איך לכתוב בצורה ברורה בטקסטים ובהודעות?
בדיוק כמו בעת כתיבת טקסט, ידיעת הנקודה בהודעת הדוא"ל שלך תעזור לך להישאר מרוכזת בה.
כתיבה בבירור יכולה להיות מאבק, במיוחד כאשר אתה מעוניין להעביר מידע רב במרחב קטן, כמו טקסט או הודעת דוא"ל. כתיבה ברורה יכולה להיות מועילה גם כאשר מתכננים תוכניות עם חברים, שולחים מיילים למקורבים עסקיים או לעמיתים, ומצבים אחרים. ישנן דרכים בהן אתה יכול להבהיר את עצמך בטקסטים, כמו על ידי הישארות בנושא ושימוש בסמלי הבעה. בדוא"ל, דברים כמו כותרת נושא רלוונטית ושימוש בכינויים מותאמים אישית יכולים לעזור. לאחר השימוש בעצות אלה, אם אתה עדיין מוצא שאתה מתקשה לכתוב בבהירות, ישנן דרכים בהן תוכל לשפר גם את הטכניקה שלך, כמו למשל באמצעות מבנה משפט פשוט.
שיטה 1 מתוך 3: להיות ברור בטקסטים
- 1קבעו את הקהל שלכם. קהל מתייחס לאדם או לאנשים שיקבלו את הטקסט שלך. עם חברים ובני משפחה, אתה יכול להיות הרבה יותר נינוח עם השפה שלך וידידותי עם הביטויים שלך. עם מכר או עמית לעבודה, סביר להניח שתרצה להיות רשמי ומנומס יותר.
- 2זהה את מטרת הטקסט שלך. ידיעת מטרת הטקסט שלך תעזור לך להישאר בנושא ולחתוך למרדף. זה לא אומר שעליך לדבוק רק בנקודה, אך נושא הטקסט שלך אמור להוות את מרכיבו.
- כשאתה כותב טקסט, שאל את עצמך לכל חלק בו: "זה באמת חשוב? האם זה משנה לנושא שלי?" אם התשובה היא לא לאחת משאלות אלה, סביר להניח שתמחק את החלק המדובר.
- טקסטים לחברים ולמשפחה עשויים להישמע קרים אם רק תיצמד לנושא. אולי כדאי להתחיל עם נעים, כמו, "הרבה זמן לא נראה", או "איך היה לאחרונה?" לאחר מכן תוכל לעבור לנושא שלך.
- 3התחל טקסטים עם המסקנה שלך. עם הודעות ארוכות יותר, עיקר הטקסט שלך יכול לפעמים ללכת לאיבוד. במקרים מסוימים, הנמען עשוי להסיח את דעתו באמצע הקריאה ורק לרדת על השאר. כדי למנוע את מטרת הטקסט שלך ללכת לאיבוד, התחל עם המסקנה שלך או מהסיבה להודעה.
- לדוגמא, אם אתה כותב להקים הפעלת hangout, התחל בזה והוסף פרטים לאחר, כמו, "היי ג'ון, רוצה לבלות? אני פוגש את ג'ו ודבורה בשעה 16:00 בארקייד."
- דוגמה נוספת להתחלה עם המסקנה תחילה עשויה להיראות בערך כמו: "מרי לא יכולה לבוא לקמפינג. יש לה פגישה של רופא ובדיקה גדולה מתקרבת. היא די מאוכזבת."
אולי כדאי להתחיל עם נעים, כמו, "הרבה זמן לא נראה", או "איך היה לאחרונה?" - 4הימנע מסלנג וז'רגון. במקרים מסוימים, כמו כשמדברים עם בני גילך, סלנג יכול להיות דרך מועילה לתקשר את הרגשות שלך ולגרום לטקסט להישמע שיח יותר. עם זאת, לפעמים הנמען לא יכול להבין את הביטויים הללו. כשאתה מנסה להיות ברור, השאר את הסלנג והז'רגון מחוץ לטקסטים שלך.
- ז'רגון היא מילה מהודרת לשפה מיוחדת המשמשת במקצוע או בקבוצה חברתית. לדוגמא, גיימרים מקוונים משתמשים לעתים קרובות במונחי הז'רגון: noob, gank, afk, bbl, ftw ועוד.
