איך להיות תמציתי?
בעידן זה של עומס מידע, להיות תמציתי הוא מיומנות חשובה.
בעידן זה של עומס מידע, להיות תמציתי הוא מיומנות חשובה. בין אם אתה מדבר בפגישה, מעביר מצגת או כותב מאמר, עליך להישמע ולהבין במהירות לפני שתאבד את תשומת לב הקהל שלך כיצד תוכל להעביר את עיקריך מבלי להציף את הקהל שלך במידע לא רלוונטי? תכנן בזהירות וערוך את עצמך על מנת להגיע לנקודה כמה שיותר מהר מבלי לאבד פרטים חשובים.
שיטה 1 מתוך 4: דיבור תמציתי
- 1תכנן לפני שאתה מדבר. בחר מה שאתה רוצה להגיד לפני שאתה אומר את זה. זה יעזור לך להעביר את הנקודות החשובות ביותר מבלי להכות סביב השיח. אם אתה נושא נאום, כתוב סקריפט ויצמד אליו. אם אתה מדבר מחוץ לשרוול, קח רגע קצר כדי לתכנן את החלקים החשובים ביותר של מה שאתה רוצה לומר.
- תחשוב איך היית אומר משהו אם יש לך רק כמה דקות. מה אתה צריך לכלול? מה אתה יכול להשאיר בחוץ?
- לדוגמה, אם אתה נותן עדכון לפרויקט בפגישה, אתה כנראה לא צריך לדון בכל הצעדים שעשית כדי לעבוד על משהו. במקום זאת, דבר על התוצאות שהשגת עד כה בפרויקט.
- 2הכירו את הקהל שלכם. חשוב לדעת מי מאזין לך מדבר. זה יעזור לך לקבוע כמה הסבר אתה צריך לתת, או איך אתה יכול לקצץ פינות.
- לדוגמא, אם אתה מדבר עם עמית שמבין את עבודתך, אינך צריך להשקיע זמן רב בהסבר על מושגים בסיסיים. אם אתה מדבר עם קהל שאינו מכיר את עבודתך, ייתכן שיהיה עליך לתאר עוד.
- 3העבירו תחילה את הרעיון המרכזי. התחל את השיחה שלך עם הרעיון החשוב ביותר. תן לקהל שלך את הכותרת הראשית של מה שאתה רוצה להגיד. זה גם עוזר לקהל שלך לעקוב אחר קו החשיבה שלך. הנקודה החשובה ביותר שלך לא תלך לאיבוד.
- אנשים נוטים להקשיב הכי קרוב ל -30 השניות הראשונות של הנאום, אז תביא לחלק הראשון הזה לספור.
- 4דלג על פרטים מיותרים. חשוב על הפרטים שהמאזין צריך לדעת. אלא אם כן זה רלוונטי ישירות, המאזין כנראה לא צריך לדעת את היסטוריית החיים של מישהו בסיפור שלך, או את צבע קולר הכלב. השאירו סוגים אלה של פרטים.
- 5השתמש בתיאורים פעילים. בחר מילים משמעותיות שאומרות הרבה. הישאר הרחק ממבני משפט פסיביים, כגון "יש" ו"יש לנו ". אמרי הצהרות הצהרתיות שמגיעות לעניין באופן מיידי. בחרו דרכי דיבור שאורזות משמעות רבה בפחות מילים.
- 6השאר ממוקד. נסו לא להסיח את דעתכם כשאתם מדברים. הישאר בנושא מבלי לצאת למשיק על משהו שאינו קשור ישירות לנושא הנדון.
- 7שימו לב לנאום שלכם. התחל להקשיב כמה זמן לוקח לך להגיע לנקודה. זה יעזור לך להתחיל להבין איפה אתה יכול לקצץ מילים ונטיות מתוך הדיבור שלך. אז אתה יכול לעבוד על להיות תמציתי.
- האם לעתים קרובות אנשים מבקשים ממך לחזור על עצמך?
- האם אתה מרבה להשתמש ב"מה שאני מתכוון הוא... "כשאתה מדבר כדי להבהיר את הנקודות שלך?
- האם אתה משתמש במילים כמו "אום" ו"אה "?
