כיצד למצוא כפילויות בקלות בגישה של מיקרוסופט?
ייתכן שתרצה למזג כמה נתונים מאחת הרשומות הכפולות לרשומה שאתה מתכנן לשמור.
רשומות כפולות יכולות להופיע אם יש לך מספר אנשים שמזינים נתונים למסד נתונים ללא מספיק אמצעי הגנה. מיזוג של מספר מאגרי מידע יחד יכול גם לגרום לכפילויות. Access מספק כלי שאילתה למציאת כפילויות במסד הנתונים שלך. לאחר מכן תוכל להסיר או למזג אותם, מה שהופך את מסד הנתונים לקל יותר לקריאה ויעיל יותר.
- 1דע מה גורם לנתונים "לשכפל". נתונים כפולים לא אומר שכל השדות זהים. לדוגמא, לקוח שהוזן למסד הנתונים פעמיים עשוי להיות בעל שני מזהים שונים ואיות שונה. מצד שני, אם השם נפוץ זה יכול להיות שני לקוחות שונים. יהיה עליך להשוות את הנתונים הזמינים ולבדוק היטב כל אחת מהתוצאות בכדי לקבוע מהו כפילויות.
- 2גבה את מסד הנתונים שלך. מומלץ ליצור גיבוי חדש לפני ביצוע שינויים גדולים. בדרך זו תוכל לשחזר את מסד הנתונים אם תמחק בטעות את הערכים השגויים.
- לחץ על תפריט קובץ ובחר "שמור בשם" או "שמור ופרסם".
- לחץ על "מסד גיבוי" בקטע מתקדם. עקוב אחר ההנחיות לגיבוי מסד הנתונים שלך.
- 3הודיע למשתמשים אחרים שאתה עומד לבצע שינויים. על מנת למנוע התנגשויות נתונים, נסה להבטיח שאף משתמש אחר לא יוסיף נתונים למסד הנתונים. זה לא נדרש, אך יכול לחסוך לך כאב ראש מאוחר יותר אם הדברים משתבשים.
- הגדר את מסד הנתונים למצב בלעדי אם אתה יכול. זה ימנע שינויים אחרים יבוצעו על ידי משתמשים אחרים. לחץ על תפריט קובץ ובחר "אפשרויות" ואז בחר "הגדרות לקוח". בקטע "מצב פתוח כברירת מחדל" בחר "בלעדי". אם אין לך הרבה אנשים המשתמשים במסד הנתונים, בדרך כלל אינך צריך לדאוג לכך.
Access מספק כלי שאילתה למציאת כפילויות במסד הנתונים שלך. - 4פתח את אשף השאילתות. כלי השאילתה יכול למצוא ערכים המכילים תוכן כפול. תהליך הפעלת האשף משתנה בהתאם לגירסת Access בה אתה משתמש:
- 2011,5010 - לחץ על הכרטיסייה "צור" ואז לחץ על "אשף שאילתות".
- 2007 - לחץ על הכרטיסייה "הוסף" או "צור" ובחר "אשף שאילתות".
- 2003 - פתח את חלון מסד הנתונים ובחר בכרטיסייה "שאילתות". לחץ על כפתור "חדש".
- 5בחר "מצא אשף שאילתות כפילויות". שאילתה זו משווה שדות למציאת ערכים כפולים.
- 6בחר את הטבלה שברצונך לחפש. כל הטבלאות במסד הנתונים שלך יופיעו ברשימה. בחר בטבלה שברצונך לאתר כפילויות.
- לבדיקה כפולה ביותר, תרצה לשמור על תצוגת "טבלאות".
- 7בחר את השדות שלדעתך מכילים כפילויות. בחר את כל השדות שברצונך להשוות עבור נתונים כפולים. כלול מספיק שדות כדי להכריע. כפילויות מוחזרות רק אם השדות תואמים תו לדמות. אתה יכול להשתמש בביטויים כדי למצוא התאמות חלקיות.
- הימנע משימוש בשדות כלליים. הימנע משימוש בשדות כמו תאריך או מיקום כדי להפחית את העומס בעת השוואת ערכים.
- ללא מספיק שדות כדי להבחין בין רשומות, או עם שדות כלליים מדי, תקבל הרבה תוצאות כפולות.
- 8בחר שדות נוספים לתצוגה. שדה או שניים נוספים יכולים לעזור לך להחליט אם הנתונים אכן כפולים. לדוגמה, שדה מזהה הזמנה יעזור לך לקבוע אם אותו שם פעמיים הם רשומות נפרדות. כלול לפחות שדה אחד שיסייע בהבחנה זו ובמניעת אובדן נתונים בשוגג.
על מנת למנוע התנגשויות נתונים, נסה להבטיח שאף משתמש אחר לא יוסיף נתונים למסד הנתונים. - 9צור את השאילתה. תתבקש לתת לשאילתה שם. לחץ על "סיום" כדי לראות את התוצאות.
- 10בדוק את התוצאות שלך בזהירות. כל כפילויות אפשריות על סמך הקריטריונים שלך יוצגו. עברו על כל אחת מהתוצאות והשתמשו בידע שיש לכם על החברה שלכם כדי להחליט אם הערך הוא כפול. וודא לחלוטין כי רשומה היא כפילות לפני שתסיר אותה.
- אם אינך יכול להחליט, צור מחדש את השאילתה באמצעות שדה נוסף שיעזור לך לקבל את ההחלטה שלך.
- 11מחק רשומות כפולות. לחץ לחיצה ימנית על העמודה השמאלית ובחר "מחק רשומה" כדי להסיר עותק משוכפל. אתה יכול לבחור מספר רשומות כדי למחוק את כולם בבת אחת.
- ייתכן שתרצה למזג כמה נתונים מאחת הרשומות הכפולות לרשומה שאתה מתכנן לשמור.
- הקפד לא למחוק את כל הרשומות המופיעות ברשימת התוצאות הכפולות, אחרת לא יישאר לך רשומה מקורית.
