איך כותבים תזכיר לשיפוץ בניינים?
תזכיר שיפוץ מבנים הוא בדרך כלל לספר לדיירים, עובדים, בעלים או עובדים על שיפוץ הכרחי שישפיע על סביבתם.
תזכיר, או תזכיר, הוא מסר המותאם לקהל ספציפי כדי להודיע להם על משהו. תזכירים הם מסמך משרדי כללי, כך שהם יכולים לכסות מגוון רחב של נושאים ולהפיץ אותם בעותקי נייר, בפקס או במייל. באופן כללי, הפורמליות של התזכיר שלך תלויה בארגון שאתה עובד ובאופי המשפטי של הנושא. תזכיר שיפוץ מבנים הוא בדרך כלל לספר לדיירים, עובדים, בעלים או עובדים על שיפוץ הכרחי שישפיע על סביבתם. גלה כיצד לכתוב תזכיר לשיפוץ בניינים.
- 1בקש עותקים של תזכירים קודמים. אתה יכול להרגיש את הטון והפורמליות של הארגון שלך על ידי התבוננות בדוגמאות להודעות עבר. בקש מממונהך לספק רק את הדוגמאות שהן מרוצות מהן.
- 2השג עותקים של פרטי התקשרות לכל מי שנפגע מתזכיר זה. יהיה עליך לשלוח לכל צד עותק, ויכולה לקחת מספר ימים או שבועות עד לקבלת כל הכתובות או הדוא"ל הדרושים.
- 3אסוף כל עובדות הנחוצות להוכחת הצורך בשיפוץ מבנה. אם מועצת דיור או דירה העבירה הצעה המאשרת את השיפוצים, בקש העתק מההצעה, כך שניתן יהיה לבקש או להפיץ אותה. ככל שהשיפוץ גדול יותר, כך תזדקקו ליותר הוכחות.
- 4קבע מועדים. לשיפוצים גדולים, כדאי שתשלחו את התזמון מבעוד מועד כדי שיוכלו לבצע את ההתאמות הנדרשות. אם השיפוץ הוא ברגע האחרון, קבעו את התאריך והשעה שבהם הוא יתרחש, כולל הזמן שאנשים יבצעו את מקום הלינה שלהם.
גלה כיצד לכתוב תזכיר לשיפוץ בניינים. - 5כתוב מתאר של התזכיר שלך. כל כתיבה עסקית משמשת כדי לשכנע את הקורא במשהו. תחת כותרות, ערוך טיוטה הכוללת את נושא התזכיר, התיאור, המועדים והתאריכים, ההוכחה ופרטי הקשר למעקב.
- 6בנה את התזכיר שלך. השתמש בלוגו ובמבנה החברה, אם זה יהיה תזכיר שהופק בשם החברה. להלן הנחיות לעיצוב תזכיר:
- מקם את שם הנמען בפינה השמאלית העליונה של מסמך עיבוד התמלילים. זה יכול להיות שם כללי או ספציפי, אבל צריך לזהות אותו בקלות, כך שהאדם יודע שהתזכיר לשיפוץ הבניין מתייחס אליהם.
- לאחר מכן הקלד את האדם, האנשים או החברה שכותבים את התזכיר. אם אתה כותב את התזכיר למחלקה או לחברה, ייתכן שתצטרך לבקש אישור לפני שתשלח את התזכיר תחת שם מישהו אחר.
- הצב את התאריך למטה. תזכירים צריכים להיות מיוצרים די מהר, כי הם בדרך כלל מבקשים ממישהו לשים לב למשהו בזמן.
- כתוב את הנושא של תזכיר שיפוץ הבניין תוך שימוש במילים התיאוריות הטובות ביותר האפשריות. לדוגמא, במקום לכתוב "נושא: שיפוצים בבניין", כתוב "תיקון מעליות, 30 באוגוסט 06:00 עד 08:00."
- כתוב את גוף המסר. כתוב את המטרה, מדוע השיפוץ הכרחי, מדוע השיפוץ מיטיב עם הקורא וההוכחה הנדרשת, כגון קוד הבניין או נושאי הבטיחות. להיות ישיר; נסו לא לכלול כתיבה שאינה תומכת בהודעה שלכם.
- 7כלול נקודות קליע או רשימות, במידת הצורך. אנשים נוטים יותר לקרוא תזכירים שאינם גושי טקסט. מכיוון שתזכירים הם לא רשמיים למדי, אתה יכול ליצור רשימות עם תבליטים או להשתמש בטקסט מודגש כדי להדגיש קטע מסוים במועד האחרון או במטרה לשיפוץ.
- 8ערוך את התזכיר לדף אחד. אם אתה נותן תזכיר להרבה אנשים, הדרך הטובה ביותר להבטיח שהם יקראו אותו היא לשמור עליו קצר. אם הוא ארוך מדי והמטרה לא ברורה מיד, הם עשויים להניח אותה עד שיהיה להם זמן פנוי.
- זה לא נכון לגבי תזכיר משפטי וכמה תזכירי חברה הכוללים דוחות בנייה או הצעות דירקטוריון. ודא שאתה יודע לאיזה אורך הקהל שלך מצפה.
- 9הוכח את התזכיר שלך לשגיאות כתיב ודקדוק. אם כישורי הכתיבה שלך אינם חזקים, תן אותה לממונה או לעמית שיכולים לערוך אותה.
- 10חתמו על המכתב. לאחר אישורו, תרצה לחתום ולתארך אותו על מנת להפוך אותו לרשמי. כלול את פרטי הקשר שלך ואת פרטי יצירת הקשר של כל אחד שאליו הם יכולים להפנות שאלות בתחתית התזכיר.
לשיפוצים גדולים, כדאי שתשלחו את התזמון מבעוד מועד כדי שיוכלו לבצע את ההתאמות הנדרשות. - 11כלול קבצים מצורפים נחוצים. הדפיסו עותקים של התזכיר והקבצים המצורפים לכל אחד מאנשי הקשר שלכם. הידוק אותם לתזכיר לפני העברתם.
- 12העבירו את התזכיר שלכם בזמן. אנשים יצטרכו זמן לתכנן תוכניות במהלך שיפוצים, אז נסו להעביר להם את המידע כשהוא יוכרז.
- תזכירי דוא"ל יכולים להשתמש במבנה דומה, עם שם מוקלד במקום החתימה. היזהר בעת מסירת תזכיר שיפוץ מבנים בדוא"ל, ייתכן שאנשים מסוימים לא יקבלו את ההודעה שלך בגלל מסנני דואר זבל. שקול לבקש תשובה לאישור או למסור תזכירים גם בדואר או ביד.
- תוכנית לעיבוד תמלילים
- הנחיות החברה
- קהל
- מועד אחרון
- עותקים מודפסים
- קבצים מצורפים
- פרטי התקשרות
- הגהה / עריכה
- חתימה
קרא גם: איך לשרוד שיפוץ מטבח?
