לאירוע זה. האם אתה משלם צוות כלשהו? שוכרים ציוד והמקום שלכם? אספקת אוכל ושתייה? הוצאת חוברות או גלויות? התמקם במספר שנראה אפשרי ופנה אליו את התוכנית שלך. אתה לא רוצה בסופו של דבר לשלם מכיסך בעצמך אם אתה לא צריך.
- יתכן שאתה נמצא במצב בו תוכל לקבל חסויות או תרומות, אך לרובנו אין כל כך מזל. אם אינך צופה עוד קרנות שייכנסו, חובה שתקצר פינות בעת הצורך. במקום שיהיה צוות קייטרינג, הקים פונקציית BYO או פונקציית "להביא צלחת" (קייטרינג הוא מינימלי, אך תצטרכו לספק שולחן אוכל, שידוכים ומקררים). במקום להזמין צלם, הסתובב וצלם בעצמך. היו יצירתיים איפה שצריך!
6
להרכיב צוות. ארגן את צוות השירות שלך (גם אם הם חברים וקרובי משפחה או מתנדבים אחרים) לטפל בחלקים שונים ורלוונטיים, גם אם אינך מנהל אירוע באופן מקצועי, אלא מנהל אירוע משפחתי קטן. ניהול אירועים טוב בקנה מידה גדול עוסק בארגון אנשים שיהיו אחראים על אזורים בודדים באירוע ולוודא שכולם יודעים מה התוכנית.
- הצוות שלך זקוק למתקדמים באותה מידה כמו הצוותים שאתה מזמין והאורחים שלך. הקציב להם חובות בהקדם האפשרי, ותתן להם עדיפות אם אתה יכול. ונסה שיהיו כמה אנשים במצב המתנה - תמיד יש כמה פתיתים בכל חבורה.
7
מסמר את סדר היום. לא יכול להתרחש תכנון נוסף עד שיידע בדיוק מה יקרה באירוע שלך. מתי הדוברים מדברים? האם יש משחקים, פעילויות או מצגות שכדאי לתזמן? כמה זמן האורחים יצטרכו לאכול? עבוד על ציר זמן מפורט למדי לפעילות היום.
- השאירו תמיד חדר קטן להתנועע; אף אירוע לא יהיה בדיוק כפי שתכננת, עד לרגע. אנשים מאחרים, הנאומים לוקחים יותר זמן מהצפוי, התור למזנון לא מדשדש, אתה שם את זה. אז אמנם אתה זקוק למושג טוב על המתרחש, אך הבן שזה למטרות ארגוניות ושום דבר לא כתוב באבן.

מנהל אירועים רגוע ואסוף יכול לעשות פלאים לכל אירוע; מתוח ומתוח שאינו יכול.

חלק 2 מתוך 5: הכדור מתגלגל

1
שלח הזמנות. כי איך עוד אנשים יידעו לבוא?! אתה צריך לשלוח להם הזמנות! וגם זה לא משהו שעליך לקמוט עליו. ההזמנה שלך היא הפנים לאירוע שלך. הרושם הראשוני שאנשים מקבלים ממה לצפות והם בכלל צריכים להגיע. זה חייב להיות טוב.
- קחו בחשבון את ההזמנות האופייניות שלכם - גלויות, פליירים וכו '. אך גם עלו ללא נייר: דוא"ל, עלונים, פייסבוק, טוויטר ואתרים כמו Eventbrite המשמשים כהזמנות, עוקבים אורחים ולוח שנה.
  - תיקון: אם אתה מנסה לגרום לכמה שיותר אנשים להגיע ככל האפשר, השתמש בהחלט בפייסבוק ובטוויטר. אם אתה מנסה לשמור את זה רק ל- VIP, הימנע מפלטפורמות אלה. זה רק לבקש צרות.
2

