כיצד להשתמש במכונת פקס?
כדי להשתמש במכונת פקס, כלול גיליון שער עם מספר הטלפון של הנמען, פרטי יצירת הקשר שלך ומספר העמודים שאתה שולח. לאחר מכן, חפש סמל בחזית המכונה שלך, שיגיד לך אם למקם את המסמך עם הפנים כלפי מעלה או עם הפנים כלפי מטה בסורק. לאחר מכן, חייג את מספר הפקס של הנמען, כולל אזור הארץ או קוד המדינה, ולחץ על "התחל" או "שלח" כדי להעביר את הדפים שלך. לטיפים כיצד להתקין מכונת פקס, המשך לקרוא!
ודא שיש לך קו טלפון פעיל ומספר טלפון למכונת הפקס כדי שהמכשיר שלך יוכל לשדר ולקבל אותות ליצירת המסמכים.
למרות שלא משתמשים בהם בתדירות גבוהה כיום, מכשיר פקס הוא עדיין מכשיר חשוב להעברת מסמכים חשובים, טפסים והערות בכתב יד במהירות וביעילות, במיוחד במסגרת משרדית. מכשיר פקס משתמש בטלפון קווי פעיל כדי לשלוח ולקבל מסמכים, ושימוש בו קל כמו לחייג למספר טלפון. לאחר שתקימו כראוי את מכשיר הפקס ותכירו את השיטות למשלוח וקבלה של פקס, תשלחו מסמכים בקלות תוך זמן קצר!
חלק 1 מתוך 3: הגדרת מכשיר הפקס שלך
- 1מקם את מכשיר הפקס. הנח את מכשיר הפקס על משטח ישר קרוב לשקעי חשמל ושקע טלפון. ודא כי הזנת הנייר פונה כלפי חוץ. זה יעזור למנוע את הפקסים הנכנסים והמסמכים הסרוקים להיתקע בין הקיר למכונה ולמנוע את פגיעתם.
- 2חבר את מקור הכוח. חבר את מכשיר הפקס לשקע הקיר הקרוב ביותר. וודא שהחיבור תקין והתקע נכנס לשקע כמו שצריך. לאחר שמכשיר הפקס מחובר למקור החשמל, וודא שהוא נשאר כבוי למשך שארית ההתקנה.
- 3אבטח את קו הטלפון. מכשיר פקס משתמש בקו טלפון כדי לשלוח ולקבל נתונים ליצירה והדפסה של מסמכים. הם לא יעבדו דרך קו טלפון מבוסס אינטרנט. ודא שיש לך קו טלפון פעיל ומספר טלפון למכונת הפקס כדי שהמכשיר שלך יוכל לשדר ולקבל אותות ליצירת המסמכים.
- התקשר לספק הכבלים והטלפון שלך כדי להגדיר קו נייח במידת הצורך.
אם לפקס אין מקלט, אתה יכול לחבר טלפון דרך שקע הטלפון החיצוני במכשיר הפקס. - 4חבר את כבל הטלפון. יש לחבר כבל טלפון רגיל לשקע הטלפון של מכשיר הפקס, שנמצא בדרך כלל בגב המכשיר. יש לאבטח את הקצה השני של הכבל ישירות בשקע הטלפון הקרוב ביותר בקיר. בדוק פעמיים כדי לראות שהכבל מחובר למכונה ולשקע הטלפון של הקיר.
- 5הוסף נייר ודיו. הפקס ידרוש אספקת נייר ודיו כדי ליצור ולהדפיס את המסמכים הנכנסים. ודא שיש לך את האספקה הזו בהישג יד.
- לפני הכנסת הנייר, מאוורר או דפדף בערימת הנייר כדי לוודא שהם לא נדבקים זה לזה. זה יעזור במניעת חסימות נייר.
- בכל מכונה יש סוג מסוים, גודל ומספר מחסניות דיו. הקפד לעיין בהוראות המכונה כדי להחליט איזה דיו מתאים ביותר למכונה שלך.
- 6בדוק את החיבור. לאחר שמכשיר הפקס מחובר והנייר והדיו הוחדרו, הפעל את המכשיר ובדוק את חיבור הטלפון. על החיבור להיות מאובטח על מנת להשתמש במכונת הפקס.
- בדוק שהקו הקשור מחובר כראוי על ידי הרמת מקלט מכשיר הפקס אם הוא זמין במכשיר שלך. המקלט צריך להידמות לטלפון. הקשיב לרעש הזמזום של צליל חיוג, שיעיד על כך שהחיבור מאובטח.
- אם לפקס אין מקלט, אתה יכול לחבר טלפון דרך שקע הטלפון החיצוני במכשיר הפקס. אתה אמור לשמוע את רעש ההמהמה של צליל חיוג אם החיבור תקין.
חלק 2 מתוך 3: שליחת פקס
- 1הפעל את המכונה. ודא שהמכונה מופעלת ושהכבל הטלפון תקין היטב לפני שליחת מסמך. יתכן שתרצה לבדוק את צליל החיוג למקלט כדי לוודא שהחיבור מאובטח.
- 2השתמש בסדין כיסוי. גיליון שער הוא דרך נהדרת להבטיח שהמסמך שלך מגיע לאדם הנכון. זה מועיל במיוחד כשמשלחים פקסים לעסק שבו מספר עובדים עשויים להשתמש באותו מכשיר. גיליון שער צריך לכלול את שם הנמען, מספר הפקס שלו ושלך, פרטי יצירת הקשר שלך ומספר העמודים שהנמען צריך לצפות לקבל בפקס.
- הכללת ספירת העמודים בגליון הכריכה שימושית עבור הנמען כך שיידעו אם קיבלו את כל העמודים הדרושים.
רוב מכונות הפקס ידרשו ממך למקם את המסמך עם הפנים כלפי מטה או כלפי מטה בחלק הסורק של מכשיר הפקס. - 3הזמינו את המסמכים כראוי. הקפד להוסיף מספרי עמודים ולשים את דפי המסמך לפי הסדר שאתה רוצה שיתקבלו. אינך רוצה שהנמען ירכיב את הדפים יחד. זה יכול לגרום לבלבול ועלול להפריע למשמעות המיועדת מאחורי המסמך. הזמנת הדפים ומספורם תבטיח העברת מידע יעילה.
- 4הכנס את המסמכים לסורק. רוב מכונות הפקס ידרשו ממך למקם את המסמך עם הפנים כלפי מטה או כלפי מטה בחלק הסורק של מכשיר הפקס. אין שיטה סטנדרטית בכל המכשירים. מרבית מכונות הפקס יציינו באיזו שיטה להשתמש עם סמל קל לקריאה בחזית המכשיר.
- 5חייג את מספר הפקס של הנמען. באמצעות לוח המקשים שבחזית הפקס, חייג את מספר הפקס של הנמען, כולל אזור החיוג. אם אתה שולח מסמך בפקס בינלאומי, עליך להוסיף את קוד המדינה. אם יש מספר ארגוני המשמש לחיוג חיצוני (לרוב "7" או "9"), הקפד ללחוץ על אותה ספרה לפני האזור או קוד המדינה ומספר הפקס.
- 6שלח את המסמכים. לאחר שחייגת את המספר, רוב מכשירי הפקס ידרשו שתלחץ על כפתור "שלח" או "התחל" כדי להעביר את המסמך. צפה בזמן שהמסמך משודר במקרה שיש שגיאה או חסימת נייר. כאשר העברת המסמך הצליחה, הפקס עם הדפסת דוח התקדמות או דף אישור. אם קיבלת הודעת שגיאה, נסה לשלוח את המסמך שוב.
חלק 3 מתוך 3: קבלת פקס
- 1בדוק את החיבור. ודא שמכשיר הפקס מופעל. חשוב גם לוודא שמכשיר הפקס מחובר למקור חשמל ולשקע הטלפון על מנת לקבל פקסים. ייתכן שתרצה להרים את השפופרת ולהאזין לטון החיוג כדי להבטיח חיבור תקין.
לאחר שמכשיר הפקס מחובר והנייר והדיו הוחדרו, הפעל את המכשיר ובדוק את חיבור הטלפון. - 2בדוק את אספקת הנייר והדיו. אתה רוצה לספק מספיק נייר ודיו במכשיר הפקס. אם אתה מקבל הרבה מסמכים באמצעות מכשיר פקס, הקפד לבדוק חומרים מתכלים אלה בתדירות גבוהה. אחרת, הדבר עשוי למנוע ממך לקבל מסמך בשלמותו או לעכב את הגעתו.
- 3האזינו לצלצול. מכשיר הפקס יצלצל או ישמיע צליל חיוג כאשר הוא מקבל מסמך נכנס. המכונה מוגדרת לעבד אוטומטית מסמכים אלה, כך שאינך נדרש לעשות דבר כרגע. הימנע מלחיצה על כפתורים במכונה במהלך תקופה זו, אחרת ניתן יהיה להפריע או לנתק את החיבור.
- 4עיין במסמך. לאחר שמכונת הפקס קיבלה את המסמך בהצלחה, היא תדפיס את הדפים בסדר שהם הונחו על ידי השולח. בדוק את גיליון הכריכה כדי לוודא שאתה הנמען המיועד ושכל הדפים הועברו והודפסו בהצלחה.
- 5מעקב עם השולח. אם ברצונך לאשר שקיבלת את הפקס, או אם אתה חושש שלא קיבלת את כל המידע הדרוש, ייתכן שתרצה לבצע מעקב עם השולח באמצעות הטלפון או הדוא"ל. פרטי יצירת הקשר עשויים להיות רשומים בגליון הכריכה, לכן עיין בעמוד זה אם אין לך מידע על השולח.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל להפעיל מכונת העתקות?בקש ממישהו שמכיר את המכונה להראות לך.
- מיהו הבעיה כאשר שולח הפקס אינו יכול לשלוח אותו למקלט?בקש מהשולח לשלוח למישהו אחר. אם הם יכולים, זה כנראה המקלט. בקש ממישהו אחר לשלוח פקס למקלט; אם הם יקבלו את זה, זה כנראה השולח. כמו כן, וודא שהמקלט מוגדר למצב הקבלה הנכון. לבדיקה, השתמש תמיד במצב "פקס בלבד".
- האם אוכל להשתמש בחיבור טלפון סלולרי ממעתק האלחוטי שלי?לא צריך שיהיה לך טלפון שניתן לחבר למכונה באמצעות כבל, רצוי קו נייח.
שאלות ללא מענה
- האם אוכל לעשות זאת עם מג'יק ג'ק?
- מהי מכונת פקס?