- 8תרגלו לדבר בתמציתיות. כאשר אתה בטוח בכישורי הדיבור שלך, סביר יותר שתדבר בקצרה ובאופן ישיר. אם אתה מרגיש עצבני או שאתה חסר ביטחון, הדיבור שלך עשוי להתחיל להתמלא ב" ums "ו"אה."
- נסה להתאמן מול חבר מהימן. אדם זה יכול לתת לך משוב על הנאום שלך.
טיפ מומחההמומחה שלנו מסכים: תרגול הנאום שלך מכין את גופך להתמודדות עם חרדת הדיבור בציבור. רוב האנשים מתחילים להסתובב או להשתמש במילות מילוי מכיוון שהם מפחדים לדבר. כאשר אתה חרד, רמות הקורטיזול שלך (הורמון לחץ) עולות, מה שמקשה על מחשבותיך לעבור בתמציתיות. על ידי תרגול הדיבור שלך, אתה יכול לאמן את גופך להתמודד עם חרדה טוב יותר.
אז אתה יכול לעבוד על להיות תמציתי.
שיטה 2 מתוך 4: כתיבה תמציתית
- 1תכנן את מה שאתה רוצה לכתוב. מילוליות או ערפול יכולות להתרחש כשאתה לא בטוח מה אתה רוצה לומר. הימנע מחוסר בהירות על ידי מתאר לפני שאתה כותב.
- נקוד את הנקודה העיקרית שלך ובצע אותה עם 3-5 נקודות תומכות.
- 2התחשב בקהל שלך. תחשוב מי יקרא את הכתיבה שלך. כתוב כראוי כך שהקהל שלך יתפוס את המשמעות שלך.
- לדוגמה, אם אתה כותב משהו טכני, שקול את רמת ההבנה של הקהל שלך. יתכן שתצטרך להשתמש במרחב כדי להסביר מושגים.
- אם אתה כותב מכתב לעורך, זכור שממילא ייתכן שתחתוך את המכתב שלך. אל תתנו למשמעות המכתב שלכם להשתנות מכיוון שעורך העיתון חתך חצי מדבריכם.
- 3דע את מגבלת המילים שלך. לרוב העבודות הכתובות שהוקצו יש מגבלת מילים. מגבלה זו מאלצת אותך להיות תמציתי. אם לא מוגדרת לכם מגבלת מילים, הטילו מגבלה משלכם. חשוב על אורך מתאים כדי שהקורא שלך לא ישתעמם.
- 4כתוב בשפה פעילה. שפה פעילה מזהה משמעות בצורה ברורה ומהירה במשפט. אנשים נוטים להבין שפה פעילה מהר יותר. הקולי הפעיל נותן קרדיט על פעולה, להכריז מה קרה.
- לדוגמא, במקום לכתוב "החתול נרדף על ידי כלב", כתוב " הכלב רדף אחרי החתול."
- יתכן שתצטרך להשתמש בשפה הפסיבית במקרה של כתיבה עדינה. לדוגמא, במקרה זה, "נעשתה שגיאה...", ניסוח פסיבי מרכך את המשמעות.
- 5הפוך כל מילה לשרת מטרה. בחר את מילותיך בקפידה כך שלכל מילה תהיה פונקציה ספציפית. אם אתה יכול באותה קלות להשאיר מילה או ביטוי מבלי לשנות את המשמעות שלך, עשה זאת.
- 6השתמש בכלל בשתי השורות. הכלל בן שתי השורות מתייחס לאורך המשפטים שלך. אם המשפט שלך תופס שתי שורות או יותר על דף נייר (או שהוקלד במחשב), התחל להסתכל על הניסוח שלך כדי למצוא מילים מיותרות. מה אתה יכול לחתוך כדי שתעביר את אותה משמעות בשורה אחת?
- אם אתה עדיין זקוק לרוב המידע במשפט, שקול לפרק אותו לשני משפטים קצרים יותר.
החלף ביטויים מילוליים במילים מדויקות ותמציתיות.