עקוב אחר אלו שקיבלו. תזדקק לספירת כוח אדם בכדי לדעת כמה ומה כולכם צריכים, אז עקבו אחריכם! זה כנראה לא יהיה המספר שמופיע בפועל, אבל זה אמור לתת לך מושג כללי. אתרים המיועדים לניהול אירועים יכולים לעזור לך בכך - אך כך גם פייסבוק וגיליון אלקטרוני של אקסל.
3
התמודד עם מה שאתה צריך להשכיר. האם תצטרך למצוא, להזמין, להזמין או להאציל צלמים, בונים, מעצבים ומעצבים, דוברי אורח, נותני חסות, בדרנים או להקות, משרדים או אנשי דת, שותפים לריקודים או הפגנות? זה נבון לכלול אותם בחישובי קייטרינג וישיבה כך שארוחה ומקום שולחן יסופק להם אם מתאים או נדרש.
- האם אוכל ומשקאות מסופקים? אם כן, דעו מי יהיה בצוות שישמור על הבישול, ההגשה והניקיון. איזה סוג אוכל אתה צריך להגיש? האם יתכן שיהיו אורחים עם אלרגיה, צרכים צמחוניים או טבעוניים, חולי סוכרת, צרכים דתיים כמו חלאל או כשר, ללא גלוטן וכו '? והאם יהיו תינוקות, ילדים צעירים או קשישים או פצועים שאינם יכולים לאכול אוכל מוצק?
- האם בידור ולוגיסטיקה מאורגנים? חלק זה עשוי להיות משלוח של ציוד מוסיקה, ביתנים או אוהלים ואפקטים דקורטיביים או ניהול במה שתזדקק להם, כגון מיקרופון ומגברים, תאורה, שקעי חשמל, מקרנים ומסכים למצגות שקופיות, מכונות עשן או אפקטים קסומים בימתיים אחרים כגון מראות., באנרים ושילוט תאגידי וכו '.
  - אם אתה מקבל קבלן משנה בחברה כדי להיות בדרנים, התייעץ איתם כדי לוודא שהם מסוגלים לספק ולהקים ציוד משלהם, כמו גם היכן יהיו קטעי הבמה והשירות באתר ומה יהיה לוח הזמנים. בדרך זו תוכלו לגלות מה יהיה עליכם לעשות בכדי לסייע להם.
- קייטרינג, פרחים, בדרנים ואנשים חשובים אחרים מעריכים זמן רב ככל האפשר לתכנון, מכיוון שבדרך כלל יקרה יותר להשיג מוצרים וצוותים לבקשות דחופות גבוהות. היתרון הנוסף הוא אם הם לא יוכלו לקיים את הפגישה שלך, יש לך עוד קצת זמן למצוא אלטרנטיבה.
4
מצא מישהו שיהיה אמן הטקסים (MC). ה- MC לא תמיד מארגן את האירוע לחלוטין, אך הם מארחים את האירוע. זה בדרך כלל חבר במסיבה, שיארגן נאומים, יכריז על אירועים כמו קורסי ארוחות, ריקודים, אורחים בולטים או בידור. קשר עם אדם זה לעיתים קרובות ושמור עליו עדכני. אם הם טובים, הם יעזרו מאוד.
- לפעמים ייתכן שיהיה עליך להיות ה- MC, ובמקרה זה העבודה הופכת לקשה הרבה יותר מכיוון שתצטרך להמשיך לעבוד עד שהכל יסתיים. אז חשוב יהיה להקים את צוות השירות שלך עם מנהלי קבוצות משלהם, כך שתוכל להאציל את מרבית החובות הרגילות אליהם.
5
אסוף את הציוד שלך. כשאתם מזמינים צוות, בדקו ובדקו שוב שהם מביאים את הציוד הדרוש להם. במקרים מסוימים, הם פשוט מספקים לך גופות או סחורות ומשאירים את זה; יתכן שתצטרך למצוא את הציוד בנפרד. ניתן להשכיר, לקנות או אפילו ללוות מהרשת החברתית הענפה שלך. עברו על רשימת הבדיקה שלכם ממפיות למערכות PA ועד לכבלים מאריכים.
- קישוטים הם חלק עצום מכל אירוע. מצעי שולחן, פרחים, מתנות, נרות, בלונים, כרזות או תפאורות לצילום, שטיחים אדומים וכו 'צריכים להיות תמיד מקבלים זמן רב מראש.
6
לכסות את הבסיסים שלך. דבר אחד טירונים רבים שוכחים הם הנקודות הטובות יותר של המתקנים. האם יש מספיק? דוגמאות לכך הן שירותים וחדרי אמבטיה, מקומות חניה לרכב, רמפות לכיסאות גלגלים, מלתחות, חדרי אחסון ומטבח, פחי פינוי פסולת, מקררי יין, גישה לכוח וכו '. אלה מכשולים שניתנים לביצוע רק אם אתה צופה אותם מבעוד מועד.
- חשוב גם מחוץ לאירוע שלך: האם תידרש הובלה ולינה לאורחים או נציגים בינלאומיים או מחוץ לעיר במלונות, כמו גם הזמנות ומקום שנועדו להובלתם כדי להביא אותם לאירוע וממנו?
7
דע עם מי אתה מתמודד. הבנת ההיררכיה החברתית של האירוע שלך - אם זה לא באמת שלך - היא חלק בלתי נפרד מהידיעה כיצד להתמודד עם כל סיטואציה. מכיוון שחיוני שהלקוח יש אמון בך, יהיה עליך לברר:
- מי הם אורחי המפתח - זה בדרך כלל פשוט כשמדובר באירוע חגיגה - כמו החתן והכלה. הלקוח הוא לא תמיד האורח / ים המפתח אך יכול להיות חלק מהקבוצה שלהם, או בכלל לא נוכח.
- מי הם האורחים המארחים - אנשים אלה משמשים לעתים קרובות כמארחים בשולחנות שלהם ונוטים להיות חברתיים טובים ומניעים את האורחים. אנשים אלה מועילים לשמירה על אווירה משמחת ולפתוח שיחה אם הדברים משתתקים, מעודדים אנשים לרקוד או להכיר אנשים לאורחים אחרים ליצור חברויות חדשות. אנשים אלה צריכים להיות אמינים, אך בדרך כלל שימושיים לדעת מכיוון שהם יעדכנו אותך, עשויים להיכנס ולהיות דובר אורח או MC עבורך במקרה חירום ואלה האנשים הכלליים שגורמים לאירוע לזרום בצורה חלקה בקו החזית..
- מיהם שוחרי השלום. אתה צריך להיות מודע בכל עת מי הם אנשי המפתח האלה כפי שאתה צריך לייעץ להם בנושאים ולערב אותם בטיפול בסוגיות ובמחלוקות במידת הצורך. בדרך כלל זה יהיה ראש המשפחה, מטפל או מצטיין ראשי או אבטחה שכירה.
- מיהו מקבל ההחלטות. ברוב המקרים זה אתה עצמך כמנהל, אך כאשר עליך להתייעץ עם אורחים ואין זה נכון לערב את אורחי המפתח (מכיוון שהם בדרך כלל יהיו תפוסים בהיותם מארחים טובים), גלה עם מי עליך להתייעץ במקרה חירום. בסופו של דבר זה יהיה האדם שמשלם את החשבון אם אתה גובה תשלום עבור השירותים שלך, או מי שאתה יכול להחשיב כ"לקוח "כמי שיש לו את האמירה האחרונה בעניין.