- 5הגה את ההודעות שלך. אתה לא צריך לזחול מילה אחר מילה דרך הטקסט שלך, לתהות על פסיקים וכאלה. הצצה מהירה דרך המסר שלך אמורה להספיק ברוב המקרים כדי שתוכל לאתר שגיאות או נקודות לא ברורות. תקן את אלה כשאתה מוצא אותם.
- אם אתה מוצא את עצמך הולך קדימה ואחורה אם חלק מסוים בטקסט נכון, זה בדרך כלל סימן טוב שניתן לשפר אותו, גם אם זה לא נכון מבחינה טכנית מבחינה דקדוקית.
- 6העבירו טון עם סמלי הבעה במקומות המתאימים. סמלי הבעה הם דרך לתקשר משהו בצורה גרפית. אלה כוללים דברים כמו רגשות, פעילויות ועוד. על ידי הוספת פנים סמיילי או פנים זעוף, אתה יכול להוסיף היבט רגשי לטקסט שלך כדי להעביר טוב יותר את הרגשות שלך. ברוב המקרים סמלי הבעה אינם נחשבים מתאימים לטקסטים רשמיים או עסקיים. להלן מספר דוגמאות של סמלי הבעה.
- פרצופי סמיילי::-),:), ^ _ ^,:]
- צחוק / חיוך גדול:: - ד,: ד, = ד
- סמיילי בוכה:: '(, T_T,: * (
- עצבני / כועס:>: [,> _ <,>:(
- האזנה למוזיקה: d -_- ב
שיטה 2 מתוך 3: חיבור הודעות דואר אלקטרוני ברורות
- 1שקול את הקשר שלך למקבל ההודעה. עם חברים קרובים ומשפחה, סביר להניח שתרצה לקחת נימה יותר מדברת עם המסר. עם זאת, בעסקים, בדרך כלל צפוי שתעביר את נקודת המסר שלך מבלי לבזבז זמן על נעימות.
- גם עם חברים ובני משפחה, אם אתה רוצה שמסר יהיה ברור ככל האפשר, שקול להפיל נעימות כמו "מה שלומך", ולהגיע במקום ישר לעניין.
- 2קבע את נקודת המסר שלך. בדיוק כמו בעת כתיבת טקסט, ידיעת הנקודה בהודעת הדוא"ל שלך תעזור לך להישאר מרוכזת בה. נושאי המסר הפופולריים כוללים: עריכת תוכניות, בירור עניינים עסקיים, שאלת שאלות וכן הלאה. עקוב אחר המסר שלך על ידי התבוננות בכל חלקי ההודעה ושאל:
- "האם זה חלק מההודעה הדרוש בכדי לתקשר את הנושא שלי?" אם לא, עליך למחוק את החלק המיותר.
- "האם משמעות ההודעה שלי תשתנה אם אמחק את החלק הזה?" אם לא, תמשיך למחוק אותו.
עם זאת, בעסקים, בדרך כלל צפוי שתעביר את נקודת המסר שלך מבלי לבזבז זמן על נעימות. - 3כתוב כותרת נושא רלוונטית, במידת הצורך. כותרות נושא יכולות להיות מסובכות. המפתח כאן הוא להעביר את הנושא שלך. כותרת הנושא שלך לא חייבת להיות אמנותית, כמו שם הספר. זה יכול להיות משהו פשוט כמו:
- שאלה קצרה
- עדכון סטטוס בפרויקט
- הזדמנות עבודה RE
- מסיבת יום הולדת
- 4התאם אישית את המסר שלך. מסרים שנשמעים קליניים מדי יכולים גם לגרום להם להישמע מרוחקים. זה יכול לגרום לזה להיראות כאילו ההודעה שלך לא נוגעת למעשה למקבל. כדי למנוע זאת, השתמש בשפה כוללת, כמו הכינויים "אתה" ו- "אני".
- לדוגמא, במקום לומר "הלקוחות צריכים להגיע 15 דקות מוקדם עם כל הניירת שלהם" אתה יכול לומר, "אתה צריך להגיע 15 דקות מוקדם עם הניירת שלך."
