כיצד להגן על פרטיותך במהלך מעבר משרד?
כאשר אתם מעבירים רשומות חברה ממיקום אחד למקום אחר, חשוב לחתום על חוזה רשמי או הסכם עם חברת ההובלות שלכם.
מהלך במשרד דורש סבלנות ומיומנות לוגיסטית טובה. שמירה על שיטות עבודה מומלצות ביחס לפרטיות מחייבת התייחסות לאופן שבו מידע אישי וחסוי אודות לקוחות, עובדים וחברה עצמה יישמר בבטחה ויועבר בבטחה לחצרים חדשים. את הביטוי הפיזי של מידע כזה באמצעות קבצים ורשומות נייר יש לארוז, לאחסן ולשאת באמצעות אמצעים מאובטחים במיוחד שיבטיחו שמירה על הפרטיות. יש להימנע מגילוי לא מכוון - אל תסכן את המידע הפרטי שלך!
חלק 1 מתוך 3: הגנה על פרטיותך לפני העברת המשרד שלך
- 1זכרו תמיד שהמסמכים שלכם הם באחריותכם. אתה יכול להשתמש בצוות משלך במעבר או לשכור שירות פינוי משרדים מקצועי. בשני המקרים, חשוב כי הארגון ששולט במסמכים שהועברו יידע שהוא אחראי על העברה מאובטחת של כל המידע האישי והסודי מתחילתו ועד סופו. בעוד שמובילי המשרד שלך עשויים להיות אחראים על מכניקת המהלך, הם אינם אחראים בסופו של דבר לפרטיות המסמכים שלך. פעולה שלילית של המוביל שיוצרת הזדמנות להפרת נתונים היא בעיה גדולה עבור המשרד שלך. החדשות הטובות הן שישנם מובילי משרד מקצועיים שעוסקים גם בניהול רשומות. מובילים "היברידיים" אלה מעסיקים עובדים מאומנים שנבדקו ברקע, שהוכשרו לטיפול בחומרים מוגנים.
- 2שוחח עם מובילי המשרד שלך על הצורך לשמור על פרטיותם של חומרים ונכסים רגישים מסוימים. כאשר אתם מעבירים רשומות חברה ממיקום אחד למקום אחר, חשוב לחתום על חוזה רשמי או הסכם עם חברת ההובלות שלכם. זה חשוב עוד יותר כאשר רשומות אלה מכילות מידע חסוי ואישי. ודא שהמובילים שלך מבינים היטב את האחריות שלהם ואת המשימות הנוספות לאחר סיום המעבר.
- לדוגמא, אם החברה שלך מארגנת ריכוז הפעילות שלה במקום אחד, חברת ההובלות עשויה להתבקש למיין מחדש את כל המסמכים והרשומות המכילים את המידע האישי.
- 3דאג לבצע סילוק מסמכים. כאשר חברה עוברת דירה, לרוב זה הזמן המושלם להיפטר מכל המסמכים שלא יהיה צורך יותר. אל תזרקו את המסמכים לפח! יש לגרוס או לשרוף כל רשומות נייר או עותק קשיח אחר. באחריותך להשמיד כל תיעוד חסוי לפני מעבר המשרד.
שוחח עם מובילי המשרד שלך על הצורך לשמור על פרטיותם של חומרים ונכסים רגישים מסוימים. - 4ארוז בצורה מאובטחת. כל המסמכים שיועברו במקום החדש חייבים להיות ארוזים בקופסאות חסונות. אל תשכח לרשום את התוכן של כל תיבה, באופן ידני וגם דיגיטלי. לאחר שכל המסמכים נארזים ומוכנים לתנועה, יש לאחסן אותם במקום מאובטח עם גישה מבוקרת.
- 5נהל את סילוק הרשומות האלקטרוניות. אם יש צורך בהרס לצמיתות של נתונים סודיים אלקטרוניים במהלך המעבר, עליכם לנקוט באמצעי זהירות נוספים. פשוט עיצוב מחדש אינו מבטיח סילוק קבוע של הנתונים הסודיים. ישנן אפשרויות תוכנה מסחריות רבות כדי לשחזר את המידע שנמחק ביסודיות. עליך להשתמש בכלים מיוחדים וכלים להשמדה קבועה של כל הנתונים מהדיסקים הקשיחים והכוננים הניידים. בדוק תמיד לאחר מכן, כדי לבדוק שהכל נמחק לחלוטין.
- 6מצא מתקני אחסון מתאימים. ודא שיש לך תפוסת מתקני אחסון נאותים עבור אחסון לטווח ארוך של המסמכים שלך. עליהם להיות מאובטחים ועליהם להיות סטנדרטים נאותים לבקרת אקלים. עליכם להיות בטוחים שמסמכים אלה יהיו במצב תקין בעוד מספר שנים.