כדי לנהל אירוע, התחל בבחירת התאריך, השעה והמקום, ומסמר את סדר היום.

חלק 3 מתוך 5: התקרבות לקו הסיום

1
הכירו את המקום. הרבה לפני האירוע, מומלץ להרחיב את המקום שלך ולהבין איך הכל יוגדר. יתכן שתצטרך לעשות סידורים נוספים כדי להתאים את תוכנית הקומה - כבלים מאריכים, תאורה וכו '. ואם קשה למצוא עבורך, סביר להניח שיהיה קשה למצוא עבור האורחים שלך, אז הקפד לקחת את זה בחשבון גם!
- אם זה תלוי בך, מפה לאן הכל ילך ומתי. אם אין מקום לזה, הוא צריך ללכת. שוחח עם מנהל המקום על איזו עזרה הם מוכנים ומסוגלים להגיש, ואם יש קודי עיר שאתה צריך לעמוד בהם, במיוחד במקרה חירום.
2
שקול להכין ערכות לצוות שלך. הצוותים שלך הולכים לעבוד קשה. על מנת להראות להם את הערכתך ולשמור עליהם בראש המשחק, הכין להם ערכה להעניק בראש האירוע. בקבוקי מים, חטיפי גרנולה, שוקולדים, אותיות הערכה קטנות, כל מה שתמצא לנכון. זה יעלה את המורל גם מההתחלה.
- שקול לקבל להם תגים או קצת מסיבה טובה כדי לגרום להם להרגיש חלק מהאירוע ולזכור אותו עד. וודא שהם נשארים מוזנים ומשקים! חשוב תמיד על הצוות שלך כעל משאבים שאתה רוצה להשתמש בהם בעתיד.
3
יש לבצע צ'ק-אין עם כל הצוותים והצדדים החיצוניים. לפני האירוע, חשוב שיהיו לך את כל הברווזים ברצף. הקפידו לספק הוראות ברורות לצוות שלכם כיצד להגיע לאתר ולתת להם את המספר שלכם או עדיף כרטיס ביקור עם אנשי קשר להתקשרות אם הם זקוקים להוראות. האם יש למישהו שאלות? לא? ונשבר!
- דאג לכולם יהיה נוח עם חובותיהם. ייתכן שאנשים מסוימים לא מוכנים להשמיע קול, אז קרא אותם אם זה אפשרי. האם הם נראים בטוחים ובטוחים? אם לא, הרגיעו אותם, עברו על חובותיהם ושאלו אותם כמה שאלות בסיסיות. אם יש ספק, חבר אותם עם בן / בת זוג מסוגלים יותר.
4
הכן רשימת אנשי קשר וניירת אחרת, במידת הצורך. הארגון האישי שלך חשוב לא פחות מארגון האירוע. אם אתה מסודר והדברים משתלשלים, הכל עדיין יכול להיות בסדר. אבל אם לא, הגיהינום יכול להשתחרר. להלן מספר דרכים להכין את עצמך:
- הכינו דף קשר עם מספרי טלפון וכתובות. האופה חשב שאתה מרים את העוגה? אין בעיה. התקשרו לאשלי שגרה בקרבת מקום - היא יכולה להסתובב ליד המאפייה בדרך לאירוע.
- הכינו רשימת ביקורת. כאשר צוותים מתייצבים, תדעו איזה סחורה, איזה ציוד ואיזה גופות חסרים.
- הכן חשבוניות וחיוב לפי הצורך. ככל שאתה נמצא יותר על המשחק שלך עכשיו, כך יהיו לך פחות בעיות בהמשך.
5
הימנע משינויים של הרגע האחרון. האם סביר להניח שיהיו שינויים אמנותיים תכופים? חתונות ידועות לשמצה בקרב לקוחות המבצעים שינויים בעיצוב ברגע האחרון ולכן כדאי להמליץ ללקוחותיכם על תאריך ניתוק לשינויים. בדרך כלל שבוע לפני שהאירוע עוזב אותו קרוב מאוד, אך הוא מעניק ללקוח גמישות מסוימת ונמנע משינויים של הרגע האחרון שמגיעים מאוחר מכדי שיהיו מעשיים או חסכוניים ליישום.
- אם מדובר בשינויים פשוטים, עדינים או בסיסיים תוך שימוש בקישוטים שכבר מקורות, אז אין זה בלתי סביר להיעתר לבקשות לשינוי. היו מפרגנים ככל האפשר במה שהוא בדרך כלל אירוע מצופה רגשית מאוד.