- דוגמה נוספת, במקום "ABC Corp לא מחזירה את פריטי הלקוחות אחרי 30 יום" אתה יכול לומר "אנחנו לא יכולים להחזיר את הפריטים שלך אחרי 30 יום."
- 5בדוק אם קיימים שגיאות כתיב ודקדוק. באופן כללי, אתה אמור להיות מסוגל להציץ בדוא"ל ולבחור את רוב שגיאות האיות והדקדוק. באמצעות אימיילים עסקיים, ייתכן שתרצה להשקיע דקה-שתיים נוספות בבדיקה כפולה של הכל.
- לעתים קרובות במצבים עסקיים, איות נכון ודקדוק מתפרשים כמקצועיים יותר.
- שירותי דוא"ל רבים מציעים בודק איות. במיוחד אם אינך בטוח ביכולת האיות שלך, זוהי דרך מהירה וקלה להגהה בהודעות הדוא"ל שלך
שיטה 3 מתוך 3: שיפור הטכניקה שלך
- 1השתמש במבנה משפט פשוט. קל יותר לעקוב אחר משפטים קצרים. משפטים ארוכים, גם אם הם דקדוקיים, עלולים לגרום לבלבול. הפשטו עוד יותר את מבנה המשפט שלכם באמצעות אדם - פעולה - מבנה נושא. אם אתה נותן הוראות, אתה יכול לעיתים קרובות להשאיר את האדם ולהשתמש במבנה פעולה - נושא. לדוגמה
- "טום ניצח את המשחק." (P - A - S)
- "אלכס רואה טלוויזיה." (P - A - S)
- "רענן את דף האינטרנט." (כפי ש)
- 2כתוב בקול הפעיל. קול פעיל מקרב את עושה הפעולה קרוב לפעולה הנעשית. קול פסיבי, ההפך מקול פעיל, מפריד בין העושה לזה שנעשה. זה יכול להקשות על כתיבה. השתמש תמיד בקול פעיל במידת האפשר כדי לשפר את בהירות הכתיבה שלך.
- פסיבי: המשחק שיחק במסיבה על ידי חברי.
- פעיל: החברים שלי שיחקו את המשחק במסיבה.
- פסיבי: הילד הותקף על ידי החתלתול המרושע.
- פעיל: החתלתול המרושע תקף את הילד.
כתיבה בבירור יכולה להיות מאבק, במיוחד כאשר אתה מעוניין להעביר מידע רב במרחב קטן, כמו טקסט או הודעת דוא"ל. - 3בחרו פעלים חזקים. אחד הפעלים החלשים הנפוצים ביותר הוא "להיות" וצירופיו (am, is, are, was, were, be, being, been). במקרים רבים תוכלו לבחור פועל פעיל שהוא תיאור וברור יותר. להלן דוגמאות:
- פועל חלש: אחת הדרכים לכתוב ברור יותר היא להשתמש בפעלים חזקים.
- פועל חזק: השתמש בפעלים חזקים כדי להבהיר את הכתיבה שלך.
- "הכותב עושה פשטנות יתר על כמה קשה להשתמש בפעלים חזקים" יהיה חזק יותר שכן "הכותב מפשט יתר על המידה את הקושי להשתמש בפעלים חזקים."
- 4קרא לעתים קרובות. ככל שתקראו יותר כך תיחשפו למילים, רעיונות, דקדוק וכדומה. זה באופן טבעי ישפר את יכולת הכתיבה שלך. אפילו קריאת הרומן הבדיוני המועדף עליכם תשפר את יכולתכם ליצור קשרים, אשר תשפיע לטובה על יכולת הכתיבה שלכם.
- אם אין לך זמן או עניין לקרוא ספר באורך מלא, תוכל להירשם למגזין, עיתון או גרסה מקוונת של אחד מהם.
- אפילו קריאה של כמה עמודים ביום תסייע בשיפור כישורי הכתיבה שלך. אל תרגיש שאתה צריך לסיים ספר במגבלת זמן. כל מעט יעזור.
קרא גם: איך לשנן נאום בלילה אחד?