- 7רישום רשומות אלקטרוניות. וודא כי כל אמצעי הנתונים והאחסון האלקטרוניים שיועברו במשרד החדש רשומים. יומנים אלה יבטיחו לכם שלא טופלו בשום דבר ושהכל זז כהלכה.
חלק 2 מתוך 3: הגנה על פרטיותך במהלך מעבר החברה
- 1עקוב אחר העברת המסמכים שלך. עליך לדעת איפה המסמכים הסודיים שלך כל הזמן. מעקב אחר התיעוד שלך כל הזמן יבטיח שלא תאבד שום מידע. התרחיש הגרוע ביותר - אם משהו חסר - תוכלו לארגן את חברת ההובלות שתאתר במהירות את הרשומות שאבדו. הקצה מישהו שיבטיח שכל המסמכים מאובטחים כל הזמן. ודא שאתה בודק את יומניך בכל נקודת מעבר של המשרד:
- כאשר הם מועמסים בטנדר / משאית;
- כשהם מגיעים ליעד החדש שלך;
- לאחר פריקתם בבניין החדש או ביחידת האחסון.
בעוד שמובילי המשרד שלך עשויים להיות אחראים על מכניקת המהלך, הם אינם אחראים בסופו של דבר לפרטיות המסמכים שלך. - 2הגן על הרשומות שלך מגישה לא מורשית. אם הגרוע מכל קורה ומידע כלשהו נגנב על ידי או נחשף לצדדים לא מורשים, על החברה שלך לייעץ לכל אדם שנפגע מהמידע שהודלף. זה יעזור במניעת מצבים שעלולים להביך ומספק ארגון מהיר לשחזור / יצירת מסמכים חדשים.
- 3מצא תחבורה מאובטחת. יש להעביר את כל הרשומות הסודיות והאישיות במשאיות מאובטחות ונעולות. עדיף להפריד אותם משאר חומרי ההסרה (כגון רהיטים, ציוד, ציוד).
- 4אבטח את המיקום. לעולם אל תשאיר מסמכים חסויים במקום לא מאובטח! הדבר הראשון שעליכם לעשות כשהם מגיעים למיקום החדש הוא להעביר אותם ישירות לאזור המאובטח החדש שלהם. וודאו שהם מאוחסנים במקום מאובטח עם גישה מוגבלת. יש לרשום כל כניסה ויציאה, גם אם הנכנס הוא כוח אדם שאושר מראש. הפרות פרטיות מתרחשות לעיתים קרובות בשלב זה, אז ודא שהכל נמצא בשליטה מתמדת.
- 5בדוק את ציוד האחסון שלך. וודא כי כל הציוד לאחסון המסמכים תקין. על כל שולחנות העבודה וארונות התיקים לכלול מנעולי עבודה. כל המפתחות חייבים להיות זמינים ובודקים, ולהתחשב בהם.
- 6בדוק את אבטחת האלקטרוניקה. ודא שכל אחסון אלקטרוני שמכיל נתונים חסויים מאובטח וכי גישה בלתי מורשית אינה אפשרית.
לדוגמא, אם החברה שלך מארגנת ריכוז הפעילות שלה במקום אחד, חברת ההובלות עשויה להתבקש למיין מחדש את כל המסמכים והרשומות המכילים את המידע האישי.
חלק 3 מתוך 3: להגן על עצמך לאחר המעבר
- 1שלוט בגישה של כל אנשי השירות. כשאתה מעביר את המשרד שלך, יש מספר רב של משימות שצריך לבצע על ידי צוות השירותים השונים, כגון התקנת רשתות טלפון / אינטרנט, צביעה, הרכבת רהיטים והתקנת מחשב. פעילויות אלו לרוב אינן אפשריות לפני שמגיעים הרשומות האישיות. משימות אלה נעשות בדרך כלל על ידי אנשי השירות בשעות העבודה, כאשר צוות החברה יכול לפקח עליהם. עם זאת, ישנם מקרים בהם משימות אלה נעשות לאחר שעות העבודה. אם זה המקרה שלך, הזמין שומרים נוספים או הקצה תפקיד זה למישהו מהצוות שלך, כך שתוכל לפקח על כל אנשי השירות ולהבטיח שלאף אדם לא מורשה תהיה גישה למידע סודי כלשהו.
- 2עיין בכל המדיניות והנהלים הפנימיים. לכל חברה נהלים ומדיניות תפעולית לאחסון מאובטח של נתונים חסויים. עם זאת, המיקום החדש אליו אתם עוברים יכול להיות (וכנראה יהיה) שונה מהמקום הקודם שלכם. הקפד לתקן, לעדכן ולשנות את כל המדיניות כך שתתאים למקום החדש.