גם אם לא שולם לאחר האירוע, תודה להם על ההזדמנות לחוות כל כך נהדר לנהל איתם אירוע.

חלק 4 מתוך 5: ניהול האירוע בפועל

1
הגדר הכל. היו הראשונים להגיע לאתר לפקח על ההכנות. ודא שכולם מתייצבים בהתאם והתחל לבצע שיחות טלפון אם לא. סייעו לאלו הזקוקים לסיוע, כיוונו את אלו הזקוקים להדרכה, ותרדו מהדרך כשצריך. אין פציעות עד לאחר האירוע, בבקשה.
- אתה תרגיש קצת יותר רגוע אם תעשה רשימת ביקורת. יש מנה לצוות שלך, מנה לצוותים שכורים, מנה לקישוטים והקמה בסיסית, ומנה לציוד. כאשר הכל מסומן, אז יש לך זמן לנשום.
2
נציג. אל תפחד להאציל. הלחץ העיקרי כשמדובר באירוע הוא זמן. כדי להציל את זה, כל הידיים צריכות להיות על הסיפון - או חפיסות שונות. אם מישהו לא מועיל ככל שיהיה, תן לו לעשות משהו טוב יותר. זה התפקיד שלך. זה לא אתה שולט או חורג מגבולותיך; אתה עושה את מה שאתה אמור לעשות.
- כשאתה נציג, היה תקיף אך מנומס. אמור, "חואן, אני צריך אותך כאן עכשיו כדי לעזור עם הקייטרינגים. תודה." הצוות שלך צריך לצלול יחד כמו שהאירוע עושה. שמור על הכל בתנועה בשחייה על ידי היותך המנהיג שאתה צריך להיות.
3
להיות גמיש. פירוש הדבר לוודא שהדברים נשמרים לפי תזמון סיוע או לקבל תוכניות גיבוי אם הם נקלעים מאחור - ולהיות בסדר עם זה. אם תתחיל להילחץ תאבד את הראש. שום דבר טוב לא ייצא מזה. אז כשהנאום הזה יעבור עשר דקות והרמקול מתעלם מאותות המצוקה הבוטים שלך או מהניסיון שלך לייצר שבץ כדי ליצור הסחה, תירגע. פשוט תתאימו את המתאבן ואף אחד לא ישים לב. אירוע שלם.
- דברים קורים. הם כן. יש להם הרגל רע לקרות. אין שום דרך שתוכל לחזות הכל, וככל שתקבל את זה מוקדם יותר כך ייטב. מנהל אירועים רגוע ואסוף יכול לעשות פלאים לכל אירוע; מתוח ומתוח שאינו יכול. אז תירגעו והלכו עם הזרם - הכל יסתיים בקרוב!
4
עדכן את כולם. בדוק שמספר האורחים והצרכים עדיין נכונים ביום האירוע וייעץ לצוות השירות בכל שינוי בהזדמנות המוקדמת ביותר. אתה צריך להיות סט העיניים הראשון שמבחין אם משהו משתבש.
- התייעץ עם הלקוחות שלך כדי לראות כיצד הם מרגישים; הם עשויים להיות נרגשים, עצבניים, מודאגים, משועממים או סחוטים נפשית או שיש להם בעיה כלשהי שעל חלקם, שבמקרים מסוימים תוכלו להרגיע בהבנה, במילים טובות ובעזרה מעשית. זה חכם לנצל את הזמן הזה כדי להצעיר את ההתלהבות אצל האורחים ובצוות במידת הצורך.
5
עשה את הדבר שלך. אמון וכבד את צוות השירות שלך שישמור על עצמם - אם נתת להם בסיס טוב, הם צריכים להיות בסדר. הציע סיוע במידת הצורך, אך עליהם להיות מנוסים מספיק כדי לא להזדקק לעזרה כלל. הנה כמה דברים שכדאי לזכור:
- פעל כקונסיירז 'או פקיד קבלה בהתחלה, פגש ובירך כל אורח (אם מתאים) בבואו. מסרו את המושכות לידי ה- MC כאשר האירוע מתחיל. תפקיד הניהול יהיה פתרון בעיות פעיל יותר והבטחת כל גב עבודות הבית כמו הכנת אוכל וריצות שירות לתכנון.
- עקוב אחר האורחים ושמור על קשר עם ה- MC לעיתים קרובות ובדיסקרטיות למקרה שהם רוצים (או צריכים) לשנות תוכניות.
- שמור על מרחק מכובד מאורחי המפתח - אחרי הכל, האירוע הוא הכל עליהם - אך יהיה נגיש בקלות על ידי בדיקה ברגעים המתאימים כיצד הם מרגישים שהאירוע מתנהל, כמו גם כל בעיה, בקשה או הצעה שיש להם.
6

