כיצד ליישם תמיכה בביצועים?
מסמכי תמיכה בביצועים יעילים כוללים כותרות תיאוריות, שפה ברורה ותמציתית ושימוש מתאים בתרשימים, דיאגרמות ותמונות שיעזרו להעביר מידע במהירות וביעילות.
מטרה: מטרת התמיכה בביצועים היא לתת לאנשים את המידע הדרוש להם כדי לבצע את עבודתם, כאשר הם זקוקים לו.
- זה עשוי לכלול פרוצדורות שלב אחר שלב, מדריכי פתרון בעיות, תבניות, הנחיות למדיניות, מדריכים למשתמש, שאלות נפוצות (FAQ) והצעות לשיטות עבודה מומלצות להתקנה, שימוש ותחזוקה של מערכות. תיעוד תמיכה בביצועים חורג מהמדריכים מהמדף של יצרני ציוד ומכסה משימות ייחודיות וספציפיות למטרות ויעדים ארגוניים.
מסמכי תמיכה בביצועים יעילים כוללים כותרות תיאוריות, שפה ברורה ותמציתית ושימוש מתאים בתרשימים, דיאגרמות ותמונות שיעזרו להעביר מידע במהירות וביעילות. חשוב גם לבטל אלמנטים ועיצוב מיותרים שיכולים להפריע למידע רלוונטי.
- 1זהה את המשימות החשובות ביותר בארגון שלך.
- 2תן עדיפות למשימות שיש לפתח.
- 3קבל קלט ואישור של ההנהלה על סדרי עדיפויות.
שיטה 1 מתוך 1: לכל משימה
- 1לחקור ולאסוף תיעוד קיים.
- 2לזהות ולראיין מומחים בנושא (SME).
- 3קבע אילו מסמכים נחוצים שלב אחר שלב, סיוע בעבודה, שאלות נפוצות וכו ').
- 4פיתחו כותרות ברורות ותיאוריות.
- 5זהה נושאים עיקריים וצור מתאר לכל מסמך.
- 6בקש מסמכים ועמיתים לבדוק מתארים ולספק משוב.
- 7כתוב הצהרת מטרה קצרה, תיאור והערות.
- 8פרקו כל שלב / שאלה וכתבו אותם בצורה ברורה.
- 9פתח תרשימים, דיאגרמות ותמונות מתאימים.
- 10השתמש בתבניות ועיצוב רלוונטיים.
- 11בדוק ואמת את עבודתך.
- 12בקש מסמכים ועמיתים לבדוק מסמכים ולספק משוב.
- 13הפוך מסמכים לזמינים במאגר מרכזי.
- 14הודע לכל המשתמשים הפוטנציאליים.
- 15מעקב, עדכון ושיפור התיעוד באופן רציף.
מטרה: מטרת התמיכה בביצועים היא לתת לאנשים את המידע הדרוש להם כדי לבצע את עבודתם, כאשר הם זקוקים לו.
- הערות על הכשרה - הכשרה היא העברה שיטתית של ידע ומיומנויות. תיעוד תמיכה בביצועים צריך להיות הבסיס לפיתוח אימונים מותאמים אישית להעברת מיומנויות מתקדמות הדורשות הקשר רב יותר, מיקוד, אינטראקציה ותרגול.
- דוגמאות: מדריך ורישומים אוטומטיים במכולת הם דוגמאות למערכות תמיכה בביצועים אלקטרוניים, הנקראות EPSS.
קרא גם: כיצד להתאים אישית את התא בעבודה?