שיטה 3 מתוך 4: עריכת העבודה שלך
- 1ביטול מילים מיותרות ומיותרות. אתה יכול להשתמש במילים רבות מהנדרש כדי להסביר את הרעיון שלך. לעתים קרובות יותר מאשר לא, מילים אלה הן מילוי, ותופסות מקום יקר בכתיבתך. הוצא יתירות והסברים נוספים מהכתיבה שלך.
- כמה מילות מילוי אופייניות הן: "סתם", "כמה", "זה", "אבל" ו"ואז ואז ".
- סדר מחדש ביטויים לצורת הרכוש. אתה יכול להשתמש בביטוי כמו "עלי הצמח". סדר מחדש את זה לצורה הקניינית, וכתוב במקום זאת "עלי הצמח". זה שומר על אותה משמעות ומבטל שתי מילים מיותרות.
- 2החלף ביטויים מילוליים במילים מדויקות ותמציתיות. הוציאו תיאורים ארוכים והחליפו אותם במילים מדויקות יותר. לדוגמא, אמור שכתבת, "זה לא המקרה שכל המלכים, המלכות והנסיכים ההיסטוריים גרו בטירות מאוד גדולות ויפות מאוד." אפשר לקצר את זה ל: "לא כל בני המלוכה גרו בטירות בזבזניות."
- השתמש בתזאורוס כדי למצוא שם נרדף תיאורי למונח כללי.
- אל תגזימו בבחירת מתארים. במקרים רבים המילה או הביטוי הפשוטים ביותר הם הטובים ביותר. הקורא יתפוס את משמעותך במהירות רבה יותר. לדוגמה, החלף את "utilize" ב- "use", או החלף את "terminate" ב- "end".
- 3הימנע משימוש מוגזם בשינויים נפוצים. חלק מהשינויים, כגון "מאוד" ו"אמת ", מנוצלים יתר על המידה עד כדי כך שהם נהיו משעממים ואינם מוסיפים תחושה נוספת למשפטים. הסר רבים מאלה מבלי לשנות את משמעות המשפט.
- 4הדפס עותק קשיח לעריכה. עבור לבית הספר הישן עם הכתיבה שלך ולעבוד מתוך עותק קשיח. מספק לחצות מילים מיותרות בעט אדום. ראה כמה אתה יכול לגזור מבלי לאבד את המשמעות המקורית שלך.
- 5קרא את עבודתך בקול רם. הקדש מספר דקות להאזנה למילים מיותרות. האם הכתיבה זורמת באופן טבעי כשאתה אומר את זה בקול רם?
- בקש ממישהו להקשיב לך שקורא את העבודה שלך. הוא אולי ישמע מילים מיותרות או מיותרות אחרות שאתה לא תופס.
אם אתה מדבר עם קהל שאינו מכיר את עבודתך, ייתכן שיהיה עליך לתאר עוד.
שיטה 4 מתוך 4: תרגול תקשורת תמציתית
- 1הצטרף לטוסטמסטרים. Toastmasters הוא ארגון בינלאומי המלמד ומחדד מיומנויות דיבור ומנהיגות. מקבלים מטלות דיבור קבועות ותבצע אותן מול קבוצה תומכת.
- חפש באתר Toastmasters כדי למצוא פרק מקומי.
- 2הקליט את עצמך מדבר. האזן לנאומים ולמצגות שלך כדי לתאר מקרים של כשאומרים "אממ", "כמו" ו"אה ". ברגע שתהיה מודע לביטויים אלה, תהיה לך סיכוי גבוה יותר לחסל אותם מהדיבור שלך.
- 3קבל עורך. זה עשוי לעזור שמישהו אחר יסתכל על הכתיבה שלך. עורך יכול לתת לך עצות כיצד לייעל את הכתיבה שלך. אדם זה פחות קשור לכתיבתך וסביר יותר להציע קיצוצים שאולי לא תבצע בעצמך.
- 4עבודה על שפת גוף. כשיש לך שפת גוף בטוחה, תהיה בטוח יותר בנאומך. שפת גוף בטוחה כוללת:
- קשר עין קבוע
- מחזיקים את הכתפיים והגב ישר
- בלי להתעסק
- מחייך
- שרירים רגועים
קרא גם: איך לכתוב סיפור אהבה?
תגובות (2)
- שימושי מאוד. תודה.
- זה יצירה מצוינת.