לאירועים שיווקיים, תן טייק אווי. אתה רוצה שכל האורחים שלך יזכרו כמה מדהים היה להם. למעשה, אתה בטח רוצה יותר מזה. ביקור באתר, תרומות עתידיות, באז מפה לאוזן, מה שלא יהיה. כדי להבטיח שהאירוע שלכם יהיה האגדה שמגיע לו להיות, תנו טייק אווי. בין אם זו תמונה, עלון או עט, שיש משהו שיזכיר לאורחים את האירוע זו דרך טובה להבטיח שתישארו בראשם.
7
ברכו את עצמכם לאחר האירוע. רוב האירועים נוטים לנהל את עצמם כשהם מתחילים, אך כל העבודה הקשה היא ההכנה שאיש אינו רואה. אז טפיחו לעצמכם על השכם כי מגיע לכם! אוקיי, חזרה להפיל אותו. העבודה עדיין לא הסתיימה!
- לאחר האירוע, קבעו זמן להיפגש ולהודות ללקוח שלכם. מומלץ תמיד להציע מתנה מתאימה ומתחשבת כדי לזכור את זמנם אתכם, שכן הנגיעות הקטנות הללו הן שהופכות את החוויה לעשירה יותר ועשויה לגרום להם להמליץ על השירותים שלכם בעתיד. אם נתת מתנה במהלך האירוע, כמו למשל במרשם מתנות עם האורחים האחרים, אז מתחשב לאחר מתנה כמו פרחים, תצלום ממוסגר של הרגע האהוב עליך באירוע שלהם (כגון חיתוך הסרט, או שיאו של ההצגה, או טקס הענקת הפרס, או נשיקת החתונה, או פיצוץ הנרות על עוגה וכו '), או מתנה אחרת עשויה להיות מתאימה.
8
לנקות ולצאת! בדיוק כמו שאמא אמרה, "השאר את זה באותו מצב בו מצאת אותו," זה נכון לגבי המקום שלך. הכל צריך להיות בדיוק כמו שהיה לפני שהגעת לשם - זה עסק אחד שבו אתה לא רוצה לשרוף שום גשר. אז יידעו את הצוותים שלכם שהגיע הזמן להירסק ואל תתנו להם לעזוב עד שהכל יטופל. ואתה צריך להתפנות גם!
- זה נחמד, בטח, אבל זה גם מונע ממך לחייב יותר ממה שאתה צריך להיות. מקומות רבים יתמודדו עם דמי ניקיון נוספים אם הם מוצאים הזדמנות לעשות זאת. אז עשה את זה כמה שיותר spic כדי להימנע מהעלויות הנסתרות.
9
דאג לתשואות, לתשלומים, ולהודות לכל הצדדים. יתכן שתצטרך לארגן החזרת ציוד שכור או מושאל ובהמשך להתייעץ עם הלקוח בנוגע לחוויה שלו. גם אם לא שולם לאחר האירוע, תודה להם על ההזדמנות לחוות כל כך נהדר לנהל איתם אירוע. אתה יכול לקבל כרטיס ביקור שלהם?
- תודה גם לצוות שלך! וודאו שכל הצדדים מקבלים תשלום (וכל הצדדים שילמו), הגישו קבלות ודאגו לכולם. אתה צריך להיות אחד האחרונים מחוץ לדלת - ולוודא שהוא נעול מאחוריך.

