כיצד להימנע מתביעות אפליה במקום העבודה?
חקירה מהירה היא המפתח אם ברצונך להימנע מתביעות אפליה במקום העבודה.
אם אתה בעל עסק קטן או מנהל אותו, כדאי להתייחס ברצינות לאפליה במקום העבודה. על פי הוועדה לשוויון הזדמנויות בעבודה, מעסיקים שילמו 280 מיליון יורו בגין תלונות על אפליה בשנת הכספים 2013 - ומספר זה אינו כולל פרסים בתביעות אפליה בעבודה, שכל אחת מהן עשויה להגיע למיליונים. גם מנהלים ומפקחים צריכים לדאוג להימנע מאפליה. למרות שסביר להניח שלא תישא באחריות אישית בתביעת אפליה במקום העבודה, עיסוק בהתנהגות מפלה לא יעזור לקריירה שלך.
חלק 1 מתוך 3: יצירת מדיניות נגד אפליה
- 1ניסח הצהרה חזקה נגד אפלייה. תחילת המדיניות שלך צריכה לכלול אמירה נחרצת לפיה אין לחברה סובלנות לפעולות או להתנהגות מפלה במקום העבודה.
- שיידע כי התנהגות מפלה או פוגענית לא תסבול בחברה שלך, ולכל העובדים הזכות לעבוד בסביבה ללא אפליה והטרדות.
- במקרה שתלונת עובד אכן תעלה עד לנקודה בה הוא מגיש תלונה לרשות מדינה או סוכנות פדרלית, המדיניות הכתובה שלך משמשת כראיה לכך שהקפדת סבירה לשמור על מקום העבודה נקי מאפליה.
- כלול אפליה בגיוס עובדים או קידום, וודא שמנהלים ומפקחים מבינים שהם אינם יכולים להפלות בגיוסים חדשים על פי מאפיינים מוגנים.
- 2ספק רשימה של מאפיינים המוגנים על ידי החוק הממלכתי והפדרלי. וודאו שעובדיכם יודעים בדיוק אילו סוגי אפליה אינם חוקיים.
- החוק הפדרלי מגן בדרך כלל על עובדים מפני אפליה במקום העבודה על בסיס גיל, מין, מוגבלות, מידע גנטי, מוצא לאומי, הריון, גזע או צבע עור ודת.
- חשוב לבדוק גם את חוק מדינתך, מכיוון שחלק מהמדינות מציעות הגנה מפני אפליה עבור מעמדות או קבוצות שעדיין לא מוכרים על ידי החוק הפדרלי.
- לדוגמא, למרות שאין חוק פדרלי האוסר על אפליה במקום העבודה על רקע נטייה מינית, כמעט למחצית מכל המדינות ובעיריות רבות יש חוקים האוסרים על אפליה על רקע נטייה מינית.
- ייתכן שתרצה לכלול הצהרה בסוף הרשימה שלך הכוללת הגנה מפני "כל קטגוריה אחרת המוגנת על ידי חוק פדרלי, ממלכתי או מקומי." זה שומר על המדיניות שלך בקנה אחד עם החוק ומונע ממך צורך לבצע שינויים ולהדפיס מחדש את מדריכי המדיניות שלך בכל פעם שהחוק משתנה.
- אם אתה מנהל או מפקח, שים לב היטב לאופן שבו מאפיינים אלה עשויים להופיע כאשר אתה מזמין מישהו חדש או מסיים את עבודתו של מישהו. לדוגמא, אם אתם מחפשים מזכירה חדשה, אינכם יכולים לכלול הצהרה כי אתם מעדיפים מועמדות - גם אם אתם נשים ומאמינים כי אתם מסתדרים טוב יותר עם עוזרות. החוק הפדרלי אוסר על אפליה על רקע מין.
חלק מהימנעות מתביעות אפליה במקום העבודה היא היוזמה בנוגע למצבים שעלולים להיות פוגעים או מפלים. - 3תאר התנהגות אסורה על פי המדיניות. ספק רשימה של סוגי התנהגות או פעולות לצד דוגמאות שיעזרו לעובדים להבין טוב יותר את המדיניות.
- זכור שחלק מהמעשים שיכולים להיחשב כמפלה, כגון הצגת לוח שנה של בגדי ים או אמירת בדיחה מחוץ לצבע, יכולים להיחשב כיף לא מזיק לחלק מהעובדים שלך.
- הבהיר כי אמירה "לא התכוונתי לשום דבר בזה" או "זו הייתה בדיחה" אינה מהווה הגנה לטענה על אפליה.
- כלול הצהרה כי הדוגמאות שאתה מספק אינן רשימה ממצה. יעץ לעובדים שלך לפעול לפי הכלל "כשאתה בספק, השאר אותו בחוץ." אם יש להם שאלות האם משהו יכול להיות פוגעני או מפלה, עליהם לטעות בצד הזהירות ולהרחיק אותו ממקום העבודה.
- 4התווה את הליך פתרון התלונות שלך. העובדים צריכים לדעת לדווח על אפליה ומה יקרה לאחר דיווחה.
- וודא שהמדיניות שלך פשוטה ופשוטה. אם העובדים יצטרכו להתמודד עם הרבה קליפ או לקפוץ דרך חישוקים בכדי להודיע על חששותיהם, המדיניות שלך לא תהיה יעילה.
- ציין מועדים סבירים לפיהם העובד יכול לצפות לתגובה או לחקירה כלשהי של תלונתם.
- כלול מנגנון שבאמצעותו ניתן לשמוע את כל צדי הסיפור, והדגיש כי לא יינקטו פעולה כלשהי למשמעת עובד ללא חקירה מעמיקה וראיות מוצקות לכך שהוא הפר את מדיניותך נגד אפליה.
- תוכל גם לכלול רשימת אפשרויות הזמינות להקלת המצב בתהליך החקירה. לדוגמא, עובד מתלונן עשוי להיות מסוגל לעבור למשמרת אחרת או למחלקה אחרת כדי להרחיק אותו מהאדם המפלה לכאורה.
- שקול לכלול עונשים על הגשת טענות שקריות או קלות דעת כלפי עובדים אחרים. זה יכול למנוע מאנשים להשתמש במדיניות נגד אפליה כדי לאיים או לתמרן עובדים אחרים, ומשדר את המסר כי כל העובדים יטופלו בהגינות בתהליך פתרון התלונות.
- 5ציין תוצאות של הפרות. ההשלכות שלך צריכות להיות מציאותיות ומסוגלות ליישם עבור כל עובד או מנהל באופן עקבי.
- בעוד שמדיניות מסוג "שלוש שביתות ואתה בחוץ" עשויה להתאים למקרים של אפליה לא מכוונת, ככל הנראה עליך לכלול השלכות חמורות יותר על מעשים מפלים מכוונים או בוטים.
- במקרים בהם אפליה חוצה את הגבול להתנהגות פלילית ממשית, סיום מיידי עשוי להיות הסנקציה המתאימה היחידה.
- לדוגמא, אם עובד גבר הלך אחרי עובדת לשירותים וחיבק אותה, יש לך מצב שעובדת עשויה להפעיל אישום פלילי נגד העובד. לא רק שאסור לסבול מעשים כמו זה, אלא שאסור לאפשר לכל מי שיעשה מעשים כאלה להישאר בצוות שלך.
- עליכם לכלול סנקציות בגין פעולות תגמול כלפי עובדים המגישים תלונות על אפליה. נקמה נגד עובדים המדווחים על אפליה אסורה על פי החוק הפדרלי.
למרות שסביר להניח שלא תישא באחריות אישית בתביעת אפליה במקום העבודה, עיסוק בהתנהגות מפלה לא יעזור לקריירה שלך.
חלק 2 מתוך 3: דורש הכשרת עובדים
- 1ספקו ספרי הדרכה והתמצאות לכל העובדים החדשים. וודא שהעובדים יודעים מההתחלה מה מצופה מהם וסוגי ההתנהגות שלא יסבלו.
- ספרי מדריך כתובים עם מדיניות נגד אפליה מספקים מודעות כללית לאפליה במקום העבודה ולאופן שבו החברה שלך מתמודדת איתה.
- מדריכי מדיניות בכתב נדרשים על פי חוק מדינות רבות.
- קיום תכנית אוריינטציה אחידה מבטיח שכל עובד קיבל את אותו המידע לגבי כללי מקום העבודה וסטנדרטי ההתנהגות והמקצועיות שלך.
- ודא שכל המועסקים החדשים מבינים שהמידע הכתוב הכלול בספר הידני שלהם גובר על כל דבר שעשוי להיות אמר להם על ידי מפקח או עובד אחר. רק בגלל שאדם אחד מסוגל "לברוח עם" משהו לא אומר שההתנהגות מתאימה או מתנשאת על ידי החברה.
- אם אתה מנהל או מפקח, ודא שאתה מבין את מדריך המדריך ומדיניות האפליה, ומסוגל לענות על שאלות של עובדים. שאל שאלות אם יש משהו שאתה לא מבין.
- 2מארחים קורסי רענון חובה. השתלמויות והכשרות ממשיכות את הנושא בראש מעייניהם של העובדים ומדגימות את מחויבותך לאפליה.
- ל- EEOC יש נציגים שתוכל לתזמן לבקר במקום העבודה שלך ולנהל דברים על חוק פדרלי נגד אפלייה ואפליה במקום העבודה.
- חידונים ופעילויות מעשיות לא רק נותנים לך ביטחון בכך שהעובדים שלך מבינים את המדיניות שלך, אלא מספקים ראיות לכך שהאפליה במקום העבודה היא דבר שלוקחים ברצינות את החברה שלך.
- מנהלים ומפקחים במיוחד צריכים לדעת לא רק כיצד לזהות אפליה, אלא גם כיצד להתמודד עם מקרים של אפליה שהם רואים במקום העבודה, ללא קשר לשאלה האם עובד מתלונן.
- חלק מהימנעות מתביעות אפליה במקום העבודה היא היוזמה בנוגע למצבים שעלולים להיות פוגעים או מפלים. אם אתה מנהל או מפקח, חלק מתפקידך הוא להתמודד עם מצבים אלה לפני שהם מתגברים לבעיות.
- 3עבוד עם עובדים כדי להתאים אותם. החוק הפדרלי מחייב אותך לבצע התאמות סבירות לצרכי העובדים הקשורים לתכונות או מאפיינים מוגנים.
- לדוגמא, אם יש לך עובד שלא יכול לעמוד יותר מ -30 דקות בכל פעם, והיא עובדת בקופה בה העובדים עומדים באופן קבוע במשך כל משמרותיהם, עליך להעמיד לרשותה שרפרף כאשר היא עובדת כך היא יכולה לשבת.
- מקומות לינה אינם קשורים רק למוגבלויות פיזיות. לדוגמא, אם יש לך עובדת שדתה מחייבת אותה לחבוש כיסוי ראש, בדרך כלל יש לאפשר לה ללבוש את זה בעבודה ללא קשר לקוד הלבוש שלך.
- אם אתה מנהל או מפקח ועובד מבקש מקום לינה, עליך לעשות מה שאתה יכול כדי לספק את זה בהקדם האפשרי. הימנע מלהטיל ספק בצורך של העובד או להעיר הערות גנאי כלשהן - אם אתה חולק על כך שהעובד אכן זקוק לאירוח זה, העלה אותו עם הבוס שלך.
ל- EEOC יש נציגים שתוכל לתזמן לבקר במקום העבודה שלך ולנהל דברים על חוק פדרלי נגד אפלייה ואפליה במקום העבודה. - 4הפוך חומרים חינוכיים לזמינים. ל- EEOC פוסטרים ועלונים שניתן למקם בחדרי הפסקה לעובדים ואזורים אחרים.
- חומרים אלה בדרך כלל זמינים ללא עלות, ורבים מהם תורגמו לשפות שאינן אנגלית. ה- EEOC הופך אותם לזמינים להורדה בחינם בכתובת http://www1.eeoc.gov/eeoc/publications/index.cfm, או שאתה יכול להזמין כרזות וחומרים אחרים בכתובת http://www1.eeoc.gov/eeoc/publications/ order.cfm.
- הצגת הליך התלונה שלך ומידע על אפליה במקום העבודה מעביר באופן בולט את האות כי אנטי-אפליה הוא חלק מביצוע עסקים, וכי תלונותיהם יטופלו במקצועיות ובכבוד. זה יכול להפחית את החרדה שחלק מהעובדים עשויים לחוש מפני הגשת תלונה, במיוחד נגד מפקח.
חלק 3 מתוך 3: אכיפת מדיניות באופן אחיד
- 1ייעדו יותר מאדם אחד לטיפול בתלונות. העובדה שיש יותר מאדם אחד לדווח על אפליה נותנת לעובדים אפשרויות אם הם לא מרגישים בנוח לדבר עם אדם מסוים.
- לדוגמא, ייתכן שיש לך עובדת שיש לה תלונה על אפליה מינית כלפי עובד, ואת מרגישה יותר בנוח לדבר על זה עם נקבה אחרת.
- האנשים המטפלים בתלונות בדרך כלל צריכים להיות מפקחים או מנהלים, אך אתה גם רוצה להבהיר כי העובדים יכולים ללכת לכל מפקח או מנהל עם תלונה והוא יוודא שהמצב ייחקר ביסודיות.
- ייתכן שתרצה שיהיה מישהו מחוץ לחברה שאליו עובדים יכולים ללכת בתלונות, במיוחד אם יש לך חברה קטנה או משפחתית בה העובדים הניהוליים או קשורים או מלוכדים.
- אם אתה מנהל או מפקח ועובד מדווח בפניך על אירוע של אפליה - גם אם לא הוגדרת רשמית לקבל תלונות כאלה מטעם החברה - עליך לטפל בזה באופן מקצועי. שאל את העובד המדווח אם אתה יכול להביא מישהו שיעזור לך אם אינך חושב שאתה מסוגל להתמודד עם המצב בעצמך, או אם אין לך סמכות ספציפית לעשות משהו בנדון.
- 2תעד כל שיחה עם העובדים שלך בנוגע לאירוע של אפליה. ניהול תיעוד כתוב של כל האמור בקשר לתלונה על אפליה יכול להבטיח שהסיפורים לא יתפתלו אחר כך.
- בזמן שאתה מראיין עובד, רשום הערות על מה שהוא או היא אמרו. לאחר סיום הראיון, קרא את הערותיך בחזרה לעובד וקבל את הסכמתו כי רשמת את ההצהרה כהלכה.
- שמור את כל החומרים הנוגעים לאותה תלונה בקובץ יחיד. אם יש תיעוד של האפליה לכאורה, כגון הודעות דוא"ל או פרסום דרושים, הוסף עותקים של אלה גם לתיק.
- כלול דף יומן שבו נרשמת כל צעד שננקט בחקירה, יחד עם התאריך והשעה בה התרחש הצעד.
אם אתה בעל עסק קטן או מנהל אותו, כדאי להתייחס ברצינות לאפליה במקום העבודה. - 3התייחס ברצינות לכל תלונות העובדים. הימנע מהדחף למחוק תלונה על אפליה, ללא קשר למידת מה שנראה טריוויאלי.
- לא תמיד תצטרך לפתוח בחקירה מלאה כדי להגיע לתחתית המצב. ייתכן שהטענות נוצרו כתוצאה מאי הבנה פשוטה. עם זאת, זה לא אומר שאתה לא צריך לקחת את התלונה ברצינות ולעבוד לקראת פתרון שמספק את כל המעורבים.
- גם אם אתה חושב שהתלונה מטופשת, הימנע מהאדם להרגיש שהוא טעה בהגשת דוח, או שאתה מגן על המפלה לכאורה. חשוב לשמור על אובייקטיביות. אם אתה מרגיש שאתה לא יכול לעשות את זה, אולי בגלל שאתה קרוב אישית למפלה לכאורה, ייתכן שתרצה להביא מישהו אחר לחקור את העניין.
- 4הגן על סודיות העובדים. וודא שהעובדים מבינים שכל מידע הקשור לתלונת אפליה לא ייחשף ולא יידון בשום הקשר אחר.
- יש לשתף פרטים על דיווחי אפליה רק עם עובדים אחרים או חברים בחברה על בסיס צורך לדעת, ויש לשמור על פרטיותם ככל האפשר את זהות העובדים המעורבים באירוע.
- לדוגמא, אם אתה מאפשר לעובד לעבור משמרות ועליך ליידע את משאבי האנוש על השינוי, אינך צריך לספר לצוות במשאבי אנוש שהעובד מועבר משום שהוא הגיש תלונה על אפליה.
- יש לזכור שעובדים שנפגעו מאפליה עלולים לחוש פגיעים ולחשוש מנקמה או מקנטרות או הטרדות נוספות מכיוון שהגישו תלונה. הגנה על אותם עובדים פירושה נקיטת צעדים כדי להבטיח שתלונות על אפליה לא יהוו נושא לרכילות בקרב העובדים.
- 5בדוק את כל התלונות באופן מיידי. ייתכן שהעובדים לא מאמינים שאתה לוקח תלונות ברצינות אם אתה גורר את הרגליים בחקירת הנושא.
- חקירה מהירה היא המפתח אם ברצונך להימנע מתביעות אפליה במקום העבודה. תלונה מעמידה לרשותך הודעה מוקדמת כי קיימת בעיה ונותנת לך את האפשרות לפתור את הבעיה לפני שתסלים עוד יותר.
- ככל שתפתור את התלונה במהירות וביעילות רבה יותר, כך יכולתך להקל על המתחים, להגביר את המורל במקום העבודה ולעודד את העובדים לבטוח בך ובחברה שלך.
- אם העובד בסופו של דבר מגיש תלונה לסוכנות ממלכתית או ל- EEOC, החקירה שלך יכולה לספק הגנות ולהקטין את האחריות שלך.
- 6עקוב אחר מדיניות החברה באופן עקבי. למדיניות שלך נגד אפליה לא יהיה ערך אם תאפשר לעובדים מסוימים להחליק על הפרות.
- אם אתה מכופף את הכללים לטובת עובדים מסוימים, אתה מתייחס לעובדים שלך בצורה לא הוגנת. זה יכול לפתוח אותך באחריות נוספת אם מוגשת תביעת אפליה במקום העבודה.
- אם אתה מפקח או מנהל, זכור כי על כל העובדים להחזיק באותו תקן, ללא קשר לתפקידם בחברה או יחסך אליהם.
- גם אם יש לך ביטחון שהמצב נפתר, עקוב אחר העובד שהגיש את התלונה לאחר שחלפו מספר שבועות. אתה רוצה לוודא שההתנהלות נפסקה במלואה ושהעובד לא חווה שום מכה או תגמול כתוצאה מהאירוע.
קרא גם: איך מגדירים שרירי בטן?
