כיצד לפתח כישורים ארגוניים?

זהה מה ברצונך להשיג באמצעות ארגון. האם אתה רוצה לעבוד מהר יותר? האם אתה רוצה להשקיע פחות זמן בחיפוש אחר מסמכים או קבצים? מיומנויות ארגוניות יכולות לשפר היבטים רבים של זרימת העבודה שלך. כדי לעזור לך להישאר ממוקדים בצעדים הטובים ביותר לתיקון הרגלי העבודה הלא מאורגנים שלך, חשוב כיצד תיראה התוצאה הסופית של משרד או מרחב עבודה מאורגן יותר.

התחל לפתח מיומנויות ארגוניות בצעדים קטנים ומעשיים. משימת פיתוח המיומנויות הארגוניות יכולה לקחת זמן. פרקו אותו לגושים קטנים יותר וניתנים לניהול כדי להקל על הנטל. נסו לשלב לפחות טכניקה ארגונית אחת חדשה בתהליך העבודה שלכם מדי יום.

• למשל, אתה יכול להתחיל לארגן את מגירת השולחן שלך. למחרת, אולי תתחיל בארגון תיקיות האחסון והקבצים שלך. ביום השלישי, תוכל לנסות להזמין מחדש את תור הפרויקטים שלך כך שפרויקטים לעבודה המגיעים בקרוב יהיו בראשם.
• חשוב על שטח העבודה שלך ומצא דרכים קטנות להתארגן יותר מדי יום.

עבוד קודם על המטלות הדוחקות ביותר. תנו לכל מטלה או פרויקט תיקייה נפרדת והזמינו אותם לפי תאריך יעד או חשיבות. לאחר סיום הפרויקט, רוקן את התיקייה ואת מסמכי הפח שאינך זקוק להם שוב.

• אם אתה לא בטוח אילו מטלות דוחקות ביותר, או שאתה זקוק ליותר זמן כדי לעבוד על משהו, שאל את הבוס שלך אילו משימות הן קריטיות בהחלט ואילו ניתן לדחות.

מחק את העומס. סביר להניח שיש לך הרבה דברים בתא שלך או בסביבת העבודה שלך שלא קשורים לעבודה שלך. ממחזרים אותו, זורקים אותו או לוקחים אותו הביתה. לדוגמא, יש למחזר את תפריט ההוצאה שלך מהמפרק הסיני המקומי. יש להסיר אפילו כמה מסמכים או פריטים הקשורים לעבודה. אתה לא צריך שני זוגות מספריים או שני מהדקנים, למשל. מצא מקום מתאים לדברים הנוספים בסביבת העבודה שלך.

השתמש בכלל בנגיעה אחת. הכלל בנגיעה אחת דורש ממך למחוק, להגיש או לפעול על פי תזכיר או מסמך נתון (על ידי, למשל, להשיב לו) באופן מיידי. על ידי התמודדות מיידית עם מסמכים נכנסים, אתה נמנע מהצטברות של מסמכים שלא נקראו.

שים מסמכים ישנים שתצטרך להתייעץ שוב בתיקיות. תייג כל תיקייה בצורה ברורה בהתאם לתוכנה. לדוגמה, אתה יכול לתייג תיקייה אחת "תקציב - 2012" ולמקם את כל הקשור לתקציב 2012 בתיקייה זו.

• אל תשמור או תאחסן שוב מסמכים שלא תזדקק להם.

מצא מקום אחסון מתאים למסמכים הדרושים. לאחר שתגיש את המסמכים הישנים שלך, מצא דרך לאחסן אותם. אתה יכול לאחסן אותם בקופסאות פלסטיק קטנות, או בארונות תיוק אנכיים. לא משנה באיזו שיטה תבחרו, וודאו שהם מוזמנים בצורה הגיונית בעיניכם.

• לחברה או למעסיק שלך עשוי להיות פרוטוקול לאחסון המסמכים הדרושים. שאל אם אינך בטוח.

ערוך רשימות. ערוך בכל יום רשימה של כל מה שאתה צריך לעשות באותו יום. דרג את הפריטים מהחשובים ביותר. הדברים החשובים ביותר הם אלה שאתה צריך לעשות, או דברים שיש להם תאריך יעד או מגבלת זמן. הדברים הכי פחות חשובים הם אלה שיכולים לחכות ליום אחר במידת הצורך.

• למשל, אם אתה צריך לאסוף את הכלב מהווטרינר, לקנות מצרכים ולקרוא ספר, ואז להחליט מה הכי חשוב (לאסוף את הכלב) ואז להחליט אילו משתי המטלות הנותרות אתה מעדיף לעשות.
• מתכננים הם כלים טובים לניהול הזמן שלך. למתכנן טוב יהיה גם לוח שנה וגם תצוגה יומית, מה שמאפשר להוסיף פרטים נוספים על הדברים שאתה צריך לעשות.

נקה באופן קבוע. אתה יכול לחלק את חובות הבית באופן קבוע, או לבחור לסובב את משימות הניקיון. שמירה על ניקיון הבית עם או בלי משפחה מלאה דורשת אנרגיה רבה ויכולה לסייע בפיתוח כישורי תכנון וארגונים.

• אם המשפחה שלך בוחרת להקצות מטלות ניקוי לצמיתות, אתה יכול לשטוף את הכלים בכל לילה, מישהו אחר עשוי לכבס, ומישהו אחר עשוי לעשות אבק.
• אם תבחר להקצות משימות ניקוי על בסיס מסתובב, תוכל להשתמש בלוח השנה כדי לעקוב אחר מי שאחראי על מה ומתי. אתה יכול לכתוב "בובי, כלים / סנדרה, כביסה / מייק, לשאוב אבק" ביום ראשון של שבוע. ביום ראשון הבא אולי תכתוב "סנדרה, כלים / מייק, כביסה / בובי, שואב אבק."

שים דברים כשתסיים איתם. לכל דבר צריך להיות מקום ראוי שהוקצה לו. לאחר שהשתמשת במשהו, החזיר אותו למקום בו הוא שייך. למשל, הניחו את המלח והפלפל על השולחן בו הם שייכים, והכניסו כלים מלוכלכים לכיור כשסיימתם לאכול. עודד את שאר בני ביתך לעשות כן.

בחר חדר עבודה או מרחב עבודה ייעודי. לימוד או עבודה במרחב שקט, נקי ומואר היטב. זה יכול להיות מועיל שיהיה לך שולחן או שולחן שעליו ניתן לעבוד. מלאי במגירות מיכלים קטנים המכילים חומרים שימושיים כמו עפרונות, מחקים ומהטבים.

• נסו לשמור על מרחב הלימוד שלכם ללא הסחות דעת כמו טלוויזיה ומשחקי וידאו. זה עשוי להקל על הישארות מסודרת וממוקדת בעבודתך.

בחר זמן ספציפי ללימוד זמן. הקדישו זמן ללמוד למבחנים ולעשות שיעורי בית. באופן אידיאלי, עליכם ללמוד באותה שעה בכל יום. חשוב על לוח הזמנים שלך ובחר זמן בו תרגיש רענן ומוטיבציה לעשות קצת עבודה. הזמן הטוב ביותר ללמוד הוא בדרך כלל לא מיד לאחר הלימודים. נסה לחכות עד זמן קצר לאחר ארוחת הערב, כך שיהיה לך קצת זמן להירגע, להתקלח או לדבר עם חבריך.

• למשל, אם אתה חוזר הביתה בשעה 3:00 בכל יום ואוהב לנשנש ולשוחח עם ההורים שלך, קבע זמן בין השעות 6: 00-8: 00 לערך לעבודה. האריך את תקופת הלימודים אם אתה צריך.

קבע שעת שינה קבועה. לישון מספיק הוא תמיד אתגר. קיום שעת שינה וזמן קבוע קבוע מקל על כך. הגדר שעון מעורר כך שתתעורר באותה שעה בכל בוקר. אם יש צורך, הגדר שעון מעורר כדי לציין מתי גם לישון.

• עם שעת שינה רגילה, יתכן ויהיה קל יותר להתעורר במנוחה מלאה ולהימנע מלהתעסק בארוחת הבוקר, הספרים, המטלות, התרמיל או המזוודה.
• מבוגרים צריכים לישון לפחות שבע שעות בכל לילה. שואף לישון לפחות כל כך הרבה שעות שינה. לדוגמא, אם אתה רוצה להיות ער בשעה 8:00 בכל בוקר, תהיה במיטה עד חצות כדי לאפשר לעצמך זמן להירדם.

נצל את הטכנולוגיה. לטלפונים, מחשבים וטאבלטים כלים ארגוניים שימושיים רבים. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בלוח השנה של הטלפון שלך כדי ליצור תזכורות אוטומטיות לכך שמשימה מסוימת אמורה להסתיים בקרוב, או שקרוב לפגישה. בעוד שלכלים אלו עשויה להיות עקומת למידה קלה, השימוש בהם יעזור לך לפתח את הכישורים הארגוניים שלך.

• תוכל גם להוריד יישומי ארגון שימושיים שיעזרו לך לפתח מיומנויות ארגוניות. הדברים היא אפליקציה שעוזרת לך ליצור רשימות צ'ק ולפרק משימות מורכבות לשלבים פשוטים. RescueTime היא יישום שימושי נוסף שיעזור לך לעקוב אחר הזמן שלך כשאתה מקוון על ידי ניטור ודיווח בחזרה על מה שאתה מסתכל הכי הרבה.
• מלבד לוח השנה, אתה יכול לארגן שמות, מספרי טלפון, כתובות דוא"ל וכתובות בית או עסק באמצעות הטלפון שלך.

ארגן את הקבצים האלקטרוניים שלך. צור תיקיה בשם לכל מטלה או כיתה שעליה להוסיף עבודה. לדוגמה, אתה יכול ליצור שלוש תיקיות שכותרתן "היסטוריה", "אנגלית" ו"סוציולוגיה ". בתוך כל תיקיה תוכל להוסיף תיקיות חדשות עם תאריכים לכל שבוע של מטלות.

• לדוגמה, אתה יכול ליצור תיקייה שכותרתה "1 - 60/2016" כדי לנהל את כל המטלות שלך שנכתבו בין התאריכים הנקובים בתיקיה.
• לחלופין, תוכל פשוט לשמור את כל הקבצים שלך בפרויקט או נושא מסוים בתיקייה אחת, ולהשתמש באפשרויות הארגוניות המובנות של מערכת ההפעלה כדי למיין את הקבצים לפי תאריך היצירה.

השתמש בכלל בנגיעה אחת לדוא"ל. כשתקבל דוא"ל, השב לו מיד במידת הצורך, או ארכיב אותו אם אתה חושב שתזדקק לו בעתיד. מחק הודעות ישנות שלא תזדקק להן יותר. בדוק את הדוא"ל שלך לפחות פעם ביום כדי לוודא שהוא לא נערם. ככל שיש לך יותר מיילים, כך הסיכוי שתרצה (או תצליח) לשבת ולבדוק את כולם.