חלק 5 מתוך 5: פתרון בעיות

1
דע כיצד להתמודד עם אורחים מאוחרים ובעיות אורח אחרות. נושא זה הוא נושא נפוץ, ולכן עדיף להיות מוכנים. בגדול, קשה להימנע מעיכובים (כגון בעיות תנועה בלתי צפויות) ונסלחים להם על ידי אורחים שהגיעו בזמן. עם זאת, הנה כמה דברים שאתה יכול לעשות בכדי לעשות כמיטב יכולתך כדי שלא יקרה:
- יש לוודא שההזמנות ברורות לגבי זמן האירוע, ואם מבקשים הענקת מענה, וודאו כי השעה מאושרת. תקשר עם (דרך דף הקשר שלך) עם MC, האורחים הרלוונטיים (לרוב מנהיגי חברי המפלגה), בדרנים וצוות המטבח ברגע שאתה מודע לנושא שאתה לא יכול לפתור בקלות. אם האורחים המעוכבים יהיו במוקד (כגון החתן והכלה), השיטות המקובלות הן:
- צור קשר ישירות עם האורחים / ים המעוכבים כדי לבדוק הערכה. יעץ מיד למטבח לגבי כל ההתפתחויות כדי שיוכלו להאט או להאיץ כדי לשמור על זמן.
- הימנע מליידע בפומבי שהאירוע מתעכב בגלל אורחים מסוימים (מכיוון שהמסיבה תעבוד על כך לבד), אך ייעץ למארחי המפתח או לחברי המפלגה שהודעת לך על העובדה. ספר להם מה אתה מתכוון לעשות, אך הרשה למארחים להציע הצעה מכיוון שהם מכירים את חברי מפלגתם ומה יהיה מתאים בהקשר.
- הקפידו על זמן זהיר ביחס לנאומים. אם אורחים מרכזיים מאחרים, הגישו מתאבן נוסף (מנה ראשונה) ו / או משקה מוקדם מכיוון שהדבר ימנע מאורחים שהגיעו בזמן להשתעמם וישאירו אותם עסוקים.
- לאורחים שהולכים להתעכב ליותר ממה שהגיוני או האפשרי (כמו למשל כאשר מגישים אוכל שפשוט לא יכול לחכות, כמו סופלים), התחילו את האירוע כמתוכנן וכאשר האורחים המעוכבים מגיעים, התחילו אותם במסלול הבא של ארוחה (גם אם זה קינוח).
- ארגן ריקוד נוסף, משחק, נאום או צורת בידור אחרת (במיוחד מוזיקה), וודא שהסחות דעת נוספות, כמו צילומי קבוצה או מסיבה נעשות עד להגעתן ויש לשקול אסטרטגיית גיבוי זו יום מראש.
- עבור אורחים המגיעים בכוונה מאוחרות, זה צריך להיראות כמו לבחירת האורח כי, לא אשמתך כמנהל, כך חובתך היא ראשונה בפני האורחים כי הם כבר בהווה כדי להבטיח שהם טפלו. בקצרה, התנהג כאילו אין שום בעיה והמשיך ללא קשר.
2
דע כיצד לטפל בבעיות אוכל. זה נדיר אם תכננתם דברים בקפידה, אולם תאונות אכן קורות (כמו אורח או ילד צעיר שעושה בלגן של שולחן אוכל, או תאונה במטבח). בשלב מוקדם עליכם להיות מודעים לסוג האורחים כדי שתוכלו לקחת בחשבון מתי ואיפה מוצג אוכל (כמו למשל עבור מזנון) ואיפה יושבים אורחים כאלה.
- יש לנקות באופן מיידי כל נשפך מטעמי בטיחות, גם אם המשמעות היא הסרת שטיח אדום או עיצוב וריהוט רצויים כדי להיות מסוגלים לעשות זאת. אם אי אפשר להסתיר כתם מבלי לפגוע במראהו או בשלמותו של הפריט (כגון עתיק), הרי שהסרה היא חכמה. אם יש לך חילוף, השתמש בזה; אם לא, העבר את הרהיטים או את העיצוב הקיים בעדינות כדי שלא ירגיש חסר.
- מומלץ להשתמש במכשול חבל רך, וילון או מסך בכל פעם שאתה צריך להסתיר את אזור האוכל (כגון מזנון עם מנות שחיקה, או בעת ארגון "גילוי" של המנה הבאה), מכיוון שאורחים מסוימים עשויים לחוש שאם האוכל נמצא את פינת האוכל היא חופשית לכל, כאשר הם רוצים - וזה לא תמיד המקרה.
- ערבב את התפריט. אם לא ניתן לכלול חלק ממנה (כמו תוספת שנשרפה), אל תכלול אותה לחלוטין, מצא אלטרנטיבה, צמצם את מידות המנות למזון נמתח, אך הגדל חלקים ממאכלים אחרים לאיזון. יעץ למארחי הטבלה כנדרש.
- צמחונים לא צפויים, צמחים טבעיים, בעלי אלרגיות למזון, דיאטות דתיות או מיוחדות - שום הפתעה לא צריכה להתרחש עם תכנון נכון - אך אורחים מביאים מדי פעם בני משפחה נוספים, בני זוג או חברים קרובים מבלי לייעץ לכם, במיוחד אם זו לא הזמנה קפדנית - אירוע בלבד. זה בדרך כלל נפתר בקלות. שמור על מספר העובדים בזמן שהאורחים מגיעים וכאשר הם מגיעים לדלת, שאל אם יש דרישות מזון וייעץ מיד למטבח ולצוות השירות.
- לקבוצות גדולות ובלתי צפויות שאינן שברים, שלח חבר צוות למטבח כדי לבצע חשבון, ובמידת הצורך לנסוע לאסוף עוד ציוד. מטבחים בדרך כלל מספקים יותר מדי כיסוי לתאונות ולעתים קרובות יותר יש ביטולים מאשר אורחים בלתי צפויים. ניתן למתוח מנות מוגבלות כאשר מספקים חומרי מילוי נוספים, כמו לחמניות, מנות סלט או ירקות, אשר ניתן לרכוש במהירות מרכיבים מסופרמרקטים מקומיים.
3
דע להתמודד עם ילדים. זה חכם לזכור שמנהלים רבים עשו טעויות חמורות בזלזול האינטליגנציה או בשכחת הצרכים והרצונות של ילדים באירועים, מכיוון שיש להם אותם צרכים ורצונות כמו המבוגרים - שיהיה להם זמן טוב ולא ישעמם. זכרו כי גם הוריהם נעלבים לעיתים קרובות אם האירוע אינו נותן מענה לילדיהם. בפועל, עדיף לבקש הענקת מענה לכל ילד שעשוי להגיע.
