כיצד לכתוב הצהרת עבודה (SOW)?
ה- SOW נוצר בדרך כלל לאחר סיום המשא ומתן על חוזה הליבה אך לפני שמתחילה כל עבודה בפרויקט.
הצהרת עבודה (SOW) היא מסמך (ובדרך כלל חוזה משפטי) המסמל את ההבנה בין קבלן ללקוח. עבור כל פרויקט, ה- SOW מפרט את השירותים הספציפיים שיועברו (בדרך כלל, מחולקים למשימות נפרדות שיש לבצע), את זמן ביצוע המשימות והשירותים הללו ואת הסכום והמועדים לתשלום. מטרתו הבסיסית היא לשמש מפת דרכים לפרויקט ולתעד את ציפיות הצדדים. זה צריך להיות תיאור ברור ואנגלי פשוט של "למה", "מי", "מה", "איך", "מתי", "איפה" ו"כמה? "
שיטה 1 מתוך 2: בעקבות הנחיות כלליות
- 1כתוב את ה- SOW לפני תחילת העבודה. ה- SOW נוצר בדרך כלל לאחר סיום המשא ומתן על חוזה הליבה אך לפני שמתחילה כל עבודה בפרויקט. אולם לעיתים (במיוחד בפרויקטים הרגישים לזמן), המשא ומתן עשוי להימשך לאחר תחילת העבודות וה- SOW לא מסתיים עד שהפרויקט יוצא לדרך.
- 2חקר את פורמט ה- SOW הנדרש. אין SOW סטנדרטי אחד שכן לתעשיות ולפרויקטים שונים יש תוצאות וזרימת עבודה שונים. SOW טוב הוא SOW מותאם אישית.
- 3תבינו נכון בפעם הראשונה. בעוד ש- SOW המקורי עצמו בדרך כלל אינו מתוקן, בדרך כלל משתמשים בהסכם צד נפרד הנקרא Order Change לשינוי תנאי ה- SOW. מומלץ לכלול טופס ריק שינוי שינוי עם ה- SOW. זכור, שינוי הזמנות יכול להעלות את עלות הפרויקט. SOW כתוב היטב יכול לעזור להפחית את הצורך בהזמנת שינוי. אף לקוח אינו מעוניין להיות במצב בו ציפיותיו הספציפיות אינן מתועדות, דבר שעלול להוביל לעיכובים, לעליית העלות הכוללת או לחוסר שביעות רצון.
שיטה 2 מתוך 2: סגנון מאסטרינג ומפרט בפרחים
- 1כלול את המטרה. חלק זה עונה על השאלה "מדוע?" זהו סקירה ברמה גבוהה של הפרויקט ויעדיו. תיאורים כלליים מקובלים בעת ניסוח "מבט ממעוף הציפור" הזה של הפרויקט, אך הימנע משפה שניתן לפרש ביותר מדרך אחת. תהיה ברור; לתאר יעדים ניתנים למדידה ובר השגה, אשר ניתן להשיג אותם באופן מציאותי במסגרת הזמן שצוינה.
SOW טוב הוא SOW מותאם אישית. 3 קבל את זה נכון בפעם הראשונה. - 2כלול דיון בהיקף. סעיף זה מספק הצהרה סופית (ללא אפשרויות או חלופות) של "מה?" ואיך?" מה העבודה? איך זה יושג? או, לעיתים קרובות, מה לא העבודה ומה לא יושג. מהן ההנחות? אילו מוצרים (פריטים שהקבלן מציג ללקוח לבדיקה ואישור) מיוצרים? מה, פרט לאספקות, חייב לקרות מבחינה ניהולית (ניהול פרויקטים) מבחינת דיווח על התקדמות, מעקב אחר זמן ותקשורת אחרת.
- 3הוסף מיקום, אם אפשר. סעיף אופציונלי זה מתאר היכן תבוצע העבודה (אם רלוונטי).
- 4כלול מסגרת זמן. סעיף אופציונלי זה מציין את הזמן הכולל המותר להשלמת הפרויקט, את השעות המרביות לחיוב לתקופת זמן ושעות ספציפיות לבדיקות רשמיות או לאבני דרך אחרות של הפרויקט.
- 5קבעו את לוח הזמנים. סעיף זה קובע אילו משימות יש להשלים באיזה תאריך / שעה, ומי אחראי לכך שזה יקרה. תיאורי המשימות והתוצאות (בעיקר ביצועים) צריכים להיות מפורטים, חד משמעיים ופשוטים, כך שהם קלים להבנה. מלבד אספקות, לוח הזמנים עשוי להכיל ערכים לבדיקות אבטחת איכות, בדיקת צרכנים ודוחות התקדמות.
- אמנם לוח הזמנים אמור להיות ספציפי, אך אל תתמקד ב"איך "מכיוון שהוא יכול להציב יותר מדי מכשולים מול השלמת הפרויקט המוצלח. תיאור בסיסי של המתודולוגיה הנדרשת לשימוש, מספיק.
- לוח הזמנים כולל לרוב פרטים על קריטריונים לקבלה (למדידת איכות התוצאה) ואבני דרך לתשלום (בדרך כלל עם קבלת מסירות מפתח), אם כי ניתן לתאר אותם בסעיף אחר ונפרד.
- 6כלול קטע בנושא קבלה. סעיף זה מתאר את המנגנון לאופן בו הצדדים יקבעו האם המוצר או השירות מקובלים. הקריטריונים יכולים לנוע בין תקני איכות מדידים למספר מוגדר של מבחנים, אך בכל מקרה חייבים להתאים להערכה אובייקטיבית.
- 7ציין את הסטנדרטים. סעיף זה מתאר כל תקני תעשייה שיש לעמוד בהם כדי למלא את החוזה. במקום לשכפל באופן פיזי את הסטנדרטים בתעשייה ב- SOW, די בהתייחסות למערכת סטנדרטים.
אולם לעיתים (במיוחד בפרויקטים הרגישים לזמן), המשא ומתן עשוי להימשך לאחר תחילת העבודות וה- SOW לא מסתיים עד שהפרויקט יוצא לדרך. - 8כלול כל דרישות כוח אדם. סעיף זה מפרט כל דרישות כוח אדם מיוחדות, למשל מספר עובדים המאוישים בפרויקט, דרישות השכלה (תארים או אישורים).
- 9שימו לב למחיר. חלק זה עוסק בשאלה "כמה?" האם התשלום הוא בתשלום קבוע? איך ההוצאות / העלויות מתחברות? האם התשלום יתבצע כסכום חד פעמי או בתשלומים? מהו לוח התשלומים? האם יש אבני דרך לתשלום?
- 10כלול הנחות כלשהן. רוב הפרויקטים מחלחלים לא ידועים שונים, שעל הצדדים להניח הנחות שונות. למעשה, ההנחות הן התנאים שהקבלן מצפה להתקיים על מנת להשלים את הפרויקט בהתאם לתנאי ה- SOW. לדוגמא, הקבלן עשוי להניח כי עובדיו יקבלו גישה לרשת המחשבים של הלקוח על מנת להתקין את התוכנה הניתנת להעברה. על סעיף ההנחות לזהות כמה שיותר הנחות כאלה ולהגדיר תוכנית מגירה או את ההשלכות במקרה שהנחות כלשהן נכשלות.
- 11כלול פרמטרים לניהול פרויקטים. חלק זה מתאר את תהליך המעקב אחר התקדמות הפרויקט. כלול פריטים כגון: פגישות שבועיות, דוחות סטטוס רגילים, דוחות התקדמות רגילים ופגישות צוות ניהול פרויקטים. סעיף זה מהווה מקום טוב לתיאור כל התחייבויות נוספות העשויות לנבוע מהפרויקט, כגון תחזוקה ותיקון לאחר התכנון ו / או ההתקנה הראשוניים.
- אם הדבר רלוונטי, לרוב אינטרס הלקוח לעכב חלק מהתשלום הסופי עד שמוצג כל המשלוחים עובדים יחד.
כתוב את ה- SOW לפני תחילת העבודה. - באופן כללי, SOW מנוסח היטב לא אמור להפנות למסמכים חיצוניים כלשהם (מלבד התקנים התעשייתיים).
- הקפד לתפוס את כל ההבטחות שנתנו במהלך מכירות המכירה ומשא ומתן על חוזים ב- SOW שלך לפני שהפרויקט יוצא לדרך.
- בפירוט לוח הזמנים השתמש בשפת לוח השנה המאפשרת גמישות מסוימת. למשל, "חודשיים לאחר ה- X, תושלם בדיקת QA", ולא "ב -5 ביוני תושלם בדיקת QA." זה מאפשר לפרויקט להמשיך בצורה חלקה (ללא שינוי הזמנות) אם יהיה עיכוב מוקדם יותר בתהליך.
- ניתן לכנות את ה- SOW כ"סודי ". אם כן, על SOW לכלול קטע קצר המתאר את ההשלכות (בדרך כלל קנס כספי קבוע) על כל הפרת סודיות.
קרא גם: איך למקסם מקום במטבח קטן?