- לילדים צעירים (מתחת לגיל 10) עדיף לתת אוכל או חטיפים מוקדם מכיוון שאירועי ארוחת ערב רבים מקיימים את הארוחות כבר בשעה 20:00, וזה הרבה יותר מאוחר ממה שרוב הילדים רגילים. האוכל המסופק צריך להיות מהנה ובריא אך מיוחד כמו תפריט המבוגרים כמו שההורים מעריכים נגיעות מיוחדות לילדיהם - זה מקל על עבודתם כך שהם יכולים ליהנות כאורחים בפני עצמם.
- מעל גיל 10 זה בדרך כלל בסדר שמגישים להם אוכל למבוגרים ומנות, גם אם הם לא אוכלים את כל זה, אלא מציעים להם את תפריט הילדים (באישור ההורה) אם הם לא נראים מעוניינים באופציות. זה היה ידוע גם כי מבוגרים צעירים בגילאי 13-18 מבקשים לעיתים קרובות אוכל זהה לצעירים, כמו המבורגר וצ'יפס לעומת אוכל רשמי יותר במסעדה, וזה היה טריק שנמצא בשימוש תדיר כדי למתג מחדש את תפריט הילדים כ- "תפריט חלופי" לקבוצת גיל זו של אורחים. זה מאוד חכם לשחק בטוח ולדון עם אורחים מרכזיים לגבי התוכניות שלכם לשמור על צעירים ומבוגרים, הרבה לפני התאריך.
- יש לספק אזור נפרד לאמהות עם ילדים צעירים לצרכיהן כגון הפסקות שירותים / שירותים, הנקה (וכו '), ומקום לילדים צעירים מאוד לישון בו אם הם עייפים.
4
דע כיצד להתמודד עם אורחים רועשים או שיכורים, מתנגש שערים ובעיות אורח אחרות. באופן אידיאלי זה לעולם לא יקרה, אבל זה קורה - אירועים משפחתיים או ארגוניים. פוליטיקה ודרמה לעיתים קרובות יוצאים באירועים שכחוץ מבחוץ לא הייתם מודעים אליהם. תכין את עצמך.
- שאל את הלקוח או אורחי המפתח לפני אירוע הסבירות לנושאים כאלה, או עם אורחים מארחים נבחרים אם לא מתאים לדון בסוגיות אלה עם אורחי המפתח, כך שתוכל להבטיח שאנשים יושבים במקומות שלא לגרום לבעיה. גייסו את צוות השירות או אורחי המפתח שישמשו כמפקחים לא רשמיים, כדי לפקוח על הנושאים ולהיכנס כנדרש. באופן קפדני, חובתכם היא להבטיח שהאירוע יתנהל בצורה חלקה, אך רק היכן שהוא מתאים, ולהישאר מחוץ לנושאים שהם עניין פרטי. לכן, עליך להיות מודע למי בתוך המפלגה "מקבלי השלום" של הקבוצה.
- מכיוון שזה יכול להיות עבודה קשה לסרב לאלכוהול לאורח שיכור, או להתמודד עם אורח שיכור שנוטה לכעס או אלימות, זה חכם לגייס אורח שוחר שלום ולערב רק אכיפת חוק במידת הצורך לאחר התייעצות עם אורחי המפתח.. אפילו באירועים קטנים או באירועים בחצר האחורית כאשר אלכוהול נשמר לעיתים קרובות בקופסת קרח עבור האורחים כדי להגיש את עצמם, חשוב באותה מידה להיות מודעים.
- שערים קשים הם קשים. אם זה יקרה, פנה אותם באופן לא פולשני אם מתאים - התייעץ עם אורחי המפתח שלך כדי לוודא שהם לא רצויים. עבור שומרי סף בקנה מידה גדול ורועש או פוגעני, חובתך להגן על האורחים הקיימים במקומות המתאימים ולהתקשר לביטחון או למשטרה אם הם לא יעזבו לאחר שהתבקשת לעשות זאת בעצמך ו / או אורחי המפתח.
- לעתים קרובות האורחים מדשדשים כרטיסי שם בהתחלה היכן הם יושבים, כך שבסופו של דבר הם יושבים ליד אנשים שהם רוצים, או ליד שולחן שהם רוצים. זה חכם לבדוק עם אורחי המפתח עד כמה זה מותר לטענתם. בדרך כלל היית צריך לארגן תוכניות שולחן מראש ולקבל אישור מאורחי המפתח. יכול להיות שאנשים חייבים להיות ליד שולחנות מסוימים, אז זה חכם להשאיר אנשים מחוץ לחדר האוכל עד הזמן. לעתים קרובות לובי, מבואה או אזור בר משרתים מטרה זו, ואם זה חשוב מאוד בגלל בעיות משפחתיות, זה חכם לקבץ אנשים יחד ולהעביר אותם בהמוניהם לשולחנות הנפרדים על ידי כל האורח המארח ואנשי השירות שיושיבו אותם. הסדר הראוי שלהם.
5
דע כיצד להתמודד עם מזג אוויר סוער. גשם פתאומי, בלתי צפוי או שלג יכולים להיות נפוצים בחלקים של העולם; כמו כן, גלי חום או חזית קרה יכולים גם להוות בעיה. אמנם אירועי מזג האוויר אינם בדרך כלל נושא אם אתה בבית, אך בחוץ מקשה על העניינים. אם צפוי מזג אוויר גרוע, שקול להזיז את מיקום האירוע. אם לא ניתן להעביר או לתזמן את האירוע, הזמינו אוהל או ביתן גדול (אומנם זה יכול להיות יקר בהתראה קצרה). חשוב לעקוב אחר התפתחויות מזג האוויר תוך כדי תנועה; מעט מאוד ניתן לעשות כדי להציל אירוע מושפע ממזג האוויר, אז הפוך את המיטב ממה שיש לך.
- באזורים רבים בעולם קיימות כיום פוליסות ביטוח במקרה של מזג אוויר קשה או בעיות אחרות. אם אתם באזור הידוע במזג אוויר משתנה באופן בלתי צפוי, מומלץ לקבל הצעת מחיר אם יתכן שיש סיכוי שהאירוע יצטרך לתזמן מחדש מכיוון שהוא לפחות יכסה את הלקוח בעלות הארכת השכרת ציוד, אתר ושירותי שירות.

ה- MC לא תמיד מארגן את האירוע לחלוטין, אך הם מארחים את האירוע.

טיפים

שמרו על מקום קטן עם גישה נוחה לדברים כמו מפיות נוספות לשפכים, מטפים, ערכת העזרה הראשונה ואחרים. אם הדברים מסתדרים כשורה, לא תזדקק להם, אך לאירועים גדולים עדיף להיות בטוח.
עבור עייף, מג'ט-לג או סחוט נפשית אורחים מרצים אורחים, זה חכם כדי לבדוק איתם או עוזריהם על שלהם רווחה ובמידת הצורך, להזמין טיפול ספא ועיסויים או בדרך מתאימה אחרת כדי להצעיר אותם. זה עשוי גם להבטיח שיש להם אוכל שנשלח אליהם אם לא אכלו זמן מה, או תרופות כלשהן אם הם מעט גרועים (כגון כאב ראש קשור לטיסה או כאבי בטן). הפנה אותם לרופא במידת הצורך. אורחים ועייפים אורחים עייפים יכולים להרוס אירוע ולא משנה על אילו מכשולים אחרים הייתם צריכים להתגבר בלילה.
המטרה היא להבטיח שכולם יוכלו לראות ולשמוע את הבמה, המוסיקה או הנאומים.
זה גם חכם לזכור שתמיד זו זכות לנהל את האירוע של מישהו אחר, למרות שזה יכול להראות מלחיץ וקשה, מכיוון שתרומתך עשויה לגרום לאנשים רבים להיות מאושרים מאוד, להשאיר אותם עם חוויה שהם יזכרו כל חייהם, בעוד נותן לך מגוון של מיומנויות שאתה יכול להשתמש בחיי היום יום שלך.
כמנהל ייתכן שיהיה עליך לשמש כמארח מאולתר, או אפילו כשותף לריקודים כדי להבטיח שהאירוע ישגשג. זה חכם לפתח מיומנויות להיות דובר ורקדן מסוגל בעצמך, אך יחד עם זאת להאציל את תפקיד הניהול לחבר צוות אחר שעשוי לכסות אותך בינתיים. המטרה היא להבטיח שאיש לא ישב ליד שולחן שקט.

קרא גם: איך קונים הזמנות לחתונה?

כיצד לנהל אירוע?

צעדים

חלק 1 מתוך 5: מסמר את היסודות

חלק 2 מתוך 5: הכדור מתגלגל

חלק 3 מתוך 5: התקרבות לקו הסיום

חלק 4 מתוך 5: ניהול האירוע בפועל

חלק 5 מתוך 5: פתרון בעיות

טיפים

שאלות ותשובות

תגובות (12)

קרא גם: